La Gestion de projet: comment bien réussir son projet industriel. Nicolas GUIBERT Département Génie Thermique et Energie IUT 1 de Grenoble nicolas.guibert@ujf-grenoble.fr

Qu’est ce qu’un projet?

Des contraintes: délai, coût, qualité Qu’est ce qu’un projet? Norme AFNOR X50-105: « Un projet se définit comme une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement une réalité à venir. Un projet implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données » Un projet est un ensemble d’actions à réaliser pour atteindre un objectif défini dans le cadre d’une mission précise. Un projet suppose donc de définir: Des ressources Un objectif Des contraintes: délai, coût, qualité

Le management de projet Manager un projet c’est travailler sur le triptyque: Qualité du projet Cout Délai A RESPECTER IMPERATIVEMENT Qualité

Un projet = 1 client L’origine de tout projet est le commanditaire du projet (aussi appeler Client), Le client est la personne qui aura besoin de l’objet du projet mais qui ne veux/peux pas le faire lui même. Le client est ROI, c’est lui qui impose: La qualité Le cout Le délai

Un projet = 1 chef de projet Il est en théorie choisi par le client. Il a pour mission de réaliser le projet confiée par le client. Il est le chef d’orchestre de ce projet, il doit tout mettre en œuvre pour finaliser le projet, même si cela lui parait impossible…

Le management de projet: la relation client / chef de projet La satisfaction du client est l’enjeu réel d’un projet: respect de la qualité, du délai et du cout. Un client non satisfait est un client qui ne paye pas (ou qui met une mauvaise note…) Ses attentes envers le chef de projet sont que celui si: comprenne réellement son besoin, tienne ces engagements, lui propose un produit directement utilisable. Le client ne doit pas être impliqué dans le projet mais on doit lui rendre des comptes régulièrement. Il attend le résultat!!! Il doit y avoir un réel dialogue entre le client et le chef de projet.

C’est un étudiant du groupe. Attention, il n’y a qu’UN chef! L’équipe projet Client Dans le cadre des projet tutoré, le client est généralement un enseignant Chef de projet C’est un étudiant du groupe. Attention, il n’y a qu’UN chef! Acteur 1 Acteur 2 Acteur 3 Acteur 4

L’équipe du projet Un travail en équipe ne veut pas dire travail commun sur toutes les taches. Chaque personne travaille individuellement sur une tache (5 personnes sur un projet = 5 taches en paralleles…) Les phases de travail commun sont très rares.

Le rôle de chacun Les acteurs du projet: ils travaillent sur toutes les taches du projet en respectant l’organisation et les contraintes mises en place par le chef de projet. Comme c’est une démocratie et non une dictature, les acteurs participent aux décisions avec le chef de projet.

Les grandes étapes d’un projet Etape 1: La définition du projet Etape 2: La mise en place des moyens de communication. Etape 3: La mise en place d’un cahier des charges Etape 4: Le découpage du projet. Etape 5: Mise en place des jalons et les revues de projet Etape 6: La répartition des taches. Etape 7: Création d’un planning prévisionnel. Etape 8: Le suivi du projet. Etape 9: La finalisation du projet avec revue de projet finale.

Etape 1: la définition du projet En langage projet elle s’appelle: FICHE DE CADRAGE. Document rédigé par le chef de projet suite aux discussions avec le Client. Document synthétique qui récapitule: Le but du projet Une description du projet Les contraintes de budget Les contraintes de délai Les ressources nécessaires (humaines et matérielles) Les grandes étapes du projet

Etape 2: la communication 2 types de communication Entre le chef de projet et le client Entre les différents acteur du projet C’est le chef de projet qui est à l’initiative des communications et non l’inverse. Si le client n’a pas de nouvelle du chef de projet, c’est que tout va bien. A vous d’élaborer et d’informer le client de vos moyens de communications. Par exemple: Une réunion hebdomadaire Un mail récapitulatif tous les 15 jours… Un coup de téléphone hebdomadaire,,, Par Facebook, Tweeter.,,,. Vous devez gérer aussi l’échange de données informatiques Mise en place des moyen de communication entre les acteurs. Par exemple: Une réunion de travail hebdomadaire Un mail récapitulatif après chaque séance de travail… Un coup de téléphone hebdomadaire,,, Par Facebook, Tweeter.,,,. Le chef de projet doit être en permanence informé du travail réalisé par les acteurs du projet. Vous devez gérer aussi l’échange de données informatiques (Google Drive, Chamilo, répertoire réseau…).

Etape 2: la communication Gestion des outils informatiques: c’est nouveau et obligatoire: le chef et tous les acteurs du projet doivent avoir en permanence accès à tous les documents (le Cloud…) C’est à vous de trouver une plateforme qui peut les abriter (Facebook n’a pas été crée pour cela…)

Etape 3: Mise en place du cahier des charges Le cahier des charges fonctionnel (CdCF) est un document normalisé (norme NF X 50-151) qui décrit en termes de finalités (fonctions) le besoin du client, auquel le fournisseur doit apporter une réponse. Il permet au client et fournisseur de se mettre d’accord sur ce qui est attendu ainsi que sur les modalités d’appréciations de la satisfaction des attentes. C’est un document signé, contractuel qui peut être utilisé en cas de litige.

CdCF: un exemple Officiellement un cahier des charges devraient ressembler à cela. Mais comme vous n’etes pas en GMP, vous pouvez faire quelque chose de plus simple

Etape 3 : Le cahier des charges Ce document est rédigé par l’équipe projet. C’est à lui de bien cerner les attentes du client. Il récapitule toutes les contraintes et spécificités du produit afin que celui si réponde aux besoins du client. Ce document est complet et précis. Il sera validé (signé) par le client. Une fois validé, le chef de projet doit concevoir un produit qui répond à TOUS les points du cahier des charges,

Etape 3: Le Cahier des Charges Le produit devra remplir toutes les fonctions du cahier de charges. Si le client n’est pas satisfait du résultat d’une fonction, il pourra demander révision du produit, non paiement du produit, remboursement… Si le chef de projet a respecté à la lettre le cahier des charges mais que le client n’est pas satisfait, rien ne pourra être lui être reproché

Etape 3: cahier des charges Pour rédiger un cahier des charges, il faut beaucoup de questions: Les séquences d’utilisation du produit Les mouvements et efforts auxquels il sera soumis Les acteurs sur lesquels le produit aura un impact Les normes et règlements à respecter La fin de vie donner au produit Ce travail peut se faire un groupe (forme de brainstroming). Ne pas hésiter à dialoguer fréquemment avec le client. Ne pas continuer le projet si il y a désaccord avec le client sur le cahier des charges.

Etape 4: découpage du projet Sans doute d’étape la plus difficile mais aussi la plus importante. Il va falloir décomposer l’ensemble du projet en taches. Chaque tache du projet sera réalisée par un acteur du projet. L’identification des taches peut être longue et délicate, elle devra pourtant être la plus précise possible car conditionnera le bon déroulement du projet. Rappel: 5 personne dans un = 5 taches en parallèles…il doit donc y avoir beaucoup de taches.

Etape 4: découpage du projet Le découpage se fait par un travail de groupe sous forme d’un brainstorming (chacun lance des idées qu’il faut ensuite organiser). L’organisation des idées peut se faire avec un logiciel de Mapping comme Freeplane par exemple (voir TD). La finalisation de ce travail est une architecture claire du projet

Etape 4: découpage du projet Voici un exemple de découpage de projet avec Freeplane

Etape 4: découpage du projet Voici un exemple de découpage d’un projet:

Etape 4: Découpage du projet Il faudra associer à chaque tache: Un nom explicite Une description sommaire Un indice de priorité La description des ressources nécessaires Description des éléments requis pour débuter cette tache (antécédents) Une estimation de la durée

Etape 5: les jalons du projet Un jalon est une (ou plusieurs) date butoir et intermédiaire dans une projet. Il s’agit d’une date importante qui marquera la fin d’une certaine partie d’une projet. Le chef de projet doit tout mettre en œuvre pour achever le travail planifiée avant le jalon. Le jalon est souvent marqué par une rencontre avec le client.

Etape 5: les jalons du projet Exemple: un groupe de projet Tut 2eme année doit concevoir un bouilleur solaire. Le groupe c’est mis d’accord avec le client pour fixer 2 jalons et une fin de projet: Jalon 1: le 21 Octobre. Fin de l’étude de l’existant et proposition de différentes solutions possible. Jalon 2: le 15 Décembre. Mise en plan de la solution retenue et calculs thermiques Fin du projet: le 30 Janvier. Fabrication du prototype Pour chaque date des jalons, le groupe doit faire tout son possible pour terminer le travail programmé. Il est impensable d’arriver au jalon sans avoir fini le travail. Si votre client ne vous impose pas de jalon, à vous de les mettre en place, c’est un très bon moyen pour se mettre la pression et ne pas finir le projet en retard.

Etape 6: Répartition des taches Les différentes taches du projet doivent être réparties en fonction des compétences et des envies de chaque personne. Une personne travaillant sur une tache qui ne lui convient pas est une personne qui travaillera plus lentement et moins sérieusement (on est pas des esclaves).

Etape 6: Répartition des taches Pour choisir « qui fait quoi », il faut connaitre Les différentes taches à faire Les niveaux de compétence de chaque personne pour chaque tache. Le chef de projet va réunir l’ensemble de son équipe. Toute l’équipe va décider de la répartition des taches. Un objectif: chaque personne doit avoir des taches qui lui plaisent Une fois qu’on est engagé dans une tache que l’on a choisi, on la mène jusqu’au bout, même si celle si ne plait plus…

Etape 6: Répartition des taches Pour la répartition des taches, il peut être utile de faire un tableau de compétences en fonction des différentes taches à gérer dans le projet. Chaque personne se donne une note sur chaque tache en fonction de son envie et de ses compétences. Paul Benoit Pierre Jacques Niveau de recouvrement des compétences Utiliser le logiciel de dessin 2 1 3 8/12 Effectuer les calculs 7/12 Rédiger le rapport 6/12 Réaliser la maquette 9/12 Bilan de polyvalence 8 7 5 10

Etape 6: Répartition des taches Paul Benoit Pierre Jacques Niveau de recouvrement des compétences Utiliser le logiciel de dessin 2 1 3 8/12 Effectuer les calculs 7/12 Rédiger le rapport 6/12 Réaliser la maquette 9/12 Bilan de polyvalence 8 7 5 10 Pierre est très peu polyvalent, il s’occupera de la maquette. Le rapport sera rédigé par Paul. Jacques est très polyvalent, il pourra faire les calculs ou le logiciel.

Etape 6: Répartition des taches A la fin de cette étape, tous les acteurs connaissent parfaitement les taches qu’ils vont devoir faire. Tous les acteurs sont satisfaits de cette répartition car chacun à choisi ce qu’il va faire. Le chef de projet n’a rien imposé!!!

Etape 7: planning prévisionnel Cette étape consiste à programmer dans le temps (sur un calendrier) toutes les étapes du projet. Pour chaque tache vous avez besoin de connaitre: Sa durée Son antécédent La personne responsable de la tache Un logiciel spécifique (Microsoft Project, Gantt Project) se chargera de construire le planning (aussi appelé diagramme de Gantt) Vous devez placer toutes les étapes du projet et ne pas dépasser la date de fin du projet. Il s’agit d’une prévision de calendrier, votre futur challenge sera de réussir à le suivre…

Etape 7: planning prévisionnel Exemple: pour le palais de la Reine Durée estimée pour la construction: 42 jours… On est largement dans les temps… mais mieux vaut avoir un peu de marge… il y a toujours des aléas…

Etape 7: planning prévisionnel Ce planning est à faire en début de projet par le chef de projet. Il servira de fil conducteur pour tout le projet. Le chef de projet doit s’assurer que le déroulement réel du projet est proche de ce planning prévisionnel

Etape 8: le suivi de projet Grace au planning prévisionnel, chaque acteur du projet connait le travail qu’il a à faire (quand commencer et quand finir chaque tache). Durant tout le projet, le chef de projet doit vérifier le respect du planning prévisionnel car il peut arriver tout un tas d’aléas. C’est au chef de projet de trouver les solutions pour faire face aux aléas et finir le projet à temps.

Gestion des aléas Plus de pierres…..

Gestion des aléas Pas grave, on va aller les chercher! Mais cela prend un peu plus de temps que prévu Le client n’a pas été informé, c’est normal, il n’y avait danger pour la livraison du projet

Gestion des aléas Parfois l’aléa est très important et met en danger le projet, on peut alors prévenir le client pour lui demander conseil… Il y a toujours une solution à un problème, mais elle n’est pas toujours évidente à trouver…Et elle peut faire perdre beaucoup de temps!

Etape 8: le suivi de projet Comment être au courant du travail réalisé par tous les acteurs afin de réagir le plus vite possible aux aléas? Outil 1: analyse des journaux de bord Chaque acteur du projet va régulièrement (1 fois toutes les 3 semaines par ex) remplir sont journal de bord dans lequel on trouvera: Les taches réalisées pendant cette période Les difficultés rencontrées L’avancement des taches non finalisées Une fois ce document rédigé, chaque acteur l’envoi au chef de projet qui va l’analyser (ou le met en consultation dans le Cloud…).

Exemple de tableau de bord à remplir par un acteur du projet.

Etape 8: le suivi de projet Outil 2: réunion d’avancement Le chef de projet va organiser des réunions entre tous les acteurs du projet. Chaque acteur exposera aux autres son avancement, ses résultats, ses problèmes… L’ensemble du groupe projet pourra alors prendre des décisions sur la suite du projet (dans ce cas, rédaction d’un relevé de décisions)

Etape 8: le suivi de projet Ces deux outils vont permettre au chef de projet de comparer l’avancement réel du projet avec l’avancement prévisionnel mis en place au début. 2 possibilités: Tout va bien, le projet respecte parfaitement le planning prévisionnel  Féliciter l’équipe et continuer ainsi Certaines taches ont pris du retard par rapport au planning prévisionnel.  Le chef de projet doit donc modifier le planning pour ré-organiser le projet afin de le finir avant la date limite (bouger des taches, changer leur durée, boire plus de potion magique…) OU Cette vérification doit être faite le plus souvent possible afin de détecter le plus rapidement possible un retard éventuel

Etape 8: le suivi de projet Que faire si le chef de projet détecte du retard? Il doit réagir rapidement et ne pas attendre le dernier moment. Il doit tout faire pour modifier le calendrier afin de rattraper le retard. Dès qu’il voit que le projet va avoir un retard final, il informe le client et négocie avec lui. Il est impensable de livrer un projet en retard sans avoir informé avant le client

Modification du planning Nouvelle durée prévue de la construction avec prise en compte des aléas: 60 jours… On a encore un peu de marge mais césar a beaucoup d’imagination…

Etape 9: finalisation du projet Le projet est fini à la date de fin définie par le client. Le projet sera réellement terminé quand le produit aura respecté les contraintes imposées par le client (respect du cahier des charges): Cout Qualité Délai Le chef de projet convoque une réunion avec le client pour lui remettre le résultat final. Il s’agit de la revue de projet finale. Le client et le chef d’équipe reprennent le cahier des charges (étape 3) et vérifient que tous les points du cahier des charges sont respectés. Si tout est bon, le client se doit de payer, si un des points du cahier des charges n’est pas bon … c’est les crocodiles qui se régalent…

Etape 9: finalisation du projet

Etape 9: finalisation du projet Si le client a demandé des livrables (rapport de projet, notice d’utilisation, notice de montage…), le chef de projet doit s’assurer que ces documents sont bien rédigés,

Etape 9: finalisation du projet Un client satisfait est un client qui vous re-confiera une autre mission…

Etape 9: finalisation du projet Et comme le chef de projet aura peut être un nouveau chantier, mieux vaut finir en bon terme avec les acteurs du projet… Un bon apéro et au boulot!

The end Alors prêt à affronter un vrai projet???

Des questions?