Outils de Planification des Approvisionnements Welcome participants to this session. Séminaire Technique de Préparation des Consultants pour les Programmes VIH, TB et Paludisme Dakar 6-9 Mars 2006 Aoua Diarra

Moyens de Prévention des Ruptures Estimation correcte des besoins (quantification) Planification efficace des approvisionnements Mise en place d’un système efficace de contrôle d’inventaire Gestion efficace de l’information Gestion efficace de la distribution des produits

Planification des Approvisionnements Welcome participants to this session.

Suivi du Pipeline et Planification de l’Approvisionnement version 3

Fonction du Logiciel PipeLine Planification des Approvisionnements Calcul des déficits/excédents et quantités nécessaires Suivi automatiques des actions en cours dans le pipeline en fonction des délais de livraison Préparation des Tableaux d’Acquisition des produits Suivi du PipeLine Suivi des niveaux de stock Comparaison des niveaux de stock aux niveaux de stock maximum et minimum établis Identification automatique des problèmes du pipeline PipeLine is a tool primarily used for procurement planning and shipment scheduling, and does have a function to forecast consumption, and estimate product requirements.

Supply Chain Manager

Fonction du Logiciel Supply Chain Manager Gestion de la distribution Définit la taille minimum des livraisons Détermine les types de véhicules à acquérir pour la distribution Fait le suivi du calendrier de déplacement des véhicules pendant les livraisons Définit les routes et marque les livraisons reçues Permet l’allocation du personnel pour les livraisons Identifie les structures qui ont besoin de livraisons urgentes Suivi du Stock Suivi des niveaux de stocks des magasins et PPS Mesure la tendance de distribution pour les réapprovisionnements, les prévisions et l’achat Evalue la performance des structures individuelles et du système entier PipeLine is a tool primarily used for procurement planning and shipment scheduling, and does have a function to forecast consumption, and estimate product requirements.

La Distribution (Stockage & Transport) Tenir compte de: Disponibilité des ressources nécessaires pour le transport, l’entreposage et la réception des produits Sécurité des produits pendant la distribution et le stockage Capacité de stockage (versus plan d’approvisionnement et fréquence des livraisons) Durée de vie des produits Il faut le transport; ne pas dire seulement “le niveau inférieur viendra chercher ses produits” si le niveau inférieur n’a pas les moyens de transport fiables. Sécurité des produits pendant la distribution et le stockage, surtout les produits de haut valeur, tel que les ARVs, par exemple. Assez d’espace pour garder les produits dans de bonnes conditions, pour éviter les pertes, les endommages. Courte durée de vie: on ne peut pas stocker trop de produits qui vont périme avant d'être utilise, et le système de distribution doit être efficace.

Recommandations pour la distribution des produits Intégrer le stockage et la distribution des produits si possible Etudier la possibilité d’utiliser les services des courriers privés pour la distribution Appliquer les directives d’entreposage des produits de santé (sécurité accès continu, système de « Premier Périmé, Premier Sorti, séparation des produits périmés/endommagés» Ne livrer les ARVs et tests VIH qu’aux sites autorisés S’assurer que les produits qui sont utilisés en combinaison sont distribués ensemble Les ARV étant des produits très délicats, ils ne doivent pas être réemballés Prévoir une chaîne de froid dans les points de stockage pour les produits qui l’exigent Citer chaque recommandation et fournir les renseignements complémentaires.

Le Contrôle des Stocks Permet de: Définir le moment de passer la commande. Déterminer la quantité à commander Maintenir des quantité suffisantes de stocks pour tous les produits en évitant les sur stockages et les ruptures de stocks Le contrôle des stocks, autrement appelle le système de contrôle d’inventaire, contribue aussi a la disponibilité des produits. Ce système définit la base des actions pour le réapprovisionnement et définit les différents critères a appliquer lorsqu’on va prendre une action de réapprovisionnement. Donc le system de contrôle d’inventaire définit le moment ou il faut passer une commande (régulier ou d’urgence), et il définit la manière dont on détermine la quantité a commander. En générale, le système de contrôle d’inventaire nous permet de toujours avoir suffisamment de stock, pendant qu’on évite les ruptures de stocks, qui aura un impact négatif sur le service aux clients, ou pour éviter les sur stockages, qui pourront donner des péremptions ou autres gaspillages.

Recommandations (ARVs et Tests VIH) Réduire le nombre de niveaux dans le circuit de distribution. Utilisé un système avec des niveaux maximum et minimum Utiliser un système de rapports et commandes mensuels. Pour un nouveau programme, incorporer graduellement les produits de « 2ème intention ». Mettre en place un système de retour des produits non utilisés pour la redistribution avant péremption. Shorter pipelines can positively influence the security and quality of the products being distributed. Fewer levels means fewer storage points and less transportation.Limiting the number of times products are transported reduces opportunities for damage to occur.

Evaluation des stocks But: Eviter les ruptures de stocks Eviter les surstocks Déterminer le moment et la nature des commandes Informations nécessaires: Quantités de produits distribuées (estimée en moyenne mensuelle) Stock disponible et utilisable Formule: MSD = Stock disponible utilisable divisé par la CMM

Le Système d’Information pour la Gestion Logistique (SIGL) Fournit les données requises pour contrôler les stocks de produits et prendre les décisions sur la gestion: trois données logistiques essentielles: Consommation, Stock disponible, Pertes et ajustements Pour les produits de programmes spéciaux: ARVs: nombre de nouveaux clients par traitement Tests VIH: nombre de tests par utilisation Remind participants that by LMIS we mean logistics management information systems. Introduce the session by explaining that LMIS collects, processes, and reports logistics data. Just read the slide! Summarize by saying that the purpose of an LMIS is to improve management decisions that govern the logistics system.

Recommandations (ARVs et Tests VIH) Soumettre les rapports en même temps que les commandes de produits. Ne collecter que les données qui seront utilisées pour la prise de décisions logistiques Faire la collecte des données sur les quantités des produits distribuées aux clients et sur l’utilisation directe des tests VIH Uniformiser le SIGL sur l’ensemble du système Utiliser une seule unité pour gérer chaque produit (comprimé, capsule, test individuel) Imprimer les formulaires avec les différentes utilisations des tests (dépistage, confirmation, résolution) Citer chaque recommandation et fournir les renseignements complémentaires.