12 octobre 2010Rencontre RNBM, Marseille A quels aspects juridiques veiller pour mettre en œuvre un dispositif de conservation partagée Pascal Sanz

12 octobre 2010Rencontre RNBM, Marseille Il faut un document contractuel Un accord-cadre, une convention, entre le RNBM – coordonnateur du dispositif - et chaque organisme participant au dispositif de conservation partagée Les signataires: le représentant légal de chacune des parties ou un délégataire de sa signature Pour le RNBM, le directeur général du CNRS ou lun des co-pilotes du groupement de service (GDS2755) ? Pour lorganisme participant: -Le président de lUniversité, -Le président de la Fondation, de lAssociation, …

12 octobre 2010Rencontre RNBM, Marseille Le statut des documents Dépôt Létablissement dorigine reste propriétaire de la collection transférée vers un autre établissement Létablissement destinataire gère cette collection pour le compte de létablissement dorigine Cette gestion est normalement limitée aux opérations que létablissement dorigine a autorisées Le dépôt est limité dans le temps

Le statut des documents (2) Cession Létablissement dorigine cède la propriété de la collection transférée à létablissement destinataire Létablissement destinataire, devenu propriétaire de la collection, la gère comme il lentend Il peut, en particulier, pratiquer le dédoublonnage avec une(des) autre(s) collection(s) La cession est définitive 12 octobre 2010Rencontre RNBM, Marseille

Le statut des documents (3) Question souvent posée: un établissement public peut-il céder tout ou partie dune collection de documents ? -Les juristes du ministère chargé de lenseignement supérieur, lors de la rédaction des statuts du Centre technique du livre de lenseignement supérieur (CTLes), ont estimé que oui -Noter quil sagit de cessions entre institutions sous tutelles de lEtat, notamment des établissements publics 12 octobre 2010Rencontre RNBM, Marseille

Le statut des documents (4) Cas particulier du RNBM: il comprend des établissements publics et des organismes de statut privé (fondation, association) Recommandation: prévoir 2 statuts possibles pour les collections transférées: -entre établissements publics et des organismes privés vers les établissements publics: cession -des établissements publics vers des organismes privés: dépôt si possible de long terme (ex.: 99 ans), stipulant que lorganisme dépositaire a le droit de pratiquer le dédoublonnage 12 octobre 2010Rencontre RNBM, Marseille

12 octobre 2010Rencontre RNBM, Marseille Etablir le rôle et les engagements des différents types de partenaires La structure « coordinatrice » ou« animatrice » Les organismes « centres de conservation » Les organismes simples participants

Prévoir les modalités de pilotage du dispositif Comité de pilotage Attributions de la structure coordinatrice 12 octobre 2010Rencontre RNBM, Marseille

Prévoir les conditions techniques de fonctionnement du dispositif Modalités de transfert des collections Conditions de conservation des documents Signalement des documents Modalités de fourniture à distance des documents Modalités de valorisation des collections faisant lobjet du dispositif 12 octobre 2010Rencontre RNBM, Marseille

Prévoir les conditions financières de fonctionnement du dispositif Prise en charge des coûts -de transport des collections transférées -éventuellement dassurance des collections transférées Tarification de la fourniture à distance de documents 12 octobre 2010Rencontre RNBM, Marseille

Autres questions formelles à traiter Durée de laccord Modalités de son renouvellement Modalités de sortie du dispositif -en particulier, devenir des collections relevant du dispositif Règlement des litiges 12 octobre 2010Rencontre RNBM, Marseille