Réunions d’information novembre-décembre 2014 La généralisation de l’entretien professionnel au 1er janvier 2015 Réunions d’information novembre-décembre 2014

Contacts Sylvie FUGIER Responsable de la direction Gestion des personnels Sophie LESREL Responsable du pôle Conseil en GRH et CTP départemental Céline CHAUSSEPIED Chargée de l’appui pour le conseil en GRH cchaussepied@cdg38.fr Delphine PFEIFFER Chargée du CTP départemental ctp@cdg38.fr

1 – Le contexte réglementaire et la démarche d’accompagnement du Cdg38 Plan de l’intervention 1 – Le contexte réglementaire et la démarche d’accompagnement du Cdg38 2 – L’entretien professionnel : pourquoi faire ? 3 – Quels avantages par rapport à la notation ? 4 – L’entretien professionnel : comment ça marche ? 5 – L’entretien professionnel : ce qu’il n’est pas 6 – Comment mettre en place l’entretien professionnel ?

8 – Comment exploiter les informations ? Plan de l’intervention 7 – Le portail Carrus 8 – Comment exploiter les informations ? 9 – Comment conduire l’entretien professionnel ? 10 – Les bons conseils ou écueils à éviter 11 – Documents remis 12 – Références

1 – Le contexte réglementaire Loi 84-53 du 26 janvier 1984 Pour l’expérimentation de l’entretien professionnel : Loi 2009-972 du 3 août 2009 dite « mobilité » (art.15) Décret 2010-716 du 29 juin 2010 Circulaire du 6 août 2010 Circulaire du 4 mars 2013 (prolongation de l’expérimentation en 2013 et 2014) Pour la généralisation à compter du 1er janvier 2015 : Loi 2014-58 du 27 janvier 2014 (art. 69) Décret 2014-1526 du 16 décembre 2014 La loi « mobilité » n°2009-972 du 3 août 2009 permettait de remplacer, à titre expérimental, la notation par un entretien professionnel. En tant qu’expérimentation, l'entretien professionnel ne s’imposait pas aux collectivités. L’article 69 de la loi n° 2014-58 du 27 janvier 2014 prévoit la suppression de la notation et la généralisation de l’entretien professionnel à compter du 1er janvier 2015. Décret 2014-1526 du 16 décembre 2014 relatif à l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux La démarche du CDG : démarche similaire qui avait été entreprise sur la promotion interne avec les représentants du personnel…Groupe issu du CTP départemental avec élus et représentants synd. 8 réunions ont eu lieu entre avril 2010 et octobre 2011 Des outils et des documents proposés aux collectivités : dossier sur l’entretien professionnel, conseils pratiques pour les évaluateurs et évalués, la fiche d’entretien et sa synthèse, modèle de délibération et saisine du CTP.

2015 … une année de transition Selon le décret d’application : 1 – Le contexte réglementaire 2015 … une année de transition Selon le décret d’application : L’entretien sera obligatoire pour les évaluations afférentes aux activités postérieures au 1er janvier 2015 La notation sera définitivement abrogée à compter du 1er janvier 2016

d’évaluer le travail effectué par l’agent durant l’année écoulée, 2 – L’entretien professionnel : pour quoi faire ? Il permet : d’évaluer le travail effectué par l’agent durant l’année écoulée, de faire le point sur ses conditions de travail, de fixer de manière concertée les objectifs pour l’année à venir, de définir les besoins en formation pour l’acquisition ou le développement de ses compétences, et pour le projet professionnel de l’agent d’envisager ses perspectives d’évolution professionnelle. L’entretien professionnel remplace la note chiffrée. Moment privilégié d’échange entre l’agent et son supérieur hiérarchique direct, il constitue un outil de dialogue et un acte de management. Il permet …

Plus juste et plus rigoureux Plus individualisé Plus complet 3 – Quels avantages par rapport à la notation ? Plus juste et plus rigoureux Plus individualisé Plus complet Plus constructif Plus projectif Plus impliquant donc plus motivant L’entretien professionnel est au service de l’efficacité et du bien-être au travail Plus juste et plus rigoureux : l’entretien permet de mesurer plus objectivement et précisément la valeur professionnelle d’un agent Plus individualisé : l’agent peut valoriser ses contributions, connaître ses points forts et ceux à améliorer, et aussi exprimer ses souhaits d’évolution professionnelle, de formation, de fonctionnement du service… Plus complet : l’entretien couvre toutes les composantes de l’exercice du poste et donne l’occasion de dresser un bilan de l’année écoulée, ce qui offre une vision complète de l’activité de l’agent Plus constructif : pris en compte pour l’avancement, la mobilité, les primes…, l’entretien est un outil de progrès, d’optimisation de la tenue du poste, de considération et de responsabilisation de l’agent Plus projectif : il accompagne l’évolution des fonctions du poste en donnant à l’agent la compréhension des enjeux et les moyens de s’adapter au changement (formation, développement des compétences, projets de la collectivité…) Plus impliquant donc plus motivant : on y définit ensemble, de manière partagée, par le dialogue, des objectifs individuels et/ou de service => L’entretien professionnel est au service de l’efficacité et du bien-être au travail

L’évaluateur : le supérieur hiérarchique direct 4 – L’entretien professionnel, comment ça marche ? L’évaluateur : le supérieur hiérarchique direct L’agent évalué : le titulaire (quid des stagiaires et des non-titulaires ?) La périodicité : annuelle Les critères les résultats professionnels obtenus par l’agent et la réalisation des objectifs  Les compétences professionnelles et techniques Les qualités relationnelles La capacité d’encadrement ou d’expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d’un niveau supérieur Qui évalue ? L’entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct (N+1). C’est lui qui connaît le mieux le travail de l’agent et qui peut apprécier sa valeur professionnelle. La présence d’un seul évaluateur facilite les échanges et évite « l’effet tribunal » Qui est évalué ? Les textes visent les agents titulaires. Néanmoins, les agents non titulaires devraient également bénéficier d’un entretien. L’évaluation des contractuels de l’Etat est obligatoire depuis un décret de mars 2014. Cette obligation devrait être transposée à la territoriale, Pour les stagiaires, le Cdg38 conseille plusieurs évaluations pendant l’année de stage. A quelle date ? L’entretien a lieu une fois par an. Il dure entre 1h et 1h30 afin de permettre un échange riche et complet Selon quels critères ? L’entretien vise à évaluer la valeur professionnelle d’un agent. Elle est appréciée en regard de critères établis par la collectivité et validés par le CTP. Changement de philosophie pour le 1er critère : on ne parle plus « d’efficacité dans l’emploi » mais des « résultats professionnels obtenus par l’agent » Avec quels effets ? L’entretien professionnel s’inscrit dans une démarche de progrès, d’évolution pour l’agent et la collectivité. La valeur professionnelle est prise en compte pour l’avancement d’échelon et de grade, et dans le cadre de la promotion interne. L’échange permet d’identifier des besoins individuels (évolution des missions, formation, conditions de travail, mobilité…) et/ou des disfonctionnements (conduite d’équipe, communication), et de proposer des réponses adaptées.

Une évaluation expresse sur un coin de table 5 – L’entretien professionnel : ce qu’il n’est pas Une évaluation expresse sur un coin de table Un lieu pour parler de la pluie et du beau temps Un tribunal qui sert à régler les comptes Un entretien formel où l’on discute de tout sauf de ce qui fâche Un papier de plus à remplir, une fois par an

Accompagner le changement Convoquer les agents Conduire la rencontre 6 – Comment mettre en place l’entretien pro ? Préparer la démarche Accompagner le changement Convoquer les agents Conduire la rencontre Valider la fiche d’entretien Préparer la démarche Le CTP est saisi pour avis pour la détermination des critères d’appréciation de la valeur professionnelle. Une fiche d’entretien type est établie, ainsi qu’une fiche de poste pour chaque agent évalué. Attention : le décret d’application prévoit expressément l’existence des fiches de postes, Accompagner le changement La mise en place de l’entretien peut générer des craintes chez les agents. Il est important d’expliquer les raisons de la suppression de la notation, les enjeux de l’évaluation, les aspects positifs pour les agents et les responsables… + formation indispensable des évaluateurs (cf. formation CNFPT : « L’entretien professionnel : un acte de management ») Bonne pratique : Présenter l’entretien comme un moment de dialogue entre l’agent et son N+1 Décliner ses effets positifs en termes de formation et de carrières Convoquer les agents L’agent est convoqué 8 jours au moins avant la date de l’entretien. La convocation est accompagnée de la fiche de poste, d’un exemplaire vierge de la fiche d’entretien et d’une copie de la fiche d’évaluation de l’année précédente, S’assurer que l’agent a bien compris l’enjeu de la procédure Lui remettre le document « Conseils pratiques pour les agents évalués » pour préparer et réaliser l’entretien Conduire la rencontre Pour que l’entretien devienne un dialogue constructif, évaluateur et évalué auront réfléchi aux questions posées dans la fiche d’entretien (faits et réalisations marquantes de l’année, objectifs à atteindre…) Valider la fiche d’entretien Le compte-rendu de l’entretien est établi et signé par le supérieur hiérarchique. Il est notifié à l’agent dans les 15 jours. L’agent peut le compléter. Il le signe et le renvoie à son N+1 (le décret supprime le délai). Le CR est ensuite transmis à l’autorité territoriale qui le vise (elle peut y ajouter ses observations). Enfin, le CR est versé au dossier de l’agent. L’agent a la possibilité de formuler ses remarques sur le fond ou sur le déroulement de l’entretien lorsque la fiche d’entretien professionnel lui est notifié. Des voies de recours lui sont également ouvertes en cas de désaccord important. Comme pour la notation, sa signature en bas du document ne signifie pas qu’il accepte tout ce qui est écrit mais simplement qu’il a pris connaissance du document. Informer l’agent des délais et voies de recours Veiller à ce que l’agent signe sa fiche Verser la fiche d’entretien et le compte-rendu au dossier de l’agent

Rédaction du CR et notification 6 – Comment mettre en place l’entretien pro ? 8 jours au moins avant la date de l’entretien Convocation La convocation est accompagnée de la fiche de poste de l’intéressé et de la trame du compte-rendu Entretien L’évaluateur dispose de 15 jours pour rédiger le compte-rendu et le notifier à l’agent qui le cas échéant le complète de ses observations Rédaction du CR et notification Pas de délai pour la signature du CR par l’autorité Délai d’1 mois pour la réponse à une demande de révision Visa de l’autorité territoriale Le compte-rendu est versé au dossier de l’agent et communiqué à l’agent Une copie est communiquée au CDG pour la CAP Clôture Préparer la démarche Le CTP est saisi pour avis pour la détermination des critères d’appréciation de la valeur professionnelle. Une fiche d’entretien type est établie, ainsi qu’une fiche de poste pour chaque agent évalué. Attention : le décret d’application prévoit expressément l’existence des fiches de postes, Accompagner le changement La mise en place de l’entretien peut générer des craintes chez les agents. Il est important d’expliquer les raisons de la suppression de la notation, les enjeux de l’évaluation, les aspects positifs pour les agents et les responsables… + formation indispensable des évaluateurs (cf. formation CNFPT : « L’entretien professionnel : un acte de management ») Bonne pratique : Présenter l’entretien comme un moment de dialogue entre l’agent et son N+1 Décliner ses effets positifs en termes de formation et de carrières Convoquer les agents L’agent est convoqué 8 jours au moins avant la date de l’entretien. La convocation est accompagnée de la fiche de poste, d’un exemplaire vierge de la fiche d’entretien et d’une copie de la fiche d’évaluation de l’année précédente, S’assurer que l’agent a bien compris l’enjeu de la procédure Lui remettre le document « Conseils pratiques pour les agents évalués » pour préparer et réaliser l’entretien Conduire la rencontre Pour que l’entretien devienne un dialogue constructif, évaluateur et évalué auront réfléchi aux questions posées dans la fiche d’entretien (faits et réalisations marquantes de l’année, objectifs à atteindre…) Valider la fiche d’entretien Le compte-rendu de l’entretien est établi et signé par le supérieur hiérarchique. Il est notifié à l’agent dans les 15 jours. L’agent peut le compléter. Il le signe et le renvoie à son N+1 (le décret supprime le délai). Le CR est ensuite transmis à l’autorité territoriale qui le vise (elle peut y ajouter ses observations). Enfin, le CR est versé au dossier de l’agent. L’agent a la possibilité de formuler ses remarques sur le fond ou sur le déroulement de l’entretien lorsque la fiche d’entretien professionnel lui est notifié. Des voies de recours lui sont également ouvertes en cas de désaccord important. Comme pour la notation, sa signature en bas du document ne signifie pas qu’il accepte tout ce qui est écrit mais simplement qu’il a pris connaissance du document. Informer l’agent des délais et voies de recours Veiller à ce que l’agent signe sa fiche Verser la fiche d’entretien et le compte-rendu au dossier de l’agent

7 – Le portail Carrus Le Centre de gestion de l’Isère assure le suivi de la carrière de vos agents. Pour en améliorer la qualité et l’efficacité, nous vous ouvrons l’accès de notre logiciel carrières via le portail CARRUS. Il vous permettra de manière plus souple et plus rapide de : mettre à jour les données administratives des dossiers des agents, de gérer les procédures d’avancement d’’échelon et de grade : éditer les tableaux et les arrêtés d’éditer les fiches de notation Pour accéder au portail, prendre contact avec Pierre Eymar pour obtenir l’adresse et le mot de passe : peymar@cdg38.fr Pour plus de renseignements, joindre le service carrières : carrieres@cdg38.fr

L’évolution de carrière La mobilité Le plan de formation 8 – Comment exploiter les informations ? L’évolution de carrière La mobilité Le plan de formation L’organisation des services (fiches de poste et organigramme) Le régime indemnitaire La discipline L’entretien ne doit pas être un « rendez-vous sans lendemain ». Le supérieur hiérarchique communique le résultat des arbitrages de la DRH et décline en décisions individuelles les observations et demandes exprimées. L’évolution de carrière L’entretien professionnel donne lieu à la rédaction d’un compte-rendu qui est le support d’appréciation de la valeur professionnelle d’un agent. La valeur professionnelle est un élément pris en compte pour déterminer les possibilités d’avancement d’échelon et de grade des agents. L’entretien professionnel sera également pris en compte dans le cadre de l’avancement par voie de promotion interne. La mobilité L’entretien professionnel permet de recueillir les souhaits de mobilité des agents : changement de poste au sein de la collectivité ou mutation vers une autre collectivité ; nouveau projet professionnel et personnel. Les informations recueillies permettront alors de réfléchir aux mesures d’accompagnement de l’agent qui pourraient être mises en œuvre. Certaines collectivités saisissent l’occasion de l’entretien professionnel pour sensibiliser à la mobilité les agents affectés à des tâches dites « pénibles », dans une problématique de prévention du reclassement pour inaptitude physique. Le plan de formation Sur la base des informations recueillies, et en fonction des directives posées par les élus et la direction, le plan de formation pourra être construit, pour tout ou partie. L’organisation des services Les fiches de poste : L’entretien professionnel permet de mettre à jour les fiches de poste. Il permet également de travailler sur les contraintes particulières d’un poste (conditions de travail, disponibilité, encadrement…) Les organigrammes : La réalisation des entretiens professionnels et la révision des fiches de poste peuvent également être l’occasion de travailler sur le ou les organigrammes de la collectivité. Le régime indemnitaire L’évolution réglementaire en matière de régime indemnitaire amène les collectivités à s’interroger sur la mise en place d’une part variable liée à la manière de servir et/ou aux résultats (mise en place progressive de la PFR – Prime de Fonctions et de Résultats) L’entretien professionnel est un préalable nécessaire à l’instauration d’un régime indemnitaire lié à la manière de servir. La discipline Si nécessaire, l’entretien professionnel pourra également constituer une pièce du dossier disciplinaire lorsqu’une collectivité envisage de sanctionner un agent. Cette pièce sera importante s’il est reproché à l’agent son comportement ou sa manière de servir.

S’assurer que l’agent a préparé son entretien 9 – Comment conduire l’entretien professionnel ? Accueil de l’agent Bonnes pratiques : S’assurer que l’agent a préparé son entretien S’il s’agit d’un premier entretien, présenter les rubriques de la fiche d’entretien Veiller à ne pas être dérangé Prévoir un créneau large L’entretien professionnel est un moment d’échange privilégié entre l’agent et son responsable. La fiche d’entretien permet de guider son déroulement. Toutes ses rubriques doivent être abordées et renseignées. L’évaluateur rédige la fiche d’entretien, qui tient lieu de compte-rendu. La rédiger au fur et à mesure permet de retranscrire fidèlement l’échange et le faire conjointement avec l’agent contribue à faire de la rencontre un lieu de dialogue et de progrès. Prévoir1 heure à 1h30 pour chaque entretien. Accueil de l’agent L’évaluateur accueille l’agent en lui rappelant le cadre de l’entretien et ses finalités. Il veille à le mettre à l’aise de manière à instaurer un climat de confiance réciproque. Bonnes pratiques : s’assurer que l’agent a préparer son entretien. A défaut envisager la possibilité d’un report S’il s’agit d’un premier entretien, présenter les rubriques de la fiche d’entretien Veiller à ne pas être dérangé (renvoi de téléphone et porte fermée) Prévoir un créneau large afin de ne pas être pris par le temps en cas d’entretien plus long que prévu

Bilan général de l’activité Bonnes pratiques : 9 – Comment conduire l’entretien professionnel ? Bilan général de l’activité Bonnes pratiques : Laisser l’agent parler le premier Réserver suffisamment de temps de parole à l’agent Mettre à jour la fiche de poste de l’agent Faire le point sur les conditions matérielles de travail Bilan général de l’activité L’évaluateur et l’agent échangent sur l’activité et l’environnement professionnel (exercice du poste, fonctionnement du service, relations avec l’équipe, conditions de travail…), afin de dresser un bilan de l’année : faits et évolutions majeurs, aspects positifs et points à améliorer, difficultés rencontrées… L’évaluateur rappelle, quand ils existent, les objectifs individuels et/ou de service de l’année, Bonnes pratiques : - Laisser, de préférence, l’agent parler le premier, puis l’interroger ensuite Veiller à lui réserver suffisamment de temps de parole Profiter du bilan pour mettre à jour la fiche de poste de l’agent Faire le point sur les conditions matérielles de travail

Valeur professionnelle et manière de servir Bonnes pratiques : 9 – Comment conduire l’entretien professionnel ? Valeur professionnelle et manière de servir Bonnes pratiques : Évaluer ce que fait l’agent et non sa personne Tenir compte du contexte Valoriser les réussites et les points positifs Expliquer et justifier les critiques Valeur professionnelle et manière de servir L’évaluateur constate et analyse les résultats de l’agent au regard des objectifs qui lui ont été assignés, il apprécie ses compétences techniques et professionnelles, il évalue sa manière de servir et ses qualités relationnelles, et le cas échéant ses capacités d’encadrement. Bonnes pratiques : Veiller à évaluer ce que fait l’agent (ce qu’il réalise) et non la personne (ce qu’elle est) Tenir compte du contexte (moyens mis à disposition, organisation…) Valoriser les réussites et mettre en avant les points positifs Expliquer et justifier les critiques au moyen de faits précis et significatifs Inciter l’agent à trouver par lui-même des pistes pour résoudre ses difficultés, afin de l’impliquer et le responsabiliser

Valeur professionnelle et manière de servir Critères : 9 – Comment conduire l’entretien professionnel ? Valeur professionnelle et manière de servir (démarche validée par le CTP départemental) Critères : Compétences professionnelles Qualités relationnelles Capacités d’expertise et/ou d’encadrement Barême : Non conforme aux attentes En voie d’amélioration Conforme aux attentes Supérieur aux attentes Valeur professionnelle et manière de servir La valeur professionnelle est appréciée à partir des critères fixés par la collectivité (après avis du CTP). Plus ces critères sont simples et compréhensibles, moins ils font l’objet de contestation. Il est utile de les présenter afin qu’évaluateurs et évalués en aient une compréhension partagée, Critères : Compétences professionnelles : compétences techniques liées au poste, qualité du travail effectué, sens de l’organisation et respect des délais, esprit participatif et force de proposition Qualités relationnelles : avec les collègues de travail, avec la hiérarchie (élus et/ou responsables), avec les usagers Capacités d’expertise et/ou d’encadrement : organisation du travail de l’équipe, prévention et gestion des conflits, qualité du travail collectif Barème (4 degrés d’attente appliqués pour chaque sous-critère) : Non conforme aux attentes (niveau de connaissance ou pratiques insuffisant, constat de difficulté) En voie d’amélioration (marge de progression) Conforme aux attentes (maîtrise des exigences du poste) Supérieur aux attentes (expertise et exigences du poste satisfaites)

Co-élaborer les objectifs avec l’évalué 9 – Comment conduire l’entretien professionnel ? Objectifs à réaliser Bonnes pratiques : Co-élaborer les objectifs avec l’évalué S’assurer qu’ils sont compris et acceptés Vérifier la cohérence des objectifs et des appréciations Objectifs à réaliser L’évaluateur expose les objectifs de service prévus pour l’année à venir. Il détermine avec l’évalué les objectifs individuels à atteindre et les moyens nécessaires pour y parvenir (locaux, personnel, formation, matériel). Ces objectifs peuvent être liés à l’amélioration des résultats de l’évaluation de la valeur professionnelle, Bonnes pratiques : Co-élaborer les objectifs avec l’évalué (écouter ses propositions) pour obtenir son adhésion et sa motivation à les atteindre S’assurer qu’ils sont compris et acceptés par l’agent Vérifier la cohérence des objectifs et des appréciations

Comment déterminer les objectifs ? Ils peuvent porter sur : 9 – Comment conduire l’entretien professionnel ? Comment déterminer les objectifs ? Ils peuvent porter sur : La conduite des missions du poste L’acquisition et le renforcement des connaissances et des compétences Des missions ponctuelles Les objectifs individuels sont fixés en concertation entre le N+1 et l’agent. Cette co-conception facilite l’engagement de l’agent à les réaliser. Deux ou trois objectifs sont suffisants, afin d’éviter la dispersion et le découragement.

Positionner des objectifs S.M.A.R.T. Spécifique Mesurable Atteignable 9 – Comment conduire l’entretien professionnel ? Positionner des objectifs S.M.A.R.T. Spécifique Mesurable Atteignable Réaliste Temporel Spécifique : L’objectif doit être suffisamment spécifique pour pouvoir être atteint et bien défini surtout. Il doit être formulé de façon claire et simple (pas des tâches ni des vœux généraux) Mesurable : L’objectif doit être mesurable, et on se pose également la question suivante « Comment va-t-on mesurer que l’objectif est bien atteint ? » Le résultat à atteindre est décrit Atteignable : L’objectif doit pouvoir être atteignable dès le départ. Il doit être motivant : ni trop facile, ni hors de portée Réaliste : Pour être atteignable, il doit être réaliste et réalisable Temporel : La temporalité de l’objectif est importante à définir. Elle fixe une échéance et un but, L’objectif doit caractériser le côté positif du résultat recherché (par exemple : 95% de qualité et non 5% de non qualité)

Formations envisagées Bonnes pratiques : 9 – Comment conduire l’entretien professionnel ? Formations envisagées Bonnes pratiques : Rappeler les formations suivies durant l’année et évaluer leur impact sur le travail Faire le point sur les formations professionnelles obligatoires et facultatives Informer sur le DIF (modalités, crédit d’heure disponible…) Formations envisagées Il s’agit de déterminer les besoins en formation permettant d’optimiser l’exercice des missions. Ces besoins sont exprimés aussi bien par l’agent que par son supérieur. Ils tiennent compte des observations de l’évaluation de la valeur professionnelle (compétences à améliorer, à acquérir…), des objectifs individuels et/ou de service, ainsi que du projet professionnel de l’agent (nouveauté du décret). * Remettre le document « Schéma d’ensemble des formations obligatoires et non obligatoires ?

Evolution professionnelle Bonnes pratiques : 9 – Comment conduire l’entretien professionnel ? Evolution professionnelle Bonnes pratiques : S’être informé auprès de la DRH des perspectives de carrière de l’agent, pour pouvoir le renseigner et répondre à ses questions Sensibiliser à la mobilité les agents affectés à des tâches « pénibles », dans une logique de prévention du reclassement pour inaptitude physique Evolution professionnelle L’agent fait part de ses souhaits d’évolution dans son poste actuel, ses possibilités d’avancement et ses éventuels projets de mobilité professionnelle. L’évaluateur exprime un avis indicatif sur les demandes, au regard notamment du projet de service, de la collectivités et des compétences constatées. Le décret précise que l’agent est invité à formuler ses observations et propositions sur l’évolution du poste et le fonctionnement du service

Un excès de complaisance ou de sévérité 9 – Comment conduire l’entretien professionnel ? Appréciation Bonnes pratiques : Rédiger avec soin en ayant présent à l’esprit que l’appréciation a un impact direct sur la carrière de l’agent Deux écueils à éviter : Un excès de complaisance ou de sévérité Une tendance à évaluer tous les agents de la même manière Appréciation Rédigée par l’évaluateur, elle porte une appréciation d’ensemble en caractérisant et synthétisant en quelques phrases la valeur professionnelle de l’agent. Elle peut être rédigée hors sa présence après avoir conclu l’entretien. Bonnes pratiques : Rédiger avec soin en ayant présent à l’esprit que l’appréciation a un impact direct sur la carrière de l’agent (avancement de grade et promotion interne – la PI est une nouveauté du décret) Deux écueils à éviter : Un excès de complaisance ou de sévérité Une tendance à évaluer tous les agents de la même manière en donnant une appréciation moyenne à chacun qui, au final, ne discrimine personne

La posture : il est primordial de mettre l'agent à l'aise : 10 – Les bons conseils ou écueils à éviter La posture : il est primordial de mettre l'agent à l'aise : rendez-vous convenu plusieurs jours à l'avance, dans un lieu neutre, respect de l'heure de l'entretien, prise de contact et accueil positif, rappel des objectifs de l’entretien professionnel, présentation du déroulé de l'entretien et des documents supports (compte-rendu et fiche de poste). Il est conseillé de veiller à ne pas être dérangé au cours de l'échange.

Les signes de reconnaissance négatifs… 10 – Les bons conseils ou écueils à éviter Entretien professionnel et bien-être au travail : l’enjeu des signes de reconnaissance Les signes de reconnaissance négatifs… Pour mettre à plat tout ce qui est insatisfaisant dans la tenue du poste, avec un diagnostic et des pistes d’amélioration Mais surtout… les signes de reconnaissance positifs Pour valoriser les réussites, pour faire prendre conscience des mécanismes du succès (pourquoi tu réussis ce que tu réussis) Les entretiens annuels sont le lieu de cristalisation des signes de reconnaissance. Beaucoup de managers se plaignent de ne pas pouvoir offrir à leurs collaborateurs des signes de reconnaissance matériels. Or le vrai enjeu des entretiens annuels, ce ne sont pas les gratifications matérielles comme les primes ou l’avancement. Ce sont les signes de reconnaissance immatériels envoyés et reçus par les deux parties prenantes de l’entretien. Envoyer des signes de reconnaissance dits négatifs pour mettre à plat tout ce qui est insatisfaisant dans la tenue du poste, avec un diagnostic et des pistes d’amélioration. Mais aussi (et surtout) envoyer des signes de reconnaissance positifs, ceux que l’on envoie et reçoit rarement au quotidien. Ceux qui valorisent les réussites. Ceux qui font prendre conscience des mécanismes du succès (pourquoi tu réussis ce que tu réussis). Cependant, lors des entretiens annuels, l’envoi des signes de reconnaissances positifs et négatifs ne relèvent pas seulement de la responsabilité du cadre vers ses collaborateurs. Cela devrait aussi concerner les collaborateurs vers leur responsable. Cf. article des Chaudoudoux Conditionnel (lié au faire) Signe de reconnaissance positif : « Je suis très satisfait de votre manière de rédiger les rapports » Signe de reconnaissance négatif : « Votre rapport est insatisfaisant » Inconditionnel (lié à l’être) Signe de reconnaissance positif : « Je vous apprécie beaucoup » Signe de reconnaissance négatif : « Vous êtes stupide »

Support d’intervention Guide de l’entretien professionnel 11 – Documents remis Support d’intervention Guide de l’entretien professionnel Schéma d’ensemble des formations obligatoires et non obligatoires Sélection de formations CNFPT Mode d’emploi Portail Carrus

Fiche MET L’entretien professionnel (CDG 38) 12 – Références Fiche MET L’entretien professionnel (CDG 38) Guide de l’entretien professionnel (CDG 38) Vidéo CNFPT sur l’entretien annuel : http://cnfptembed.libcast.com/widget/entretien-annuel Fiche MET Fiche de poste (CDG 38) Guide d’élaboration des fiches de poste (CDG 38) Ne lésinons pas sur les chaudoudoux ! (La Lettre du Cadre - 1er février 2013)

12 – Références Documents disponibles sur notre nouveau site Internet : www.cdg38.fr Rubriques : => Carrières et RH - Conseil en GRH - Conseil à la mise en place d’outils de GRH