Exécutif de l’UEDN Le 6 mai 2013 Briefing sur le programme de retour au travail (PRAT) pour les employés civils du MDN Exécutif de l’UEDN Le 6 mai 2013

Contenu de la séance : Objectifs du PRAT; Avantages du retour au travail; Lignes directrices du PRAT; À qui s’adresse le PRAT; Joueurs impliqués dans le PRAT; Formulaire d’évaluation de la santé au travail (FEST); Entente de modification provisoire du travail (EMPT); Responsabilités de l’employé, du superviseur, du syndicat, de la conseillère RH et du conseiller PRAT; Participation des employés au PRAT; Sondage de satisfaction du personnel sur le retour au travail Questions.

Objectif fondamental du PRAT : Favoriser le retour au travail d’un employé blessé ou malade de façon sécuritaire et en temps opportun afin de minimiser l’impact négatif associé à la maladie ou à la blessure tant pour l’employé que pour l’organisation. Ce programme: Met l’accent sur les capacités de l’individu (non sur les incapacités); Vise le retour au travail habituel ; Est axé sur le maintien de la relation fondamentale entre le superviseur et l’employé;

Objectifs détaillés du PRAT : Rétablir et maintenir une capacité productive des employés pour faciliter leur réadaptation physique, sociale et psychologique; Aider les employés en modifiant leur travail ou leurs fonctions professionnelles, au besoin, pour qu’il puissent retourner rapidement au travail; Réduire les coûts directs des maladies et des blessures et minimiser les conséquences coûteuses subies par toutes les parties, y compris la famille des victimes; Améliorer le moral du personnel et le climat des relations de travail.

Pourquoi viser un retour au travail rapide ? Les recherches ont démontré que les employés qui s’absentent pour une plus courte période à la suite d’une blessure ou d’une maladie se rétablissent plus vite et de façon plus complète que ceux qui passent leur convalescence à la maison. L’inactivité contribue à la dégradation de l’état physique et psychologique. Après une absence de 6 mois, le taux de succès d’un retour au travail est réduit à 50%

Quels sont les avantages du retour au travail ? Pour l’employé: Constitue une grande source d’estime de soi; Aide à maintenir les contacts avec les amis et les collègues; Aide à maintenir les compétences professionnelles; Assure une stabilité financière; Réduit le stress et l’anxiété; Etc. Pour l’organisation: Réduction des coûts directs associés aux blessures et aux maladies (ex: Coûts CSST et frais d’administration); Réduction des coûts indirects associés aux blessures et aux maladies (ex: temps supplémentaire payé pour l’absence de l’employé blessé/ formation des remplaçants); Maintien d’un effectif compétent et d’expérience; Respect des obligations légales; Etc.

Lignes directrices du PRAT des employés civils du MDN : Programme mixte (engagement du CÉMD et des syndicats); Intervention rapide et opportun; Souplesse / flexibilité (recherche de solutions); Soutien du personnel; Coopération (employé / superviseur); Respect du caractère confidentiel; Bonne gestion (entre le MDN, RH, Santé Canada, SAAQ, CSST, RHDSC.

À qui s’adresse le PRAT des employés civils du MDN ? Employés civils du MDN nommés pour une période déterminée et indéterminée: Ayant été victime d’un accident de travail ou d’une maladie professionnelle (blessure ou maladie liée au travail); Ayant été victime d’une blessure personnelle (non liée au travail); Ayant contracté une maladie personnelle (non liée au travail);

Quels sont les joueurs impliqués dans le PRAT ? Conseiller PRAT Comité PRAT Employé blessé ou malade Représentant syndical Superviseur / Gestionnaire Conseillère RH Communauté médicale Gestionnaire de cas: CSST/ SAAQ / Sun Life Santé Canada

Les principales étapes du PRAT : Déterminer le travail modifié pour assurer le retour de l’employé; Établir une entente de travail modifié (employé / superviseur); Ajuster au besoin l’entente de travail modifié; Assurer le suivi du dossier jusqu’à ce que l’employé soit de retour à son travail habituel (travail occupé avant son congé).

Qu’entend-t-on par « travail modifié » ? Il s’agit d’un travail adapté aux capacités et aux restrictions médicales de l’employé et qui ne pose aucun danger pour sa santé et sécurité : Modification des tâches (ex: équipement utilisé, élimination de certaines tâches, quotas de production); Ajustement de l’horaire de travail (retour progressif); Autre travail; Télétravail; Etc. * Il est important de mentionner que le travail modifié exige une évaluation individuelle qui doit répondre aux besoins particuliers de la personne blessée et/ou malade.

Processus pour établir le travail modifié : FEST Le superviseur complète les sections qui lui sont assignées sur le FEST Capacités requises pour la réalisation de la tâche, ex. : Mouvement de la colonne vertébrale; Activité en position debout / assise; Environnement physique de travail (ex.: exposition aux produits chimiques); Exigences des horaires (ex.: temps supplémentaire); Exigence mentale (ex.: prise de décision). Le médecin de l’employé établit les limitations / restrictions du travail de l’employé, précise une date RT (fonctions régulières) ou une date de réévaluation médicale.

Formulaire d’évaluation de la santé au travail (FEST) :

Entente de modification provisoire du travail (EMPT) : Entente établie entre l’employé et son superviseur; Énonce les restrictions dont l’employé fait l’objet et les tâches qu’il peut exécuter durant la période temporaire; Demeure flexible et sujet à des ajustements selon les besoins de l’employé; Doit être approuvé par le médecin de l’employé.

Suivi de l’EMPT À la date de la fin de l’EMPT (date de réévaluation médicale ou date du rétablissement), deux options sont possibles: Nouveau FEST Nouveau EMPT Nouveau FEST Retour au travail habituel

Responsabilités du personnel impliqué dans le PRAT

Responsabilités de l’employé Signaler sans délai votre blessure/maladie à votre superviseur; Recevoir les soins médicaux nécessaires (CSST 1936: Attestation médicale); Faire compléter le FEST par son médecin et le remettre à son superviseur dès réception (limitations fonctionnelles et date RT). Les coûts pour faire compléter le formulaire sont facturés au patient puis remboursés par le MDN; Signer tout formulaire de consentement exigé par le MDN/CSST; S’il s’agit d’un accident de travail, compléter le formulaire de la CSST 1939:  Réclamation du travailleur et le remettre à son superviseur;

Responsabilités de l’employé (suite) Coopérer avec son superviseur en vue de déterminer le meilleur moyen de faciliter le retour au travail; Signer l’EMPT et aviser immédiatement son superviseur lorsque les conditions prévues dans l’EMPT ne peuvent être respectées; Prendre part à toutes les activités médicales et de réadaptation visant à faciliter son retour au travail; Compléter tous les demandes de congé.

Responsabilités du syndicat Participer activement à la gestion des cas de retour au travail lorsque l’employé demande d’être représenté (faire partie du Comité PRAT); Participer à la séance de sensibilisation du PRAT; Fournir des conseils sur les questions d’ordre syndical; Représenter leurs membres dans le cadre du développement/administration du PRAT local.

Responsabilités du superviseur Assurer que l’employé blessé/malade a reçu les soins médicaux nécessaires; Aviser le Conseiller PRAT (nom du conseiller/conseillêre) de tout cas de blessure/maladie liés au travail et d’employé civil en congé prolongé dû à une blessure/maladie personnelle; S’il s’agit d’un accident de travail, compléter le formulaire DND 663 : Rapport d’enquête accident, l’acheminer à l’OSGU et prendre les mesures correctives nécessaires; Compléter les sections du FEST et demander à l’employé que son médecin le complète;

Responsabilités du superviseur (suite) À partir du FEST complété, établir le plan de retour au travail et rencontrer l’employé pour compléter l’EMPT; S’il s’agit d’un accident de travail, compléter le formulaire CSST 1940: Avis de l’employeur (ou autre selon la province) et l’acheminer selon les procédures locales en 48 heures ou moins…; Maintenir le contact avec l’employé afin d’assurer que les tâches modifiées correspondent toujours aux capacité fonctionnelles de l’employé (ajuster au besoin); Apporter les modifications approuvées au lieu de travail en vue de respecter les limitations; S’assurer que les autorisations de congé sont dûment remplies;

Responsabilités de la conseillère RH Aider à repérer les situations de travail modifié et autre emploi; Aider à coordonner les plans de réintégration des employés; Aider à déterminer les mesures appropriées à prendre concernant les absences prolongées; Représenter les RH au sein du Comité PRAT; Assurer les service de dotation en cas d’un non-retour au travail habituel; Supporter les services de rémunération (Gestion des formulaires de demandes d’indemnisation, informer les agences d’indemnisations du retour au travail des employés, assurer la liaison avec RHSDC et informer les employés de leur rémunération et de leurs avantages sociaux).

Responsabilités du conseiller PRAT Être tenu informé de toute blessure/maladie liée au travail; Être tenu informé de toute blessure/maladie personnelle occasionnant un congé prolongé d’un employé civil; Administrer le PRAT au sein de l’unité et suivre le progrès de chaque cas; Assister les superviseurs/gestionnaires dans l’application du PRAT; Assurer la liaison avec CSST/SAAQ/Sun Life/Santé Canada/DRHDC

Participation des employés au PRAT Politique ministérielle mais l’accord de l’employé est nécessaire pour établir un plan personnel de retour au travail; Si aucun accord n’est conclut, suivre le processus d’entente ci-dessous: Niveau 1: Superviseur Employé Niveau 2: Gestionnaire + Syndicat Niveau 3: Conseiller du PRAT Niveau 4: Comité PRAT Niveau 5: Gestionnaire de cas Si l’employé refuse de prendre part au PRAT: risque d’affecter les avantages sociaux/bénéfices potentiels.

En conclusion…. Le retour au travail s’effectue de manière plus harmonieuse et est plus souvent couronné de succès s’il débute le plus tôt possible pendant la convalescence de l’employé blessé ou malade. En gage de succès, il est attendu que tout au long du processus: le superviseur demeure flexible, s’ajuste aux besoins de l’employé et fait preuve de souplesse quant à la recherche de solutions pour encourager le retour au travail de l’employé; l’employé coopère et travaille avec son superviseur en vue de déterminer le meilleur moyen de faciliter son retour au travail; Communication ouverte entre l’employé et le superviseur pendant l’absence et le processus de retour au travail

Sondage de satisfaction du personnel sur le retour au travail Objectif de l'enquête La Direction- Sécurité nationale (DAG) souhaite mesurer la satisfaction des employés civils ayant participé à un processus de retour au travail (RT) après s'être absentés du travail en raison de blessure ou de maladie. En s'informant sur les expériences vécues par les employés pendant leur absence et leur processus de RT, le Ministère pourra améliorer ses politiques, ses processus et son fonctionnement organisationnel actuels et ainsi contribuer à un RT rapide et sécuritaire. les conclusions de l'étude serviront à améliorer le Programme de retour au travail du personnel civil du ministère de la Défense Nationale (MDN), et contribueront de façon considérable à l'efficacité des initiatives de gestion des incapacités au sein du Ministère. Votre participation   La participation à ce questionnaire est volontaire. Toutes les réponses demeureront confidentielles et seront uniquement présentées sous forme agrégée. Pour assurer la protection de votre vie privée et de votre anonymat, veuillez ne pas inscrire votre nom ni numéro de matricule sur le questionnaire. Assurer-vous aussi de former des commentaires de nature assez générale, afin qu'on ne puisse pas vous identifier. Il faut prévoir environ 15 minutes pour répondre au sondage. Nous vous remercions de votre temps. Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le coordonateur national de retour au travail et de la santé civile, au 613- 996-4400.

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