Réingénierie du macro-processus «Pilotage de la masse salariale et des emplois» CR entretien AC Rennes 20 décembre 2006

Sommaire Éléments de contexte au sein du Rectorat Processus et sous-processus Outils et méthodes utilisés

Participants Véronique Gris, chef de projet DGME Maryse Darnaudguilhem, équipe intégrée DGME Annie Chevalier, adjointe au responsable du bureau du budget Rozenn Gibon, contrôleur de gestion Dominique Paupard, coordonnateur académique paye Serge Simon, contrôleur de gestion Jean-Sébastien Boucard, responsable académique du bureau du budget Jean-Baptiste de Charette, consultant BearingPoint

Éléments de contexte au sein du Ministère Synthèse du périmètre Éléments de contexte 1 bureau du budget (2 personnes) rattaché au SG. La cellule KEOPS a été rattachée en janvier 2006 (en charge des crédits – dominante finance) : crée avec l’expérimentation La discipline (audits, processus, performance) ne doit pas être phagocytée par le budget uniquement. Le budget n’est pas la seule dimension du contrôle de gestion. Service paye : 6 personnes dont le coordonnateur (collabore avec le bureau du budget) Le contrôle de gestion ne doit pas être pris à 100% par le budget. La LOLF impose également de suivre / piloter la performance (suivi du PAP et performance des établissements. Service des Études Prospectives et Performance : 2 contrôleurs, 2 statisticiens, 1 informaticien. Le SEPP est rattaché au SG. Changement de mentalité : ne plus faire seulement de la statistique mais aussi de l’analyse qualitative. 6 contrôleurs de gestion en tout dans le rectorat : 2 au Rectorat et 1 par IA depuis rentrée 2005 (fonctions transversales dans les IA avec vision départementale) Coûts de fonctionnements par ex. Sont rattachés aux SG des IA Mais sont souvent accaparés par le budget.

Sommaire Éléments de contexte au sein du Rectorat Processus et sous-processus Outils et méthodes utilisés

Budgétisation des dépenses de personnel Processus RH Prévisionnel emploi Prévisionnel avancement échelon / grade / corps Analyse de l’exécution de l’année N-1 Projection de la dépense de l’année N Corrections éventuelles pour constituer la base de la budgétisation (N+1) Calcul des extensions en année pleine (N+1) Prise en compte des facteurs d’évolution de la dépense : Variation des effectifs : entrées / sorties de N+1 Mesures générales et catégorielles de N+1 GVT à N+1 Responsables de programmes / Responsables de BOP DAF Ministériel DRH Ministériel DB CBCM / CFR (au niveau des RBOP) Interministériel : INDIA / INDIA Rému Outil 2A POEMS Ministériel : SIRH Infocentre ministériel RH (Educ. Polca / Eqpt. Rehucit) Outil de budgétisation (Educ. Plateforme Web + Modèles / Eqpt.SAM) Outil GVT (Éduc. EMI / Éqpt. outil Web, demain Rehucit) ACTIVITES ACTEURS OUTILS Rareté de l’expertise en matière de budgétisation : expertise métier mais aussi technique (comptes PCE, etc.) Difficulté à répartir la masse salariale sur un nombre élevé de programmes et de BOP (7 programmes à l’Éducation / 9 à l’Équipement) Changement des structures budgétaires (du régime de l’ordonnance de 59 au régime LOLF) Insuffisance du dialogue de gestion entre DB, Centrale et BOP Quid du palier 2006 Y a t il lieu de distinguer des éléments qui ne sont pas couverts aujourd’hui mais qui le seront par le palier 2006 ? En termes d’activité, acteurs, outils.. DYSFONCTIONNEMENTS

Budgétisation des dépenses de personnel Synthèse du périmètre Analyse de l’exécution de l’année N-1 Projection de la dépense de l’année N Corrections éventuelles pour constituer la base de la budgétisation (N+1) Calcul des extensions en année pleine (N+1) Prise en compte des facteurs d’évolution de la dépense : Variation des effectifs : entrées / sorties de N+1 Mesures générales et catégorielles de N+1 GVT à N+1 Bonnes pratiques Dysfonctionnements Commentaires Consensus sur le détail des activités. Présentation des bleus au CF le 18 janvier en 2006. L’an dernier, pas de dialogue de gestion avec la centrale sur la constitution du socle. Peu de ventilation, donc difficile de se rendre compte des problèmes, mauvais calibrages (ex. cotisations). Séminaire en avril : premières interrogations ont eu lieu sur le socle En 2007 : dialogue de gestion en bilatérale (novembre), portant notamment sur les éléments de détail par BOP. Cette année, expérimentation du BOP Privé (avec Orléans, Tours, Lille). Socle envoyé par la centrale et socle préparé de son côté par le rectorat. Ex. prise en compte du coût d’emploi réel des emplois qui vont être crées et affectés (différent à Rennes ou à Créteil alors que coût moyen utilisé en central). GVT a été adapté à chaque académie pour le premier degré mais chiffre national sur les autres BOP. Des prévisions nationales sont un peu imposées : ex. sur le chômage. Effort important fait en 2006 sur contractuels donc chômage a augmenté. Or, il doit diminuer au niveau national. Il va falloir financer en 2007.

Budgétisation des dépenses de personnel Synthèse du périmètre Analyse de l’exécution de l’année N-1 Projection de la dépense de l’année N Corrections éventuelles pour constituer la base de la budgétisation (N+1) Calcul des extensions en année pleine (N+1) Prise en compte des facteurs d’évolution de la dépense : Variation des effectifs : entrées / sorties de N+1 Mesures générales et catégorielles de N+1 GVT à N+1 Bonnes pratiques Dysfonctionnements Commentaires Dialogue de gestion (suite) : distinction pas faite par la centrale entre effets d’aubaine et efforts de gestion (sur les 3 dernières années, assez forts). Fin 2006, 3 ans d’efforts de gestion. Pas de reconnaissance des efforts par la centrale. Ex. positif sur le second degré alors que 200 surnombres. Peu de reconnaissance sur le sujet. Comme efforts de gestion forts sur l’apurement des dettes ces dernières années, restriction du Reste à Payer sur examens et concours qui appauvri le rectorat. Alors que les académies qui n’ont pas apuré sont bien dotées. Prime à la mauvaise gestion anormale. Cette année, on peut à peine payer le Bac. Distinction entre dérapage et mauvais calibrage. Règles du jeu à définir et partager : il faudrait un affichage des règles pour les 30 académies. Serge Simon : l’exercice budgétaire est un peu ambigu parce que l’on ne fait jamais de vrai budget en partant de 0 et en réfléchissant aux missions et donc aux emplois.

Budgétisation des dépenses de personnel Synthèse du périmètre Analyse de l’exécution de l’année N-1 Projection de la dépense de l’année N Corrections éventuelles pour constituer la base de la budgétisation (N+1) Calcul des extensions en année pleine (N+1) Prise en compte des facteurs d’évolution de la dépense : Variation des effectifs : entrées / sorties de N+1 Mesures générales et catégorielles de N+1 GVT à N+1 Bonnes pratiques Dysfonctionnements Commentaires Rectorat de plus en plus rapide à analyser les écarts en 2007 : expertise plus forte pour analyse mois par mois. Expertise forte également en raison de la coordination des 4 corps de métier. Chaque mois, réunion transverse tous ensemble pour analyse. Les problèmes sont creusés. Laisser une partie de l’effort à l’académie qui l’a faite. Quand on fait des efforts, on doit avoir un retour. Fin 2006, on a eu un retour en fin de gestion (fongibilité asymétrique qui s’est exercée, bien que tardivement). Le ministère en renvoyé des crédits en hors Titre 2 (début décembre).

Budgétisation des dépenses de personnel Synthèse du périmètre Analyse de l’exécution de l’année N-1 Projection de la dépense de l’année N Corrections éventuelles pour constituer la base de la budgétisation (N+1) Calcul des extensions en année pleine (N+1) Prise en compte des facteurs d’évolution de la dépense : Variation des effectifs : entrées / sorties de N+1 Mesures générales et catégorielles de N+1 GVT à N+1 Bonnes pratiques Dysfonctionnements Commentaires GVT : calcul par le ministère ne convient pas à l’Académie pour 2 raisons : Comparaison sur les mois de janvier d’une année sur l’autre. Or, énormes différences. La moyenne annuelle est différente de l’évolution entre 2 mois à 13 mois d’écart… Ne tiennent pas compte de la quotité de service 0,3 en moyenne budgété pour 0,8 constaté. Prévision du GVT : moyennes mobiles (= moyenne sur trois mois glissant) Développement d’un outil à partir de SMS pour le constaté. Permet de calculer le GVT global Décomposition sur Excel en GVT positif, négatif, solde. Capacité d’opposer à la centrale un chiffre de prévision

Budgétisation des dépenses de personnel Synthèse du périmètre Analyse de l’exécution de l’année N-1 Projection de la dépense de l’année N Corrections éventuelles pour constituer la base de la budgétisation (N+1) Calcul des extensions en année pleine (N+1) Prise en compte des facteurs d’évolution de la dépense : Variation des effectifs : entrées / sorties de N+1 Mesures générales et catégorielles de N+1 GVT à N+1 Bonnes pratiques Dysfonctionnements Commentaires Dialogue de gestion avec la DRH centrale en avril de cette année : PPAGRH fait en mai pour les remontées mais décision trop tardive (septembre) Ce dialogue emplois devrait être fait en même temps que le dialogue budgétaire. Problème de calendrier : il faudrait remonter le dialogue budgétaire pour prise en compte des demandes de transformations des emplois. Donc un premier dialogue de budgétisation dès le premier semestre. Surnombres : En budgétisation : à partir des surnombre connus sur les 8 premiers mois et extension en année pleine avec prévisions. Écart entre le financement réel sur ces surnombres et le coût global pour constate le delta à financer par efforts de gestion. Donc pour budgéter, on table sur une reproduction d’une année sur l’autre des surnombre. Le ministère impose les surnombres et ils ne correspondent pas au besoin des académies. Ils ne sont pas le fruit de la gestion de l’académie. Comment en tenir compte dans le cadre du dialogue de gestion. Surnombres imposés sur les CPE vie de l’élève ou encore sur les profs EPS. Mais même s’ils sont subis, on cherche à les financer et à ne pas les considérer en dette dès le départ.

Budgétisation des dépenses de personnel Synthèse du périmètre Analyse de l’exécution de l’année N-1 Projection de la dépense de l’année N Corrections éventuelles pour constituer la base de la budgétisation (N+1) Calcul des extensions en année pleine (N+1) Prise en compte des facteurs d’évolution de la dépense : Variation des effectifs : entrées / sorties de N+1 Mesures générales et catégorielles de N+1 GVT à N+1 Bonnes pratiques Dysfonctionnements Commentaires Mutations : Sorties sont surtout des départs à la retraite et départs vers les DOM. Problème sur les départs en retraite : ceux qui devaient partir ne sont pas partis. Diminution des CPA et CFA et donc on paie 100% des enseignants qui pourraient soit être partis, soit être en CPA. Impact sur la MS et donc sur la GVT. Forte pression à l’entrée pour l’académie de Bretagne (profil méridional). Les entrées en nombre d’emplois ne correspondent pas au coût moyen qu’ils représentent (ils sont supérieurs car plutôt enseignants, CPE, plus coûteux : donc à financer). Transformations d’emploi : Transformations demandées ont été prises en compte (sauf sur CPE) Demande faite en avril mais décision en septembre : trop tard, les décisions sont déjà prises

Budgétisation des dépenses de personnel Synthèse du périmètre Analyse de l’exécution de l’année N-1 Projection de la dépense de l’année N Corrections éventuelles pour constituer la base de la budgétisation (N+1) Calcul des extensions en année pleine (N+1) Prise en compte des facteurs d’évolution de la dépense : Variation des effectifs : entrées / sorties de N+1 Mesures générales et catégorielles de N+1 GVT à N+1 Bonnes pratiques Dysfonctionnements Commentaires Dialogue infra-académique : Prévisions des efforts de gestion à répartir sur les 4 IA. Discussion sur cette répartition avec les IA. Réunions sur le titre 2 premier degré avec les IA en janvier avec les secrétaires généraux (ISSR, etc.) Rencontres régulières dans l’année : la masse salariale est pilotée au niveau rectoral. Benchmark en cours d’élaboration pour comparer et harmoniser les pratiques (temps partiels, calendriers de gestion – fait, ISSR, etc.). Forts écarts sur les temps partiels (rapport de 1 à 10 entre les IA pour un coût de 900 000€ fin d’année). Efforts de gestion suivis et harmonisés entre IA : Gestion « dynamique des indisponibles », réduction des dépenses de vacataires Recours aux surnombre avant l’appel aux contractuels

Mises à disposition initiale et ultérieures Ouverture des crédits par la DB dans Accord (via Farandole) Notification (part certaine / part probable) au responsable de BOP de sa dotation en emplois et en crédits (tous titres) Première délégation de crédits au début de l’année de la quasi-totalité de l’enveloppe de gestion de chaque BOP Délégation des emplois en une seule fois pour l’année. Les BOP déclinent cette délégation ensuite au niveau de l’UO. Responsables de programmes / Responsables de BOP DAF Ministériel DRH Ministériel DB CBCM / CFR (au niveau des RBOP) Eqpt : DAF des autres ministères pour les transferts et les délégations de gestion Interministériel (crédits) : Farandole (DB) Accord / NDL Restitutions dans INDIA Ministériel (crédits) : Educ.  KHEOPS Eqpt.  Cassiopée Excel SIRH Educ pour délégation d’emplois ACTIVITES ACTEURS OUTILS Dysfonctionnements récents de l’articulation Accord / NDL Quid du palier 2006 Y a t il lieu de distinguer des éléments qui ne sont pas couverts aujourd’hui mais qui le seront par le palier 2006 ? En termes d’activité, acteurs, outils.. DYSFONCTIONNEMENTS

Mises à disposition initiale et ultérieures Délégation de crédits complémentaires NB Eqpt. : 6 à 7 vagues de délégations dans l’année (10% des ressources proviennent hors LFI) Mise à disposition des ETP complémentaires Responsables de programmes / Responsables de BOP DAF Ministériel DRH Ministériel DB CBCM / CFR (au niveau des RBOP) Eqpt : DAF des autres ministères pour les transferts et les délégations de gestion Interministériel (crédits) : Farandole (DB) Accord / NDL Restitutions dans INDIA Ministériel (crédits) : Educ.  KHEOPS Eqpt.  Cassiopée Excel SIRH Educ pour délégation d’emplois ACTIVITES ACTEURS OUTILS Quid du palier 2006 Y a t il lieu de distinguer des éléments qui ne sont pas couverts aujourd’hui mais qui le seront par le palier 2006 ? En termes d’activité, acteurs, outils.. DYSFONCTIONNEMENTS

Mises à disposition initiale et ultérieures Synthèse du périmètre Ouverture des crédits par la DB dans Accord (via Farandole) Notification (part certaine / part probable) au responsable de BOP de sa dotation en emplois et en crédits (tous titres) Première délégation de crédits au début de l’année de la quasi-totalité de l’enveloppe de gestion de chaque BOP Délégation des emplois en une seule fois pour l’année. Les BOP déclinent cette délégation ensuite au niveau de l’UO. Délégation de crédits complémentaires Mise à disposition des ETP complémentaires Bonnes pratiques Dysfonctionnements Dysfonctionnements outils : voir outils Commentaires Notification globale, sans distinction part certaine / probable Notification des ETP aux BOP mais connu car il correspond à la fin de gestion N-1. Peu d’évolutions d’emplois au 1er janvier.

Gestion annuelle et infra-annuelle Processus RH Mesures individuelles de manière exhaustive Suivi et analyse mensuels de l’exécution de la dépense et de la consommation des ETP Identification des dérives éventuelles et définition des mesures correctives Identification des marges de manœuvre afin d’exercer la fongibilité au sein du titre 2 et le cas échéant vers les autres titres Reprévision en crédits et en ETP Responsables de programmes / Responsables de BOP / Responsables d’UO. DAF Ministériel DRH Ministériel CBCM / CFR (au niveau des RBOP) Interministériel : Accord / NDL India / India ODE / India Remu POEMS Ministériel : Prévision de la MS (Educ. Plateforme Masse Salariale & Modèles de profils de dépenses / Eqpt. Rehucit) Décisionnel MS (Educ. Polca / Eqpt. Rehucit) Décompte des ETP (Educ. CNE / Eqpt. Observatoire des Rémunérations) ACTIVITES ACTEURS OUTILS Professionnalisation des acteurs à améliorer Difficulté de décompte des emplois Quid du palier 2006 Y a t il lieu de distinguer des éléments qui ne sont pas couverts aujourd’hui mais qui le seront par le palier 2006 ? En termes d’activité, acteurs, outils.. DYSFONCTIONNEMENTS

Gestion annuelle et infra-annuelle Synthèse du périmètre Suivi et analyse mensuels de l’exécution de la dépense et de la consommation des ETP Identification des dérives éventuelles et définition des mesures correctives Identification des marges de manœuvre afin d’exercer la fongibilité au sein du titre 2 et le cas échéant vers les autres titres Reprévision en crédits et en ETP Bonnes pratiques Dysfonctionnements Commentaires OK sur les activités. Suivi mensuel des ETPT travaillés par BOP à transmettre de manière trimestriel. Pas d’utilisation d’ODE. Utilisation de CNE + SMS pour calcul des ETPF ETPT : DOS ETPF : Contrôle de gestion Lien pas encore assez fort entre pilotage de la masse salariale et pilotage des emplois. Permet une meilleure lecture en budgétaire si l’on suit les emplois : permet d’anticiper. Mais c’est un travail supplémentaire malgré tout Objectif pour 2007 pour une meilleure articulation. Prévision de la MS : Univers BO va chercher infos sur KHEOPS pour remise en forme État mensuel et export excel Calcul de % d’exécution par mois corrigé des effets variables (grèves, etc.) : utilisation des modèles de la DAF. Indemnités traitées à part (par indemnité et par BOP pour prévision en partant des dépenses N-1, des variations d’effectifs et des mesures particulières comme les majorations) Le modèle macro est relativement bon. A un certain stade, il faut rentrer dans le micro pour faire d’autres économies. Ex. agents comptables : réduction pour financements de comptables itinérants dans les agences comptables en difficulté.

Reporting et dialogue de gestion Réunion de dialogue de gestion (RPROG / RBOP / DAF / DRH + éventuellement UO) Eqpt.  Remontée des tableaux de bord des BOP en Administration Centrale 3 fois par an Educ.  Remontée des tableaux de bord des BOP en Administration Centrale 6 fois par an  Rencontre 1 fois par an pour le suivi de l’exécution et la budgétisation  Disponibilité de la Centrale à la demande des académies Responsables de programmes / Responsables de BOP / Responsables d’UO. DAF Ministériel DRH Ministériel CBCM / CFR (au niveau des RBOP) DB Interministériel : Extractions INDIA Extractions INDIA ODE Ministériel : Excel Extractions SIRH Extractions outils décisionnel (Educ. POLCA, KHEOPS, CNE / Eqpt. REHUCIT) ACTIVITES ACTEURS OUTILS Quid du palier 2006 Y a t il lieu de distinguer des éléments qui ne sont pas couverts aujourd’hui mais qui le seront par le palier 2006 ? En termes d’activité, acteurs, outils.. DYSFONCTIONNEMENTS

Sommaire Éléments de contexte au sein du Rectorat Processus et sous-processus Outils et méthodes utilisés

Outils et méthodes utilisés Éléments de contexte Outil SMS (remontée de l’entrepôt de données sur BO) : permet d’aller jusqu’à l’individu. SMS : exploitation de BSCum via BO. Polca non utilisé (outil de reporting national web sur l’entrepôt BSCum aussi) = SMS sans la réactivité. Polca pas forcément complet dans ses requêtes : compliqué de demander des nouvelles requêtes (processus lourd de demande d’évolution) MAJ des applications pose pb : si le ministère décide de ne mettre à jour que les données qui l’intéresse pour Polca, ce serait problématique. Conclusion : on ne veut plus de requêteur mais un entrepôt de données de qualité et avec les variables mises à jour dans les délais. Ex. de variables absentes : par imputation budgétaire, classement des indemnités inspecteurs et enseignants. Ex. rémunérations par code élément pour réimputer des sommes mal imputées (mais n’intéresse pas la centrale) Mais attention : le ministère veut des informations remontées de manière similaire pour les agréger. Accord / NDL : délais beaucoup trop longs entre une délégation de crédit et un mandatement (il peut de passer 15 jours). Problèmes à l’occasion de la fin de gestion dans NDL : pré-liquidation a posé problème au mois de décembre et états NDL faux (bug sur les réimputations). OK sur ventilations budgétaires SI propres : confiance dans les outils de l’académie. Et relation de confiance avec la TG.

Conclusion : regard porté sur la LOLF Commentaires Regard sur la LOLF : Gros bénéfice sur le développement des outils pour investiguer les sujets. Le contrôle de gestion et ses outils est un vrai plus L’état d’esprit a changé : vraie responsabilisation (évidente et partagée par les IA) Opinion Paupard : la contrepartie de la LOLF sur autonomie et rétributions des efforts est un peu décevant. La LOLF est aussi un instrument éthique : on ne peut pas revenir en arrière, ne serait-ce qu’en tant que contribuable. Opinion Simon : LOLF permet d’avoir une vision systémique des coûts par mission On a une vraie vue « performance » : efficacité et efficience. Il est possible d’en parler grâce au dialogue amont sur les coûts. Opinion Chevalier : Connaissance de tout ce à quoi on doit faire face. Connaissance de tous les coûts. Travail plus intéressant qu’avant Opinion Boucard : Il manque encore un peu de transparence. Valable à tous les échelons (Bop mais sûrement UO également)