Rédaction d’un écrit de gestion Commission professionnelle du Secrétariat général Boîte à outils - le mercredi 9 avril 2008 Jacques Richer - CSSMI Commission professionnelle du Secrétariat général Boîte à outils - le mercredi 9 avril 2008 Jacques Richer - CSSMI

2 Objets de la présentation Écrits de gestion…Pourquoi? Pour qui? Écrits de gestion…Pourquoi? Pour qui? Typologie Typologie Défis posés au rédacteur Défis posés au rédacteur Éléments de contenu essentiels Éléments de contenu essentiels Règles de rédaction Règles de rédaction Mises à jour des écrits Mises à jour des écrits Accès aux écrits de gestion Accès aux écrits de gestion Vérification de conformité Vérification de conformité

3 Écrits de gestion…Pourquoi? Pour qui? L’environnement légal et réglementaire L’environnement légal et réglementaire Les responsabilités de la commission scolaire et la délégation de pouvoirs Les responsabilités de la commission scolaire et la délégation de pouvoirs L’encadrement de gestion L’encadrement de gestion La cohérence administrative La cohérence administrative Le processus de consultation Le processus de consultation Le soutien-conseil du service du secrétariat général Le soutien-conseil du service du secrétariat général Le Recueil de gestion Le Recueil de gestion

4 Typologie Le règlement Le règlement La politique La politique Le cadre de gestion ou pratique de gestion Le cadre de gestion ou pratique de gestion –Règles –Procédures –Directives –Guides

5 Défis posés au rédacteur Pertinence Pertinence Clarté Clarté Langage accessible Langage accessible Rigueur Rigueur Processus de consultation Processus de consultation Soutien et conseils offerts par le Service du secrétariat général Soutien et conseils offerts par le Service du secrétariat général

6 Éléments de contenu essentiels Titre et secteur d’activité Titre et secteur d’activité Raison d’être et contexte Raison d’être et contexte Cadre légal et réglementaire Cadre légal et réglementaire Définitions Définitions Objectifs et clientèle cible Objectifs et clientèle cible Rôles et responsabilités des intervenants Rôles et responsabilités des intervenants Dispositions d’application Dispositions d’application Mécanismes de révision Mécanismes de révision Annexes Annexes

7 Règles de rédaction Précision et clarté Précision et clarté –Ne pas confondre précision et détail –Rédiger avec concision en utilisant des phrases et des paragraphes courts –Désigner la même réalité par le même terme –Répéter un terme plutôt que d’introduire un synonyme pouvant prêter à interprétation –Éviter les termes trop techniques –Prévoir des définitions

8 Règles de rédaction Aspects linguistiques Aspects linguistiques –Rédiger au présent de l’indicatif –Utilisation du masculin générique –Néologismes –Abréviations et acronymes –Les chiffres un à seize s’écrivent en lettres, les autres sous forme numérale Mise en page Mise en page –Numérotation des titres, sous-titres et paragraphes

9 Mise à jour des écrits Révision obligatoire à une date donnée Révision obligatoire à une date donnée Analyse annuelle Analyse annuelle –Raison d’être et contexte –Cadre légal et réglementaire –Objectifs et clientèle cible –Rôles et responsabilités des intervenants Processus de consultation Processus de consultation Publication Publication

10 Accès aux écrits de gestion Site Internet public Site Internet public Site Internet réservé aux employés Site Internet réservé aux employés Recueil « papier » Recueil « papier » Mises à jour Mises à jour

11 Vérification de conformité Philosophie de gestion Philosophie de gestion Supervision professionnelle Supervision professionnelle Vérification interne Vérification interne Vérification externe Vérification externe