Gestion du système d’information documentaire De nouveaux outils pour le professionnel Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009 Les modules du SIGB - La gestion bibliographique - La gestion des périodiques - La recherche - La gestion du prêt - La gestion des acquisitions - La mise en valeur du fonds - L'administration du logiciel Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les fonctionnalités du SIGB : pour synthétiser Schéma de Joumana Boustany http://www.docinfos.com/informatique-documentaire/568-les-fonctionnalites-des-sigb Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la gestion des périodiques - Le bulletinage : “Ensemble d’opérations techniques concernant la gestion des périodiques : la réception et l’enregistrement des revues à leur arrivée ; le suivi des collections ; le suivi des réclamations auprès des fournisseurs ; l’historique des fournisseurs et du prix des abonnements…”. Ces fonctionnalités sont plus ou moins intégrées dans les logiciels. Ex : lien avec le module acquisitions Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la gestion des périodiques - Le bulletinage : Le bulletinage peut être automatisé dans certains logiciels Voir la base de test de PMB service : http://pmb.biblio.free.fr/ Gestion de la base, onglet catalogue, partie bulletinage, dans la partie « En alerte », choisir un périodique et cliquer sur « Reçu ». Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la gestion des périodiques - Le dépouillement des périodiques : La bibliothèque peut aussi s’abonner à un services de dépouillement payant. Ex : Mémonotices de Poitiers pour les CDI Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la gestion des exemplaires - Qu’est-ce que l’exemplaire ? Relié à la notice catalographique, c’est l’objet physique présent dans le fonds documentaire. Il est éventuellement empruntable. Un ou plusieurs exemplaires peuvent être reliés à une même notice bibliographique. Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la gestion des exemplaires Certains logiciels permettent d’envisager une gestion multisites via la partie “localisation” de l’exemplaire. La base contient l’ensemble des notices bibliographiques, chaque centre se contente de créer un exemplaire afin de localiser le document. Ex : IUFM de Bretagne Une contrainte : le SIGB doit pouvoir gérer de manière centralisée les lecteurs Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la gestion des acquisitions - Gestion des acquisitions : Opération se situant en début de chaîne documentaire et consistant à repérer le fournisseur, à l’identifier dans le SIGB, à préparer un bon de commande (éventuellement à partir de notices précataloguée non visibles pour l’usager), à gérer le suivi de la commande (réception, solde, gestion des factures)… Ce module permet souvent de gérer un budget, de préparer des devis. Le module acquisitions peut être couplé avec un module de suggestions d’achats. Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la gestion des acquisitions Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la gestion des acquisitions - TP acquisitions : Voir la base de test de PMB service : http://pmb.biblio.free.fr/ Gestion de la base, onglet « Acquisitions » cliquer sur « Nouvelle commande » Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la recherche - La recherche : - simple/multicritère - recherche par équations (opérateurs booléens ET, OU, SAUF) avec parenthésage (attention ne pas confondre langage naturel et langage booléen) - Expression exacte : permet de rechercher une chaîne de caractères en utilisant les guillemets. - recherche par proximité : “Mode de recherche informatisée d'information opérant sur des parties textuelles de documents et permettant, grâce à des opérateurs de proximité, de définir des distances entre les termes de recherche composant l'équation de recherche, en précisant éventuellement les structures du texte sur lesquelles l'appliquer (phrase, paragraphe). ADBS Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la recherche - La recherche : - Aide à la recherche : le logiciel à partir d’un terme saisi renvoie les notices contenant des termes équivalents, synonymes ou autres formes (ex du dico de BCDI: ville renverra aussi à villes, urbain-…). Attention ! Ce fonctionnement peut être déroutant pour l’usager - Recherche par approximation orthographique et/ou phonétique (propose les notices contenant les termes phonétiquement équivalents mais à l’orthographe différente). Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la recherche - La troncature : - troncature : possibilité donnée à l’utilisateur d’interroger la liste alphabétique des termes d’un corpus sans connaître l’orthographe exacte du terme recherché et en n’indiquant que la partie de la chaîne de caractère dont il est certain. On distingue : La troncature à droite (la plus fréquente) porte sur la désinence du mot et permet de recueillir toutes les flexions de ce mot (ex : cultur). Certains logiciels proposent d’opter pour la troncature à droite par défaut en recherche. La troncature à gauche porte sur la racine du mot. Elle est plus rare car plus difficile à mettre en oeuvre techniquement La troncature au milieu Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la recherche - La recherche : Manipulons un peu : TP recherche Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la valorisation du fonds - La diffusion sélective d’information : - Diffusion d’information ciblée sur profil de l’actualité info-documentaire qui peut consister en une équation de recherche mémorisée avec l’adresse du destinataire et utilisée périodiquement pour signaler les nouveautés. Le profil peut être commun à un groupe de destinataires et préétabli (abonnement à un profil standard : ex professeurs de lettres) ou être propre à un individu (DSI personnalisée). La DSI est un mode de communication avec l’usager permettant de lui envoyer une information ciblée en lien avec ses besoins (ex : pratiques des CDDP à destination des enseignants des différentes disciplines fréquentant le CDDP). Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la valorisation du fonds - Les formes de la DSI : - Lettre d’information : envoyée à une liste d’abonnée sous forme électronique - Envoi d’un courriel : le destinataire reçoit un courriel comportant des références de documents en fonction de son profil. Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la valorisation du fonds - Les formes de la DSI : - Génération d’un fil RSS : Certains logiciels permettent de générer un fil RSS à partir d’une équation de recherche. Le fil RSS peut s’afficher au niveau de l’opac, être récupéré par un utilisateur du centre de documentation … - Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la valorisation du fonds - Les formes de la DSI : - Sélection de références en page d’accueil http://citedoc.bibli.fr/opac/ Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la valorisation du fonds - Les formes de la DSI : - Affichage d’informations au niveau du compte de lecteur de l’usager Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la valorisation du fonds - Manipulons un peu : TP panier de lecteur Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : l’administration du logiciel - La gestion des utilisateurs : - Permet d’affecter des droits spécifiques en fonction des types d’utilisateurs appelés à gérer la base (ex : administrateur, aide gestionnaire…) Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : l’administration du logiciel - Les outils de maintenance : - Permettent de faire le ménage dans la base de données (suppression d’autorités inutilisées…), d’effectuer des opérations techniques de maintenance (réindexation de certains champs, vérification d’intégrité de la base, vérification des liens entre les fichiers autorités…). - Les outils de sauvegarde - La gestion des sauvegardes est très importante. Une sauvegarde récente doit pouvoir être réimplantée en cas de perte de données. Question à voir avec le service informatique. Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : l’administration du logiciel - Edition d’états et de statistiques : - Permettent d’avoir une synthèse de l’activité de la bibliothèque et une photographie de l’état de la base documentaire. Les statistiques peuvent entraîner une modification de la politiques d’acquisition, un travail sur un public spécifique… Dans certains logiciels, les états ne sont pas forcément fournis à l’avance et peuvent être générés à partir d’équations de recherche à mettre en oeuvre par le gestionnaire de la base (Ex : Taux de rotation des documents dans l’enquête médiathèques CRDP). Ils aussi être intégrés au logiciels au fur et à mesure de l’apparition des besoins. Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : l’administration du logiciel - Le paramétrage de l’Opac : - Plus ou moins possible en fonction du logiciel utilisé. Dans PMB, plus de 150 paramètres sont modifiables par le gestionnaire du SIGB : informations sur la bibliothèque, options de recherche, options d’affichage des résultats, des notices, options concernant les paniers, la DSI… - La génération de codes barres : Permet au gestionnaire de créer des codes barres adaptés à sa gestion de manière peu coûteuse. Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la gestion du prêt - La gestion des lecteurs: - Les lecteurs peuvent être créés à la main ou récupérés à partir d’un fichier à importer dans le SIGB (ex : fichier des élèves dans un établissement scolaire) - Les lecteurs peuvent être récupérés via un annuaire des utilisateurs du système d’information (LDAP) Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la gestion du prêt - Le paramétrage du prêt : - Doit permettre d’affecter des droits spécifiques en fonction des catégories de lecteurs et des types de documents, de gérer un calendrier d’ouverture et de fermeture du centre Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009

Les modules du SIGB : la gestion du prêt - La gestion des retards, des amendes: - Les lettres de rappel peuvent se faire par courrier papier ou parfois par courriel si le lecteur dispose d’une adresse électronique et que le SIGB le permet. Peut être très fine en fonction des centres. PMB propose plusieurs modèles de lettre de relance Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne -02 novembre 2009