AMÉLIORATIONS ET ANALYSES RAPPORT : OPTIMISATION DE L’EXPLOITATION COMMERCIALE Groupe Athena

SOMMAIRE I. Analyse de délais pour les BE « Chiffrage et implantation » II. Analyse de l’évaluation des délais III. Optimisation du poste « chargé d’affaire » IV. Optimisation du poste « chiffrage » V. Synthèse des recommandations

Analyse de délais pour les BE « Chiffrage et implantation » Quantification du respect des délais

Analyse de délais pour les BE « Chiffrage et implantation » Proposition : Réorganisation du temps de traitement des dossiers en fonction de leur priorité

Analyse de délais pour les BE « Chiffrage et implantation »

Causes de retard les plus importantes :  Conséquences d’un plan d’implantation informatique transmis erroné (960 minutes)  Conséquences d’une mauvaise clarté du besoin (930 minutes)  Identification du spécifique (795 minutes)  Définition du plan de coupe (400 minutes)  Identification du type de mobilier (tôle, bois, …) (330 minutes)

Analyse de délais pour les BE « Chiffrage et implantation »

Proposition : Création d’un système d’information de type « ascendant » du commercial concernant les erreurs ou manques potentiels du client pour diminuer, en amont ces sources de retards.

Analyse de délais pour les BE « Chiffrage et implantation »

Proposition : Création d’un système d’information de type « ascendant » du commercial concernant les clients susceptibles d’être associés à des retards répétés.

Nécessité d’un retour systématique d’erreurs ou de manques Manques doivent conditionner l’enregistrement du dossier Analyse de délais pour les BE « Chiffrage et implantation »

Analyse de l’évaluation des délais Les délais de sous-traitance représentent plus de la moitié des délais L’attente d’un pontage est l’autre délai clé à régler ! mise en fabrication non lancée par l’atelier si pontage manquant ! pontage souvent effectué un ou plusieurs jours après

Analyse de l’évaluation des délais Evaluation des délais au cours du suivi de commande : application d’un délai type par la cellule d’entrée pour l’ensemble du projet date prévisionnelle de sortie du BE (proposée par CDA) date réelle de sortie du BE 27 cas sur 28 étudiés ! temps de fabrication estimé + date d’arrivée à l’atelier date de fabrication prévue initialement toujours ! Les délais nécessaires aux étapes BE et Atelier ne coïncident donc pas avec l’application initiale d’un délai type PROPOSITION : revoir les modes d’affectation des délais, selon : les priorités et projets en cours du BE les contraintes de l’Atelier

Analyse de l’évaluation des délais Proposition d’un type de délai

Optimisation du poste « chargé d’affaire » Première approche : Le chargé d’affaire à réalisé 48 opérations en 3h30 environ  cela paraît élevé Première conséquence : Le temps de transition entre les tâches augmentant avec leur nombre, on cherchera, si possible, à réduire leur nombre

Analyse des tâches effectuées : Au bout de 12 min, il doit se rendre à l’accueil pour récupérer un colis : perte de temps + déconcentration.  Passer par l’accueil avant d’arriver à son bureau La majeure partie des tâches consiste à :  corriger des erreurs,  modifier des tâches déjà effectuées,  résoudre des problèmes,  traiter une commande,  transmettre des devis. Optimisation du poste « chargé d’affaire »

Remarque 1 : Une trop grande partie des tâches est en rapport avec les manquants ou des modifications nécessaires :  48 minutes soit environ 23% du temps total Remarque 2 : L’employé passe et reçoit de nombreux appels : 13 au total  44 minutes passées au téléphone soit 21% du temps total Optimisation du poste « chargé d’affaire »

Conséquence : En cumulé (en prenant garde aux appel passés concernant les manquants), le temps d’appels et consacré aux manquants s’élève à 66 minutes  32 % du temps total Que faire ? Réduire le nombre d’appels au strict minimum, et se concentrer SEULEMENT sur l’information concernée  meilleure communication Traiter le problème des manquants à la source Optimisation du poste « chargé d’affaire »

FINALEMENT Le problème des manquants est à traiter d’urgence : effectuer plus de contrôles, plus efficaces, en sortie de chaîne La gestion du temps est à revoir : moins s’interrompre dans son travail afin de garder sa pleine concentration  moins d’appels Améliorer la communication au sein de la structure Se recentrer sur son rôle : Centralisation des devis Optimisation du poste « chargé d’affaire »

Près de la moitié de la demi-journée est consacrée à reprendre un travail déjà effectué Sur une matinée de 180 minutes : 41 min sont utilisées pour résoudre des anomalies/incohérences liées au dossier transmis 59 min concernent des réajustements en accord avec l’atelier de fabrication ! la seule modification d’un éphémère (produit non codifié de petite série) prend 22 min Optimisation du poste « chiffrage »

Synthèse des recommandations Gestion intermédiaire des projets en avance pour minimiser les risques de retard Flux d’information « montant » pour informer le commercial des défauts probables et des clients sensibles Réduire les durées nécessaires pour la phase de pontage Affecter les délais en tenant compte des besoins du bureau d’étude et des ateliers

Synthèse des recommandations Mettre en place une démarche qualité afin de résoudre le problème des manquants (charte qualité, contrôles chez les sous-traitants) Cibler les projets à haute spécificité technique dans le but de bénéficier de l’expérience de projets antérieurs similaires

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