Coopérations territoriales en biologie médicale Réunion Opérationnelle N°2

Animer un projet territorial en Biologie médicale – ROP N°2 Cette deuxième réunion opérationnelle permet de partager avec les acteurs opérationnels, les exigences cliniques en biologie médicale qui ont été définies, l’état des lieux de la biologie du territoire issue de la photographie multi-sites et de présenter la suite de la démarche, à savoir la phase 2 « Modélisation des scénarios ». Ce support de réunion est une proposition. Il doit être adapté en fonction du contexte territorial et de la maturité du projet . Les points clés de la réunion : Aider les acteurs à exploiter les données de la photographie multi-sites, qui sont nombreuses. Les diapos 9 à 16 permettent de faire des focus sur les éléments discriminants dans le choix des scénarios. Profiter de ce temps d’échange autour de la photographie multi-site pour faire des contrôles de cohérence des données. Prioriser les données restant à recueillir avec les acteurs, si certaines manquent encore. Mener l’approche en deux temps, en abordant d’abord la permanence des soins/Urgences, puis J0 et analyses spécialisées. Faire une démonstration en séance des outils proposés sur les diapos 20, 22, 31. Attention particulière sur les diapositives ci-dessous à compléter ou adapter : Diapos 3 et 4 : Mettre à jour les dates sur le schéma. Diapos 6 et 7 : Compléter le support en répondant aux questions posées pour définir les exigences cliniques du territoire. en biologie médicale et avec une représentation sous forme de cartographie, tel que proposé dans le support Diapos 9 à 16 : Remplacer les schémas par des copies d’écrans issues de la photographie multi-sites ou basculer sur l’outil Excel de la photographie multi-sites pendant l’animation de la réunion. Diapos 19 à 22 : Si au niveau de votre territoire, la question de la PDS par établissement n’est pas impactée par la coopération, vous pouvez passer rapidement sur les éléments présentés dans le support et les outils proposés pour le scénario de gradation de la PDS. Diapos 25 à 29 : Adapter les grands schémas cibles de fonctionnement à envisager pour votre coopération. Diapos 34 et 35 : Planifier les dates de réunions inter-sites en séance, mettre à jour le planning et compléter la feuille de route avec le nom des responsables et les travaux à faire pour la ROP 3. Méthodologie

Démarche d’aide à la décision dans le choix du scénario Phase 1 Objectifs et moyens territoriaux Phase 2 Modélisation de scénarios Phase 3 Choix du scénario Lancement de la démarche et identification des objectifs stratégiques pour le Territoire Choix final du scénario et préparation du calendrier de mise en œuvre Acteurs mobilisés au niveau stratégique DG + Référent ARS DG + Binôme ES Pilote du projet : Binôme territorial S1 S6 S12 S16 Réunion Stratégique N°1 Réunion Op n°1 Réunion Op n°2 Réunion Op n°3 Réunion Stratégique N°2 Travail intra ES sur l’état des lieux Travail inter ES Identification des objectifs opérationnels, des attentes et des bénéfices liés à la coopération Définition des exigences cliniques du territoire et partage de l’état des lieux Pré choix du scénario final et appréciation des impacts du scénario sur chaque ES Référent ARS Binôme ES + Biologistes & cadres Ponctuellement : fonctions support (DAF, RH, Services économiques, Informatique) pour recueil données + cliniciens pour le PMB Acteurs mobilisés au niveau opérationnel Pilote du projet : Binôme territorial A adapter

Démarche d’aide à la décision dans le choix du scénario Phase 1 Objectifs et moyens territoriaux Phase 2 Modélisation de scénarios Phase 3 Choix du scénario Lancement de la démarche et identification des objectifs stratégiques pour le Territoire Choix final du scénario et préparation du calendrier de mise en œuvre Acteurs mobilisés au niveau stratégique DG + Référent ARS DG + Binôme ES Pilote du projet : Binôme territorial S1 S6 S12 S16 Rappel des 3 travaux faisant suite à la ROP 1 Exigences cliniques en terme de biologie médicale Photographie mono-site Photographie multi-sites Réunion Stratégique N°1 Réunion Op n°1 Réunion Op n°2 Réunion Op n°3 Réunion Stratégique N°2 Travail intra ES sur l’état des lieux Travail inter ES Identification des objectifs opérationnels, des attentes et des bénéfices liés s à la coopération Définition des exigences cliniques du territoire et partage de l’état des lieux Pré choix du scénario final et appréciation des impacts du scénario sur chaque ES Référent ARS Binôme ES + Biologistes & cadres Ponctuellement : fonctions support (DAF, RH, Services économiques, Informatique) pour recueil données + cliniciens pour le PMB Acteurs mobilisés au niveau opérationnel Pilote du projet : Binôme territorial A adapter

Proposition d’ordre du jour – durée de la réunion : 150’ Présentation des exigences cliniques en terme de biologie médicale (20’) Présentation de l’état des lieux de la biologie du territoire issue de la photographie multi-sites et échanges (30’) Présentation de la phase 2 : « Modélisation des scénarios » (90’) Réflexion sur les schémas d’organisation de coopération et des outils associés (PDS et Urgences/ J0 et Spécialisé) et présentation des outils mis à disposition Calendrier des prochaines réunions et feuille de route (10’) A adapter

Exigences cliniques en terme de biologie médicale Votre projet doit répondre aux contraintes et exigences cliniques en précisant les items ci-dessous : Les services cliniques nécessitant une réponse biologique rapide ? Les analyses dont le résultat doit être communiqué en urgence (avec leur délai de rendu) ? Les spécialités sollicitant des besoins biologiques particuliers et alors lesquels ? Les volumes d’actes de biologie prescrits par les cliniciens des établissements ? Les attentes en terme de collaboration cliniciens – biologistes ? Les considérations d’accessibilité particulières (transports / préleveurs) ? Objectifs : Visualiser les exigences cliniques du territoire Eliminer les hypothèses de scénarios absurdes

Représentation des exigences cliniques en biologie médicale Cartographie des exigences cliniques du territoire en terme de biologie médicale Les services cliniques à réponse biologique rapide Liste Analyses urgentes et délai de rendu Spécialités sollicitant des besoins biologiques particuliers : Réa, maternité… Volumes d’actes de biologie prescrits Collaboration cliniciens – biologistes Accessibilité particulière (transports / préleveurs) XX min L2 L3 Les services cliniques à réponse biologique rapide Liste Analyses urgentes et délai de rendu Spécialités sollicitant des besoins biologiques particuliers : Réa, maternité… Volumes d’actes de biologie prescrits Collaboration cliniciens – biologistes Accessibilité particulière (transports / préleveurs) XX min XX min L1 Les services cliniques à réponse biologique rapide Liste Analyses urgentes et délai de rendu Spécialités sollicitant des besoins biologiques particuliers : Réa, maternité… Volumes d’actes de biologie prescrits Collaboration cliniciens – biologistes Accessibilité particulière (transports / préleveurs) A adapter

Proposition d’ordre du jour – durée de la réunion : 150’ Présentation des exigences cliniques en terme de biologie médicale (20’) Présentation de l’état des lieux de la biologie du territoire issue de la photographie multi-sites et échanges (30’) Présentation de la phase 2 : « Modélisation des scénarios » (90’) Réflexion sur les schémas d’organisation de coopération et des outils associés (PDS et Urgences/ J0 et Spécialisé) et présentation des outils mis à disposition Calendrier des prochaines réunions et feuille de route (10’) A adapter

Exploiter les données de la photo multi-sites de biologie La photographie multi-sites apporte de nombreuses données d’analyse. Voici ci-après un focus de certains éléments discriminants à prendre en considération : Contraintes de délais Analyse des flux Volumes d’analyses prescrites Capacité de production et d’absorption Dimension sociale Coûts

Exploiter les données de la photo multi-sites de biologie Focus sur quelques onglets à exploiter dans l’analyse des scénarios Critères discriminants Onglets de référence Informations mises à disposition Contraintes de temps d’accès entre sites coopérateurs Onglets de paramétrage de distance inter-sites Onglet Délais actes traceurs - Délais de remise de résultat par typologie d'analyse et inter-sites - Simulations des délais de production et de rendu des résultats dans la configuration cible

Exploiter les données de la photo multi-sites de biologie Focus sur quelques onglets à exploiter dans l’analyse des scénarios Critères discriminants Onglets de référence Informations mises à disposition Analyse des flux existants Onglet Collaboration Onglet Flux d'adressage des examens Vision d’ensemble des flux d’analyse : activité produite pour d’autres laboratoires, activité sous-traitée vers d’autres laboratoires Démarche de coopération territoriale en Biologie médicale

Exploiter les données de la photo multi-sites de biologie Focus sur quelques onglets à exploiter dans l’analyse des scénarios Critères discriminants Onglets de référence Informations mises à disposition Volumes d’analyses prescrites Onglet Activités générales Déclinaison opérationnelle de la production : - Sélection des domaines et sous-domaines d’activité - Sélection des laboratoires inclus dans l’analyse - Filtre de l’activité : A/ Par type de production (Interne / Sous-traité) B/ Origine (Typologie de prescripteur) C/ Par degré d’urgence Onglet Flux d'arrivées Elaboration du flux d’analyses cibles dans le cadre du schéma d’organisation de la future coopération : - Par domaine d’activité ou par analyse - Par degré d’urgence - Par période : semaine, samedi, dimanche Sélection de tout ou partie des laboratoires de la coopération Onglet Activités Détaillées et par Prescripteur Détails de l'activité en nb d'actes par laboratoire et par analyse en distinguant l’activité produite en interne, sous-traitée dans ou hors de la future coopération . Il faut avoir rempli préalablement le module complémentaire pour exploiter ces 2 onglets.

Exploiter les données de la photo multi-sites de biologie Onglet Activités générales Onglet Flux d'arrivées

Exploiter les données de la photo multi-sites de biologie Focus sur quelques onglets à exploiter dans l’analyse des scénarios Critères discriminants Onglets de référence Informations mises à disposition Capacité de production et d'absorption Onglet Automates Taux d’ouverture : il s’agit du ratio ‘amplitude horaire d’utilisation effective par jour’ / 24 heures (en semaine) Taux de charge : il s’agit du ratio ‘nombre de tubes passés annuellement’ / ‘capacité nominale annoncée par le constructeur’

Exploiter les données de la photo multi-sites de biologie Focus sur quelques onglets à exploiter dans l’analyse des scénarios Critères discriminants Onglets de référence Informations mises à disposition Dimension sociale Onglet Ressources Humaines Effectif par catégorie de personnel Turn-over Absentéisme Pyramide des âges Spécialisation du personnel

Exploiter les données de la photo multi-sites de biologie Focus sur quelques onglets à exploiter dans l’analyse des scénarios Critères discriminants Onglets de référence Informations mises à disposition Couts Onglets Coûts et Coûts détaillés Juxtaposition de données de coût inter-laboratoire de l’année n-1 Présentation comparative d’indicateurs de productivité

Proposition d’ordre du jour – durée de la réunion : 150’ Présentation des exigences cliniques en terme de biologie médicale (20’) Présentation de l’état des lieux de la biologie du territoire issue de la photographie multi-sites et échanges (30’) Présentation de la phase 2 : « Modélisation des scénarios » (90’) Réflexion sur les schémas d’organisation de coopération et des outils associés (PDS et Urgences/ J0 et Spécialisé) et présentation des outils mis à disposition Calendrier des prochaines réunions et feuille de route (10’) A adapter

Présentation des schémas d’organisation Le scénario retenu doit répondre aux caractéristiques suivantes : répondre aux contraintes de délai être compatible avec les équipements et l’immobilier être socialement admissible par les personnels garantir une desserte de relative proximité être économiquement avantageux La modélisation des différents scénarios se fait à partir de trois typologies d’analyses biologiques, constituées à partir de leur délai de rendu des résultats : celles dont les résultats doivent être disponibles en urgence et donc aussi en permanence des soins (PDS) celles dont les résultats doivent être disponibles à J0 et les analyses spécialisées qui peuvent être rendues dans un délai plus long

Présentation des schémas d’organisation - PDS Il convient d’engager la réflexion à partir : de la liste d’analyses considérées par les cliniciens et biologistes comme indispensables en PDS, pour chacun des sites coopérateurs du délai acceptable de mise à disposition du résultat, pour chacune d’entre elles (le délai est entendu entre le prélèvement du patient et la communication du résultat). de la dimension sociale des laboratoires coopérateurs Ces trois éléments doivent être mis en cohérence avec les objectifs définis en phase 1, notamment économiques. Sur cette base, les éléments discriminants sont : les contraintes de temps d’accès entre sites coopérateurs les volumes d’analyses prescrites et donc les coûts les critères RH comme la pyramide des âges, le nombre de biologistes et techniciens, leur spécialisation

Présentation des schémas d’organisation - PDS Trois schémas d’organisation peuvent être envisagés pour assurer l’urgence / PDS biologique avec sécurité et efficience : un transfert de toute activité biologique vers un des sites coopérateurs la mise en place d’une biologie délocalisée le fonctionnement d’un laboratoire à rendu rapide (avec technicien en astreinte ou sur place). Permet de réaliser différentes simulations de gradation de la permanence des soins et d'en obtenir une représentation graphique Scénarios de gradation PDS Outil proposé

Présentation des schémas d’organisation - PDS Outil : Scénarios de gradation de la Permanence des Soins Cocher les différents scénarios possibles par DA 1 Choisir le scénario le plus adapté par labo et par DA 2 Représentation du scénario envisagé 3

Présentation des schémas d’organisation - PDS Le choix du scénario PDS doit être confirmé par une étude de coût : Le coût des transports intersites Le coût de l'analyse réalisée dans le laboratoire d'accueil Le coût de possession du/des automate(s) [location, crédit-bail, amortissement…] Le coût de la liaison informatique entre l'ABD et le SGL Le coût de maintenance du/des automate(s) Le coût des réactifs (y compris calibrations) Les coûts du personnel Les coûts de mobilisation de l'astreinte/coûts de personnel de garde. Permettre aux acteurs d'approcher le coût des différents scénarios de gradation de la PDS afin de ne pas se limiter au seul coût de l'astreinte du Biologiste médical Simulation des coûts des différents scénarios de la PDS  Outil proposé

Présentation des schémas d’organisation - PDS Outil : Simulation des coûts des différents scénarios de la PDS  Le schéma retenu devra être confirmé quant à son articulation avec l’organisation privilégiée pour le J0 et les spécialités

Il convient d’engager la réflexion : Présentation des schémas d’organisation - J0 & Spécialisé Il convient d’engager la réflexion : par domaine, voire sous-domaine en fonction du volume prescrit : Produit Sous traité (éventuellement réinternalisable) selon les capacités de production et d'absorption immédiate et à court terme des différents sites coopérateurs (équipements, immobilier et RH) Trois grands schémas d’organisation peuvent être envisagés pour assurer la biologie J0 et spécialisée avec sécurité et efficience : la centralisation la répartition la spécialisation, avec 3 déclinaisons possibles A noter que des combinaisons de scénarios sont envisageables et d’autres déclinaisons peuvent être imaginées

Centralisation J0 Spé CHU Spé de recours Présentation des schémas d’organisation - J0 & Spécialisé Centralisation Labo 1 Labo 2 CHU Spé de recours J0 Spé Labo 3

Répartition J0 Spé Spé J0 Spé J0 Présentation des schémas d’organisation - J0 & Spécialisé Répartition Labo 1 Labo 2 J0 Spé CHU Spé de recours Spé J0 Spé J0 Labo 3

Spécialisation J0 J0 Spé J0 Présentation des schémas d’organisation - J0 & Spécialisé Spécialisation Labo 1 Labo 2 J0 J0 CHU Spé de recours Spé J0 Labo 3

Spécialisation (déclinaison 1) J0 J0 Spé J0 Spé Présentation des schémas d’organisation - J0 & Spécialisé Spécialisation (déclinaison 1) Labo 1 Labo 2 J0 J0 CHU Spé de recours Spé J0 Spé Labo 3

Spécialisation (déclinaison 2) J0 J0 Spé Spé J0 Présentation des schémas d’organisation - J0 & Spécialisé Spécialisation (déclinaison 2) Labo 1 Labo 2 J0 J0 CHU Spé de recours Spé (Partielle) Spé J0 Labo 3

Principales caractéristiques des différents schémas Présentation des schémas d’organisation - J0 & Spécialisé Principales caractéristiques des différents schémas Centralisation Répartition Spécialisation Exigences en terme de temps d’accès inter-sites +++ ++ + Volumétrie des différents sites biologiques disparate équivalente indifférente Exigences immobilières Parc automates Concentré pour la grande majorité sur un seul site Homogène sur chacun des sites Concentré en partie (spécialisation) sur un seul site Impacts RH +/++ Complexité organisationnelle (nombre de ramassages et horaires de prélèvements)

Analyse économique multi-sites de biologie Présentation des schémas d’organisation - J0 & Spécialisé L’arbitrage entre ces schémas nécessite une étude de coûts approfondie prenant en compte notamment : Le coût des transports intersites Le coût de possession du/des automate(s) [location, crédit-bail, amortissement…] Le coût de maintenance du/des automate(s) Le coût des réactifs (y compris calibrations) Les coûts du personnel Le coût de l’interfaçage informatique Permettre de construire et comparer différents scénarios de regroupements de laboratoires en combinant le scénario PDS et J0 & spécialisé Analyse économique multi-sites de biologie Outil proposé

Synthèse des outils proposés dans l’étape d’aide à la décision Outils du projet A quoi sert-il ? Quand ? Photographie mono-site de Biologie avec son module complémentaire Cet outil vise à réaliser une photographie objective et détaillée du site de biologie sur plusieurs critères (activité, organisation technique, flux des analyses, ressources humaines, coûts, accréditation), permettant d’évaluer sa performance. Le module complémentaire permet de réaliser une extraction détaillée de l’activité du laboratoire. Cette extraction est réalisée à partir du SGL. Les données d’activité détaillées pourront être utilisées dans l’outil « Photographie multi-sites de biologie » afin de pouvoir réaliser une comptabilisation très fine et ciblée des activités inter-laboratoires. Phase 1 - objectifs et moyens territoriaux de biologie Photographie multi-sites de Biologie Cet outil se base sur une analyse croisée des données des coopérateurs et permet de juxtaposer les fonctionnements de chacun des sites suivant différentes vues : flux des examens, délais de remise des résultats, infrastructure du laboratoire, coûts par poste de dépense, permanence des soins, niveaux de spécialisation… L’objet de cet outil est de servir de support d’aide au dialogue aux porteurs de projets de coopération en biologie médicale : à partir d’une mise à plat des caractéristiques des laboratoires, l’exploitation des informations mises à disposition doit conduire à un ou des schémas cibles de fonctionnement. Il récupère les données recueillies dans la photographie mono-site. Scénarios de gradation de la Permanence des Soins Cet outil a vocation à permettre aux acteurs de réaliser différentes simulations de gradation de la permanence des soins et d'en obtenir une représentation graphique Phase 2 de modélisation des scénarios Simulation des coûts des différents scénarios de la PDS  Cet outil a vocation à permettre aux acteurs d'approcher le coût des différents scénarios de gradation de la permanence des soins afin de ne pas se limiter au seul coût de l'astreinte du Biologiste médical. Analyse économique multi- sites de biologie Cet outil permet de construire et comparer différents scénarios de regroupements de laboratoires sous l’angle économique. Coopération multi-sites de biologie - Construction de la transition Cet outil permet de construire la transition entre la situation actuelle des laboratoires et la situation cible de la coopération en termes de planning projet, prévisionnel des activités, de dépenses et de recettes. Il s’appuie sur les données renseignées dans l’outil d’analyse économique multi-sites de biologie. Phase de mise en œuvre Quick scan pour évaluer les impacts des scénarios sur les établissements coopérateurs Cet outil permet d’évaluer les impacts du scénario retenu sur les établissements selon différents axes : organisation bio-clinique, organisation des paillasses, ressources humaines, économiquement favorable, immobilier, informatique, transport, accréditation Phase 3 de choix du scénario

Proposition d’ordre du jour – durée de la réunion : 150’ Présentation des exigences cliniques en terme de biologie médicale (20’) Présentation de l’état des lieux de la biologie du territoire issue de la photographie multi-sites et échanges (30’) Présentation de la phase 2 : « Modélisation des scénarios » (90’) Réflexion sur les schémas d’organisation de coopération et des outils associés (PDS et Urgences/ J0 et Spécialisé) et présentation des outils mis à disposition Calendrier des prochaines réunions et feuille de route (10’) A adapter

Les différentes rencontres de l’étape d’aide à la décision Modélisation des scénarios de coopération Phase 2 1. Complétude si besoin des photos mono et multi-sites Outils mobilisés 2. Modélisation des scénarios PDS à partir de schémas cibles identifiés 3. Modélisation des scénarios J0 et spécialisé à partir de schémas cibles identifiés Outil mobilisé Photographie multi-sites Session travail inter ES S6 S12 Simulation des coûts des différents scénarios de la PDS  Outil d’analyse économique multi-sites de biologie Gradation de la PDS Photographie mono-site A adapter

Calendrier des prochaines réunions et feuille de route A faire Responsable Délai Exploiter les résultats de la photo multi site Utiliser les 3 outils proposés pour confirmer des scénarios PDS & J0/spécialisé : Scénarios de gradation de la Permanence des Soins Simulation des coûts des différents scénarios de la PDS  Outil d’analyse économique multi-sites de biologie Binôme territorial Binômes ES Préparer 1 ou 2 scénarios à présenter en ROP 3 (Pilote du projet) Organisation de la ROP 3 A adapter