LA GESTION DE TRESORERIE HUTCHINSON France Un système intégré autour de SAP (4.7)

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Les principales fonctions de la Trésorerie gérées sous SAP: 1 - Intégration et comptabilisation des relevés bancaires Paramétrage des schémas comptables afin d’optimiser l’intégration. 2 – Gestion et comptabilisation des écritures du cash pooling 3 - Gestion des comptes intermédiaires de banques afin d’assurer la réconciliation bancaire 4 - Position de trésorerie en euros et devises (USD, CHF): - le suivi des prévisions (flux incertains) - Détermination de la position par banque 5 – Création des fichiers de règlements

SCHEMA ORGANISATIONNEL … Communication bancaire Outil d’impression des chèques manuels Chèques émis par les sites et le siège. Frais déplacement Règlements notes de frais FI -TR Gestion des relevés de comptes bancaires. Suivi des opérations en date de valeur Situation journalière des soldes, en valeur (consolidée) prévisions. Nivellement automatique des soldes bancaires.(cash pooling) Rapprochements bancaires. Remise effets à l’encaissement. Calcul échelles d’intérêts Génération des fichiers pour envoie en banques (vrts, chqs…) Budget de trésorerie ( Réalisations / Prévisions) Netting filiales françaises et étrangères (compensation règlement factures clients/fournisseurs filiales françaises Communication bancaire Transferts Etebac 5 (CFONB et EDIFACT) Transferts Etebac 3 : Envoi chèques sécurisés, récupération fichiers extraits de comptes, remise à l’encaissement, validation paiements. THEMIS TBT/400

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PERIMETRE • 16 sociétés en france. • 3 banques (en cash pooling). 126 comptes (dont 1 en CHF et 1 en USD) 6 comptes en USD 16 comptes en EUR • 1500 écritures bancaires quotidiennement

LES FLUX Les décaissements (dont VAT et VCOM) Les encaissements

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Gestion des données de bases des banques Structure des comptes de banques dans SAP (Codes banques) la règle utilisée pour la nomenclature des Codes banques : - codes banques sociétés (BB) (banque + agence) Banque (BB) Code SAP BANQUE 10 BNP10 BANQUE 50 JPM50 BANQUE 60 ABN60

Gestion des données de bases des banques (suite) Structure des comptes de banques dans SAP (ID banques) la règle utilisée pour la nomenclature des ID Banques : - un ID banque (CC) (N° compte + Devise + compte général) On peut rattacher plusieurs ID banque à Un même code banque société Comptes (CC) Codification Code SAP Principal 1x (10  19) CPR10 Rattachement (ZBA) RAT18  Chèques sécurisés CA CCH20  Devises (Différente de la devise société) 9x (90 à 99) dont : 90 : EUR 96 : GBP 97 : USD 98 : CHF EUR90 GBP96 USD97 CHF98

Gestion des données de bases des banques (suite) Structure des comptes de banques (8 positions) - comptes banques : . Un seul compte de banque par numéro de compte bancaire. . Ces comptes sont le reflet des soldes en banque. . Ils sont mouvementés uniquement par l’intégration du relevé bancaire. exemple BNP10 CPR10 = 512 0 10 10 - comptes de règlements (encaissements/décaissements) : . Ces comptes servent à comptabiliser les règlements (encaiss/décaiss). . Plusieurs comptes de règlements seront rattachés à un seul compte de banque. . Ils sont la contrepartie des écritures du relevé bancaire et ils permettent d’effectuer le rapprochement bancaire

Gestion des données de bases des banques (suite) Structure des comptes de banques (suite) Nomenclature comptes de règlements: Exemple dans SAP : (environ 1 400 comptes de banques dans SAP)

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PROCESSUS DE LA COMPTABILITE BANCAIRE Intégration des relevés bancaires : - Automatiquement via thémis : Les relevés bancaires sont récupérés Tous les jours via thémis pour êtres intégrés et comptabilisés dans SAP. (cpta géné) Les formats recus sont : CFONB120 et le MT940. - CFONB120 : format français avec les libellés étendus. Utilisation des codes AFB pour imputer les mouvements dans les comptes intermédiaires. Le programme standard d’intégration est utilisé (RFEBKA00) Utilisation du paramétrage de bases pour les extraits de comptes élèctronique

PROCESSUS DE LA COMPTABILITE BANCAIRE (suite) Intégration des relevés bancaires : (suite) Exemple : CFONB120

PROCESSUS DE LA COMPTABILITE BANCAIRE (suite) Intégration des relevés bancaires : (suite) - MT940 : format international variable. Utilisation de la recherche des textes pour la comptabilisation. Le programme standard d’intégration est utilisé (RFEBKA00) Utilisation du paramétrage de bases pour les extraits de comptes électronique + Définir chaîne de recherche pour extrait de compte électronique

PROCESSUS DE LA COMPTABILITE BANCAIRE (suite) Intégration des relevés bancaires : (suite) Exemple : MT940

PROCESSUS DE LA COMPTABILITE BANCAIRE (suite) Rapprochement bancaire : Le rapprochement bancaire est géré dans SAP comme un rapprochement sur comptes généraux (comptes de règlements). Il en existe deux types : - Automatique : Il est lancé tous les jours après la comptabilisation des relevés bancaires. Les paramètres pour le rapprochement automatique sont prédéfinis dans le paramétrage au niveau des comptes comptables. Ces paramètres dépendent du compte général utilisé et donc du type de flux de banque (Virement émis, chèque, etc.).. - Manuel : Le rapprochement bancaire manuel utilise la transaction standard SAP de rapprochement des comptes généraux avec une variante d’affichage dédiée : « Trésorerie ».

PROCESSUS DE LA COMPTABILITE BANCAIRE (suite) Equilibrages banques : - banque en cash pooling : Les comptes avec cash pooling de trésorerie (ZBA) sont équilibrés automatiquement par la banque. Les soldes de ces comptes sont alors transférés vers le compte de banque centralisateur. Un programme spécifique permet de comptabiliser automatiquement et tous les jours après l’intégration du relevé, les écritures de cash pooling. Ecriture ZBA du relevé bancaire Ecriture qui solde ZBA

PROCESSUS DE LA COMPTABILITE BANCAIRE (suite) Schéma du processus de la comptabilité bancaire : BANQUES rapprochement 512 XXXXX 511 XXXXX THEMIS SAP CPTA GENE 1/3 Relevés + paiements intégration des relevés calcul des soldes S A P TRESO relevés bancaires paiements

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Permet le suivi de la situation journalière de trésorerie FLUX DE TRESORERIE Gestion de trésorerie à court terme : Permet le suivi de la situation journalière de trésorerie - Comptes de trésorerie : Les comptes de trésorerie sont les reflets des comptes banques mais utilisés en trésorerie. - Niveaux de trésorerie : Fonctionnellement on peut classer les niveaux de trésorerie en deux catégories : - Les niveaux « comptables » : Ils sont paramétrés sur les comptes généraux et mettent à jour automatiquement la gestion des flux de trésorerie dès qu’une écriture comptable est enregistrée.

FLUX DE TRESORERIE (suite) Gestion de trésorerie à court terme (suite) - Les niveaux « trésorerie » : Ils sont utiliser directement dans la gestion de trésorerie soit via une opération manuelle, ou pour équilibrage (vrt trésorerie). - Les classifications : Une classification est une structure d’analyse de la situation journalière ou des prévisions de liquidités. On retrouve tous les comptes généraux gérer en trésorerie, c'est-à-dire : les comptes de banques 512xxxxx et les comptes intermédiaires de banques (511xxxxx) affectés à un niveau de trésorerie.

FLUX DE TRESORERIE (suite) Gestion de trésorerie à court terme : transaction « FF7A » écran sélection

FLUX DE TRESORERIE (suite) Gestion des prévisions de liquidités clients et fournisseurs : Permet de suivre par échéances les créances clients et les dettes fournisseurs - Niveaux de trésorerie : Niveau Description F1 Niveau standard client / fournisseur Niveau de trésorerie pour les factures clients et fournisseurs et autres pièces FD Niveau pour client douteux Niveau de trésorerie pour les CGS clients douteux FW Niveau Effets fournisseurs / client fournisseur Niveau de trésorerie pour les CGS effets clients et fournisseurs FA Niveau .et acomptes clients et fournisseurs Tous les codes CGS d'avance et d'acompte sont reliés à un seul niveau de trésorerie XA Niveau pour factures bloquées en « A » Niveau de trésorerie pour les factures clients et fournisseur bloqués au paiement. Tous les codes blocage sont reliés à ce même niveau de trésorerie XX Niveau pour factures bloquées autres

FLUX DE TRESORERIE (suite) Catégories de trésorerie : Il y a une séparation des catégories de trésorerie pour les tiers France et les tiers Export. Les tiers du groupe ne génèrent pas de mouvement financier et sont isolés sur des catégories de trésorerie dédiées. Les catégories sont affectées aux fiches des tiers (comptes tiers) - catégories clients : - catégories Fournisseurs : - Classification : Il existe une seule classification : « TIERS », qui reprend l’ensemble des catégories de trésorerie des tiers

FLUX DE TRESORERIE (suite) Gestion des prévisions de liquidités : transaction « FF7A » écran sélection

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BUDGET DE TRESORERIE Le Budget de trésorerie dans SAP permet de suivre les dépenses et les recettes réalisés par nature Structure organisationelle et données de bases: - Le périmètre financier : Il est géré au niveau pays, ce qui signifie qu’un périmètre financier est définit par pays selon la nomenclature suivante : exple : PFFR = Périmètre financier France - Les comptes budgétaires : Pour les dépenses et les recettes, le type de compte budgétaire pilote le signe de l’écriture dans le budget de trésorerie en fonction du sens de l’écriture de comptabilité. Comptes Budgétaire Description T + identifiant compte budgétaire TRESORERIE D + identifiant compte budgétaire Dépenses R + identifiant compte budgétaire Recettes C + identifiant compte budgétaire Collectif/Compensation D_NON_SUIVI Exclustion. Compte du plan comptable n'entraînant pas de flux financier (Comptr Non suivi de recette ou de dépense)

BUDGET DE TRESORERIE (suite) Les comptes budgétaires (suite): Chaque comptes du plan comptable est affectés à un compte budgétaire. - Les données du budget de trésorerie sont récupérées à partir des écritures effectuées dans le module de comptabilité financière (relevé bancaire....), en fonction des pièces de rapprochements - Une fois la trésorerie budgétaire activée dans une société, la donnée « compte budgétaire » devient obligatoire pour tous les comptes généraux lors de l’enregistrement d’une écriture comptable. Compte budgétaire affectation Plan compte

BUDGET DE TRESORERIE (suite) - L’opération financière est l’objet qui permet le suivi des opérations dans le budget de trésorerie. Les types d’opérations principales utilisées dans SAP sont les suivantes :

BUDGET DE TRESORERIE (suite) Budget de trésorerie : (FMR1) exemple

THE END