L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier L’i nformatisation des bibliothèques - 2 Alain Jacquesson Bibliothèque publique et universitaire Ville de Genève Vers.3.01

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Approche méthodologique Plan du chapitre 4 La théorie des systèmes 4 La phase d’étude –L’établissement d’une stratégie 4 Le plan de réalisation 4 La phase de sélection –L’appel d’offre –Les méthodes de comparaison –Les contrats

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Management Terme utilisé pour la première fois par Henri Fayol en Adopté peu après par l'Académie avec une prononciation francisée

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Management Conduite, direction d'une entreprise 4 Ensemble des techniques d'organisation et de gestion d'une entreprise 4 Coordination d'un ensemble de personnes dans des conditions changeantes rendant toute planification difficile 4 Climat de dynamisme

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Principes du management 4 Multiplicité des personnes 4 Multiplicité des opinions 4 Multiplicité des moyens et des facultés 4 Buts et intentions 4 Circonstances toujours changeantes 4 Manque d’informations

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Problèmes de base du management 4 Systèmes complexes 4 Coordination d’un groupe de personnes 4 Buts variables 4 Circonstances toujours changeantes 4 Informations toujours incomplètes

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Les outils du management 4 Recherche opérationnelle 4 Simulation 4 Méthode PERT –Program and Evaluation Review Techniques 4 Cercles de qualité 4 Culture d’entreprise

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier La méthode PERT (Program Evaluation and Review Technique)

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier La modélisation 4 Approche abstraite 4 Approche formelle 4 Modèle "calculable"

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier La théorie des systèmes ou la systémique 4 Opposition philosophique : –René Descartes Discours de la méthode (1637) –Etienne Bonnot de Condillac Traité des systèmes (1754)

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Etienne Bonnot de Condillac

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier La théorie (contemporaine) des systèmes 4 Concept repris par : –Ludwig von Bertalanffy (1950) –Jay W. Forrester (1960) 4 puis par –R.L. Ackoff, J. Lesourne, J. de Rosnay, Edgar Morin, H. Laborit, J.L. Lemoigne, J. Mélèze, etc.

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Jay W. Forrester

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Modélisation d’une bibliothèque en tant que système

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Conséquences de la théorie des systèmes sur l’organisation d’une bibliothèque 4 Le modèle du type « Chemin du livre » n’est pas faux mais insuffisant 4 Il y a constamment interaction, combinaison ou éclatement d’informations diversifiées 4 Il y a traitement d’informations volatiles 4 Il y a des flux observables d’informations 4 La Bibliothèque est donc un système dynamique

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Nécessité de l’informatique ? 4 Amélioration des services techniques 4 Maîtrise des coûts 4 Amélioration des services aux utilisateurs 4 Amélioration des outils de management 4 Réorganisation de la bibliothèque 4 Réponse à la crise du système manuel 4 Coopération 4 L’informatique pour elle-même

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Le renouvellement d’un système informatique 4 Obsolescence 4 Abandon par les vendeurs 4 Volonté de la bibliothèque 4 Raisons financières

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Migration des données 4 Fichier bibliographique(norme) 4 Fichier des lecteurs(norme ~) 4 Fichier des fournisseurs 4 Fichiers annexes 4 Relations entre fichiers

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier La phase d’étude 4 Etablir les règles fondamentales 4 Analyse de l’environnement présent et futur : –lecteurs, collections, collectivité de rattachement, technologie et son marché, etc. 4 = Pensée stratégique 4 Planification, contrôle, adaptation 4 L’équilibre est la tâche primordiale du management stratégique

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Etablissement d’une stratégie 4 L’analyse de l’information –Environnement interne (données endogènes) Forces - Faiblesses –Environnement externe (données exogènes) Chances - Dangers 4 Choix d’innovations judicieuses 4 Synergies potentielles internes 4 Ajustements des objectifs aux moyens 4 Organisation efficace et gouvernable 4 Coopération

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Plan de réalisation 4 Les objectifs stratégiques doivent faire l’objet d’un document interne 4 Connu de tous les collaborateurs 4 Fixant les actions 4 Donnant un répondant à chaque action –y compris les plus modestes Par ex. : plan des cotes établies par le chef magasinier

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Comité de supervision 4 Directeur de la Bibliothèque 4 Responsables des principaux services –acquisitions, catalogage, prêt, jeunesse, etc. 4 Représentant des utilisateurs 4 Organisme de rattachement 4 Expert informatique

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Les qualités d’un chef de projet 4 Approche : créative systématique logique 4 Connaissances techniques 4 Aptitude au management 4 Capacité de communication

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Mais... « Democratic involvement carried too far can easily turn into anarchy in the case of planning for automation » –Dennis Reynolds / Library Automation / 1985

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier La planification 4 La planification dans le temps –Le plus visible 4 La planification financière –Le plus important 4 La planification des ressources 4 La coordination des actions –L’effet « désorganisation »

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier La planification dans le temps Calendrier 4 janvier 2001Envoi des appels d'offre 31 mars2001Clôture de l'appel 31 mai20013 meilleures offres juin-août2001Démonstrations,visites 30 sept.2001Système retenu Octobre2001Négociation du contrat Janvier 2002Préparation du site Février2002Installation du matériel

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Le calendrier relatif 4 Jour-120 Livraison du système 4 Jour -105 Tests 4 Jour- 90 Formation du personnel 4 Jour - 60 Système en parallèle 4 Jour 0 Système informatique seul 4 Jour + 60 Acceptation du système

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier La planification financière 4 Coûts d’investissement –Ne sont nécessaires qu’une fois –One Time Costs –Liés à l’amortissement (5 ans ~) 4 Coûts de fonctionnement –Coûts récurrents, répétitifs d’année en année

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Coûts d’investissement Liste non-exhaustive 4 chef de projet (salaire) 4 visites 4 appel d'offre 4 (conception) 4 matériel 4 logiciel 4 préparation du site 4 conversion des données 4 formation du personnel 4 divers et imprévus (env. 10 %)

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Coûts de fonctionnement 4 salaires et charges sociales (25 % ) 4 fournitures (codes barres, disquettes, etc.) 4 maintenance (entre 12 et 18 %) 4 location 4 télécommunications 4 utilisation d'un serveur 4 divers et imprévus (10 %)

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Problèmes à moyen terme 4 délais de préparation des budgets (14 mois) 4 délais de vote des budgets 4 inflation et augmentation des coûts

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier La planification des ressources

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier La phase de sélection 4 Identifier les fournisseurs –les généralistes (IBM, Bull, Compaq, etc.) –les spécialisés (Opsys, Aleph, VTLS, etc.) –les organismes (Unesco, universités, etc.) –les prestataires de services (OCLC, Rlin, Pica, Rero, IDS, etc.)

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier La demande d'information (RFI - Request for information) 4 Demande non formelle 4 Demande de solutions 4 Ordres de grandeur 4 Permet à la bibliothèque de prévoir ses budgets 4 Evite aux fournisseurs de trop gros frais d’étude

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Structure d'un appel d'offre 4 But de la demande 4 Fonctionnalités à remplir (catalogage, prêt, bulletinage, etc.) 4 Utilisation en réseau local, Internet 4 Liaison avec un serveur (OCLC, RERO, etc.) 4 Description du système 4 Documentation 4 Références - clients 4 Références commerciales 4 Formation, support 4 Coûts, payements 4 Mise en route 4 Informations administratives

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Exemple de détails d’un appel d’offre (Formation, support) 4 Formation du responsable - système 4 Lieu de formation 4 Formation des bibliothécaires 4 Nombre de personnes par cours 4 Lieu des cours 4 Formation aux nouvelles versions 4 Support au démarrage 4 Entretien du logiciel 4 Corrections des erreurs 4 Nouvelles versions –comprises –coût supplémentaire 4 "Hot line"

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Publication officielle d’un appel d’offre

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Choix d'un système 4 Aspects quantitatifs objectifs 4 Coûts 4 Aspects quantitatifs évalués 4 Comparaisons chiffrées 4 Aspects qualitatifs 4 Aspects politiques >compromis ? ? ? ?

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Choix : contraintes juridiques 4 Marchés publics : Gatt / OMC 4 Code des marchés publics / France 4 Moins disant 4 Mieux disant

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Comparaison des systèmes

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Comparaison des coûts - 1 Installation

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Comparaison des coûts - 2 Fonctionnement

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Prévisions budgétaires sur 5 ans

L'informatisation des bibliothèques 2 / Jacquesson / Janvier Les contrats 4 Droits et devoirs du vendeur 4...mais aussi de la bibliothèque 4 Importance de l'appel d'offre 4 Contrats informatiques standards 4 Contrats standards du vendeur 4 Signataires