Conférence 14 mars QUELLES SONT LES CLES LOGISTIQUES LORS DE LA MISE EN PLACE DUN ESSAI CLINIQUE?

Conférence 14 mars Questions préalables: En tant que Chef de Projet ou Coordinateur, quelles sont les ressources de lentreprise ou externes que vous allez solliciter pour votre étude (fabrication des unités thérapeutiques principalement) et avec quels impératifs de délai et de quantité ? Dautre part, de quelle marge de manœuvre disposez vous par rapport au budget prévu pour chaque poste de dépense (produits, matériel, biologie, documents…). Votre marge de manœuvre est élevée: Vous pouvez commander des quantités suffisantes pour vous prémunir de toute rupture de stock et impliquer les services connexes de façon quasi prioritaire. Votre marge de manœuvre est modérée: Vous devez par conséquent estimer au plus juste les besoins en produits et matériel, négocier au mieux votre marge de sécurité et tenir compte de lactivité des services connexes sollicités par vous. Votre marge de manœuvre est inexistante: Il vous reste à espérer que les quantités que vous pouvez commander sont appropriées aux besoins de létude. Lactivité des services annexes ne vous permet pas denvisager de nouvelle campagne de fabrication. En plus dune gestion extrêmement rigoureuse, croisez les doigts...

Conférence 14 mars Du protocole à la commande des produits et matériel (évaluation préalable des quantité): UT: - dépend du type de randomisation (centralisée? stratifiée? par blocs? par pays? et prévoir 2n). - dépend du nombre de centres dinvestigations et patients. - dépend du % de screening failure ou sorties prématurées envisagées au cours de lessai. Tenir compte des capacités de production (majorer ces délais si le projet nest pas prioritaire dans lactivité du service de production), étape réglementaire éventuelle (autorisation dimportation)? Le délai de production est défini en début détude (3 à 6 mois selon spécificités de létude) en fonction de la planification dactivité des services concernés.

Conférence 14 mars Matériel spécifique (tensiomètres, ECG, spiromètres, …): Matériel médical standard: - mise à disposition sur sites: 15 jours à 2 mois selon nature et quantité. Matériel médical spécifique: - si customisé aux spécificités de létude ou du promoteur: mise à disposition sur site: 1 à 4 mois selon nature et quantité (+ délais pour lévaluation et lacceptation dun devis, signature du contrat avec le fournisseur, contrats de prêt à usage et dassurance du matériel destiné au centre dinvestigation clinique…). Quantité ? - en fonction du calendrier des inclusions de chaque centre, du coût global du matériel. - se constituer une petite réserve au siège afin de répondre à des urgences. (Ne doit pas être un facteur limitant le recrutement des patients).

Conférence 14 mars Kits de prélèvements biologiques: - 2 à 6 semaines de fabrication selon spécificité et quantité (prévoir un délai supplémentaire de 2 semaines pour traduction des informations si pays étrangers). - coût: de 8 à 20 par visite/patient pour de la biologie standard. Quantité: - QSP faire face aux centres qui ne recrutent pas (matériel momentanément immobilisé) et à ceux qui recrutent plus que prévu initialement. - Dépend du nombre de sites, de pays et de patients. - Dépend du % de screening failure ou sorties prématurées (à remplacer), prévu avant lessai. En règle générale pour obtenir le nombre de kits: majorer de 1/3 le nombre de sujets à sélectionner.

Conférence 14 mars CRFs et documents divers: CRF/carnet patient/consentement: - 2 à 4 semaines (1 semaine pour obtenir et valider le « bon à tirer » + 1 à 2 semaines pour le tirage/assemblage. - coût: de 30 à 100 selon la complexité du CRF et la quantité à reproduire. - si CRF en 1 seul bloc: Majorer le nb de CRF de 30% par rapport au nombre de patients sélectionnés. - si CRF en 2 blocs (sélection + suivi): Majorer le nb de CRF de sélection de 30% par rapport au nb de patients sélectionnés. Majorer le nb de suivi de 10 à 20% par rapport au nb de patients sélectionnés. Protocole: Bien évaluer le nombre dinvestigateurs potentiels + pharmaciens + administrations dhôpital, etc. Sinon RAS.

Conférence 14 mars Stratégie denvoi des produits ou matériel sur site: Evaluation du risque de rupture de stock: 1 - Mineur (portant sur un nb de centres limité) et nécessitant une action immédiate. 2 - Mineur (portant sur un nb de centres limité) et nécessitant de temporiser les inclusions. 3 - Majeur (portant sur lensemble de létude) et avec nécessité de remédier en urgence. 4 - Majeur (portant sur lensemble de létude) et ne pouvant être résolu sans affecter la durée de létude.

Conférence 14 mars Prévoir un envoi initial sur site réaliste (documents, matériel, kits de prélèvement, etc) ? Pas trop important pour éviter une réattribution de matériel ou perte de produits si le centre ne recrute pas et pas trop juste pour éviter le risque de rupture de stock et la multiplication des envois si le si te recrute. Par exemple: quantité correspondant à la moitié du recrutement prévu par linvestigateur (selon la duré de létude). Quand réapprovisionner? - lorsquil ne reste sur site: plus que 2 UT? plus qu1 UT? plus dUT? (votre mode de randomisation le permet-il? Sinon UT par UT ou par bloc, etc). - votre suivi des stock/randomisation est-il toujours parfaitement à jour? - disposez vous de suffisamment de temps pour acheminer les UT avant la randomisation? - pour le matériel et documents: préférez des envois conséquents mais réalistes. Envoi en nombre ou unité par unité? - prendre en compte le coût du transport (environ 10/30 par colis, le double si réfrigéré). - prendre en compte des délais dacheminement sur site (24h à 72h) et les aléas selon les pays. Dans tous les cas: rechercher le compromis entre lourdeur logistique/perte de produits ou matériel/coût.

Conférence 14 mars Expéditions sur sites: Unités Thérapeutiques: - Connaître les possibilités de stockage sur site en terme de volume (peut être devrez vous fractionner les envois dUT et faire récupérer les emballages régulièrement sur site). - envoi initial sur site réaliste: - ajuster le nombre dunités thérapeutiques sur site après chaque inclusion. - respecter les recommandations du prestataire dexpéditions quant aux horaires et jours denvoi des colis.

Conférence 14 mars Kits de prélèvements biologiques: - envoi initial sur site réaliste. - prendre en compte les possibilités de stockage sur site. - majorer le nombre de kits de sélection par rapport aux kits de suivi (% de patients sélectionnés mais non randomisés). (coût envoi (10 à 30 par colis), récupération 50 en ambiant à 100 en réfrigéré).

Conférence 14 mars Documents: Protocoles: - La reprographie des protocoles du fait de sa réalisation aisée nest pas un facteur bloquant dans lorganisation. CRFs, consentement, carnet patient: Stratégies: - intérêt de lancer une reprographie anticipée (avant lavis favorable du comité déthique). CRFs modulaires (Visite 1 puis Visite 2,3…n). Incidents habituels: - relecture imparfaite. - modifications ou ajouts de dernières minutes. - mode de transmission des documents (une configuration de limprimante du prestataire différente du promoteur induit des transformations du texte ou du format du document).

Conférence 14 mars Organisation interne: Le cas dune tâche sous-traitée (matériel, UT, kits de prélèvement, etc): Dans quasiment tous les cas, une visite de qualification (aspects généraux et aspects techniques de la société) sur site puis une réunion pré-étude simposent pour connaître lensemble des moyens et procédures de la société (établissement dun cahier des charges détaillé et complet correspondant à la prestation). Considérer que lintervention du prestataire (laboratoire central ou répartiteur dUT) suffit pour assurer la logistique est une erreur car le sous traitant na quune vision indirecte de la situation des sites. Il faut impliquer une personne au siège (présente en continu) pour assurer les interrelations entre les demandes des ARCs, des centres et des fournisseurs (dispatcher, imprimeurs, laboratoire central, fournisseur de matériel, etc). Nécessité de désigner un ARC central (selon la lourdeur logistique de létude)? Lactivité de cette personne nest pas nécessairement réservée quà ce projet mais sa disponibilité doit être permanente. Pour les éléments importants (UT, prélèvements, matériel) faire en sorte de doubler les accusés de réception de façon à ce que chacun puisse mettre à jour ses tableaux et suive le déroulement des opérations. Constitution dune réserve au siège (tout matériel sauf UT): En dehors des envois faits par le prestataire: se constituer un stock de réserve au siège afin de pourvoir directement un site en cas durgence. Pensez à transmettre linformation au prestataire afin de mettre à jour le document de suivi.

Conférence 14 mars Suivi des stocks: Indicateurs journaliers, hebdomadaires, bimensuel,…directement en rapport avec la durée de létude, la fréquence des inclusions, etc… Obligation faite aux ARCs de mettre à jour très régulièrement les tableaux de suivi (après chaque visite de monitoring, après chaque nouvelle sélection ou randomisation). Lidéal étant de disposer doutils permettant de faire des alertes pour envisager les réapprovisionnements prioritaires. Il est fortement recommandé de désigner une personne en interne pour assurer la coordination des opérations (centralisation des demandes, interface avec les ARCs, centres, dispatcher,…). Régulièrement: comparer vos propres données à celles du prestataire. Réévaluation des risques de rupture de stock après 1/3 de lessai: Le suivi des stocks étant mis à jour régulièrement par les ARCs et/ou lARC manager, il importe de réévaluer les différents « scénarii catastrophes » de rupture de stock (parce que le recrutement nest pas homogène dans les centres, les sorties dessais prématurées déséquilibrent les stocks, etc…). Réévaluation des risques de rupture de stock aux 2/3 de lessai: Vérifier les stocks en considérant le nombre de patients restant à inclure jusquà la fin d étude.

Conférence 14 mars Conclusion: Déterminer les quantités de produits, matériel, documents en quantité « suffisantes », en concertation avec,les fournisseurs, intervenants ou services et en fonction de la stratégie denvoi discutée avec vos collaborateurs ou partenaires. Procéder systématiquement à une visite de qualification du prestataire concerné ou service connexe. Envisager à ce stade et de façon suffisamment détaillée comment toute nouvelle demande de prestation complémentaire pourrait être prise en charge par la société ou le service connexe. Evaluer les risques de rupture de stock avant létude et réévaluer au début puis aux 2/3 de létude. Evaluer et réévaluer le % de screening failure ou sorties d essais à remplacer, avant et pendant l essai. Désigner une personne capable dintervenir à tout moment pour centraliser les demandes, gérer les imprévus, les difficultés et faire le lien entre les différents intervenants. Respecter les recommandations des prestataires ou services dexpédition concernant la programmation des envois et des récupérations. Mettre à jour et suivre quotidiennement si nécessaire les différents tableaux de bord. Mises au point et bilans réguliers avec le prestataire ou le service connexe.

Conférence 14 mars La devise : « Savoir, pour prévoir, afin de pourvoir »