Expérience de l’utilisation du logiciel SAARI au Togo pour la dispensation, la gestion des stocks et l’approvisionnement des ARVs Dr BABALEY Magali, Pharmacien Assistant technique PNUD/Togo Dakar, 6-9 mars 2006

Le TOGO Superficie : 56 785 Km2 longueur : 600 km largeur : 50 à 150 km Indicateurs de santé 2003 : - Nombre d’habitant : 4 900 000 - RNB/habitant US$ : 310 Espérance de vie à la naissance : 50 ans Mortalité infantile : 140/1000 Estimation du nombre de PVVIH : 160 000 Séroprévalence VIH dans la population de 15 à 49 ans: 6%

Le logiciel SAARI C’est un logiciel de la compagnie SAGE www.sage.fr, Sylvain Huibant, tél : (33) 05.56.13.88.85 Utilisation de 2 logiciels : GESCOM (achat, gestion stock, vente) ligne 100 (la plus adaptée) COMPTA (comptabilité) ligne 100 (la plus adaptée) Utilisé dans la plupart des Centrales d’Achat francophones (Burkina, Bénin, Cameroun, Guinée Conakry, Congo Brazzaville, Tchad, Centrafrique, Sénégal…) Paramétrage spécifique pour la dispensation, la gestion des stocks et l’approvisionnement des ARVs

Conditions requises pour une informatisation réussie Bases de données définies (protocoles de traitement, liste des ARVs, fichier patients, fichier fournisseurs, plan comptable, clés d’analyse statistique…) Systèmes de codification définis (produits, patients, fournisseurs) Mode de distribution défini (nominatif ou global) Mode de gestion des stocks défini (1er entrée-1er sortie, par date de péremption, par lot…) Mode d’approvisionnement défini (mini-maxi, QEC, périodique…) Formats documentaires définis (bon de collecte, bon de commande, facture, supports de gestion…)

Conditions requises pour une informatisation réussie Besoins d’automatisation définis (suivi des consos, suivi des péremptions, ré-approvisionnement…) Organisation des services et liens opérationnels définis Procédures organisationnelles définies et écrites Procédures informatiques définies et écrites Détermination claire des postes informatiques requis et des autorisations d’accès Gestion et maintenance du système Formation continue

Système d’informatisation au Togo Fichier produits : ARVs + protocoles : 1ère ligne : AZT + 3TC + EFV ou D4T + 3TC + NVP 2ème ligne : D4T + DDI + Indinavir Pédiatrie : AZT + 3TC + Abacavir Fichier patient (3 lettres du nom et prénom, structure qui suit le patient, ville, sexe, âge, poids, nom du prescripteur, tarif…) Fichier fournisseur (identification, prix d’achat, incoterm, mode de paiement, mode d’expédition, délai livraison…) Codifications (1TRAI001 pour traitement 1ère ligne… LMA0000X pour patient de la région Lomé commune, KRA0000X pour patients de la région Kara…)

Système d’informatisation au Togo (suite) Mode de distribution : - Dispensation par la Centrale d’Achat (CAMEG-Togo) et ses 4 dépôts régionaux, - Dispensation nominative informatisée sous le contrôle d’un pharmacien : Analyse de la conformité des prescriptions avec les protocoles nationaux Conseil aux patients sur le bon usage des ARVs Suivi de la dispensation - Dispensation directement aux Patients ou aux Associations mais toujours nominativement (accessibilité géographique)

Système d’informatisation au Togo (suite) Mode de distribution (suite): - sur présentation de l’ordonnance et vendu à prix coûtant pour les patients hors Fonds Mondial (11 500 à 52 000 FCFA suivant le protocole) - sur présentation d’un carnet numéroté + ordonnance et vendu à 1 000 FCFA ou gratuit pour les patients Fonds Mondial - facturation informatisée (code patient, traitement délivré, ARVs délivrés, quantités, total à payer….) Paiement : - reçu informatisé (code patient, date de paiement, mode de paiement, n° facture payée, montant payé…)

Système d’informatisation au Togo (suite) Mode de gestion des stocks : par lot, par date de péremption, 1er entrée-1er sortie Mode de ré-approvisionnement : mixte : mini-maxi + périodique Qui commande les ARVs ? : - la CAMEG-Togo pour les ARVS hors Fonds Mondial (Bon de commande et suivi de commande sur SAARI) - le PNUD pour les ARVS Fonds Mondial (Bon de commande et suivi de commande sur Excel) Formats documentaires définis

Système d’informatisation au Togo (suite) Besoins d’automatisation : - facturation et suivi des patients - reçu de paiement, support de contrôle de la trésorerie et suivi - consommations et palmarès des ARVs et des traitements, - suivi des péremptions, - inventaires, - ré-approvisionnement et suivi des commandes - réceptions et quarantaine - écritures comptables etc…

Système d’informatisation au Togo (suite) Procédures organisationnelles écrites Procédures informatiques écrites Création d’un service informatique : gestion du réseau, des codes d’accès, de la maintenance et du développement des logiciels Saari, des sauvegardes… Formation continue régulière des personnels aux procédures organisationnelles et informatiques

Conclusion L’utilisation du logiciel SAARI et le choix d’une dispensation nominative informatisée des ARVs au Togo à travers la CAMEG-Togo et ses dépôts régionaux permet : - une disponibilité en temps réel des données statistiques (nombre de patients sous ARVs, nombre de décès, de perdus de vue, nombre de traitement dispensés/mois et disponibles…) - l’optimisation de la dispensation et du suivi des patients - l’optimisation de la gestion des stocks (prévention des ruptures de stock, des sur-stocks, des péremptions…) - l’optimisation des approvisionnements (planification…)