Journée professionnelle de l’AJI du 3 décembre 2014 Création et animation d’un groupement de commande : quelles sont les conditions de réussite ? Notions fondamentales et principes juridiques de la mutualisation des achats Service de l’action administrative et des moyens / Mission des achats / Bureau de l’ingénierie des achats Laure VAILHE

Sommaire Intérêt des achats groupés Modalités de mise en place d’un groupement de commandes Organisation et animation d’un groupement de commande – RETEX Groupe Logiciel

Les leviers de mutualisation du Code des marchés publics (exemple du ministère de l’éducation nationale) La coordination des achats (article 7 du CMP), principal outil utilisé : au niveau national : la mise en place par la MDA de marchés dits « nationaux » ou « à vocation nationale » ; au niveau académique : la participation des académies à des marchés coordonnés par le Secrétariat Général pour les affaires régionales. La constitution de groupements de commandes avec d’autres personnes morales (article 8 du CMP), une nouvelle pratique : un groupement de commandes permanent Ministères/établissements de formation et de recherche (270) en vue de la passation de plusieurs marchés publics portant sur la mise à disposition de solutions logicielles et la réalisation de prestations associées ; des groupements de commandes académie/collectivité territoriale pour la mise en place d’ENT (à Nantes ou à Strasbourg). le recours à la centrale d’achat de l’UGAP (article 9 du CMP), une utilisation raisonnée.

Le recours aux groupements de commande au niveau local (exemple des établissements publics locaux d’enseignement) 147 groupements de commande répartis sur 25 académies de taille variable : Couvrant deux grands domaines d’achat : les achats de fournitures courantes (denrées alimentaires, papèterie, fournitures de bureau, produits d’entretien, etc.) ; les prestations de service (entretien et maintenance des locaux et installations).

Pourquoi acheter groupé ? Obtenir des prix plus attractifs tout en améliorant la qualité des produits/services Centraliser et sécuriser les procédures de passation des marchés en s’appuyant sur les compétences juridiques de l’un des membres du groupement Faire des économies de fonctionnement Professionnaliser les acheteurs en favorisant les échanges d’expériences et en bénéficiant des meilleurs compétences Participer au développement et à la structuration d’une offre plus responsable avoir un effet d’entraînement entre acheteurs d’un même territoire pour des produits plus «durables/responsables» ; encourager l’introduction de clauses d’insertion en recourant aux services de « facilitateurs » locaux ; faire attention aux effets pervers de la massification et faciliter l’accès des PME en utilisant les outils offerts par le CMP (allotissement, etc.).

Qui peut se grouper ? Le groupement peut être constitué : entre Personnes morales de droit public (services de l'Etat, Etablissement publics de l'Etat, collectivités territoriales et Etablissement publics locaux) ; entre un ou plusieurs pouvoir adjudicateur mentionné ci-dessus et une ou plusieurs personnes morales de droit privé. Exemple : Un groupement peut être réalisé avec des privés tel qu’un hôpital public avec une clinique privée ou une cantine d’un établissement public avec une cantine d’un établissement privé. ATTENTION : tous les membres du groupement même s’ils ont un statut privé doivent appliquer le CMP et c’est une structure publique qui doit piloter le groupement. Ce mode de coopération s’adresse à la fois aux personnes morales de droit public et aux personnes morales de droit privé sans limitation de nombre.

Les différentes formes de groupement

Groupement de commandes : les notions fondamentales Peut être créé pour répondre à un besoin ponctuel ou permanent. Le groupement de commandes permanent semble une formule appréciée par ses utilisateurs : plus souple que le groupement de commandes classique (une seule convention régit l’organisation du groupement et il n’est pas nécessaire d’en rédiger une nouvelle à chaque commande), il permet de surcroît à ses adhérents d’avoir une vision commune et durable de leur politique achats. Structure sans personnalité morale portée par une convention constitutive. Sans personnalité morale, le groupement de commande n’existe donc pas juridiquement. Pas de groupement de commande informel. Chaque collectivité/structure intéressée par le marché doit prendre une délibération approuvant la convention constitutive. Puis l'exécutif de chaque collectivité membre doit signer la convention de groupement de commandes. La signature de la convention constitutive par tous les membres du groupement est un préalable avant tout lancement d’une procédure. Modalité d’achat présentant de nombreux avantages mais assez lourde à mettre en place.

Contenu de la convention constitutive du groupement de commandes Préambule : Objet de la convention (= définition des objectifs) Durée du groupement (marché précis ou besoins récurrents) Périmètre du groupement de commandes (= quoi ?) Modalités organisationnelles du groupement de commandes Commission d’appel d’offres Missions et responsabilités du coordonnateur Modalités d’exécution de la mission de coordonnateur Rôle et engagement des membres Dispositions financières Modalités d’adhésion et de retrait L'intégration de nouveaux adhérents pendant la phase de passation ou d'exécution du marché n'est pas réalisable. L’adhésion d'un nouveau pouvoir adjudicateur à un groupement de commandes « permanent » est possible sous réserve que la convention constitutive prévoit bien les modalités d'adhésion et de sortie du groupement. Dans ce cas, l'adhésion du nouvel adhérent ne peut être réalisée qu'à l'occasion de la passation d'un nouveau marché et non pour les marchés en cours de passation ou d'exécution

Les conditions de réussite d’un groupement de commandes Une définition préalable des objectifs attendus partagée par l’ensemble des membres du groupement L’implication des parties prenantes Tous les membres doivent participer à la vie du groupement en désignant par exemple un chef de file par type d’achats. L’implication des uns et des autres, l’engagement aux côtés des coordonnateurs constitueront un axe fort de la réussite. L’animation et l’organisation du groupement Le coordonnateur du groupement doit travailler en transversalité avec les membres du groupement, ce qui implique un fort travail d’animation et d’anticiper dès le début l’organisation logistique. Il est important de bien définir les rôles (qui pour quel achat) et les modalités du pilotage. Un calibrage juste du groupement En amont, du lancement des marchés une identification collective et précise des besoins à satisfaire (par exemple : au moyen d’outils standards de définition préalable des besoins de chaque membre tels que « grille commune » ou « questionnaire » d’expression des besoins).

RETEX : mise en place d’un groupement commandes entre les établissements de formation et de recherche et le ministère A l’origine du groupement : des besoins mutualisables et une convergence d’intérêts Réaliser des économies d’échelle ; Obtenir une meilleure offre de service ; Simplifier les processus d’achat des établissements et des service déconcentrés ; Bénéficier d’un cadre contractuel sûr ; Mettre en place un achat plus performant.

RETEX : mise en place d’un groupement commandes entre les établissements de formation et de recherche et le ministère Pilotage du groupement : un pilotage partagé Organisé autour de 3 entités : Groupe Logiciel STSI Mission des achats Avec un portage en fonction des éditeurs et du volume de commande. Et un suivi de l’exécution assuré par un comité de suivi.

RETEX : mise en place d’un groupement commandes entre les établissements de formation et de recherche et le ministère Retour d’expérience : une démarche positive qui a permis à chacun de Échanger sur ses pratiques d’achat. Bénéficier d’un côté, d’une expertise technique au travers d’un service prescripteur dédié, spécialisé et organisé, et de l’autre côté d’une expertise juridique. Ouvrir un dialogue entre les établissements d’enseignement supérieur et le ministère.