S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking1 Pilotage et évaluation des activités dun incubateur Partie 3 : Benchmarking des performances dun incubateur Partie 3 : Benchmarking des performances dun incubateur Ahmed Gdoura Medibtikar Training Coaching & Networking Program TCN Seminar Step 2 Techniques daccompagnement collectives et collectives restreintes pour les entreprises innovantes Tunis Octobre 2008 WS 2.4

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking2 Sommaire 1. Les ayants droit, lévaluation des performances et le benchmarking 2. Le Benchmarking et les modes dévaluation 3. Evaluation dimpact

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking 3 1. Les ayants droit, lévaluation et le benchmarking

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking 4

55 Benchmarking et évaluations. Evaluation des besoins des entrepreneurs Caractéristiques, besoins, priorités de la population cible ? Existe-t-il des barrières, des interfaces facilitateurs ? Quelle est lapproche appropriée? Evaluation des processus Comment le programme DI est mis en œuvre ? Activités livrées / activités planifiées ? Les entrepreneurs participent et intègrent les services ? Leurs réactions ? Evaluation des retombées Quel changement le programme apporte ? Qui et comment les cibles bénéficient ? Quest ce qui marche ? Quest ce qui ne marche pas ? Y-a-t-il des retombées quon nattendait pas? Evaluation dimpact Etendue des changements ? Quels sont les effets durables? Quelles sont les conséquences finales? Le mérite du programme ? Comment développer les bonnes pratiques et la maîtrise des processus dun incubateur

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking6 Les différents mode dévaluation dépendent des objectifs qui sont fixés par lincubateur : Monitoring permanent : basé sur les outils de management de linformation de lincubateur Audit interne périodique : Mesure lefficacité et lefficience (réalisé par un manager dincubateur) Evaluation complète : par léquipe, les financeurs, des experts externes ou les trois acteurs ensembles. Cherche à évaluer les différents impact de lincubateur à long terme Benchmark : permet de se positionner (en termes de services, defficacité, de satisfaction, de deal-flow, etc.) par rapport à dautres incubateurs Evaluation régionale : permet de positionner lincubateurs et le panel de services par rapport à des homologues dun même territoire. 2. Le benchmarking et les modes dévaluation

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking7 Une évaluation honnête avec des méthodes fiables permet de : Vérifier si les incubateurs sont performantes dans leur mission daccompagnement à la commercialisation des offres portées par les entreprises (standards) Analyser lefficacité à atteindre les objectifs, les bénéfices, limpact et les résultats à long terme. Mesurer lindice de satisfaction des institutions (locales, Etat), des clients et de la communauté et vérifier si les subventions et financements sont justifiés Pourquoi évaluer lincubation

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking8 Impact à long terme sur le développement économique local est un premier niveau dindicateur de performance de lincubation. Cet indicateur est difficile à quantifier Développement de loffre existante : quelles mesures mises en œuvre par lincubateurs a créer de la valeur. Par exemple : les partenariats qui nauraient pas pu voir le jour sans lintervention de lincubateur, relations en cours de développement avec des entreprises et des partenaires externes Effets indirects : liaisons avec la chaîne de valeur et la chaîne logistique – emplois crées, nombres de brevets déposés, etc. – Analyse des retombées sur les clients et les fournisseurs des entreprises innovantes incubées. Effet de levier sur les dépenses. 3. Evaluation de limpact : concept clés

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking9 4. Benchmarking / monitoring : Quels indicateurs mettre en place 9 Il est nécessaire dévaluer les prestations et les retombées des incubateurs (outputs) mais aussi limpact des actions menées par les incubateurs : –Impact social / sociétal – coûts : difficile à quantifier sans une masse importante dinformation et hypothèses valides –Effet de déplacement : « évincer » les prestataires de services privés / consultants et les remplacer par des services de substitutions apportés par les incubateurs aux entreprises hors de lincubateur

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking10 Lévaluation permet limputabilité des performances Lévaluation permet deffectuer une réingénierie et une réorganisation de la structure, de la stratégie, de léquipe et atteindre un plus haut niveau de performances – – Responsabiliser les équipes opérationnelles et la direction des résultats obtenus – – Apporter les recommandations afin de mener les actions correctives rapides Utilit é des é valuations et syst è mes de d é cision et d am é lioration

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking11 L évaluation mesure la connexion de lincubateur avec les marchés : les incubateurs aident les entreprises (clients) à prospecter et atteindre leurs marchés. Lacquisition dune culture commerciale est un indicateurs de performance positif qui démontre que les frais de fonctionnement de lincubateurs ont servi à atteindre les objectifs concrets.

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking12 Le Benchmarking est UN processus continu et systématique dévaluation des produits, des services et des méthodes par rapport à ceux des concurrents les plus sérieux et des entreprises reconnues comme leaders ou comme chefs de file. David T. Kearns, ex-président et ex-chef de la direction de Xerox Corporation Le benchmark dincubateurs

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking13 A quoi sert un benchmarking ? Effectuer un benchmark permet de : – –Valoriser les activités menées par les incubateurs par rapport à leurs « concurrents » et détecter ainsi les facteurs de différenciation – –Détecter les meilleures pratiques en terme de méthode et doutils : ces comparaisons peuvent seffectuer entre acteur de lincubation et des acteurs hors de ce domaine – –Evaluer ses produits, services, processus et performance par rapport à ses concurrents – –Analyser, modéliser et explique les évolution positives ou négative de la structure : détection des Facteurs clés de succès

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking14 Pourquoi le benchmarking ? Se mesurer aux meilleurs, aux leaders, aux Bonnes pratiques de management BPM des incubateurs. Se mesurer à ceux qui réussissent. Appuyer les choix stratégiques et améliorer la qualité des prestations et la compétitivité / lattractivité de lincubateur, du technopole. Mesurer et quantifier les progrès réalisés (indicateurs de performance

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking15 Performances compétences nouvelles Pérennité Anticipation des ruptures, stratégie, flexibilité, créativité, innovation Productivité meilleures pratiques opérationnelles, mesures tangibles des résultats. + Forte Attractivité de linfrastructure 15 Quels bénéfices ? Le benchmark dincubateurs

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking16 Méthodologie – –Etape 1 : modéliser un modèle dincubateur générique : énoncer les procédures dexploitation existantes dans le groupe dincubateur à benchmarker – –Etape 2 : Indicateurs et données de performance des incubateurs. Mener des enquêtes sur le terrain pour mesurer les performances actuelles. Définir les bonnes pratiques qui donnent des indicateurs du benchmark – –Etape 3 : améliorer les performances. – –Etape 4 : apporter un feed back et un ensemble de préconisations permettant aux incubateurs daccroître leurs performances et se hisser au meilleur niveau

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking17 Global summit of incubator Association – Baltimore, May 2005 Age de lincubateur – Date de création Superficie des locaux à louer et effectifs de lincubateur : équipe, management, accompagnement… Nombre dentreprises incubées in house : dernière années, depuis la création Nombre de clients ayant bénéficiés de services (dernière année, depuis la création) Nombre daccompagnateurs par entreprise Chiffre daffaires généré par les entreprises (dernière année) Charges dexploitations de la dernière année + Levées de fonds réalisées par les entreprises… Dautres indicateurs peuvent aussi être choisis et mis en place 17 Quelques indicateurs de performance des incubateurs

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking18 Exemple : Europe : indicateurs et benchmark Starting & operatingMoyenneValeurs mesurées (min – max) Investissement en capital3.7 millions 1.5 à 22 millions Coûts opérationnels / an à 1.8 millions % de subventions37 %(BM 25 %) Surface de lincubateur3 000 m²(BM 3000) Personnel de lincubateur2.3 personnes(BM 2 pers. Min.) % du temps des manager avec leurs clients 39 %(BM 59 %) Taux de survie des entreprises de lincubateur 85 %(BM 85 %) Croissance des turnovers20 % p.a5 à 100 % Emplois crées / incubateur417 à 197 Coût par emploi4 400 (BM 6 000)

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking19 Quelques indicateurs de performance des incubateurs

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking20 Quelques définition alternatives Les incubateurs dépendent des subvention pour couvrir les frais de fonctionnement Les incubateurs ne requièrent aucunes subventions pour assurer leurs frais de fonctionnement Les incubateurs nont pas besoin des subventions pour assurer leurs frais de fonctionnement et le financement des startup. Lapproche « sans subvention » a du sens : La pérennité de la structure dépendra du flux financier crée par linvestissement initial. 20 Différentes dimension de la durabilité / pérennité

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking21 Merci de votre attention Pedro Almeida – Ahmed Gdoura – Lassaâd Mezghani

S2 - WS 2.4 Partie 3 Benchmarking22 Pour plus dinfos, prière contacter Représentation au Caire: EUROMED Innovation and Technology Programme 3 Abu El-Feda St Zamalek Cairo - Egypt Tel. : +20 (0)