P Staccini, JF Quaranta, J Testa Rôles du système d’information hospitalier dans la démarche qualité d’un établissement de santé P Staccini, JF Quaranta, J Testa Département d’Information et d’Informatique Médicale Coordination des Vigilances Sanitaires et de la Gestion des Risques Centre Hospitalier Universitaire de Nice Cotonou, 7-9 juin 2005 Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Système d’information Système de Management de la Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Définition Préalables Intégration données/fonction Aspects conceptuels Système d’information Définition Système d’Information (SI) Ensemble organisé de ressources matériel, logiciel, personnel, données, procédés, permettant d’acquérir, traiter, stocker, communiquer des informations dans l’organisation Langage de communication dans l’organisation Système d’information informatisé Automatisation par l’informatique d’une partie +/- importante du SI pour faciliter la gestion des infos Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Système d’information Système de Management de la Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Définition Préalables Intégration données/fonction Aspects conceptuels Système d’information Préalables Qu’il soit supporté ou non par l’informatique et les télécoms, le SI réalise les 4 fonctions suivantes : Collecte : polymorphisme données, moments, lieux Conservation : réutilisation, supports Transformation : synthèse, interprétation Diffusion des informations : lecture ou recherche Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Système d’information Système de Management de la Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Définition Préalables Intégration données/fonction Aspects conceptuels Système d’information Préalables SI sont d’abord des systèmes humains ensuite des systèmes technologiques Il n’y a pas de système d’information sans volonté de communication entre les individus au sein de l’organisation L’information est un processus grâce auquel l’entreprise s’informe sur elle-même et sur son environnement et réciproquement informe son environnement sur elle-même Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Système d’information Système de Management de la Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Définition Préalables Intégration données/fonction Aspects conceptuels Système d’information Intégration données/fonction Héritage du passé Offre technique et logicielle morcelée Intérêt longtemps centré sur la facturation et la gestion des données administratives Absence d’une motivation forte pour une vision transversale Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Système d’information Système de Management de la Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Définition Préalables Intégration données/fonction Aspects conceptuels Système d’information Intégration données/fonction Constitution systèmes départementaux Dispersion et redondance des données Logique fonctionnelle spécifique Significations différentes des données Notion d’appartenance des données On n’échange pas des informations, on autorise leur lecture Pas d’infocentre facilement constituable Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Système d’information Système de Management de la Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Définition Préalables Intégration données/fonction Aspects conceptuels Système d’information Aspects conceptuels Un élément fédérateur des données Le patient et sa prise en charge Une logique d’analyse des fonctions et de définition des rôles Les processus (soins, logistiques, pilotage) Un sens de lecture Le temps Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Système d’information Système de Management de la Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Définition Préalables Intégration données/fonction Aspects conceptuels Système d’information Aspects conceptuels Une finalité : connaître pour mieux soigner connaître pour mieux gérer Mais pour connaître : nécessité de tracer Qui a fait quoi : acteur – action - patient Où et quand : situation – contexte Comment : pratiques (compétences) Pourquoi : décision (objectifs) Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Système de management qualité Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Système de management qualité Système de Management des Responsabilités Système de Management des Ressources Système de Management des Processus intrants processus extrants DEMANDE interne ou externe OFFRE pour le client pour les équipes Sous-système de recueil Sous-système de prévention P D A C Système de Contrôle Mesure : vérification conformité, événements indésirables et conséquences Analyse : diagnostics, déterminants, causes, risques Amélioration : formation, prévention, protocoles Réactions, Corrections Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Système de management qualité Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Système de management qualité Prescription geste Prescription médicament Connaissances Procédures Indications Prescription examen Apparition signe Résultat anormal Réalisation acte … Evénement Historique Résultats Alarmes Rapport exécution Rapport incident Acheminement temps Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Modélisation du système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Médiation entre qualité et information Une logique fédérative : l’approche processus Modélisation du système d’information Médiation entre qualité et information Démarches amélioration continue de la qualité structurantes sur le plan stratégique, puisqu’elles précisent les objectifs d’évaluation définissent les objets de la mesure structurantes sur le plan organisationnel puisqu’elles précisent les méthodes de travail et les actions de prévention Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Modélisation du système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Médiation entre qualité et information Une logique fédérative : l’approche processus Modélisation du système d’information Médiation entre qualité et information Système d’information support de la preuve et outil de communication et de travail collaboratif entre les acteurs support de la mesure Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Modélisation du système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Médiation entre qualité et information Une logique fédérative : l’approche processus Modélisation du système d’information Une logique fédérative : l’approche processus Analyse du processus pour comprendre et optimiser l’organisation de l’activité d’un ensemble d’acteurs de soins (tâches, objectifs, responsabilités) Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Modélisation du système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Médiation entre qualité et information Une logique fédérative : l’approche processus Modélisation du système d’information Une logique fédérative : l’approche processus Envisager d’emblée le lien système qualité et système d’information l’évaluation des pratiques, des prescriptions, de la sécurité des soins les besoins des utilisateurs dans une logique intégrant les données UTILES et leur utilisation en temps réel Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

! SEGMENTS-ETAPES DU PROCESSUS ACTEURS DOCUMENTS GENERES Prélèvement Commande Commande ferme Mise en réserve Transport SEGMENTS-ETAPES DU PROCESSUS Médecin Infirmier(e) Chauffeur... ACTEURS Le patient au centre du processus de soins : définition des rôles et synchronisation des acteurs et des activités Vigilant... Fiche Distribution Nominative FDN Ordonnance d’Incident Transfusionnel FIT DOCUMENTS GENERES Référentiels Prescription Procédures et modes opératoires Dossier Patient DONNEES DOCUMENTS EXISTANTS ! objectif sécurité Vérification identité oui non Conformité PSL reçu - PSL commandé Contrôle ultime au lit du patient MESURE PARAMETRES INDICATEURS

Cartographie des processus Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Connaissance des pratiques Un outil web collaboratif Cartographie des processus Connaissance des pratiques Instrumenter la circulation et l’utilisation des informations Engouement vers les dispositifs de workflow Coordonner et synchroniser les acteurs Améliorer la décision dans les situations à risque d’erreur et d’insécurité Améliorer la circulation des informations et favoriser le travail collaboratif Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Cartographie des processus Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Connaissance des pratiques Un outil web collaboratif Cartographie des processus Connaissance des pratiques Retour à des considérations plus méthodologiques Modélisation des processus Décrire et partager la connaissance du fonctionnement des processus majeurs de l’entreprise Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Infirmier Médecin Médecin Infirmier Chauffeur Chauffeur Infirmier Infirmier Prescription Commande Transport Réception Perfusion Surveillance Ordonn. PSL Vérif Identité Culot Culot Culot Traitement Ordonn. Tests Prélèv. Tubes Résultats Vérif Identité Déclaration Recomm Prescrip. MO Prélèv Bons Comm Verif Conform Vérif Conform Fiche Alerte ATCD Patient Tests appropriés Résultats Conserv. Admin. PSL MO Alerte Prescription appropriée MO Transp MO Récept. MO Administr Incidence Accident Conditions transport Conformité Conformité Prescription Médecin Vérif Identité Comm. PSL Tubes MO Tests appropriés Etape processus Ressource Acteur Activité Ressource Document Ressource Matériel Guides Indicateur

Cartographie des processus Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Connaissance des pratiques Un outil web collaboratif Cartographie des processus Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Cartographie des processus Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Connaissance des pratiques Un outil web collaboratif Cartographie des processus Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Un outil (Clinocom SIEMENS) Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Mise en place Dysfonctionnements Accompagnement Retour d’expérience Mise en place Un outil (Clinocom SIEMENS) base unique centrée patient satellites logiciels interfacés, dont la gestion du dépôt de sang Des fonctions initiales liées à la facturation, à la disponibilité des lits nouvelles fonctions liées au dossier patient (formulaires de données complémentaires) Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

En expérimentant de nouveaux secteurs Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Mise en place Dysfonctionnements Accompagnement Retour d’expérience Mise en place Pari de tout basculer d’un coup de monter en charge sur des fonctions mais concernant l’ensemble de l’établissement En expérimentant de nouveaux secteurs Les urgences En travaillant sur des aspects métier Hémovigilance Biologie En capitalisant sur notre passé (TDS 95-99) Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Apparition de dysfonctionnements Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Mise en place Dysfonctionnements Accompagnement Retour d’expérience Dysfonctionnements Apparition de dysfonctionnements Mauvais recueil de l’identité du patient Absence de saisie « temps réel » dans les mouvements  difficulté d’avoir le point des lits ! Une seule explication Ces dysfonctionnements existaient avant l’installation du nouveau système. Ils ont été révélés parce que tout le monde travaille désormais sur une même base et non sur des bases séparées Absence de gestion globale des bureaux des entrées Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Mise en place d’une cellule d’identitovigilance Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Mise en place Dysfonctionnements Accompagnement Retour d’expérience Accompagnement Mise en place d’une cellule d’identitovigilance correction en temps réel des erreurs formation sur le terrain (BE et services cliniques) mise en place d’indicateurs (incidence doublons) Qualité de la tenue du dossier patient levier de l’accréditation pièces essentielles (dossier médical personnel…) signature des prescriptions (préparer la prescription connectée) Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Qualité du codage des données Système d’information Système de Management Qualité Modélisation du Système d’Information Cartographie des processus Premiers retours d’expérience Mise en place Dysfonctionnements Accompagnement Retour d’expérience Accompagnement Qualité du codage des données formulaires complémentaires pour enrichir la description du contexte de prise en charge : soins palliatifs, cancérologie, scores de réanimation pré-codage des comptes-rendus opératoires type Repérage des « oublis » Ulcères de décubitus, Infections nosocomiales Par des études croisant les données Bras de levier de l’accréditation Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Faciliter la communication entre acteurs Conclusion Des processus au système d’information Faciliter la communication entre acteurs orientation processus, « centrage » patient Assurer la traçabilité des actions de soins lien produits/services - receveur ensemble des étapes (de la prescription à l’administration / surveillance / iatrogénie) Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Faciliter le partage des connaissances entre acteurs Conclusion Des processus au système d’information Faciliter le partage des connaissances entre acteurs Bénéfices du système documentaire MAIS cela suppose de nouveaux métiers chaîne éditoriale, indexation ET de nouvelles responsabilités approbation, validation des documents Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

Evaluation, Gestion de la qualité, Prévention des Risques Conclusion Des processus au système d’information Evaluation, Gestion de la qualité, Prévention des Risques vision intégrée d’EMBLEE caractériser les processus de soins (recueil) mesure et analyse du déroulement (contrôle) aide décisionnelle adaptée (prévention) Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES

AU FINAL Conclusion Partage de l’information Partage des connaissances Des processus au système d’information AU FINAL Partage de l’information Partage des connaissances Partage des compétences Éléments fondateurs d’une démarche de « Knowledge management » intra (inter ?) hospitalier Pascal STACCINI – DIIM du CHU de Nice Rôles du SIH dans la démarche qualité d’un ES