1 Rapport remis au Conseil de la prestation des services du secteur public et au Conseil des dirigeants principaux de l’information du secteur public Février 2005 EXAMEN DE L’INSTITUT DES SERVICES AXÉS SUR LES CITOYENS

2 Décisions prises par les conseils mixtes En septembre, les conseils mixtes ont pris les décisions suivantes : 1.L’ISAC et le Secrétariat conjoint deviendront un nouvel organisme « fusionné ». 2.L’organisme comptera 7 employés, dont un directeur exécutif. 3.L’organisme sera financé conformément au scénario 3. 4.L’organisme sera constitué en société sans but lucratif indépendante.

3 Décisions prises par les conseils mixtes Par ailleurs, en ce qui a trait à la constitution en société, les conseils mixtes : 1.Ont approuvé les recommandations du comité sur le processus de constitution en société, y compris la définition et la composition du conseil d’administration, la définition de l’effectif et l’orientation de la charte et des règlements de la société. 2.Ont ordonné au comité d’embaucher un conseiller juridique pour préparer les documents de constitution avant les réunions de février.

4 Décisions à prendre par les conseils mixtes 1.Ordre provisoire de déposer les documents de constitution en société en attendant l’examen final effectué par les conseillers juridiques de chaque administration. Les réponses des administrations doivent être transmises avant le 28 mars Manifestation de l’intérêt des membres de siéger au premier conseil d’administration 3.Approbation de la description de travail et de la stratégie d’embauchage d’un directeur exécutif

5 Demande de constitution en société Nom de la société L’appellation Institut des services axés sur les citoyens n’est utilisée par aucun autre organisme et a été approuvée au préalable par Industrie Canada. Demande soumise par les premiers administrateurs Mary Tate, Lois Fraser et David Primmer se sont portés volontaires comme premiers administrateurs, en attendant l’approbation du conseiller juridique dans leurs administrations respectives. Objectifs de la société Les objectifs s’inscrivent dans le mandat approuvé par les conseils mixtes à Winnipeg.

6  Être un centre d ’ expertise de classe mondiale et un ma î tre d ’œ uvre du service ax é sur le citoyen, pour tous les modes de prestation et dans l ’ ensemble du secteur public.  Entreprendre des recherches sur les attentes, la satisfaction et les priorit é s des citoyens à l ’é gard de l ’ am é lioration des services du secteur public.  Assurer la garde de l ’ Outil de mesures communes et de l ’ OMC é lectronique dans le secteur public et offrir une base de donn é es de l ’ OMC et des services d ’ analyse comparative aux organismes du secteur public.  Faire office de r é pertoire, de diffuseur et de centre pour promouvoir l ’é laboration de pratiques exemplaires et novatrices en mati è re de prestation de services ax é s sur les citoyens.  Faire office de plate-forme pour les initiatives transcendant les limites des administrations pour promouvoir l ’ am é lioration de la qualit é du service.  Coordonner activement les activit é s du CDPISP et du CPSSP, communiquer r é guli è rement avec d ’ autres organismes pour garantir que les activit é s des conseils sont pertinentes, sp é cialis é es et bien positionn é es d ’ un point de vue strat é gique. Mandat approuvé de l’ISAC

7 Règlement : membres (article 3) Même si le plan d'activités actuel ne prévoit pas que l'ISAC aura beaucoup de membres, le règlement devrait être structuré de manière à offrir cette latitude au conseil d'administration. Deux catégories de membres : –Membres votants : secteur public –Sans droit de vote : secteur privé, secteur bénévole et milieu universitaire Dans chaque catégorie de membres, il y aura des particuliers et des organisations. –Cela donne l'occasion de faire participer de vastes collectivités au financement et à d'autres formes de contribution.

8 Règlement : conseil d'administration (article 5) Le conseil compte entre 3 (minimum) et 18 membres (maximum) –D'après les entrevues menées, la taille du conseil devrait être plutôt limitée. Les membres du conseil sont élus par les membres votants. Les membres ne peuvent cumuler plus de deux mandats consécutifs de trois ans chacun. –Les membres du premier conseil d'administration sont élus pour des mandats décalés afin d'assurer la continuité.

9 Règlement : conseil d'administration (2) Habiliter les titulaires de quatre postes de direction (président, vice-président, secrétaire, et trésorier) –Nommer immédiatement l'ex-président membre d'office du conseil d'administration Précise que le conseil doit demeurer représentatif de la « nature et de la diversité » de la collectivité –Permet au conseil d'administration de nommer des membres d'office (sans droit de vote) pour équilibrer la représentation et bénéficier de l'expertise nécessaire au besoin Mandat sans rémunération des membres du conseil d'administration –Permet le remboursement des dépenses selon le cas

10 Règlement : assemblées générales et directeur exécutif (articles 4 et 7) Assemblée générale annuelle pour élire les membres du conseil d'administration, examiner les plans d'activités et les plans stratégiques, et se pencher sur d'autres questions Le directeur exécutif est responsable du conseil d'administration : –Administre les activités quotidiennes –Gère les comptes selon le plan financier –Entretient des liens avec les membres

11 Règlements : autres points Article 1 : Définitions Article 2 : Généralités Article 6 : Réunions des administrateurs Article 8 : Protection des administrateurs et des dirigeants Article 9 : Exécution d’actes et d’opérations bancaires Article 10 : Propriété intellectuelle Article 11 : Avis Article 12 : Vérificateur Règlement n° 2 : Emprunts

12 Gouvernance : recherche dans les lois Il faut comprendre comment le contexte des lois de chaque administration influe sur la capacité de participer à la structure de gouvernance d’une société sans but lucratif. Une étude des lois et des règlements pertinents met en évidence des restrictions dans certaines administrations, mais rien qui bloque la participation : –Par exemple, le gouvernement fédéral et ceux du Nunavut et des Territoires du Nord-Ouest ne peuvent intervenir dans la création ou la dissolution de la société. Les membres des Conseils ont fortement été incités à consulter leur conseiller juridique de leur administration.

13 Point de décision 1.Ordre provisoire de déposer les documents de constitution en société en attendant l’examen final effectué par les conseillers juridiques de chaque administration. Les réponses des administrations doivent être transmises avant le 28 mars Manifestation de l’intérêt des membres de siéger au premier conseil d’administration

14 Directeur exécutif La description de travail met en lumière les rôles et les responsabilités du directeur exécutif ainsi que quatre groupes de qualités aux fins d’évaluation : Connaissances et expérience : Prestation de services Technologie de l’information Expérience de cadre supérieur Leadership : Planification stratégique et vision Établissement et gestions des rapports : Travailler dans un milieu axé sur la collaboration Charactéristiques personnelles

15 Recrutement d’un directeur exécutif Le comité recommande d’embaucher un directeur exécutif par intérim : Possibilité de recruter quelqu’un rapidement L’ISAC a ainsi le temps de s’établir solidement, ce qui devrait attirer davantage de candidats intéressés Un comité de sélection serait mis sur pied pour faire une recommandation après examen des candidats potentiels.

16 Point de décision Approbation de la description de travail et de la stratégie de recrutement d’un directeur exécutif

17 Échéancier Septembre : Les conseils mixtes fixent l’orientation de l’organisation Octobre : Embauchage d’un conseiller juridique indépendant 30 novembre : Date limite d’engagement des administrations envers le modèle financier. Sauf avis contraire, l’engagement est assumé par un comité. Décembre : Identification des membres fondateurs du conseil d’administration Février : Soumission aux conseils des documents relatifs à la demande de constitution en société aux fins d’approbation finale  28 mars 2005 : Date limite pour les administrations qui souhaitent s’engager à participer à titre de membres de la société et à titre de membres potentiels du conseil d’administration.  Avril : Dépôt de la demande de constitution en société  Juin : Convocation de la première assemblée de la société par les membres fondateurs du conseil d’administration

18 Comité d’examen de l’ISAC Lois Bain, Ontario Brian Marson, Conseil du Trésor du Canada Joan McCalla / Laurie Sweezey, Ontario Jocelyne Sauriol, Québec Victor Abele, Conseil du Trésor du Canada