1. Le déroulement de l'entretien 2. La nature de l'entretien L'EVALUATION ANNEE 2005 1. Le déroulement de l'entretien 2. La nature de l'entretien 3. La fixation des objectifs 4. Conclusion de l'entretien 5. Commentaires et précisions sur la réglementation 6. Conseils 1

Le déroulement de l'entretien Quand a-t-il lieu ? Tous les ans au cours d'un entretien préalable à la notation. Qui est évalué ? Tous les agents titulaires, en activité au 31décembre de l'année N-1 et qui justifient d'au moins 180 jours de présence au titre de l'année considérée. Par qui ? L'agent est évalué par le responsable du service ( A+ = IDEP anciennement RDC, RP...) où il est affecté au 31/12/N-1 2

3 Agents exclus de l'entretien : - inspecteurs délégataires en pèriode probatoire - inspecteurs élèves, ACA et contrôleur stagiaires au 31/12/N-1 Agents absents au 31/12/N-1: - agents en position interuptive d'activité ( dispo, congé parental ...) - agents en congé maladie, de maternité, en congé de formation professionnelle En cas de mutation: - pour la période 01/01/N-1 au 31/08/N-1 le chef de service de départ fera une évaluation pour les mois écoulés - pour la période 01/09/N-1 au 31/12/N-1 l'évaluation se fait par le nouveau chef de service qui conduira l'entretien. 3

Comment se déroule l'entretien ? Avant l'entretien, le notateur doit proposer à l'agent un rendez-vous par écrit. Un délai minimum de 48 h doit être respecté entre la proposition de rendez-vous et l'entretien. En cas de refus, il devra proposer un second rendez-vous. Si le refus est définitif, le refus sera consigné sur le compte-rendu d'évaluation. L'entretien se déroule avec la seule présence de l'agent et de l'évaluateur, ce qui exclut la présence d'un tiers. L'agent est invité à s'exprimer avant l'évaluateur. A la fin de l'entretien, un compte rendu sera remis à l'agent ( au plus tard dans les 8 jours de l'entretien). L'agent dispose d'un délai maximum de 8 jours à compter de la remise du compte rendu pour formuler ses observations et le retourner signé. Ce document sera versé à son dossier individuel. 4

NATURE DE L'ENTRETIEN Sur quoi porte l'entretien ? sur les divers postes et fonctions occupés sur les résultats professionnels obtenus au regard des objectifs assignés et des conditions d'organisation et de fonctionnement du service sur les besoins en formation sur les perspectives d'évolution professionnelle en terme de carrière et de mobilité sur les éléments préparatoires à la notation sur les orientations et objectifs fixés pour l'année à venir sur l'évolution envisagée de la notation 5

La fixation des objectifs L'entretien portera essentiellement sur les résultats professionnels obtenus par référence aux objectifs fixés au cours de l’entretien d’évaluation et seront mentionnés dans le compte rendu. L’agent aura la possibilité de faire part de ses observations : sur la tenue de l’entretien sur la fixation des nouveaux objectifs. Les objectifs peuvent être classés dans 3 grandes catégories : le comportement professionnel : assiduité, ponctualité, disponibilité, soutien aux collègues, capacité à travailler en équipe, etc… l’engagement dans la démarche de qualité de service : délais et qualité des réponses, pratique du rendez vous, …. La réalisation des missions proprement dites : en fonction des spécificités de chaque service et du rôle assigné dans le service. 6

COMMENTAIRES 1 L’administration a indiqué ne pas prévoir de sanctions particulières pour ceux qui refuseraient de se rendre à l’entretien.. Attention : Il ne doit pas être fait référence à des absences pour activité syndicale, mutualiste ou pour des raisons médicales. Les objectifs doivent essentiellement être considérés comme des points personnels à améliorer, des marges individuelles de progrès. Il s’agit pour le chef de service de préciser à l’agent dans quel domaine il attend des progrès, en tenant compte des particularités de sa situation personnelle, et dans l’intérêt collectif de la structure dans laquelle ce dernier travaille. La fixation des objectifs, ce n’est pas la DPA du service déclinée par agent. L’administration affirme que l’entretien est fait dans un cadre hiérarchique : rien n’est négociable, ni les objectifs, ni les moyens, ni l’organisation du service. 7

COMMENTAIRES 2 L’objectif devra être clair, réaliste et réalisable, précis. Clair : L’objectif sera formulé sans ambiguïté afin que chacun voie clairement l’action à entreprendre. Réaliste : L’objectif doit être adapté à la situation de chacun au sein du service, sa fonction, son grade et les moyens qui seront disponibles pour le réaliser. Réalisable : il doit s’agir d’un but accessible qui énoncera, si besoin est, les moyens spécifiques qui seront mis en œuvre pour l’atteindre (formation professionnelle, par exemple). Précis : l’objectif indiquera le but à atteindre avec une échéance, ainsi que des éléments permettant d’en mesurer la progression. 8

_______________________ CONSEILS Comment se comporter lors de l'entretien ? Ce face à face entre l’agent et le chef de service doit être bien préparé. _______________________ Si la technique la plus élémentaire pour l’évaluateur consiste à faire parler l’agent et à utiliser ce qu’il aura dit pour lui imposer plus facilement les objectifs prévus, l’approche semble moins évidente pour l’évalué. Au cours des jours qui précédent, chaque agent a donc intérêt à réaliser son propre bilan. Il doit réfléchir à ce qu’il souhaite exprimer et ce qu’il va garder pour sa défense ultérieure. 9

CONSEILS Quelques recommandations 10 N'apporter pas vous-même d’éléments qui finiront par se retourner contre vous. Ecoutez l’évaluateur ; N’hésitez pas à prendre des notes en expliquant que vous regrettez de ne pas pouvoir être accompagné ; Appuyez vous sur le contexte général ; Ne vous laissez pas enfermer dans un propos trop personnel. Elargissez toujours plutôt que de revenir sur votre cas particulier. Evitez de dénigrer le travail ou les connaissances des collègues pour vous défendre car c’est précisément ce que le système a de pervers : il casse les solidarités professionnelles et place tous les agents dans un climat d’insécurité et de compétition permanentes. Montrez les difficultés du service : évolution de la législation ; réformes de structures ; mobilité importante des agents ; manque de technicité ou d’appui technique de l’encadrement ; réduction des effectifs ; dégradation des conditions de travail (plateau) ; etc. 10

CONSEILS Mettez en avant les limites de l’entretien puisque le chef de service direct qui le mène n’a pas la capacité de répondre aux besoins en formation professionnelle, en équipements matériels, en renfort de personnels, ni bien sûr en reconnaissance des qualifications ! Demandez quand même que ces besoins soient enregistrés par l’évaluateur-notateur. Conservez vos demandes de stages jamais accordées, recensez les pannes informatiques, évaluez les emplois manquants, etc. Refusez tout objectif individuel et chiffré. N’essayez pas de négocier une baisse, c’est le signe que l’on accepte les objectifs et que l’on participe soi-même à leur fixation. De plus la DG a clairement exclu la possibilité de négocier au cours de l’entretien. Demandez au contraire un objectif qualitatif qui soit commun à tous les agents du service. Il peut être intéressant d’avoir convenu de cette approche avec tout le service avant le début des entretiens. Inscrivez la phrase type proposée par le SNUI indiquant que vous n’acceptez pas ces objectifs qui peuvent vous faire dériver par rapport à votre obligation de neutralité de fonctionnaire. Ne signez jamais pendant l’entretien. Utilisez à plein le délai prévu pour renvoyer la fiche d’entretien. 11

............ à venir : diaporama sur la notation. Pour toutes questions, n'hésitez pas à contacter notre section à l'adresse suivante : mailto:snui.alpes-de-hte-provence@dgi.finances.gouv.fr?subject=evaluation notation 2005 ............ à venir : diaporama sur la notation. Diaporama réalisé par la section SNUI Alpes de Haute Provence Janvier 2005 12