La communication orale FLORENCE CAUHÉPÉ Business communication - Bachelor - Semestre de printemps 2014

L’ORAL DANS LA COMMUNICATION INSTITUTIONNELLE DE L’ENTREPRISE Cours no 8 du 17 avril

PLAN Introduction I. Les relations publiques 1. Types de relations 2. Schéma des relations publiques 3.Les moyens de communication directe et la parole II. Les relations avec la presse 1. Les stratégies possibles 2. La conférence de presse en cinq points 3. Les autres formes de relations presse 4. L’épilogue des relations presse III. Bien conduire une réunion, l’animation ou la communication régulée 1. Deux dimensions de l’animation de réunion - Le pôle organisationnel - Le pôle relationnel 2. Intervenir sur le fond? 3. Les missions de l’animateur 4. Maîtriser certaines situations délicates 5. Le style d’animation 6. Quelques participants gênants IV. Retour sur image: Conférence de presse de François Hollande: exercice Conclusion 3

Introduction Les relations publiques remède miracle ou gadget inutile pour l’entreprise? Leurs missions est d’informer et de valoriser les activités de l’entreprise Les relations avec la presse sont l’un des relais indispensables pour toucher le grand public En situation professionnelle, nous devons régulièrement intervenir face à un groupe ou à l’intérieur d’un groupe, nous sommes amenés à participer à de nombreuses réunions, à prendre la parole au sein d’un groupe dont les débats peuvent être vifs ou encore à mener ces réunions Souvent, il faut prendre l’initiative de communiquer à l’oral 4

I. Les relations publiques Les mécanismes des relations publiques Nature et effets des relations publiques En quoi se distinguent-elles de la publicité? A qui s’adressent-elles? 5

I.1. Types de relations Les relations publiques internes de l’entreprise Les relations publiques externes de l’entreprise Ce sont les flux d’informations et les rendez- vous qui créent la relation avec les publics 6

I.2. Schéma logique de la démarche de relations publiques Le raisonnement de RP se fait en plusieurs étapes: Analyse de la situation dont se dégagent les forces et faiblesses de la PME Etude de l’image, point central de la démarche RP Définition des objectifs Choix des thèmes de fond Programmes d’actions Réalisation et contrôle des résultats Feed-back et modifications/ajustements éventuels Fixation du budget 7

I.3. Les moyens de communication directe et la parole Une fois admise l’utilité et souvent même la nécessité des relations publiques, se pose le problème de leur exécution Les relations publiques désignent, en même temps, une politique et un instrument de cette politique En tant qu’instrument, les relations publiques exigent toujours: - de créer un contact - que ce contact soit réussi 8

Les relations publiques et les médias Par sa nature et son audience, la presse est un puissant facteur de création ou d’altération de l’image de l’entreprise Elle exerce une double fonction: -d’information générale sur les entreprises et sur leur rôle économique et social -de diffusion de l’image de l’entreprise, soit de valorisation ou de dépréciation 9

II. Les relations avec la presse Le communiqué de presse, le dossier de presse La conférence de presse ou point de presse, le grand exercice institutionnel à l’oral Les petits déjeuners et les repas de presse Le voyage de presse L’interview et la participation à un débat 10

II.1. Les stratégies possibles pour délivrer l’information aux médias L’exclusivité L’essaimage Les partenariats médias 11

II.2. Choisir la conférence de presse Manifestation réservée à la presse C’est l’unique outil de communication permettant de livrer une information en direct à l’ensemble des journalistes et de pouvoir répondre à leurs questions et objections La conférence de presse donne à l’information le caractère de l’événement 12

La conférence de presse en cinq points La préparation L’accueil Le contenu: - la déclaration préalable - les questions-réponses Les entretiens post-conférence 13

II.3.Les autres formes de relations avec la presse Déjeuners et petits déjeuners de presse Le voyage de presse Les retombées ne seront pas immédiates 14

II.4. L’épilogue des relations presse L’évaluation de la performance, via l’analyse et le bilan médiatique qualitatif et quantitatif, se traduit par la confection du «Press book» ou d’un document intitulé «Retombées presse» 15

III. L’animation de la réunion ou la communication régulée La mise en œuvre et le suivi de la séance, qui conditionnent grandement l’efficacité des débats doivent être assurés par l’animateur ou le responsable de séance qui doit préparer sa tâche d’animation sur deux grands axes: -l’organisation du travail (domaine méthodologique) -l’organisation humaine (domaine affectif) 16

III.1. Les deux dimensions de l’animation de réunion - Le pôle organisationnel Ecoute, rigueur, organisation Maintenir le cap Etre et rendre autrui attentif aux idées et propos de chacun, reformuler Stimuler la créativité et l’avancement de la réflexion Synthétiser et prendre du recul 17

- Le pôle relationnel Encouragement, régulation, dynamisme Veiller à une juste répartition du temps de parole Préserver la sérénité et une ambiance constructive Dynamiser et conférer un rythme à la séance 18

III.2. Intervenir sur le fond ou non? L’animateur doit-il afficher ses propres idées? Tout dépend de son rôle au sein du groupe Est-il leader ou organisateur/modérateur? Cette confusion des rôles est souvent dommageable La clarification et la définition des rôles doivent être convenues avant 19

III.3. Les missions de l’animateur Souligne les objectifs, les étapes à atteindre Gère le temps et l’ODJ Encourage l’expression des opinions Recentre, reformule et synthétise Coordonne et clarifie les positions de chacun Questionne et stimule le groupe Régule les prises de parole et garantit le climat de travail Corrige les attitudes négatives Sécurise les inquiets Réduit au minimum l’expression de son avis personnel Apporte informations et suggestions en cas de blocage Fait valider les consensus et les consigne par écrit 20

III.4. Maîtriser certains pièges Cinq comportements à proscrire chez l’animateur: -Manquer de confiance en soi -Ecraser le groupe -Imposer ses idées ou ses méthodes -Parler plus qu’écouter -Etre excessif 21

III.5. Les styles d’animation Directif Démocratique Laisser-faire 22

III.6. Quelques participants gênants, comment intervenir ? Le retardataire L’agressif Le marginal Le dominateur 23

IV. Conférence de presse de François Hollande: exercice Debriefing: Vous êtes conseiller en communication, faites toutes les remarques utiles sur l’intervention orale de François Hollande lors de sa conférence de presse du 16 mai

Conclusion L’accueil et toutes les actions de relations publiques font partie et participent de l’image globale de l’entreprise. Ils en véhiculent les pratiques et la réputation, la conférence de presse en est le point d’orgue Toutes les relations publiques et les relations avec la presse en particulier, exigent une stratégie et des plans d’action, ainsi qu’une bonne maîtrise de l’organisation d’événements, mais surtout une bonne maîtrise des différents types de prises de parole en public A l’interne de l’entreprise, savoir mener une réunion, autre type d’exercice à l’oral, nécessite aussi des connaissances, une préparation et une pratique 25

Consignes pour la suite Evaluation no 1: se présenter Rédigez votre présentation sous forme de fiche avec les mots clés Lors de l’évaluation, les 1 er et 8 mai, seule la fiche, avec les mots clés, est autorisée L’évaluation a lieu en classe Evaluation no 2 : l’interview Rendre par vos interviews écrites jusqu’au 1 er mai 12h à 26