Outil Portail pour fournisseurs Programme ALFA Outil Portail pour fournisseurs Une relation Acheteur/Fournisseur optimisée lors d’un appel d’offres: L’exemple de Rieter Automotive.

Le commerce par voies électroniques Le e-commerce est un ensemble d’activités à caractère commercial, pratiquées par l’intermédiaire de «portails» (sites Web) publics ou privés. Une entreprise utilisatrice de portails peut agir en tant que: vendeur de produits et/ou de services acheteur de produits et/ou de services Un portail peut être hébergé et géré par : l’entreprise utilisatrice elle-même un tiers prestataire.

La Relation Client/Fournisseur L’entreprise de rang 2 « vendeur » doit se mettre en situation de pouvoir : s’identifier sur les « portails fournisseurs » mis en place par les donneurs d’ordres, soit chez eux, soit sur la place de marché de leur choix ; recevoir et répondre à des appels d’offres Mettre, éventuellement, à la disposition des acheteurs, des catalogues électroniques de leurs produits. En tant qu’ « acheteur », une entreprise de rang 2 aura une approche vraisemblablement progressive du e-Commerce, en fonction de sa taille : achat de prestations et de fournitures générales sur des sites marchands ; recherche de nouveaux fournisseurs; recherche documentaire

L’appel d’offres en ligne Un appel d’offres en ligne correspond à un appel d’offres lancé par une entreprise sur un site Internet donné, auquel vont répondre des Fournisseurs par voie électronique à partir de ce même site. Il permet : Aux acheteurs : de collecter les besoins des différentes entités achats afin d’obtenir des volumes attractifs pour les Fournisseurs, de rationaliser et d’automatiser les processus achats, de capitaliser et de partager le savoir-faire au sein d’une même entreprise pour définir ainsi un cahier des charges précis. Aux entreprises de rang 2 : de démultiplier la participation à différents projets achats sans nécessiter de ressources supplémentaires.  L’appel d’offres en ligne permet de structurer, d’automatiser et d’optimiser les différentes étapes des consultations réalisées par une entreprise. 1 2 3 4 5 6 DEFINITION DE LA DEMANDE IDENTIFICATION DES FOURNISSEURS DOSSIER DE CONSULTATION ANALYSE ET EGALISATION NEGOCIATION DECISION

Identification des fournisseurs Le Fournisseur est invité par l’Acheteur par email à compléter un questionnaire en ligne (RFI: Request For Information) comportant différentes questions d’ordre financier, commercial, industriel, ou relatives à la qualité, à la stratégie, au produit… 1 2 3 4 5 6 DEFINITION DE LA DEMANDE IDENTIFICATION DES FOURNISSEURS DOSSIER DE CONSULTATION ANALYSE ET EGALISATION NEGOCIATION DECISION

Mail d’invitation

Identification des fournisseurs Le fournisseur se connecte au site de l’Acheteur grâce aux informations qui lui ont été transmises par email: Adresse du site Code utilisateur Code société Mot de passe Nom de la consultation et complète le formulaire qui lui est dédié…

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Accès au questionnaire (RFI Request For Information)

Dossier de consultation L’Acheteur analyse les réponses des fournisseurs en fonction des critères de sélection fixés et invite les prestataires retenus à participer à l’appel d’offres par email. Le Fournisseur se connecte au site et accède ainsi au cahier des charges et à la grille de cotation (RFQ: Request For Quotation). 1 2 3 4 5 6 DEFINITION DE LA DEMANDE IDENTIFICATION DES FOURNISSEURS DOSSIER DE CONSULTATION ANALYSE ET EGALISATION NEGOCIATION DECISION

Accès aux appels d'offres de Rieter

Grilles de cotation en ligne

Dossier de consultation Afin de simplifier la réponse à l’appel d’offres, le Fournisseur peut exporter les grilles de cotation sur son ordinateur et les renseigner sous Excel pour ensuite les enregistrer sur la plate-forme. Il peut ainsi conserver ses données propres sur son système d’information.

Export de la grille de cotation sous Excel.

Grille de cotation sous format Excel.

Import de la grille complétée sur la plate-forme.

Import de la grille complétée sur la plate-forme.

Analyse-Egalisation Les demandes d’information et de prix sont analysées sur la base de critères qualitatifs et quantitatifs. Des coefficients de pondération sont ainsi définis et attribués à chaque fournisseur pour être ensuite utilisés pendant la négociation afin de prendre également en compte des éléments non tarifaires (qualité, service…). 1 2 3 4 5 6 DEFINITION DE LA DEMANDE IDENTIFICATION DES FOURNISSEURS DOSSIER DE CONSULTATION ANALYSE ET EGALISATION NEGOCIATION DECISION

Vue Acheteur Sélection des critères d’analyse des offres fournisseurs par l’Acheteur.

Vue Acheteur Analyse des offres fournisseurs

Négociation La finalisation de l’appel d’offres s’effectue sous la forme d’une négociation traditionnelle. La formation à l’utilisation de la plate-forme est assurée gracieusement par l’Acheteur auprès des fournisseurs. Un support téléphonique est également accessible tout au long de l’appel d’offres. 1 2 3 4 5 6 DEFINITION DE LA DEMANDE IDENTIFICATION DES FOURNISSEURS DOSSIER DE CONSULTATION ANALYSE ET EGALISATION NEGOCIATION DECISION

Pourquoi faut-il le pratiquer? En tant que vendeur, l’entreprise de rang 2 n’aura bientôt plus le choix d’utiliser ou pas les outils du commerce électronique : les principaux rang 1 mettent en place des « portails fournisseurs », très similaires à ceux des constructeurs. certaines informations (appels d’offres, prévisions d’activité, normes, indicateurs de performance, etc.) ne seront plus disponibles que sur les portails ; les acheteurs, de mieux en mieux formés à l’usage de ces nouveaux outils et fortement motivés par leur hiérarchie, auront tendance à faire de « l’aptitude à utiliser le portail fournisseurs » un critère d’évaluation (fut-il subjectif) du vendeur ; les fournisseurs de certains pays (PECO, Asie) ont compris l’intérêt d’utiliser ces portails pour se faire connaître et devenir, par conséquent, de sérieux compétiteurs;

Qu’est-ce que cela rapporte? L’entreprise de rang 2 va économiser : des frais de déplacements de commerciaux ou de techniciens visitant les clients ; des frais de constitution et d’envoi de dossiers ; du temps pour ses commerciaux, son administration des ventes et son bureau d’études; des « coûts de non qualité » si elle exploite les informations de ses clients pour améliorer ses performances. L’entreprise peut espérer augmenter ses ventes car elle augmente sa visibilité auprès d’une audience internationale afin de remporter de nouveaux marchés sans aucune ressource commerciale supplémentaire. L’appel d’offres en ligne : Permet la gestion de volumes importants. Permet à chaque fournisseur d’identifier ses forces et faiblesses face à ses concurrents. Assure équité et transparence à l’ensemble des fournisseurs prenant part aux consultations.

Coordonnées du support de Rieter Automotive.