Planification et Approvisionnement Cours AAF – 18 Juin 2009

AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann Organisation Mots-clés d’hier Signification projets Questions en cours Organisation des 2 jours Diagramme de réseau AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann Programme du jour Les estimations Délais - Planning Coûts – Budget L’approvisionnement Principes Cahier des charges Cycle de vie de l’approvisionnement AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Estimation du temps et des coûts Planning et budget

AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann Planning ? Création d’un organigramme des tâches Définition d’une activité Séquençage des activités Estimation des ressources nécessaires pour l’activité Estimation de la durée des activités Développement du planning global AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Estimation budgétaire Information nécessaire Ressources à utiliser Organigramme des tâches Evaluation préliminaire des risques Coûts récurrents Coûts spécifiques (commandes, services etc.) Résultats Budget de référence Courbe de budget à travers le temps AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Estimation budgétaire Méthodes d’estimation Estimation par analogie Comparaison des bases Quantification des différences Pondération Estimation « bottom-up » Estimation de chaque tâche Compilation des estimations pour l’ensemble des activités Estimation sur la base d’offres reçues (cas d’appels d’offres) Estimation faite par un tiers AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Estimation budgétaire au cours du projet Estimation devient de plus en plus précise au cours du projet. AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Exemple de budget initial Estimation devient de plus en plus précise au cours du projet. AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

La rentabilité d’un projet L’amortissement des investissements Somme des revenus > somme des dépenses S’exprime en date Le retour sur investissement Sur une période donnée, ratio entre le capital investi pour l’ensemble du projet et la gains (revenus ou économies réalisées) S’exprime en pourcentage par rapport à un nombre d’années Estimation devient de plus en plus précise au cours du projet. AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

La rentabilité d’un projet : exemple Identifier Quand le projet devient rentable Retour sur investissement sur 5 ans Année Dépenses Gains 1 50 2 550 3 150 450 4 5 Projet devient rentable au milieu de l’année 4 Année 4 : Dépenses = 900, Gain = 900 Année 5 : Dépenses = 1050, Gain = 1350. ROI sur 3 ans = 450/750= 0.6 = 60% sur 3 ans (capital remboursé à moitié) ROI = 1350/1050 = 1,28 = 128 % sur 5 ans (capital remboursé + bénéfice) RSI = Somme Gains/Somme Dépenses Identifier ou calculer L’état financier à la fin de l’année 4 La date d’amortissement Le retour sur investissement sur 3 ans et sur 5 ans AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Exemple : créer un budget et planning sur OT défini hier Reprendre exemple Lettre de mission Lister les activités etc. Créer le budget Estimation devient de plus en plus précise au cours du projet. AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

La gestion de l’approvisionnement Gestion des appels d’offres et marchés publics

Gestion de l’approvisionnement Planification de l’approvisionnement Définir quels éléments seront externalisés Créer le cahier des charges et les critères d’évaluation Organiser et gérer l’appel d’offres Publier l’appel d’offres Evaluer les offres et choisir la meilleure Négocier le contrat de service/approvisionnement AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Cahier des charges : définition Document contractuel entre maître d’œuvre et maître d’ouvrage Cahier des charges fonctionnel est assez général Cahier des charges détaillé spécifie le livrable Structure Objectif du projet Description du produit attendu Toutes les autres conditions à remplir pour la livraison du produit Qualité Fréquence et mode de communication sur l’avancement Contraintes technologiques ou réglementaires Format et condition de réponse à l’offre AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Cahier des charges fonctionnel : structure NF X 50 151 Présentation du projet. Le besoin et son marché. Contexte. Information et Documentation. Directives particulières. Validation du besoin. Installation du logiciel. Formation et assistance. Remise de la documentation. Exploitation. Maintenance du produit. AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Cahier des charges fonctionnel : exercice A partir du document présentant le cahier des charges Relier les sujets aux différentes sections du cahier des charges Lien vers les éléments Exemple de document d’appel d’offres EURO 2008 AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Les marchés publics : principes Quoi ? Liberté d’accès à la commande publique Egalité des traitements des candidats Transparence des procédures Pour quoi ? L’efficacité de la commande publique La bonne utilisation des deniers publics Comment Définir les besoins au préalable Respecter les obligations de publicité et de mise en concurrence Choisir l’offre économiquement la plus avantageuse AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Les marchés publics : la réforme de 2004 Transparence constante Une exigence démocratique s’agissant de l’utilisation des deniers publics. Elle doit être présente tout au long de la procédure : En amont, par une publicité, même sous les seuils, afin de garantir une vraie mise en concurrence Pendant la passation, par une obligation de traçabilité même en dessous des seuils En aval, par la justification du choix du titulaire du marché et une publication a posteriori des attributaires des marchés conclus dans l'année écoulée. AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Les marchés publics : la réforme de 2004 La responsabilité renforcée La plus grande liberté de choix offerte aux acheteurs pour procéder à leurs achats a pour contrepartie une obligation constante de respecter, quel que soit le montant du marché, l’ensemble des principes fondamentaux de la commande publique : liberté d’accès à la commande publique, égalité de traitement des candidats transparence des procédures. AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Les marchés publics : typologie Catégorie Définition Exemples Marchés de travaux Les marchés publics de travaux ont pour objet la réalisation de tous travaux de bâtiment ou de génie civil à la demande d'une personne publique exerçant la maîtrise d'ouvrage. La construction de la salle de sports, l’aménagement du boulevard, la réfection d’une toiture d’une école… Marchés de fournitures Les marchés publics de fournitures ont pour objet l'achat, la prise en crédit-bail, la location ou la location-vente de produits ou matériels La fourniture de matériel bureautique, de papeterie, de véhicules, de matériels espaces verts… Marchés de services Les marchés publics de services ont pour objet la réalisation de prestations de services. La mise en place d’un logiciel spécialisé (achat et formation) ; des prestations de sécurité, la composition et la mise en pages du journal municipal, une étude d’urbanisme sur un quartier… AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Les marchés publics : déroulement (comme tout RFP) AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Les marchés publics : pièces constitutives L’acte d’engagement Le cahier des clauses administratives particulières (C.C.A.P.) Le cahier des clauses techniques particulières (C.C.T.P.) le cahier des clauses administratives générales applicable au marché (C.C.A.G.) AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Les marchés publics : L’acte d’engagement Cette pièce est établie en un seul original conservé dans les archives de la collectivité. Elle est à compléter par chaque candidat qui formalise son offre (prix et autres éléments comme délai d’exécution, service après vente, garantie…). L’entreprise qui signe l’acte d’engagement est réputée avoir adhéré à l’ensemble des conditions de la collectivité. Ce document est signé par la PRM (c’est à dire le Maire ou son représentant) AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Les marchés publics : Le CCAP Ce document fixe les conditions administratives propres à chaque marché Exemple : les conditions de paiement, le contenu des prix, la durée du marché, les modalités d’exécution ou de livraison, les délais de garantie, la résiliation du marché… AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Les marchés publics : Le CCTP Il fixe les dispositions techniques applicables à toutes les prestations d’une même nature : ce sont les règles de l’art. Attention : Ils sont régulièrement mis à jour par décret. AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Les marchés publics : Le CCAG Ils en existent plusieurs : ils fixent les dispositions administratives applicables à une catégorie de marché. Ils déterminent pour un même catégorie de marchés les droits et obligations de chaque contractant. AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

L’évaluation des offres Evaluation de l’offre Identifier les conditions obligatoires Choisir un poids pour chaque condition ou groupe de conditions Calculer les résultats pour chaque groupe de condition Pour l’ensemble des conditions Comparer les résultats entre les offres Exemple d’analyse des offres Evaluation de l’offre durant des entretiens (technique SWOT) Solution (livrable - quoi) Mise en œuvre (les procédures – comment) Société (positionnement dans le marché, attitude etc. – qui) AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

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L’appel d’offres : check-list Identifier une liste de candidats pour l’appel d’offre Publier l’appel d’offre Organiser une conférence sur l’appel d’offre si nécessaire FAQ Clarification des objectifs et enjeux principaux de l’offre Accuser réception des offres reçues Evaluation Retirer des candidats les offres ne répondant pas aux critères obligatoires Evaluer les offres Par analyse selon des scores Par des rencontres pour éclaircir / raffiner les scores obtenus AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

L’appel d’offres : check-list pour logiciel documentaire Infrastructure systèmes d’exploitation configuration nécessaire (liée au taux d’expansion) mémoire centrale mémoire de masse (liée au volume des documents à la création de la base et à l’évaluation des accroissements) langage de programmation du logiciel (utile pour d’éventuelles adaptations) Volume nombre de bases nombre de documents par base dimension maximale des champs nombre de champs multimédia/ textes Conditions d’utilisation nombre d’utilisateurs simultanés/type de version (attention à l’usage en réseau, et dans ce cas, les caractéristiques de la machine tête de réseau interviennent) convivialité pour l’utilisateur final temps de réponse fiabilité Evolutivité et maintenance Formation Suivi des évolutions « Scability » (changement d’échelle : utilisateurs, volume, format des documents etc.) AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

L’appel d’offres : pièges à éviter Etre personnel , régler tout en globalité ne demander son avis à personne. Silence sur ce que l'on fait Reprendre l'arriéré Se mettre les gens à dos Donner dans le chic Eviter les services qui ont besoin de vous Etre Mégalo. Ne pas prévoir les étapes de montée en charge Ne rien comparer Faire sans appel d'offres Eviter de choisir Instaurer l’informatisation pour des questions d'image de marque. AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

La gestion du contrat d’approvisionnement Rôle clé du contrat pour les conditions de collaboration Les dates de début/ fin, les contraintes etc Les conditions de contrôle qualité, gestion des risques La fréquence et le format des rapports d’avancement L’autorité compétente en cas de litiges et lois applicables Contrôler la performance à l’exécution Assurer le contrôle de l’exécution via des jalons et de manière très régulière Avoir une procédure de gestion des changements parfaitement en place Résoudre les problèmes au plus vite Assurer les paiements réguliers selon les clauses du contrat Clôture du contrat comme une clôture de projet. AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann

Discussion sur la gestion de l’approvisionnement Votre expérience Par rapport aux thématiques abordées Livrables et contenu Aspects organisationnels et humains Gestion sur le long terme AAF - Juin 2009 - Clarisse Holik et Elisabeth Bühlmann