Dr Vincent HABIYAMBERE, OMS/VIH/AMDS Harmonisation des indicateurs de suivi et d’évaluation des systèmes de gestion des achats et des stocks Indicateurs d'alerte pour prévenir les ruptures de stocks et sur stockage dans le système de gestion des achats et des stocks Dr Vincent HABIYAMBERE, OMS/VIH/AMDS

Plan Objectifs Processus de développement des indicateurs GAS Progrès Les 12 indicateurs prioritaires Etapes suivantes Résultats attendus

AIDS Medicines and Diagnostics Service 3

AIDS Medicines and Diagnostics Service C'est un réseau de partenaires impliqués dans l'approvisionnement des produits contre le VIH, la TB et le paludisme. http://www.who.int/hiv/amds/partners/en/index.html AMDS joue le rôle de secretariat de coordination et d'harmonization pour une meilleure synergie des efforts. Il est aussi un centre d'information strategique pour renforcement des approvisionnement et des systèmes GAS. http://www.who.int/hiv/amds/en/

URL for the different databases Global Price Reporting Mechanism (GPRM): http://www.who.int/hiv/amds/price/hdd/ The Drug Regulatory Status Database: http://www.who.int/hiv/amds/patents_registration/drs/ PSM Toolbox website: http://psmtoolbox.org/en/ Sources & Prices of Active Pharmaceutical Ingredients http://www.who.int/hiv/amds/api.pdf Controlled Medicines: http://www.who.int/entity/hiv/amds/ControlledMedicineDatabase.xls Forecasting antiretroviral demand: http://www.who.int/hiv/amds/forecasting/en/index.html Prequalification Project http://apps.who.int/prequal/ Médicaments contre les IOs

1. Objectifs Le suivi est la surveillance de routine des éléments clés d'un programme/projet, basée sur la tenue de registres et les rapports réguliers. Le suivi aide les gestionnaires à prendre des décisions qui s'imposent au bon moment. L'harmonization est importante pour réduire le travail sur le personnel limité et permettre les comparaison entre pays ou entre des périodes différentes dans un même pays.

2. Processus de développement des indicateurs GAS harmonisés En 2004, le Réseau des Partenaires de AMDS ont reconnu la nécessité pour les donateurs des programmes du SIDA d’harmoniser leurs critères de S&E dans leurs rapports. Les résultats des indicateurs rassemblées de chaque partenaire (environ 50 indicateurs) ont été discutés au cours de la réunion d’harmonisation organisée par OMS/AMDS en Octobre 2005. Un groupe de travail a été mis en place pour explorer la possibilité de réduire ces indicateurs… mais pas assez ! Depuis 2005 - 2008, il y a eu des consultations entre partenaires et dans les ateliers sur le S & E. Résultat: l’OMS a finalisé une liste de 12 indicateurs prioritaires.

3. Progrès Le rapport décrivant les 12 indicateurs prioritaires en Français et en Anglais. Expansion des indicateurs non seulement sur les ARVs mais aussi sur les autres médicaments: TB, paludisme. Approche intégrée de 3 maladies. L'OMS et d'autres partenaires estiment qu'il est essentiel de tester les 12 indicateurs sur le terrain avant qu'ils ne soient recommandés pour une utilisation à large échelle pour le suivi régulier de la performance des systèmes nationaux de GAS des médicaments du SIDA, de la TB et du paludisme. Les 12 indicateurs ont été testés sur le terrain dans 9 pays en novembre - décembre 2009: BFA,BUR, CMR, CIV, GUI, MOZ, TAN, UGA, ZIM. Revue par les partenaires, finalization et endossement (logo).

Objectifs du test sur le terrain Évaluer la clarté de ces indicateurs, leur pertinence pour le suivie et l'évaluation de la performance des systèmes de gestion des achats, des stocks et de distribution des médicaments pour traiter le VIH/SIDA, la TB et le paludisme Évaluer la disponibilité d'informations pour mesurer ces indicateurs Si les informations ne sont pas disponibles, évaluer si ces informations peuvent toujours être collectées sans une enquête. Déterminer quels indicateurs prioritaires sont retenus. Identifier les indicateurs GAS d'alerte pour prévenir les ruptures de stock et sur stockage. (6 indicateurs marqués***).

Objectifs des 12 indicateurs GAS Informer sur les facteurs associées aux ruptures de stocks / sur stockage. Analyser les informations GAS collectées régulièrement pour prendre l'action appropriée pour prévenir ruptures de stocks / sur stockage. Avoir des informations stratégiques pour prévenir les ruptures de stocks et mesurer la performance du système national de GAS.

Composantes du Cycle d'approvisionnement

4. Les 12 indicateurs prioritaires 1.Séléction: Pourcentage d’ARV (antiTB, antipaludéens ou autres médicaments) reçus (achats et/ou dons) qui se trouvent dans GTS. Calcul: Nombre d'ARVs (anti TB, antipaludéens) reçus qui se trouvent dans le GTS --------------------------------------------------------------------------------------------- x 100 Nombre total d'ARVs (anti TB, antipaludéens) reçus (achetés et/ou donnés) Cible: 100% Outils: (1)la liste des ARVs et autres médicaments dans le GTS national (2)la liste des ARVs achetés (bon de commande) et/ou donnés (liste des produits donnés). N.B. Prospective (vérifier avant) et/ou retro-spective (vérifier après réception).

Indicator 1 1.Séléction: % d’ARV (antiTB, antipaludéens ou autres médicaments) reçus (achats et/ou dons) qui se trouvent dans GTS. Cible: 100%.

4. Les 12 indicateurs prioritaires 2. Usage rationnel: (a) proportion des patients dont le traitement est conforme aux GTS nationaux ou de l'OMS. HIVDR: (b) % qui commencent le TARV dont le traitement est conforme aux traitements recommandés pour la première ligne. Calcul: No. de patients dont le traitement est en conformité avec le GTS ---------------------------------------------------------------------------------- x 100 No. total de patients sous traitement Cible: 100% Outils: formulaires de commandes d'ARVs soumises par les sites de traitement dans les pays où le nombre de patients par type de protocole est régulièrement envoyé au niveau intermédiaire (ex. dépôts régionaux ou de district), centrale d'achat, en vue de la quantification et de la planification des achats et pour justifier les nouvelles réquisitions. N.B. Faire les proportions par combinaisons thérapeutiques.

Indicator 2 Usage rationnel: % des patients dont le traitement est conforme aux GTS nationaux ou de l'OMS. Target is 100%.

% des patients sur les 10 combinaisons thérapeutiques d'ARVs les plus courantes

4. Les 12 indicateurs prioritaires 3. Prévisions: % entre les quantités de produits reçues (achetées+données) l'année passée et les quantités prévues pour la même période. *** Calcul: Quantités produits reçues pendant l'année passée ------------------------------------------------------------------- X 100 Quantités prévues pendant la même période Cible: 100% Outils: (1) données sur la quantification, rapports de prévisions et de planification des approvisionnements; (2) rapport annuel des quantités des médicaments achetées et/ou donnés

Indicator 3 3. Prévisions: % entre les quantités de produits reçues (achetées+données) l'année passée et les quantités prévues

4. Les 12 indicateurs prioritaires 4. Consommation: Proportion des quantités consommées pendant une période définie par rapport aux quantités disponibles pour consommation après déduction des stocks de sécurité(stock de départ + quantités reçues - SS) pendant la même période *** Calcul: Quantités consommées pendant une période définie ------------------------------------------------------------------------------------------- X 100 Quantités disponibles pour consommation pendant la même période-Stock de sécurité Cible: 100% Outils: (1) Rapport des quantités consommées pendant une période définies (2)Quantités qui sont disponibles pour consommer pour la même période. (3) No. patients éligibles pour traitement mais sont en attente.

Taux de consommation par pays et par programme (ARV, TB, Palu)

4. Les 12 indicateurs prioritaires 5. Prix: Ratio entre le prix médian payé par le pays pour chaque médicament reçu (acheté et donné ) par rapport à la valeur médiane du prix référence internationale (GPRM, PQR, MSH, etc.). Calcul: Prix médian calculé sur plusieurs commandes pour chaque ARV l'année passée ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Valeur médiane du prix de référence internationale pour le même produit dans la même période Cible < ou = 1 pour adulte uniquement Outils: (1) bons de livraisons avec quantités et prix total pour la quantités produit par produit (2) la valeur médiane du prix référence internationale http://www.who.int/hiv/amds/price/hdd/

4. Les 12 indicateurs prioritaires 6. Délais de livraison et performance dans la livraison aux centrales d'achats ou aux programmes nationaux: a) Pourcentage de commandes délivrées selon les termes du contrat d’achat par fournisseur et au total (vérifier surtout les quantités et les délais prévus) ***. b1-Pourcentage de commandes dédouanées avant les délais prédéfinis. b2-Le délai moyen (en jours) pour dédouaner les commandes de l'aéroport, port maritime et remises dans les magasins de la centrale d'achat (quand ce n'est pas responsabilité du fournisseur). Calcul: No. des commandes délivrées selon le contrat, par fournisseur pendant une période définies ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ x 100 Nombre total des commandes par fournisseur durant la même période Cible: 100% Outils: (1) les contrats d'approvisionnement; (2) bons de livraisons avec quantités et prix et dates d'arrivé réception. b1) No. de commandes dédouanées avant les délais/total de commandes libéréesX100: cible: 0% b2) Délai de dédouanement : No. moyen de jours/commande Nombre total de jours que les commandes ont pris pour arriver du port à la centrale d'achat ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nombre total des commandes

Indicator 6 Approvisionnement: % de commandes délivrées selon les termes du contrat d’achat par fournisseur et au total (vérifier surtout les quantités et les délais prévus) ***

4. Les 12 indicateurs prioritaires 7. QA: Pourcentage de lots testés qui sont conformes aux critères définis de qualité du produit testés Calcul: No. de lots en conformité avec les critères de qualités définis ---------------------------------------------------------------------------------------- x 100 No. total de lots testés Cible: 100% Outils: Rapports de contrôle de qualité Utiliser aussi la politique de produits conformes à la politique d'assurance qualité du Fond mondial.

Indicator 7 QA: Pourcentage de lots testés qui sont conformes aux critères définis de contrôle de qualité

4. Les 12 indicateurs prioritaires 8. Distribution: Pourcentage de sites de traitement ayant reçu toutes les commandes complètes et à temps durant une période définie*** Calcul: No. de sites de traitement ayant reçu toutes les commandes complètes et à temps durant une période définie ------------------------------------------------------------------------------------------- x 100 No. total de sites de traitement ayant reçu des commandes % de sites de traitement dans le système national de santé (nombre de sites/nombre de structures*100. Cible: 100% des sites de traitement reçoivent leurs commandes en totalité et à temps. Il est recommandé de désagréger: %sites avec totalité de commandes; % sites avec commandes reçues dans les délais respectés; % totalités et délais respectés; (délai moyen) Outils: formulaires de commande avec informations requises: quantités demandées, reçues, date livrée, date attendue.

Indicator 8 8. Distribution: Pourcentage de sites de traitement ayant reçu toutes les commandes complètes et à temps durant une période définie***

4. Les 12 indicateurs prioritaires 9. Rapports de gestion: Pourcentage de structures sanitaires qui transmettent des rapports complets de gestion des stocks dans les délais prévus pendant une période définie *** Calcul: No.de structures sanitaires qui ont transmis des rapports complets de gestion des stocks dans les délais prévus pendant une période définie ----------------------------------------------------------------------------------------- x 100 No. total de structures sanitaires attendues Cible: 100% de structures sanitaires transmettent leurs rapports à temps Il est recommandé de désagréger: % sites avec rapports complets: % sites avec rapports soumis à temps; % remplissant les 2 critères (complétude et promptitude). Outils: Rapports résumant la régularité et la complétude de la transmission des rapports

Indicator 9 9. Rapports de gestion: Pourcentage de structures sanitaires qui transmettent des rapports complets de gestion des stocks dans les délais prévus pendant une période définie ***

4. Les 12 indicateurs prioritaires 10. Pertes : Proportion (ou quantités) des pertes d'ARV (anti TB, antipaludéens) durant une période définie par rapport aux quantités disponibles totales (stock de départ + quantités reçues) durant la même période. Calcul: Quantités de perte d'ARVs (antipaludéens, anti TB) durant une période définie ------------------------------------------------------------------------------------------------------- x 100 Quantités totales d'ARVs disponibles (stock de départ + quantités reçues) pendant la même période. Cible < 1% (cible pour PNUD <0.2%) Outils: (1) rapports des pertes à tous les niveaux de la chaîne de distribution des médicaments (ARV, TB, palu) durant une période donnée (valeur totale en USD) (2) Rapports sur stock de départ + quantités reçues durant la même période (valeur totale en USD) Il est recommandé de désagréger par cause de perte (péremption, vol, endommagé, pertes non-définies)

Indicator 10 10. Pertes : Proportion des pertes durant une période définie par rapport aux quantités disponibles totales (stock de départ + quantités reçues) durant la même période.

4. Les 12 indicateurs prioritaires 11. Gestion de stock: Proportion des sites de traitement (ARVs, TB, Palu) ayant fait leurs commandes quand le stock en cours était inférieur au niveau du stock minimum (stock d'alerte) au cours d'une période bien définie*** Calcul: No. de sites de traitement ayant fait une commande quand le stock en cours était en dessous du stock minimum d'un produit durant une période définie ------------------------------------------------------------------------------------------- x 100 No. total de sites ayant fait une commande dans la même période. Cible: 0% des sites ont fait leur commande quand le stock était en dessous du stock minimum. Outils: Consommation mensuelle moyenne (CMM), duré de ruptures de stock éventuelles, formulaires de commande avec informations requises: niveau de stock en mois, délai de livraison, stock minimum défini.

Indicator 11 11. Gestion de stock: Proportion des sites de traitement (ARVs, TB, Palu) ayant fait leurs commandes quand le stock en cours était inférieur au niveau du stock minimum au cours d'une période bien définie***

4. Les 12 indicateurs prioritaires 12. Disponibilité: Pourcentage de sites de traitements (ARVs, TB, Palu) ayant connu une rupture de stock d’un ou de plusieurs produits, au cours d'une période définie Calcul: a1) Disponibilité (100%): No. items disponibles/No. items attendus a2) Moyenne de disponibilité (100%): somme de %/No. sites. b1) Rupture de stock: No. de sites de traitements ayant connu une rupture de stock d’un ou de plusieurs ARV, antiTB, antipalu pendant une période -------------------------------------------------------------------------------------------- x 100 No. total de sites de traitements Cible: 0% de structures ayant eu ruptures pendant une période définie. b2) % sites ayant eu rupture d'un produit donné (0%); b3) durée de rupture de stock par item dans une structure; % mois sans rupture… Outils: formulaires de commande avec information sur rupture de stocks; ou rapports des structures de prise en charge sur l'état de stock.

Indicator 12 12. Disponibilité: Pourcentage de sites de traitements (ARVs, TB, Palu) ayant connu une rupture de stock d’un ou de plusieurs produits, au cours d'une période définie

Proportion des indicateurs où les cibles ont été atteintes, non atteintes, incomplets.

5. Etapes suivantes Renforcement des capacités dans le S & E des systèmes GAS. Mise en œuvre effective d'un système de suivi du système GAS en utilisant les indicateurs d'alerte pour prévenir les ruptures de stock et les sur stockages. Evaluer l'effet des indicateurs d'alerte sur la prévention des ruptures de stocks & sur stockage ainsi que la performance des systèmes GAS. Disséminer & publier les bonnes pratiques.

6. Résultats attendus === Fini les ruptures de stocks ou les sur-stockages des ARV, médicaments contre la TB et contre le paludisme. =Mais comment pourrions nous utiliser les informations GAS que nous enregistrons régulièrement pour mieux prévenir les ruptures de stocks et les pertes liées à la péremption?