1 Synthèse Enquête qualitative auprès des stakeholders de l’AFSCA Synthèse

2 Synthèse Introduction Enquête qualitative auprès des stakeholders de l’AFSCA du monde des entreprises L’enquête cadre dans But double : –Appréciation et attentes en ce qui concerne les processus -> projets d’amélioration –Attitude vis-à-vis de la vision stratégique -> étayer et créer une base étendue Méthode de travail –35 répondants sélectionnées par l’AFSCA. –Interviews en profondeur, structurées au moyen d’un questionnaire. –Questionnaire. En grande partie des questions ouvertes et une seule question fermée. –Questionnaire + note vision stratégique transmis au préalable –Le questionnaire a été établi en collaboration avec un groupe de travail interne

3 Synthèse Déroulement de l’enquête Toutes les personnes interpellées (35) ont participé à l’enquête. Les interviews se sont tenues entre le 27 janvier et le 18 février Les interviews ont eu lieu auprès des personnes interrogées. Les interviews ont été passées par des collaborateurs de Deloitte. Les interviews ont duré 2,5 heures en moyenne. Un rapport de chaque interview a été rédigé. Les personnes interrogées avaient l’esprit ouvert et elles estimaient que l’enquête était une initiative positive.

4 Synthèse Structure de rapportage des résultats Relevé : tableau intuition-sensibilité Relevé des réponses des personnes interrogées aux questions prioritaires Relevé des réponses des personnes interrogées aux thèses fermées Relevé des réponses des personnes interrogées aux questions ouvertes, structurées par thème, en désignant chaque fois les points suivants : –Evaluation du fonctionnement –Evaluation de la vision stratégique –Questions prioritaires et points d’amélioration

5 Synthèse Sommaire Une enquête qualitative auprès de 35 personnes interrogées de divers secteurs administrés par l’AFSCA et d’instances publiques Ces personnes ont été sélectionnées par l’AFSCA. On a visé à s’adresser à des personnes provenant d’un maximum de secteurs collaborant avec l’AFSCA. Mais on n’envisage pas de représentativité statistique. Dès lors, les résultats ne peuvent être considérés que comme une reproduction des opinions des personnes interrogées. Les résultats ne peuvent pas être considérés comme un reflet représentatif statistique des opinions des “administrés”.

6 Synthèse Résultats entreprises : Relevé “tableau intuition-sensibilité”

7 Synthèse Résultats entreprises : relevé Questions prioritaires Les points noirs les plus fréquents, à aborder prioritairement, sont : –Communication et concertation avec les secteurs –Uniformité des contrôles –Communication interne envers les collaborateurs de l’AFSCA* actifs sur le terrain Les opportunités d’amélioration les plus fréquentes pouvant être réalisées à court terme sont : –Plus d’informations concernant les résultats des analyses effectuées –Plus de formation pour et de flux d’informations vers les collaborateurs de l’AFSCA sur le terrain –Plus d’informations ciblées concernant la réglementation –Uniformité des contrôles Objectifs stratégiques qu’il faut certainement réaliser. Les éléments avancés le plus souvent sont : –Introduction et mise en opération de l’autocontrôle –Harmonisation des normes et des frais au niveau européen

8 Synthèse Résultats entreprises : relevé thèses (1)

9 Synthèse Résultats entreprises : relevé thèses (2)

10 Synthèse Résultats entreprises : relevé thèses (3)

11 Synthèse Résultats entreprises : relevé thèses (4)

12 Synthèse Résultats entreprises : relevé thèses (5)

13 Synthèse Résultats entreprises : relevé thèses (6)

14 Synthèse Résultats entreprises : relevé thèses (7)

15 Synthèse Résultats entreprises : relevé thèses (8)

16 Synthèse Résultats entreprises : relevé thèses (9)

17 Synthèse Résultats Entreprises par thème AFSCA, une organisation en développement (1/2) Evaluation du fonctionnement  Pour la plupart des personnes interrogées, l’intégration n’a donné qu’un effet limité  Un certain nombre de personnes signalent qu’elles observent une plus grande intégration entre les services  La plupart des personnes interrogées sentent qu’un trajet de changement a été mis en route  La plupart des personnes interrogées perçoivent, dans une large mesure, l’AFSCA comme une institution répressive  Les personnes interrogées souhaitent qu’il y ait plus de concertation entre l’AFSCA et les secteurs  La plupart des personnes interrogées montrent de la bienveillance envers l’AFSCA et son projet de changement

18 Synthèse Résultats Entreprises par thème AFSCA, une organisation en développement Evaluation de la vision stratégique  La plupart des personnes interrogées ressentent l’intégration des services de contrôle comme positif  La plupart des personnes interrogées sont d’avis que la vision stratégique va dans la bonne direction  Quelques personnes interrogées s’inquiètent du développement équilibré de l’AFSCA (constituée suite à une crise) Questions prioritaires/ points d’amélioration  Plus de communication proactive (push) concernant les objectifs et le trajet de changement à partir de l’AFSCA  Un meilleur flux d’information interne concernant le trajet de changement vers les collaborateurs de l’AFSCA  Expliquer le modèle d’interaction aux secteurs et aux entreprises – on souhaite plus de concertation

19 Synthèse Résultats entreprises : par thème Organisation et Structure (1/2) Evaluation du fonctionnement  Pour la plupart des personnes interrogées, la structure actuelle reste toujours vague  Imprécision concernant les points de contact au sein de l’organisation  Incertitude et imprécision concernant la structure, aussi auprès des collaborateurs de l’AFSCA Evaluation de la vision stratégique  La plupart des personnes sont positives en ce qui concerne l’introduction des UPC  La plupart des personnes interrogées n’ont aucun problème en ce qui concerne la répartition entre primaire-transformation-distribution. Toutefois, certaines personnes souhaitent maintenir quelques spécialités.  Une certaine inquiétude signalant que la structure sera trop lourde.  Dans la structure et le fonctionnement, il faut que l’on soit flexible au fur et à mesure que l’intégration se poursuit / diffluence entre les secteurs

20 Synthèse Résultats entreprises : par thème Organisation et Structure (2/2) Questions prioritaires/ points d’amélioration  Achèvement de la mise en route de l’organisation  Plus d’informations concernant la structure de l’organisation aux entreprises  Eclaircir et communiquer clairement les points de contact pour les entreprises dans l’ensemble de l’organisation de l’AFSCA  Plus d’informations vers les collaborateurs de l’Agence  Elaboration modèle de fonctionnement pouvant servir dans l’intégration/diffluence entre les secteurs

21 Synthèse Résultats entreprises : par thème Responsabilité de la sécurité alimentaire : répartition des tâches (1/2) Evaluation du fonctionnement  La plupart des personnes interrogées sont d’avis qu’il y a encore trop d’imprécisions concernant la répartition des tâches  Quelques personnes interrogées ne savent plus à qui s’adresser afin d’obtenir un accompagnement Evaluation de la vision stratégique  Principe de la responsabilité des opérateurs est soutenu par les personnes interrogées  Principe des systèmes d’autocontrôle dans les établissements est assumé par la majorité des personnes interrogées  Autocontrôle comme base d’approche pour maîtriser la sécurité alimentaire est soutenu par la majorité des personnes interrogées  Il faut éclaircir l’effet de l’introduction de l’autocontrôle au financement, contrôle et agrément/autorisation.

22 Synthèse Résultats entreprises: par thème Responsabilité de la sécurité alimentaire: répartition des tâches (1/2) Evaluation de la vision stratégique (suivi) Un certain nombre de personnes interrogées supportent l’évolution du contrôle à l’audit au sein de l’AFSCA, tout le monde n’est pas convaincu du fait que l’AFSCA ait un rôle important en matière d’audit et de certification  On ne s’est pas tout à fait rendu compte de la détermination stratégique portant sur la relation avec d’autres intéressés. Toutefois, les personnes interrogées sont bien conscientes du fait que l’AFSCA n’est pas responsable de l’accompagnement des entreprises, mais la demande de support et d’accompagnement est fort présente auprès de certaines personnes. Questions prioritaires et opportunités d’amélioration mentionnées  Eclaircir et spécifer le lien entre autocontrôle et financement, contrôle et agrément/autorisation.  Concrétisation/mise en opération des dispositions concernant l’autocontrôle (rapport avec d’autres systèmes de contrôle, qui fait quoi en matière de certification et d’audit,…)  Précision de et meilleure communication avec les secteurs et les entreprises (quel est le support que l’on veut/peut offrir en tant qu’AFSCA)

23 Synthèse Résultats entreprises : par thème Programme de contrôle (1/2) Evaluation du fonctionnement  Les personnes interrogées ne connaissent pas le programme de contrôle en tant qu’outil ou document.  Les personnes interrogées n’ont aucune notion ou peu de notion de la manière dont les programmes de contrôle sont établis  Un certain nombre de personnes indiquent que l’AFSCA ne dispose pas de suffisamment d’autonomie afin d’établir un programme étayé scientifiquement.  Les personnes évoquent divers problèmes par rapport à la politique actuelle de contrôle (doutes concernant le degré d’une évaluation correcte des risques dans les diverses parties de la chaîne alimentaire, doutes concernant la base sur laquelle les contrôles sont répartis entre les points de contrôle, attention disproportionnelle à propos de certains contaminants,…)

24 Synthèse Résultats entreprises : par thème Programme de contrôle (2/2) Evaluation de la vision stratégique  Les personnes interrogées sont d’accord que l’AFSCA doit disposer d’un programme et d’un plan de contrôle dirigés par un processus efficace d’évaluation des risques. Questions prioritaires et opportunités d’amélioration mentionnées  Plus de transparence à propos du programme de contrôle et lors de l’établissement de celui-ci  Concrétisation des procédures de concertation et de communication en ce qui concerne l’établissement du programme de contrôle (concertation avec les secteurs)  Elaboration et application de l’évaluation nette des risques (pour l’ensemble de la chaîne alimentaire)  Meilleur emploi des informations disponibles  Tenir compte de l’autocontrôle, se focaliser sur les entreprises problématiques  Plus d’informations concrètes concernant les obligations des entreprises dans le cadre de la traçabilité

25 Synthèse Résultats entreprises : par thème Certificats, agréments,… Evaluation du fonctionnement  Processus peuvent être optimalisés (temps consacré et standardisation)  La base de facturation n’est pas toujours claire. Evaluation de la vision stratégique  Rapport entre agréments et autorisation et autocontrôle à éclaircir  Personnes interrogées sont d’accord avec la standardisation des procédures  Accord avec une facturation des services, mais ceci doit être plus univoque. Questions prioritaires et opportunités d’amélioration mentionnées  Standardisation des processus des certificats d’exportation et des agréments  Eclaircir lien agrément – certificat autocontrôle  Facturation plus univoque et plus étayée  Automatisation du processus des certificats d’exportation (via internet)

26 Synthèse Résultats entreprises: par thème Exécution des contrôles (1/2) Évaluation du fonctionnement Plusieurs personnes interrogées signalent un problème en matière d’uniformité des contrôles (entre les contrôleurs et à propos des upc)  Transparence insuffisante sur la mise en oeuvre de normes  Certaines objections lors de l’exécution et du suivi des contrôles (expertise collaborateurs, courtoisie)  Feedback des contrôles effectués insuffisant Évaluation de la vision stratégique  Les personnes interrogées sont pour des procédures harmonisées et standardisées et pour la certification des processus de l’AFSCA  Dans le cadre de l’uniformité des contrôles, plusieurs personnes souhaitent un benchmarking comme prévu dans la vision stratégique

27 Synthèse Résultats entreprises : par thème Exécution des contrôles (2/2) Questions prioritaires citées et opportunités d’amélioration  Plus d’uniformité dans les contrôles effectués o Plus d’outils standardisés o Plus de transparence à propos des instruments o Plus de formation des contrôleurs o Suivi et ‘étalonnage’ entre les contrôleurs et les upc  Plus de transparence et de concertation sur la mise en oeuvre des normes (seuils, sujets à propos de la technique de mesure,…)  Expliquer et standardiser les obligations d’information des contrôleurs dans le cadre de contrôles  Expliquer et communiquer les procédures professionnelles  Plus de feedback (et plus standardisé) sur les contrôles et les résultats des analyses (même si aucun problème n’est constaté); particulièrement communiquer les résultats d’analyses  Repenser les compétences des contrôleurs dans le cadre d’une nouvelle approche du contrôle  Collaborer à l’harmonisation des contrôles au niveau européen

28 Synthèse Résultats entreprises: par thème Exécution des analyses Évaluation du fonctionnement  Un certain nombre de personnes interrogées ont des objections quant au temps consacré  Plusieurs personnes interrogées trouvent que les procédures ne sont pas suffisamment développées  Objections quant au coût des analyses  Feedback insuffisant et pas assez d’informations sur les analyses effectuées Évaluation de la vision stratégique  Les personnes interrogées trouvent important qu’il y ait une capacité labo suffisante pour des raisons de coût et possibilité de contre-analyses. Questions prioritaires citées et opportunités d’amélioration  Rendre les procédures utilisées plus transparentes et plus grande circulation des résultats aux personnes contrôlées  Ringtests entre labos

29 Synthèse Résultats entreprises: par thème Financement Évaluation du fonctionnement  Le système financier actuel est considéré comme inadéquat par la plupart des personnes interrogées  Plusieurs personnes interrogées considèrent les contributions actuelles comme non-équilibrées et pas suffisamment justifiées par rapport au risques du secteur  Le lien entre les services fournis et la facturation (rétribution) n’est pas clair pour plusieurs personnes interrogées Évaluation de la vision stratégique  Les opinions sur le système de financement indiqué pour l’AFSCA sont très variables. La plupart des personnes interrogées acceptent bien le principe de devoir en partie co-financer via une contribution générique. La facturation de services est aussi un principe accepté. Questions prioritaires citées et opportunités d’amélioration  Tarifs standardisés et univoques et facturation des services fournis  Justification plus claire des prestations (globales) fournies par l’AFSCA, surtout lorsque l’on demande des contributions à des établissements

30 Synthèse Résultats entreprises: par thème Communication Évaluation du fonctionnement  Points de contact pas toujours clairs et contrôleurs sur le terrain pas toujours suffisamment informés  Le site web et le bulletin sont perçus positivement, mais l’information doit surtout être recherchée par la personne elle-même  Communication aux médias et au public professionnalisée  La communication est perçue comme trop ouverte et trop rapide, surtout en ce qui concerne les incidents Évaluation de la vision stratégique  Les secteurs apprécient une communication professionnelle et une utilisation optimale des divers canaux. Questions prioritaires citées et opportunités d’amélioration  Plus de circulation d’information vers les collaborateurs propres à l’AFSCA, ils constituent une source importante d’information pour les établissements  Indiquer plus clairement les points de contact dans l’organisation  Communication plus orientée (spécifique aux secteurs)  Plus de communication push  Professionnalisation ultérieure de la communication aux médias, mais ouverture restreinte  Plus de communication sur les aspects positifs

31 Synthèse Résultats entreprises : par thème Prévention de crise et management de crise Évaluation du fonctionnement  Scénarios de crise de l’AFSCA pas encore connus.  La confiance en la capacité de l’AFSCA à gérer des crises a augmenté chez les personnes interrogées mais cette confiance n’est certainement pas encore totale.  L’AFSCA coupe trop la communication avec les entreprises lors de crises  La notification obligatoire n’est pas claire et pas suffisamment normalisée Évaluation de la vision stratégique  Les personnes interrogées attendent des scénarios de crise structurés Questions prioritaires citées et opportunités d’amélioration  Plus de concertation avec les secteurs sur les scénarios de crise de l’AFSCA  Clairement communiquer les scénarios de crise aux secteurs et entreprises  Entraînement collectif aux scénarios de crise  Conserver une bonne communication avec les entreprises en cas d’incidents  Expliquer la notification obligatoire (normes, procédures, points de contact)

32 Synthèse Résultats entreprises : par thème Politique et réglementation Évaluation du fonctionnement  On sent auprès des personnes interrogées que la normalisation et le contrôle sont plus stricts en Belgique. Cela est perçu comme injuste et comme de la concurrence déloyale.  Les personnes interrogées estiment qu’il y a un manque de communication au sujet de la nouvelle réglementation. Évaluation de la vision stratégique  Harmonisation des normes et des contrôles Questions prioritaires citées et opportunités d’amélioration  Harmonisation de la normalisation et du programme de contrôle et de l’exécution des contrôles au niveau européen  Plus de concertation avec les secteurs sur la réglementation et la normalisation – utilisation de protocoles  Plus de communication proactive et orientée vers l’entreprise au sujet de la nouvelle réglementation et des nouvelles normes

33 Synthèse résultats entreprises : par thème AFSCA et autres autorités Évaluation du fonctionnement  Principale inquiétude au sujet de l’harmonisation avec le SPF Évaluation de la vision stratégique  De bonnes relations de travail avec d’autres autorités sont perçues comme importantes par les personnes interrogées Questions prioritaires citées et opportunités d’amélioration  Poursuivre et renforcer les relations avec le SPF Santé publique  Collaboration structurée dans le cadre de la lutte contre la fraude  Opportunités de simplification administrative en évaluant la collaboration (avec les AE, Douane, Région)