IMPLEMENTATION D’UN SYSTEME TRANSACTIONNEL Présentation : YAO Komissa S. Fonction : Chef du Département Info. Institution : FENACOOPEC-CI Système : BANK-MICRO (Vivéo Finance) TECHNOFOIRE 2006 – DAKAR

LA FENACOOPEC -CI Création du réseau COOPEC en 1976 Etat Ivoirien et le C.I.C.M Réhabilité de 1994 - 1999 par l’État Ivoirien, la B.M, l’A.F.D, la C.F et l’A.C.D.I Aujourd’hui 150 COOPEC, dont 112 en zone gouvernementale 450.000 membres actifs, 54,6 milliards de francs CFA de dépôts, 21,2 milliards de francs CFA d’encours de crédits, 17.500 emprunteurs. Sans subvention, entièrement financée par ses membres

CONTEXTE ET PROBLEMATIQUE Augmentation de l’activité surtout vers les zones urbaines Nécessité de professionnaliser l’activité et d’élargi la gamme des services à offrir De 1998 à 1999 : déploiement du logiciel SIBANQUE (fourni par le CICM) En fin 1999, seulement 45% du réseau était informatisé avec SIBANQUE, par manque d’infrastructure adéquat, niveau de compétence des acteurs assez faible (informatique et comptable) Constat des limites de la solution face à la croissance du réseau : difficultés de produire les états financiers, statistiques et reportings – difficultés de maintenance

DEMARCHE DU PROJET Réalisation d’un cahier des charges avec l’appui financier et technique de DID Appel d’offre pour la fourniture d’une application évolutive vers la banque Choix de la solution Bank-Micro de VIVEO-FINANCE Mise en place d’une équipe projet Fenacoopec Choix d’un site pilote : 1 Coopec et la Structure Centrale Assistance technique du fournisseur sur le paramétrage des applications (Comptabilité, Guichets, Membres, Comptes de membres, Crédits, etc.) Sans appui financier, entièrement financé par la Fenacoopec-ci

Processus de mise en oeuvre Mise en place d’une équipe projet Opérationnelle Contrôleurs et Informaticiens Personnels des Caisses de base Des opérateurs de saisies (dans certaines caisses) Découpage du projet en processus Paramétrages Reprise des données Formation Mise en production du site pilote Fonctionnement en parallèle des deux systèmes Généralisation du déploiement

Mise en œuvre : Paramétrages Fait avec l’assistance active de Vivéo Finance Saisie du Plan des Comptes (Codes Comptable PARMEC) Codification des Codes : Clients et Comptes Définitions et codifications de toutes les opérations comptables Définitions des schémas comptables liés aux opérations Opérations de guichets Opérations de crédits Autres opérations récurrentes de comptabilité générale Définition des habilitations – Sécurité du système

Formation Initialement, formation du chef de projet par Vivéo Finance : méthodologie, paramétrages et à l’utilisation de base Formation à la reprise des données puis à l’utilisation, par métier (assurée par le chef de projet) aux membres de l’équipe d’encadrement aux agents de la caisses pilote : les opérations comptable (B.O), les opérations de caisses (F.O) et les opérations de crédit (BO & FO)

Mise en œuvre : Reprise des données Problématique sur le mode de reprise Automatique ? Manuelle? Les acteurs? Organisation de la collecte et de la reprise Liste des clients, des comptes, les balances et les dossiers de crédit Fiches cartonnées, GLJ, dossiers de crédit pour les Caisses manuelles Reprise des données Membres actifs - Comptes client - Dossiers de crédits vivants, avec leurs soldes restants dus à la date d’arrêté Soldes de la comptabilité générale et des comptes client à une date d’arrêté comptable – Rattrapage des écritures passées depuis la date d’arrêté A chaque étape du processus, des contrôles et vérifications sont faits

Mise en production/utilisation des deux systèmes en // Ressaisir les opérations passées dans l’ancien système, depuis la date d’arrêté, dans le nouveau jusqu’à atteindre la même date journal Utiliser en Front-Office le nouveau système Procéder à des arrêtés journaliers pour faire correspondre les balances comptable des deux systèmes Abandonner l’ancien système après une période d’1 mois de fonctionnement en parallèle NB : une prise en main progressive du système est ainsi faite par les agents durant les phases de reprises

Déploiement dans tous le réseau Formation de tous les acteurs de base sur le processus global de reprises Attributions de tâches, par équipe d’agents des Caisses avec ou sans appui d’opérateurs de saisies Installations et mises à jour des bases de données déjà paramétrées mais vierges de données (les informaticiens) Fixations de délais à chaque étape, pour chaque équipe en fonction du volume d’activités, du nombres de clients et de comptes à reprendre Contrôles, vérifications et validations par les équipes d’encadrements

Budget et structure des coûts Répartition des coûts Licences Formation Mise en œuvre (Paramétrages) et assistance Maintenance annuelle Acquisition des licences de façon globale, puis répartitions suivant une clé basée sur le nombre de guichets par Caisse Formation dispensée par le fournisseur pour : L’architecture générale, fonctionnelle du système Les paramétrages sur une base standard La maintenance de 1er niveau La méthodologie de reprises des données Mise en œuvre Paramétrages sur site Assistance à la reprise des données Assistance à distance Coût global : de 230 à 280 millions environs pour 125 Caisses. Hormis le déploiement et la formation aux utilisateurs qui ont été assurés par l’équipe projet seulement sur des frais de missions en interne Rajouter au coût global 11 à 13% de celui-ci pour la maintenance annuelle

PRINCIPALES DIFFICULTES Niveau de compétence des acteurs de base insuffisant La méconnaissance de l’outil informatique La non maîtrise du métier de « banquier » indisponibilité totale des agents pour les travaux de migration Non respect des délais fixés Equipes d’encadrement et de suivis en nombre insuffisant pour l’ensemble du réseau, Difficultés de se départir des méthodes et pratiques liées à l’ancien système (Sibanque) Compte tenu du caractère innovant et structurant de BAnk-Micro, des difficultés réelles liées au changement ont été rencontrées

RECOMMANDATIONS Choix d’un système simple d’utilisation De préférence en mode texte ou semi graphique Ne nécessitant pas la présence d’informaticien au quotidien Surtout modulaire, donc évolutif Possibilité d’extractions de données 2. Méthode de reprise 1. Automatique si l’éditeur est le même aussi bien pour l’ancien système que le nouveau 2. Manuelle, sinon 3. Procéder au déploiement Caisse par Caisse, quelque soit l’étendu du réseau 4. Accorder suffisemment de temps à l’accompagnement au changement : vouloir forcément respecter des délais pourrait porter préjudice 5. Prévoir des formations thématiques et progressives : de l’opérationnel au stratégique 6. Avoir une équipe projet assez hétérogène : comptables, Agents de Crédit, Informaticiens, etc. 7. Exploiter à fond la projet pilote avant son déploiement