Agence pour la Simplification Administrative Rue Ducale 4, B-1000 Bruxelles Le projet e-Dépôt “Un partenariat notaires – services publics” CNUE 2007 “Simplification administrative pour les entreprises: Avec sécurité !” Bruxelles, 28 mars 2007

eDEPOT Contexte Accord gouvernemental : “Le temps et les frais pour le démarrage d’une entreprise doivent être diminués de façon rigoureuse et les formalités administratives qui y sont associées doivent être simplifiées au maximum. (56 3 jours)” Contexte notaires (métier) : “L’accomplissement par les notaires des formalités de publicité (dépôt des expéditions et publication au Moniteur belge) dans le cadre des constitutions et des modifications statutaires de sociétés.”

eDEPOT Création juridique PersonnesPhysiques PersonnesMorales Etatcivil Notaires/Greffe Guichet unique (directive services) SPF Intérieur RRN SPF Economie BCE Justice Statuts

eDEPOTPartenaires FOD Justitie ICT FOD Justitie BS/MB FOD Economie RRN KSZ KFBN DAV/Coord Fedict DAV/FSB-N SPF Justice ICT SPF Justice BS/MB SPF Economie RRN BCSS FRNB ASA/Coord Fedict ASA/FSB-N

06/11/2001 : Approbation par le Comité d’Oriëntation ASA 16/01/2003 : Création Banque Carrefour des Entreprises (BCE) Fin 2003 : Mise en place d’un comité de pilotage “eDEPOT” 01/05/ /05/2005 : Réalisation d’une analyse couvrant les aspects métier, juridiques et techniques 01/06/ /05/2006 : Développement de l’application 01/06/2006 : Premier dépôt électronique (semi-automatique) 25/01/2007 : Premier dépôt électronique (full-automatique) 30/04/2007 : Accès par toutes les études notariales eDEPOTHistorique

eDEPOT – Le Concept Les Processus visés Interface e-Notariat R. natR. bisBCE eDAS (Justice) Mon. belge Interface e-Gov Autres Notaire GreffeCitoyen 1345 E-Gov 2 Rédige l’acte et les extraits Met à jour les sources e-Gov Soumet un dépôt Suit le statut des dépôts Consulte les sources e-Gov

Solution eDEPOT Fonctionnelle Préparation de l'acte Traitement de l'acte FSB-NOT KFBN FOD Justitie FOD Justitie BS FOD Economie FOD Justitie FOD Economie Notariaat ( Numéro d'entreprise ) Dépôt aux greffes Activation du numéro d'entreprise Publication au Moniteur Belge Enregistrement de la date de publication FOD Justitie RRN KSZ Recherche phonétique multi-critères Recherche sur numéro National FOD Economie Recherche d'une Entreprise FSB-NOT FRNB SPF Justice SPF Justice MB SPF Economie SPF Justice Création de la société / Fonctions SPF Economie Notaires ( Numéro/Date de dépôt ) ( Date de publication) SPF Justice RN Création / Mise à jour personne au Registre BIS BCSS Recherche N° BIS ou Radiés RN SPF Economie Création entreprise étrangère (fonction)

Solution eDEPOT Technique

Dépôt manuel Signature de l’acte authentique Le notaire/collaborateur prépare le dossier à déposer (expédition, extrait, formulaire I (BCE) – volets A, B et C, chèque pour frais de publication). Lesdits documents sont envoyés/déposés au greffe dans un délai de 15 jours. Le greffe met à jour la BCE, archive l’expédition et l’extrait dans le dossier société. Le greffe envoie le volet B du formulaire I (extrait à publier) au MB. L’extrait est scanné et publié dans les 15 jours. Le greffe envoie au notaire la preuve du dépôt et le numéro d’entreprise. Dépôt électronique Signature de l’acte authentique Le notaire/collaborateur soumet le dépôt électroniquement via l’e-Notariat (expédition, extrait et metadonnées) L’application   Met à jour la BCE (metadonnées)   Sauvegarde l’expédition et l’extrait dans la base de données « Greffe électronique » du SPF Justice (eDAS)   Envoie l’extrait au MB   Retourne au notaire, dans la minute, le numéro d’entreprise et la preuve de dépôt (personnalité juridique)   Envoie le lendemain du dépôt le numéro et la date de publication   Le Moniteur belge publie l’extrait 48 heures après le dépôt.   Paiement des frais de publication après publication (sur la base d’un décompte établi par MB) DUREE :  23 jours ! DUREE : Dans la minute ! eDEPOT Comparaison manuel - électronique

Pour l’entreprise :  Constitution d’une société et publication au MB en 3 jours, formalités Guichet d’Entreprises incluses !  Délivrance immédiate du numéro d’entreprise ainsi qu’une preuve du dépôt (attribution de la personnalité juridique).  Toutes les sources officielles sont immédiatement mises à jour. Pour l’administration :  Allègement du travail des greffes (suppression des vérifications et de l’insertion BCE).  Suppression du scanning des extraits (pour publication au MB).  Centralisation des frais de publication.  Accès à des données à jour.  Eviter le scanning des expéditions, extraits,... pour délivrance de copie électronique (directive européenne en vigueur depuis le 1/1/2007). Pour le notaire :  Recherches directes dans les DB BCE, Reg. Nat. et Reg. BIS.  Service client amélioré, suppression des déplacements aux greffes, … eDEPOT Simplification administrative

Extensions eDEPOT Création dossiers Belgo / Etrangers Création d'autres formes juridiques Modification des données de l'entreprise ( données de base ) Consultations supplémentaires ( objet social, mandats,...) eDEPOT Objectifs / Stratégie

you, Merci,