Le Management de Projet Section 1 : Théorie des organisations Section 2 : Caractéristiques du MdP Section 3 : Le cycle économique Section 4 : Le projet dans l’entreprise Section 5 : L’organisation du projet Section 6 : La planification du projet Gino Gramaccia – Université de Bordeaux Tous droits réservés

Théorie des organisations

Les différents constituants d’une organisation Des membres Un ou plusieurs buts La coordination des tâches La division des tâches

La rationalité limitée Notes T5 T6

Caractéristiques du Management de Projet

Management de projet Les facteurs d’émergence Renforcer les domaines d’expertise Développer rapidement de nouveaux produits Économie de variété Délais, coûts, qualité MdP Vos notes :

Les trois objectifs du MdP ·       . Les spécifications techniques Les coûts Les délais Notes

Les facteurs-clefs de succès Objectifs techniques Tenir les objectifs techniques ou organisationnels Objectifs de temps Tenir les délais Objectifs de coûts Tenir les coûts Les facteurs-clefs de succès

Des mots-clefs Qu’est-ce qu’une opération ? Qu’est-ce qu’une fonction ? Vos notes :

Distinction projet/opération Décisions irréversibles Incertitude forte Influence forte variables exogènes Cash flows négatifs Activité Projet Activité Opération Non répétitive Vos notes : Processus historiques

Distinction projet/métier Répartis en fonctions Objectifs stables… Horizon temporel stable Responsabilités verticales Proximité des pairs Métissage faible… Vos notes :

Le Cycle économique

L’échelle de Maslow Besoin de sécurité dans l'emploi Besoin d'accomplissement Réalisation de soi Besoin d'estime Statut-respect L’échelle de Maslow Besoins sociaux Appartenance - Acceptation Besoin de sécurité dans l'emploi Besoins physiologiques faim-soif-survie

Cycle de vie d’un produit Accord sur le besoin Jalon 1 Décision de lancement Jalon 2 Validation des spécifications Jalon 3 Qualification Certification Jalon 4 Décision d'aptitude à l'emploi Jalon 5 Décision de retrait de service Jalon 6 Constat de retrait de service Jalon 0 Faisabilité Définition Développement Production Utilisation Retrait de service Etat fonctionnel Etat spécifié Etat défini Etat réel Avant projet Projet Etat vivant Etat vivant Etat vivant Programme

L’engagement progressif Accord sur la Décision de lancement du projet Choix d'orientations Acceptation du dossier d'étude préliminaire Lancement du développement Qualification Lancement de la production nécessité de lancer une pré-étude Choix de solutions Faisabilité Définition Développement Hypothèses Etudes d ’opportunité Observations Nouveaux concepts Prévisions Solutions possibles Solutions retenues Options de réalisation Prototypes Produit défini Simulations Recherches Maquettes de faisabilité Retour d ’expérience Dossier d ’orientation Dossier de choix Spécification technique de besoin (STB) Rapports sur la situation Cahier des charges fonctionnel (CDCF) Organigramme des tâches Dossier de définition (DD)

Les séquences d’un projet Activités opérationnelles Séquence de démarrage de définition de réalisation Découper et structurer le projet Scénariser les risques de clôture Piloter Contrôler les dépenses Gérer les aléas Améliorer les méthodes de pilotage Rapport de cadrage Cahier des charges Recette Analyser le besoin et Rédiger le cahier Concevoir et réaliser Mise en service, l'existant et explorer des charges, identifier les livrables du projet, capitaliser l'expérience les choix d'orientation et décrire les livrables du projet piloter les tâches Premier planning Planning directeur Planning contrôle Planning bilan Identifier Organisation les acteurs du projet Evaluer Coûts Estimer Améliorer les ressources les coûts la maîtrise nécessaires des coûts Evaluer Risques les risques la maîtrise Activités de soutien des risques Communiquer Définir Communication Gérer Améliorer la autour le système de les conflits communication du projet communication projet

Les partenaires externes Partenaires de l’action : Fournisseurs, sous-traitants… Partenaires « ressources »: Tuteurs, services administratifs et techniques…

Le client Quatre statuts de client : Le demandeur Le commanditaire Le maître d’ouvrage L’utilisateur

L’AFB L’analyse fonctionnelle du besoin

Principe du diagramme FAST Le FAST Principe du diagramme FAST Comment ? (vers les fonctions de rang inférieur) du client Besoin Fonction principale Fonction technique 1 technique 3 Fonction technique 2 Quand ? Pourquoi ? (vers les fonctions de rang supérieur)

Application du FAST Fonction Fonctions techniques Besoin principale fermeture d'un portail l'ouverture et la Piloter Fonction principale Déplacer le panneau du portail Actionner un moteur Fonctions techniques Simplifier au maximum l'ouverture et la fermeture d'un portail Besoin Comment ? Pourquoi ?

Application du FAST (2) Comment ? Pourquoi ? Quand ? Support Alimenter Energie Envoyer un signal infrarouge de commande d'ouverture ou de fermeture MILIEU ENVIRONNANT Envoyer signaux "ouverture / fermeture" "vitesse rapide / vitesse lente" au moteur Détecter l'ordre d'ouverture ou de fermeture Quand ? Support Décoder les infos de position du portail Détecter la position du portail (ouvert, fermé...) Alimenter Comment ? Pourquoi ?

Le Cahier des Charges Fonctionnel (CdCF) Tableau d’analyse fonctionnelle de l’enseigne lumineuse N°d'ordre Fp1 Fp2 Fcomp.1 Fcomp2. Fcontr.1 Fcontr.2 Fcontr.3 Désignation Afficher 2 messages : « Bonjour » Secrétariat Programmer d’autres messages Etre esthétique Clignoter Etre solidement fixée Etre aisément réparable Etre bon marché Critère Distance de lisibilité Affichage des messages Test auprès échantillon d’utilisateurs · Vitesse de clignotement Durée. Test de solidité Démontabilité Coût Niveau 10 mètres 4 messages Au moins 6 pour 10 · 2 fois/s 10s 2000F Flex. +/-2 m · +/-2s

Le Projet dans l’entreprise

Projets mineurs et majeurs Projets mineurs : l’entreprise occupe le marché Amélioration Projets majeurs : l’entreprise doit investir le marché Stratégie à risques

Produit & Organisation Les projets « Produit » Etude et lancement de nouveaux produits Etude et développement sur commande d'un client Les projets d’organisation Amélioration des moyens de production Restructuration, réorganisation Informatisation ....

Eléments de base d’une organisation L'organisation selon H. MINTZBERG* Sommet stratégique Fonctions de support logistique Technostructure Ligne hiérarchique Centre opérationnel

Système d'autorité formelle Eléments… (2) Système d'autorité formelle

flux de communication informelle Eléments… (3) flux de communication informelle

Eléments… (4) Processus de décision

La fonction Management FONCTIONNEL L’harmonisation des méthodes et moyens La formation du personnel Le maintien des moyens à l’état opérationnel La définition des besoins futurs en compétences et en moyens matériels La veille technologique …. OPERATIONNEL La prise en compte des besoins du client La maîtrise des coûts, des délais et des résultats La cohésion entre les différents métiers La satisfaction du client et la conformité du produit La gestion de la sous traitance Le retour d ’expérience …. Les tâches multiples qui constituent la fonction management peuvent se répartir en trois domaines : Domaine stratégique Qui concerne les orientations générales. STRATEGIQUE Les objectifs et orientations à long terme La définition des priorités La politique d ’engagement des ressources humaines matérielles et financières L’image de marque La stratégie de coopération …. Domaine fonctionnel Qui concerne le métier et le savoir faire. Domaine opérationnel Qui a pour objet la maîtrise du processus productif

Les trois axes de l’organisation Stratégique Opérationnel Fonctionnel

La structure hiérarchique L'organisation d'une entreprise est structurée pour répondre aux besoins et aux contraintes de la production Elle n'est pas adaptée à l'activité "Projet"

L’implantation du projet Sous traitants Chef de projet Le groupe projet est une structure mise en place pour les besoins du projet Il fonctionne indépendamment de la structure hiérarchique Il est doté de ses propres règles de fonctionnement

La logique matricielle Définition des priorités Axe stratégique Res. A B C D E F Management des ressources Management des Projets PROJET X PROJET Y PROJET Z Besoins des clients Fourniture aux clients Axe opérationnel

Les problèmes d’autorité Chef hiérarchique Chef de projet AUTORITE FORMELLE Institutionnelle Autorité S ’exerce verticalement AUTORITE D ’INFLUENCE Mission ou délégation Enjeux du projet Compétence reconnue Recherche de la participation Situations négociées S ’exerce transversalement !! Risques d ambiguïtés dans les rôles et les responsabilités vis à vis de commandement

L’organisation du projet

Les acteurs d’un projet Représentant du client Promoteur du projet (il fixe les objectifs) Maître d ’ouvrage Coordinateur (il est responsable des résultats) Maître d ’oeuvre Contractants Réalisent une partie du projet correspondant à leur compétence Sous traitants Chargés de la réalisation de sous ensembles

Les acteurs d’un projet interne NIVEAU Comité de pilotage Décisionnel Direction de projet Exécutif Utilisateurs de référence Experts techniques Consultatif

L’organigramme technique (1) PROJET PEGASE Lanceur Centres de contrôle Base de lancement Opérations au sol Satellite Lancement Gestion du projet Sous système mécanique mesure télécomm. éléctrique guidage Intégration tests Gestion du projet Secours Génération câblage Contrôle Ensemble de surveillance Intégration tests Gestion du projet

L’organigramme technique (2) Tâches techniques Tâches de suivi coordination Niveau 1 : le système Client ou demandeur N2 : sous-système 1 N2 : sous-système 3 N2 : sous-système 2 C N3 : Ensemble 1 C Fournisseur externe Matériel Nom du responsable de cette activité (Désigner ici l’activité concernée)

Phase de la réalisation Les lots de travaux ORGANISATION Groupe projet Entité responsable Lot de travaux Phase de la réalisation Ens. A Sous ensemble Ensemble B Ens. C Sous-système Y Ens. D

Le reporting Contexte Avancement Etats Général Dépenses Prévisions Analyses Avancement Dépenses Performances techniques Disponibilité des ressources - Mises à jour - Consignes Synthèses Synthèses Synthèses Synthèses

Métiers Sous-systèmes Fonctions Bureau d’études Production Ventes… Sous-systèmes Etagères Systèmes fixation Fermetures Fonctions Ranger produits Fixer à support Fermer

Métiers Sous-systèmes Fonctions Conception Construction Communication Sous-systèmes Différents stands Documentation Eclairage Fonctions Accueillir visiteurs Présenter savoir- faire

La planification du projet

Le diagramme de Gantt

Evolution du diagramme de Gantt

Les dates au plus tôt B A J C I D H F E G 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 B DEBUT A FIN J C I D H F E G

Les dates au plus tard B A J C I D H F E G 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 B DEBUT A FIN J C I D H F E G

Courbe des coûts et des temps - Sous traitance Coût - Heures supplémentaires - Location de matériel Coût à temps minimum - Techniques spéciales - Flux distendu - Baisse de motivation - Coûts indirects Coût minimum Temps Temps Temps à coût miniumum minimum

Prévisions d’avancement Suivi de l’avancement Avancement 100% Mise à jour Mise à jour Mise à jour Mise à jour Mise à jour Achèvement probable d’avancement Retard Prévisions d’avancement Retard calendaire Avancement réel Date Date de lancement Achèvement planifié

Analyse des écarts de coûts Budget réestimé Achèvement probable Ecart final Mise à jour Budget initial Coûts budgétés CBTP POUR QUEL RESULTAT ? Dépenses CRTE Ecart de coût CBTE Valeur acquise Retard calendaire Date Date de lancement Achèvement planifié

Formulaire des coûts

L’avancement physique