PMIS Phase 1 Visite sur les lieux à Haïti Réunion de tout le personnel  Équipe de gestion du changement pour le PMIS  28 août 2014

2 Objectifs de la visite  Comprendre les besoins critiques d’Haïti dans le contexte du PMIS  Demander des commentaires sur la manière dont le PMIS aidera Haïti et d’autres bureaux de pays  Appuyer le PWR d’Haïti dans le rôle de promoteur du PMIS  Appuyer l’administrateur et le chargé de programme dans le rôle de point focal du bureau du pays  Travailler avec le personnel technique et administratif pour fournir une formation, obtenir une meilleure perception et comprendre les préoccupations concernant le PMIS

3 Processus de changement État actuel (Pas de PMIS) État souhaité (PMIS exécuté) État de transition Adapté des concepts développés par Kurt Lewin et Richard Beckhard

4 Promoteur Autorise et dirige le changement Agent Inspire et motive les cibles Change les comportements, les émotions, le savoir Planifie et exécute le changement Rôles dans le changement Promoteur Agent Cible Champion

5 Pourquoi le PMIS ?  Pour simplifier et rationaliser les processus administratifs  Pour réduire la saisie manuelle et la manipulation des données  Pour améliorer la qualité et la ponctualité de l’information  Pour interconnecter les systèmes administratifs –Ressources humaines, salaires, finances, achats, budget  Pour renforcer le relèvement après catastrophe/continuité des affaires

6 Principes directeurs  Configurable, non personnalisable –Des mises à jour deux fois par an signifient une gestion continue du changement  Même règles, nouveaux outils –Les procédures et formulaires changeront –Les politiques ne changent pas  Même système pour le bureau régional et les bureaux de pays/centres –Les processus administratifs ne varient pas entre département ou bureaux de pays

7 Relier travail-flux (Ressources humaines et Traitements) Engager les parties prenantes de l’OPS Mobiliser les équipes d’entité du changement Déterminer impacts change- ment Go Live! jan mar maijuilseptnovjan 2015 Plan Architecte Configu- ration et prototype TestFormationDéploiement exécution des systèmes gestion du changement à l’échelle de l’OPS gestion du changement dans les bureaux de pays et départements engagement du personnel, y compris les communications Exécuter les plans d’entité du changement Renforcer les change- ments Communiquer la vision et le calendrier Publier le rôle et procéder aux changements Afficher le soutien de la direction Donner des infos sur la formation et le soutien Partager le succès Q et R

8 Portée – systèmes qui seront remplacés Phase I (jan 2015) Workday Phase II (jan 2016) Workday + Tidemark Hors de portée PAS (HRM system)AMPES/OMISE-Recrutement HR ExpressFAMISTaxes HR Tracking SystemSOSPension Flexi-timeAMS/FMS (Budget)Assurance maladie personnel Leave Tracking SystemADPICSAETNA/Pharmacare e-PPESVoyages PayrollSharePoint/Gestion documents CTAC (correspondance) GBOT et systèmes de suivi des traductions

9 Impact du changement pour les processus administratifs Changements importantsImplications du changement Tous les processus administratifs sont clairement visibles Statuts des demandes/ approbation sont suivis Goulets d’étranglement facilement identifiés et réglés Tous les processus administratifs sont contrôlables Les processus administratifs sont simplifiés (max. 3 signatures) Efficacité améliorée grâce à la simplification Les personnes sont responsables des décisions Accès facile à l’information en une seule place Appui amélioré de la mission - communication, collaboration et réponse aux crises Plus grande efficacité personnelle Rôles standards (Workday) par processus administratif (approx. 300 PA fournis) Cohérence dans l’affectation des tâches Clarté pour emplois et processus L’individu le plus proche des données est celui que saisit les données Responsabilisation accrue Précision améliorée

10 Logiciel + gestion efficace => Valeur Workday :Workday permettra aux gérants de : Fournit une transparence des processus pour identifier les goulets d’étranglement Régler les goulets d’étranglement Fournit une analyse de gestion sur les efficacités des processus Prendre des décisions en fonction d’abondantes données réelles Habilite les bureaux de pays et autres entités à s’acquitter de leurs transactions systématiques Accélérer les processus Améliore la cohérence et l’efficacité de l’implication de HRM dans les processus Libérer des ressources de HRM pour consacrer une plus grande part de temps à des tâches à plus grande valeur ajoutée Fournit de meilleurs outils pour gérer / suivre le talent et placer les personnes appropriées dans les rôles appropriés Prendre de meilleures décisions quant à la dotation du personnel

11 “Personnel”  Postes du personnel (PRFP, GSP, NOP, détaché)  Positions temporaires du personnel (PRFN, GSN, NON)  CLT (NATP, NATN)  Non-fonctionnaires ministère ou agence au niveau de pays (MINP, MING, AGNF)  Assurances seulement (IPOP, IPOG) “Collaborateur externe”  Non-fonctionnaire agence au siège (AGNH, OSP)  Consultants non-fonctionnaires (NPC, IPC) et TAV  Internes non-fonctionnaires (INT)  Volontaires non-fonctionnaires (UNV et non UNV)  Services linguistiques (traducteurs, réviseurs, interprètes) « Personnel » et « collaborateurs externes » Les personnes sont divisées en deux catégories: « Personnel » ou « collaborateurs externes ».

12 Rôles dans Workday : titres de postes contre rôles  Chaque individu joue un ou plusieurs rôles dans Workday –Tout le personnel de l’OPS et les collaborateurs externes seront affectés à au moins un rôle – soit « Personnel », soit « collaborateur externe » –Des rôles supplémentaires seront assignés suivant les fonctions du poste de chaque individu  Workday interagit avec le personnel et les collaborateurs externes en fonction des rôles, non des titres  Les rôles ne déterminent pas le niveau de salaire, comme le font les titres  Les rôles dans Workday permettent au personnel et aux collaborateurs externes, selon le rôle : –d’avoir accès à des domaines spécifiques de fonctionnalité dans le système –de participer à l’exécution des procédures administratives –d’avoir accès aux processus ou aux rapports –de modifier / de mettre à jour des types spécifiques de données

13 Rôles clés dans Workday Compensation Finance Partner Absence Partner Benefits Partner Contingent Workers Compensation Administrator PBU Comp. Finance Partner Personnel HR Administrator HR Partner Manager Recruiter Succession Partner Talent Manager HRM Partner-HR HRM Comp. Partner Cost Center Manager (“allottee”) HRM Population générale PBU Par bureau de pays/Centre

14  Une stratégie et un plan complets de formation ont été élaborés comprenant la formation des diverses audiences et des divers utilisateurs ciblés.  Une variété de méthodologies sera utilisée pour la formation, y compris les matériels de référence en ligne, les salles de classe et la formation virtuelle.  Les matériels de formation tels que les vidéos, outils de travail et présentations PowerPoint seront disponibles à travers le portail d’apprentissage du PMIS.  Un appui permanent et des séances d’information seront offerts. Vue d’ensemble de la formation

15 Vue d’ensemble de la formation 8-10 heures 4-6 heures heures 32 heures HR Partner Formateur PMIS Personnel / Contingent Workers Manager  La formation variera selon les rôles et peut être étalée sur différents jours. Elle durera en moyenne :  Le montant total de formation dont vous avez besoin est fondé sur le(s) rôle(s) que vous avez

16 Discussion / Questions

17 Directory ‘Swirl’

18 Profil

19 Actions disponibles

20 Actions concernant les avantages

21 Actions concernant les données personnelles

22 Actions concernant les aptitudes

23 Actions concernant les antécédents professionnels

24 Personnel  Postes du personnel (PRFP, GSP, NOP, détaché)  Positions temporaires du personnel (PRFN, GSN, NON)  CLT (NATP, NATN) Services  Services linguistiques (traducteurs, réviseurs, interprètes) Non- fonctionnai- res  Non-fonctionnaires ministère ou agence (MINP, MING, AGNH, AGNF, OSP)  Consultants non-fonctionnaires (NPC, IPC) and TAV  Internes non-fonctionnaires (INT)  Volontaires non-fonctionnaires (UNV and Non UNV)  Assurances(IPOP, IPOG) Types de contrats de l’OPS