IAE – Montpellier – Master MTID « Processus de management des projets » Posser la question des attentes des participants. Saisir celles-ci dans un tableau Excel qui servira de suivi en TR du "projet" formation

Introduction : Concepts et principes de base Sommaire: Introduction : Concepts et principes de base Management de projet : les étapes Montage Préparation Suivi Terminaison & bilan Synthèse Poser la question " qu'est ce qu'un projet pour vous" MANAGEMENT DE PROJET

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE QU'EST CE QU'UN PROJET ? Définition donnée par l'AFNOR "Une action spécifique, nouvelle, qui structure méthodiquement et progressivement une réalité à venir pour laquelle on n'a pas d'équivalent exact." Dictionnaire de la langue française "Ensemble de travaux visant à atteindre un objectif défini dans des contraintes de coût, délais, performance, qualité." INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE LES METIERS D’UN PROJET Directeur de Projet Chef de Projet Correspondant (Chef de Projet) Client Structure Client Le rôle du chef de projet? Les rôles de chacun des membres! L’organisation du projet peut différer selon la taille du projet! Equipe de Projet INTRODUCTION

LES DIFFERENTS MODES DE CONDUITE CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE LES DIFFERENTS MODES DE CONDUITE DE PROJET LA GESTION DE PROJET LE MANAGEMENT DE PROJET LE MANAGEMENT PAR PROJET INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE LA GESTION DE PROJET Pourquoi gérer un projet ? Gérer un projet, c'est : Prévoir Suivre Terminer Donc être capable d'atteindre des objectifs prédéfinis et de maîtriser les coûts et les délais imposés INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE QU'EST CE QUE LE MANAGEMENT DE PROJET ? = Gestion de projet + La gestion de son environnement & la gestion du changement Définition de l'organisation du projet (montage de l'équipe, définition des structures de concertation, des règles de communication, ...) Animation d'équipes mixtes, motivation, ... Communication à l'intérieur et à l'extérieur de l'équipe de projet INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE QU'ESTCE QUE LE MANAGEMENT PAR PROJET ? = Management de projet + L'ensemble des activités de l'entreprise organisée en projets La gestion multi-projets au sein d'une entreprise, ou d'un secteur de l'entreprise La coordination entre les projets La gestion des ressources et de leur affectation à ces projets INTRODUCTION

LE FONCTIONNEMENT DU MANAGEMENT PAR PROJET CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE LE FONCTIONNEMENT DU MANAGEMENT PAR PROJET Coordinateur des Projets VALIDE LE QUI ET LE QUAND Responsable Département 3 2 1 DEFINIT LE QUI ET LE COMMENT, VALIDE LE QUAND Conflit de ressources déjà rencontré ? Problèmes d'arbitrage ? Ouvrir fortement sur le management par projet DEFINIT LE QUOI, GERE LE QUAND Responsable de Projet INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE LES STRUCTURES ORGANISATIONNELLES L'antistructure (pas de structure dédiée au projet) Respect du rattachement hiérarchique établi dans l'entreprise La structure commando (structure spécifiquement montée pour la durée du projet) Rattachement hiérarchique des ressources au Chef de Projet Regroupement éventuel de l'équipe de projet dans un même lieu ("bocalisation") La structure matricielle Rattachement hiérarchique par domaine de compétence (expertise technique et GRH) Rattachement fonctionnel au Chef de projet Anti structure : votre projet informatique disposera-t-il d'une structure organisée ou reposera-t-til sur la bonne volonté et la disponibilité aléatoire de chacun ? 'Cf. Soditech Commando : e-business? INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE QUELLE STRUCTURE CHOISIR ? Antistructure Taille du projet Complexité du projet Durée du projet Respect des coûts Respect des délais Nombre de projets à mener en même temps Typologie de projet Commando Matricielle Faible Moyenne/élevée Toutes tailles Forte Courte Toutes durées Secondaire Important Très important INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE LE CONTRAT Le projet vit dans un espace fini, avec un début et une fin précisés lors de l ’expression des besoins, et qui doivent être formalisés par un contrat. Ce dernier décrit: Les responsabilités et engagements liant les parties Le cadre dans lequel s’ exerce la prestation La nature des prestations visées INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE LE CONTRAT Son analyse précise est nécessaire et permet d ’aborder dès le début du projet les risques inhérents aux diverses prestations et de définir les obligations respectives: engagement de moyens ou de résultats maîtrise d’ œuvre, assistance à maîtrise d’ ouvrage, partenariat… La concrétisation de ces réflexions conduit à des contrats de type divers: contrat de Conseil contrat d’ Assistance Technique: essentiellement engagements de moyens contrat au Forfait: engagement de résultats contrat de Formation INTRODUCTION

Le tour du monde à la voile en moins de 80 jours UN EXEMPLE DE PROJET : LE TROPHEE JULES VERNES Le tour du monde à la voile en moins de 80 jours 25.000 miles par les 3 caps Départ de Ouessant Retour à Ouessant INTRODUCTION

Introduction : Concepts et principes de base Sommaire: Introduction : Concepts et principes de base Management de projet : les étapes Montage Préparation Suivi Terminaison & bilan MANAGEMENT DE PROJET

LES ETAPES La gestion de projet se décompose en quatre étapes : MONTAGE DU PROJET PREPARATION SUIVI TERMINAISON & BILAN Jamais la même chose mais toujours de la même façon MANAGEMENT DE PROJET

LES ETAPES UN PROCESSUS ITERATIF DECOUPAGE DU PROJET EN SOUS-PROJETS (éventuellement) DECOUPAGE DU PROJET (ou du sous projet) EN PHASES (toujours) DETERMINATION DU CYCLE DE VIE DU PROJET DECOUPAGE DES PHASES EN TACHES (toujours) APPLIQUER LES MEMES PRINCIPES DE MANAGEMENT A CHAQUE ENTITE IDENTIFIEE MANAGEMENT DE PROJET

TERMINAISON & BILAN DE PHASE CONDUITE DU CHANGEMENT LES ETAPES LES ETAPES POUR UN PROJET (ou sous-projet) MONTAGE DU PROJET PREPARATION DE PHASE SUIVI DE PHASE (et du projet) TERMINAISON & BILAN DE PHASE (et du projet) CONDUITE DU CHANGEMENT COMMUNICATION / AUDIT MANAGEMENT DE PROJET

LES ETAPES : EXEMPLE DE CYCLE DE VIE Mise en place d’un ERP PHASE 1 : CONCEPTION GENERALE Détermination des processus cibles « ERP Faisabilité » Choix de scénarios de paramétrage Spécifications des programmes à développer Processus validés Documents d’implémentation validés Dossier de specs LIVRABLES Bac à sable Env. Tech. PHASE 2 : PROTOTYPAGE Paramétrage de l’ERP Développement des programmes spécifiques Définition et paramétrage des autorisations Documents d’implémentation complétés Programmes Env. de DEV PHASE 3 : RECETTE Tests unitaires / Tests d’intégration Formation des utilisateurs clés Dossier de recette validé Guide utilisateur Env. de REC PHASE 4 : MISE EN OEUVRE Formation des utilisateurs finaux Reprise des données Env. de REC puis EXPLOIT MANAGEMENT DE PROJET

LES ETAPES ETAPES DU MANAGEMENT DE PROJET ET PHASES DU CYCLE DE VIE MONTAGE DU PROJET PREPARATION PHASE SUIVI PHASE TERMINAISON & BILAN MANAGEMENT DE PROJET PHASE 1 PHASE 2 PHASE 3 PHASE 4 CYCLE DE VIE MANAGEMENT DE PROJET

EXEMPLE : LE PROJET Trophée Jules Vernes LES ETAPES EXEMPLE : LE PROJET Trophée Jules Vernes Niveau projet TROPHEE JULES VERNES Niveau sous-projet REALISATION DU BATEAU PREPARATION COURSE COURSE AU LARGE Montage du projet Niveau phase Conception Réalisation Découpage en tâches Essais & Validation MANAGEMENT DE PROJET

Nous allons approfondir chacune des étapes du management de projet MONTAGE DES PROJETS Montage projet 15 Projet 8 Valise PERT-IT (Planif) Techniques d’estimation Logiciel de gestion de projets Protocole de Projet D1 D2 D3 D4 P1 P2 Pn La méthode et les outils Projet 12 LE MANAGEMENT PAR PROJET L ’environnement des projets Conduite de projet Gestion des ressources La communication et la dynamique de groupe (motivation, négociation, délégation, ...) Rôle, Profil et responsabilité du CDP PREPARATION DES PHASES Phase 4 / Projet 2 Préparation Phase 2 / Projet 3 Phase 2 / Projet1 Planning Tableau de bord des phases/projets Documents types SUIVI DES PHASES / PROJETS Phase 3 / Projet 4 Suivi Phase 2 / Projet 5 Phase 1 / Projet 6 Compte Rendu Activité Fiche actions Flash réunion Logiciel de gestion de projets Manuel de Validation Bilan de Projet TERMINAISON & BILAN Fin Projet 1 Phase 3 / Projet 6 Phase 1 / Projet 2 MANAGEMENT DE PROJET

Introduction : Concepts et principes de base Sommaire: Introduction : Concepts et principes de base Management de projet : les étapes Montage Préparation Suivi Terminaison & bilan Synthèse MANAGEMENT DE PROJET

Montage du projet: Les 10 actions à mener Définition précise des objectifs, des enjeux et du périmètre du projet Définition de l'équipe de projet Définition des structures de concertation Evaluation des risques liés au projet Eventuellement, consultation et choix d'intervenants extérieurs Définition des phases et du planning macroscopique du projet Evaluation de la charge globale du projet Détermination du budget du projet Processus de validation du montage du projet Lancement du projet MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 1) Objectifs, Enjeux et Périmètre PRINCIPE FONDAMENTAL : Avoir une parfaite identité de compréhension sur les objectifs, les enjeux et le périmètre du projet entre - le client, - le négociateur du contrat, - les équipes qui vont œuvrer à la réalisation du contrat. CONSEQUENCES : - Rédiger de façon claire et précise les objectifs à atteindre, les enjeux du projet et le périmètre de la mission - Les communiquer à l’ensemble des acteurs concernés - Eliminer toutes les zones d’ombre avant de débuter le projet Objectif et Périmètre du Projet "Silouhette" MONTAGE DU PROJET

Montage du projet : 2) constituer l’équipe Dès l’ origine du projet, l’équipe qui aura la charge de le réaliser est à constituer. Il est souhaitable que sa structure soit la suivante: Maîtrise d'oeuvre Maîtrise d'ouvrage Directeur de projet Chef de Projet Client Chef(s) de projet Equipe(s) Utilisateurs Equipe(s) de conception et de réalisation MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 2) constituer l ’équipe Un DIRECTEUR de PROJET, chargé de suivre le projet à travers les indicateurs dont les valeurs lui sont fournies par le Chef de Projet. C’ est lui qui a le recul nécessaire pour contrôler les éventuelles dérives pouvant survenir lors de la réalisation de chaque phase. Il a également la responsabilité du suivi financier du projet. Un CHEF de PROJET, chargé de suivre le projet au quotidien. Il assure la production des documents, le suivi des équipes de conception et réalisation, le dialogue avec le client. C’est le CHEF D’ORCHESTRE du projet. Un CHEF DE PROJET CLIENT qui sera l’ interlocuteur privilégié de l’ équipe. Une EQUIPE de CONCEPTION et REALISATION, qui peut être mixte interne/externe, comprenant toutes les ressources nécessaires à la réalisation des tâches identifiées. MONTAGE DU PROJET

Profil du Chef de Projet Montage du projet: 2) constituer l’équipe Profil du Chef de Projet Source : le management par projet de Serge RAYNAL: les éditions d ’organisation Il conçoit la méthode Il pilote Il est stratège Méthodologue Il anime, il est pédagogue Il coordonne Il communique Animateur Sans être expert, il a une bonne connaissance du sujet et du language Connaît le sujet Par rapport au sujet Par rapport à sa mission de chef de projet Reconnu Il peut consacrer du temps au pilotage du projet Il peut se rendre disponible pour aider, faire progresser, communiquer Disponible Demander si les stagiaires ont des problèmes de : connaissance, reconnaissance, confiance Fonction principale du chef de projet : le pilotage Il s'est approprié l'objectif Il veut faire partager l'objectif au groupe Il veut que le projet réussisse Il est prêt à prendre des risques Volonté d'aboutir MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 2) constituer l ’équipe Etre Chef de Projet Source : le management par projet de Serge RAYNAL: les éditions d ’organisation C ’est un métier, pas un jeu Cela nécessite de faire tout ce qu’il y a faire, qu’on en ait envie ou pas, Ce que le chef aime le plus, il faut le laisser aux autres, cela s ’appelle déléguer Au lieu de courir devant, il vaut mieux passer derrière et ramasser les miettes Qui délègue le mieux??? Qui sait déléguer? Quelles sont les tâches que vous pourriez déléguer (exemple d ’un projet)? Sa mission et son rôle consistent à mettre en œuvre et à piloter un projet pas toujours clairement formalisé. Charge à lui d ’en préciser les contours. MONTAGE DU PROJET

Le rôle du Chef de Projet Montage du projet: 2) constituer l ’équipe Le rôle du Chef de Projet Participation au montage du projet (définition de l'organisation, ...) Animation de l'équipe de projet Relation avec le Correspondant Client et les instances décisionnelles, actions de communication à l'intérieur du projet Planification détaillée des phases du projet (au fur et à mesure de l'avancement) Estimation fine de la charge de chaque tâche (avec les ressources de l'équipe) Suivi en charge et en délai du projet Fourniture d'indicateurs au Directeur de Projet Personnalité du chef de projet! Suivi en charge et en délai : tableau de bord L ’importance des indicateurs significatifs (un ou deux par projet) MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 2) constituer l ’équipe Le rôle du Chef de Projet Client Participation au montage du projet (définition de l'organisation, ...) COMMUNICATION au sein de l'entreprise cliente Animation des équipes clients concernées Entretien de la MOTIVATION Relation avec les instances décisionnelles, Validation des travaux réalisés par l'équipe de projet (organisation des opérations de validation, participation à ces opérations). MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 2) constituer l ’équipe LE TROPHEE JULES VERNES Chef de Projet ( skipper) : Bruno PEYRON Direction de Projet : Le PC COURSE, avec un Stratège en navigation, épaulé par une équipe de météorologues Correspondant Client : interlocuteur du sponsor Commodore Explorer, chargé de la communication Equipe de projet : marins triés sur le volet Monter l'équipe du Projet "Silouhette" MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 3) Les structures de concertation Instances décisionnelles COMITE DE PILOTAGE Instances opérationnelles EQUIPE DE PROJET GROUPES DE TRAVAIL UTILISATEURS COMITE DE CONDUITE DU CHANGEMENT GROUPE QUALITE SECRETARIAT DE PROJET Instances fonctionnelles MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 3) Les structures de concertation Importance de la définition des structures Rôle du Comité de Pilotage Le Comité de Pilotage est l'instance décisionnelle du projet. Il prend toutes les décisions nécessaires au bon déroulement du projet. Il met en place le dispositif de pilotage et de gestion de projet, contrôle et actualise, en tant que de besoin, le niveau de qualité de service. Il contrôle le respect du calendrier des différentes phases du projet, la conformité des prestations attendues et réalisées, le respect de l’obligation de collaboration, et règle les éventuelles contestations. Il veille à éviter toute aliénation des enjeux et objectifs du projet initialement exprimés. MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 3) Les structures de concertation Importance de la définition des structures Rôle du Comité de Conduite du Changement Le Comité de Conduite du Changement est l'instance qui pilote le changement induit par la mise en place du projet dans l’entreprise. Le Comité examine les propositions de scénario formulées par l’équipe de projet (processus cible, nouvelles méthodes de travail), en évalue les impacts sur l’organisation en place, décide des scénarios à retenir et prend en charge les actions liées à la mise en place des changements induits. MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 4) Evaluation des risques Evaluer les risques d’un projet avant son démarrage, c’est se donner les meilleures chances d’atteindre les objectifs, sans dérive de coût ni de délai Aborder : La Difficulté du projet (risque technologique, degré d’innovation, …) La force de l’Equipe de projet L ’Environnement du projet Les exigences du client Le degré de résistance au changement Le pouvoir de décision du client Les conditions d’utilisation du produit final Le risque financier Le risque juridique … Evaluer les risques du projet "SILOUHETTE" MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 4) Evaluation des risques LA FORCE DE L’EQUIPE DE PROJET Une fois l’ équipe constituée, il est important d’évaluer, sans aucune concession, son potentiel et son aptitude à réaliser le projet. En attribuant une note à chaque paramètre défini dans le tableau suivant, on peut évaluer le niveau général de l’équipe et de chacune de ses composantes (chef de projet, correspondant client, équipe de réalisation), et mettre en évidence ses principales faiblesses. Des actions correctives pourront alors être menées dès le début du projet afin de pallier à ces éventuelles faiblesses (formation, assistance extérieure, …). MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 4) Evaluation des risques Note (0-3) Intervenant Rubrique Réponse Chef de projet Expérience en tant que CP N1 Expérience du domaine N2 Autorité au sein des équipes N3 Expérience en animation et communication Chef de Projet Client N4 Expérience du domaine N5 Niveau de responsabilité dans l’entreprise N6 Equipe(s) de réalisation Expérience méthodes N7 Expérience du domaine N8 Expérience outils de conception N9 Expérience outils de développement N10 Taille de l’équipe N11 MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 4) Evaluation des risques Note du chef de projet : NCP = (N1 + N2 + N3) * 10 / 9 Note du correspondant client : NCC = (N4 + N5 + N6) * 10 / 9 Note de l’ équipe de réalisation: NER = (N7 + N8 + N9 + N10 + N11) * 10 / 15 Note générale de l’ équipe: (NCP + NCC + NER) / 3 MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 5) Choix d’intervenants externes Si l’ analyse du potentiel de l’ équipe fait ressortir un besoin en assistance externe, la démarche permettant de mettre en place une telle assistance devra être la suivante: DEFINITION DE LA MISSION APPEL D’ OFFRE DEPOUILLEMENT CONTRAT MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges PLANIFICATION AU NIVEAU GLOBAL (planification "stratégique") IDENTIFIER LES GRANDES ETAPES (PHASES) DU PROJET (cycle de vie) EFFECTUER UNE PLANIFICATION MANUELLE, lors d'une réunion de type "Brain Storming" : inventaire et ordonnancement de tâches macroscopiques, affectation de types de ressources ESTIMATION DES CHARGES : deux méthodes ANALYTIQUE : à partir d'une décomposition en tâches au niveau le plus fin possible (cf. planning établi) SYNTHETIQUE : par analogie - Avis d'expert - Méthodes spécifiques CRITIQUE DES RESULTATS , VALIDATION FINALE DEFINITION DU REFERENTIEL DU PROJET (Tableau de bord du projet) Comment vous faites vos estimations? Qu ’est-ce qui vous manque (informations, …) Vous oubliez des tâches? Est-ce que vous avez un projet actuel pour lequel on pourrait revoir l  ’estimation des charges lors de notre séminaire? MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges LES ETAPES MISE EN PLACE DE LA DEMARCHE IDENTIFICATION DES TÂCHES PLANIFICATION ESTIMATIONS PRISE EN COMPTE DE L’ ENVIRONNEMENT ET PONDERATION MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges LA PLANIFICATION DECOMPOSER EN SOUS PROJETS ET PAR SOUS PROJET * Décomposer (en phases, puis tâches) * Ordonnancer * Estimer en délai, en charge (bouclage avec l’estimation) * Affecter les types de ressources INTRODUIRE UN PERT &/ou GANTT INFORMATISE MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges L’ESTIMATION C’ est la partie la plus délicate. L’ estimation ne sera pas celle d’ un seul individu, mais sera issue de la confrontation de plusieurs chiffrages, effectués selon des méthodes: SYNTHETIQUES: * par ratios successifs à partir d ’une estimation d’origine * par analogie * par avis d ’expert ANALYTIQUES: par décomposition de tâches (au niveau le plus fin possible). PONDERATION: application de coefficients pondérateurs en fonction de l’environnement du projet MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges > CHECK LIST D’ESTIMATION & PLANIFICATION A-t-on intégré les conclusions de l'évaluation des risques dans le planning ? Le chiffrage de la mise en place de l’environnement technique a-t-il été effectué? Les congés ou les "récups" des collaborateurs ont-ils été prévus? Le temps de la réunion a-t-il été chiffré? A-t-on prévu: * La mise en place de l’environnement technique * Les délais d'approvisionnement * La documentation technique * La documentation utilisateurs * La mise en place des jeux d’essai * L’organisation de la recette * Les tests unitaires et d’intégration * ... Vos oublis rémanents? MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges LE TROPHEE JULES VERNES Définition de la route théorique et du « tableau de marche  » = le référentiel du projet MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 8) Budget du projet Valorisation de la charge au prix de vente de chaque profil de ressource impliqué Estimation des investissements Estimation du budget de fonctionnement Pondération commerciale MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 9) Validation du montage Les résultats des travaux de montage du projet sont consignés dans un document : LE PROTOCOLE DE PROJET (support de communication) qui précise L’ origine, les objectifs, les enjeux et le périmètre du projet Les grandes étapes du projet L’ organisation humaine et technique Les modalités de mise en oeuvre Le planning macroscopique Le budget et qui doit être validé par le Comité de Pilotage. Plusieurs boucles pourront être nécessaires avant la validation définitive. MONTAGE DU PROJET

Le montage d'un projet doit se conclure par une réunion de lancement Le montage du projet: 10) Lancement du projet Le montage d'un projet doit se conclure par une réunion de lancement avec tous les acteurs concernés Est-ce que tous les acteurs concernés participent vraiment à la réunion de lancement? MONTAGE DU PROJET

Communication de Projet et conduite du changement Tout au long du projet, la communication est essentielle. La réunion de lancement de projet est le premier acte important de communication officielle pour les acteurs concernés. Selon le cas, des opérations de communication ciblées pourront être décidées (baptême du bateau, présentation officielle de l’équipe, …) MONTAGE DU PROJET

Communication de Projet et conduite du changement Source : le management par projet de Serge RAYNAL: les éditions d ’organisation perception Annoncer Informer Impliquer Séduire appropriation compréhension Convaincre Expliquer Persuader Faire adhérer mémorisation identification adhésion MONTAGE DU PROJET

Introduction : Concepts et principes de base Sommaire: Introduction : Concepts et principes de base Management de projet : les étapes Montage Préparation Suivi Terminaison & bilan Synthèse MANAGEMENT DE PROJET

Préparation de phase QUAND ? Avant chaque début de phase COMMENT ? Avec les équipes QUOI ? Rappel et préparation des produits finis à produire Planification détaillée Estimation de charge précise Affectation des tâches (définition du Qui fait Quoi pour Quand) -> La Fiche Actions Projection sur le tableau de bord du projet et mise en place du tableau de suivi de la phase Faire la planificationd détaillée d'un étape avant de présenter les concepts PREPARATION

Préparation de phase LA PLANIFICATION DETAILLEE : Décomposition des phases en tâches -> attention au maillage 0,5 jours < charge < 8 jours Distinction Tâches glissantes / Tâches fixes - réunions, journées de formation = tâches fixes - tâche à réaliser = tâche glissante (reportée si non réalisée) Représentations de planning - Réseau PERT (Program Evaluation and Review Technique) - Diagramme de Gantt Terminologie - Jalon - Chemin critique - Durée - Effort de réalisation Notions de charge et de délai PREPARATION

Préparation de phase LA FICHE ACTIONS PREPARATION Projet/Réunion : Date : Page : Date initiale Type Action Qui ? Quand ? Commentaire A = Action D = Décision I = Information PREPARATION

Préparation de phase Pour pouvoir SUIVRE, et MAITRISER les DELAIS, Le tableau de suivi des phases de réalisation: est OBLIGATOIRE l ’inventaire des tâches élémentaires doit y être EXHAUSTIF doit être chiffré par TOUS les ACTEURS est le référentiel OMNIPRESENT en cours de réalisation PREPARATION

Préparation de phase LE TABLEAU DE BORD DE SUIVI DE LA PHASE Projet : X / Phase : 2 Mis à jour à fin de semaine S Tâche Prévu Réalisé R à R Total (Réalisé + R à R) - Prévu DteDP DteDR DteFP DteFR PREPARATION

Préparation de phase LE TROPHEE JULES VERNES Définition de la route à suivre et de l’objectif vitesse/distance à parcourir entre les 2 positions définies pour la phase PREPARATION

Penser à communiquer MONTAGE DU PROJET Annoncer Informer Impliquer Source : le management par projet de Serge RAYNAL: les éditions d ’organisation Annoncer Informer Impliquer Séduire Convaincre Expliquer Persuader Faire adhérer MONTAGE DU PROJET

Introduction : Concepts et principes de base Sommaire: Introduction : Concepts et principes de base Management de projet : les étapes Montage Préparation Suivi Terminaison & bilan Synthèse MANAGEMENT DE PROJET

Le suivi de projet, c'est la clé de voûte de la conduite de projet Suivi de phase et du projet LE SUIVI DE PROJET : La maîtrise de l'avancement Le suivi de projet, c'est la clé de voûte de la conduite de projet Suivre, cela veut dire pouvoir : piloter, anticiper, maîtriser. Les réunions de suivi de projet sont obligatoires Elles doivent être régulières, et se dérouler selon un plan systématique. SUIVI

Le Suivi de Projet LE SUIVI DU CHEF DE PROJET Le suivi de projet comprend deux domaines: LE SUIVI DU CHEF DE PROJET LE SUIVI DU DIRECTEUR DE PROJET SUIVI

Le suivi de projet : Suivi du chef de projet LE SUIVI DU CHEF DE PROJET ANIMATION DES REUNIONS DE SUIVI DE PROJET Point sur l'avancement des tâches en cours Communication des résultats et décisions Définition du QUI fait QUOI pour QUAND SUIVI EN CHARGE ET EN DELAI DE LA REALISATION DE CHAQUE PHASE Enregistrement du Réalisé et réestimation du Reste à Réalisé Comparaison (Réalisé + Reste à Réalisé) / Prévision Réévaluation des dates de fin Mise à jour du tableau de suivi de la phase du projet Réactualisation du planning REMONTEE DES INFORMATIONS AU DIRECTEUR DE PROJET, AU CHEF DE PROJET CLIENT, AU COMITE DE PILOTAGE Demander des exemples de tableau de bord aux participants! SUIVI

Le suivi de projet : Suivi du chef de projet Le suivi du Chef de Projet fait suite à la Planification, à l’ Ordonnancement des Tâches et à l’ Evaluation des Charges. C’ est une réévaluation permanente et concertée des tâches. La comparaison entre (temps passé + reste à réaliser) et (temps budgété) doit être effectuée régulièrement. Quatre outils sont à sa disposition pour mener à bien ce suivi: LA FICHE ACTIONS LE COMPTE-RENDU D’ ACTIVITES LE TABLEAU DE SUIVI DE PHASE LE TABLEAU DE BORD DU PROJET SUIVI

Le suivi de projet : Suivi du chef de projet Le Compte-Rendu d’ Activité constitue le lien entre: LA PLANIFICATION LE SUIVI DES PHASES ET DU PROJET LE SUIVI FINANCIER LE CONTRAT SUIVI

Le suivi de projet : Suivi du chef de projet Exemple de grille de saisie de Compte-Rendu d‘Activité RESSOURCE : ANNEE : N° SEMAINE: Réalisé Projet/Phase Tâche L M M J V S Total Reste à réal. Date fin SUIVI

Le suivi de projet : Suivi du chef de projet SUIVRE, c’ est d’ abord COMMUNIQUER des résultats et définir QUI fait QUOI pour QUAND La Réunion de Suivi est: Obligatoire Hebdomadaire Basée sur la fiche de Compte Rendu de la Réunion précédente La Fiche Actions est diffusée en fin de réunion à tous les acteurs SUIVI

Le suivi de projet : Suivi du chef de projet Déroulement de la réunion hebdomadaire: Distribution du tableau de suivi de phase, de la semaine précédente Pointage de la fiche Actions de la réunion précédente et report des problèmes non résolus. Inventaire des nouveaux problèmes et décision d’ action (Fiche Actions de la réunion en cours). Pointage des Comptes-Rendus d’ Activité Hebdomadaires Réévaluation du Reste à Faire Photocopie et diffusion de la nouvelle Fiche Actions. Travail de laboratoire du Chef de projet: Mise à jour du Tableau de Suivi de Phase Mise à jour du tableau de bord du projet Classement des documents SUIVI

Le suivi de projet : Suivi du chef de projet Les questions soulevées lors de la dernière réunion de Suivi ont-elles été résolues? Les points non réglés ont-ils été reportés? Y-a-t-il des sujets reportés de semaine en semaine depuis trop longtemps? Tous les points soulevés lors de la réunion et nécessitant une action ont-ils été mentionnés? Le Qui et le Pour Quand ont-ils été renseignés? La charge consommée pour chaque tâche a-t-elle été prise en compte dans la tableau de suivi de phase? Le chiffrage du Reste à Réaliser est-il réel? Le temps réel de réalisation est-il cohérent avec le temps de présence mensuel des ressources? La projection sur le Tableau de Bord du projet a-t-elle été effectuée? ETC... SUIVI

Le suivi de projet : Suivi du chef de projet Le tableau de bord du projet permet de visualiser l’avancement du projet dans sa globalité. Il permet d ’effectuer un suivi en temps par rapport aux ressources affectées au projet et non par rapport aux tâches inventoriées. Il est également mis en œuvre part l’ intermédiaire d’ un outil de gestion de projet. A défaut, il peut être créé à l’aide d ’un tableur (tableau de bord). SUIVI

Avancement en % par rapport au budget Le suivi de projet : Suivi du chef de projet Exemple de Tableau de Bord de Suivi de Projet Temps passé Budget Temps valorisés en F Cumul en F Avancement en % par rapport au budget SUIVI

Le suivi de projet : Suivi du chef de projet LE TROPHEE JULES VERNES Point sur la vitesse/distance parcourue entre les 2 positions définies Définition des objectifs pour la période à venir SUIVI

Le suivi de projet : Suivi du Directeur de projet ANTICIPATION ET PRISE DE DECISIONS PRISE EN COMPTE DES IMPACTS DU SUIVI DE LA PHASE SUR LE PLANNING GLOBAL DU PROJET PRISE DE DECISIONS DANS LE CADRE DU PROJET ANTICIPATION PAR RAPPORT A D'EVENTUELLES DERIVES (en coût, en charge ou en délai) REMONTEE DES INFORMATIONS AU COMITE DE PILOTAGE SUIVI FINANCIER DU PROJET SUIVI

Le suivi de projet : Suivi du Directeur de projet LE TROPHEE JULES VERNES Direction de course : Analyse des données transmises Projection sur l’ensemble du parcours Analyse des conditions météo à venir Transmission de recommandations à l’équipage Information des médias SUIVI

Le suivi de projet : Suivi du Directeur de projet LE SUIVI FINANCIER Il est essentiellement à la charge du Directeur de Projet, qui s’ appuie pour cela sur les valeurs d’ indicateurs fournis par le Chef de Projet. Toutefois, l’ information du résultat économique d’ un projet et de ses valeurs intermédiaires doit atteindre le Chef de Projet qui ne doit pas être étranger à cet aspect des choses. Le suivi du Chef de Projet se fait sur la base des temps passés, répertoriés par activité du projet. Le suivi du Directeur de Projet se fait sur la base du temps passé répertorié par individu, auquel viennent s’ ajouter les dépenses et engagements divers. SUIVI

Le suivi de projet : Suivi du Directeur de projet LE SUIVI FINANCIER Il s’ appuie sur les indicateurs suivants: Le cumul mensuel des temps recensés sur les fiches d’ activité de chaque collaborateur Le temps de présence mensuel de chaque collaborateur dans l’entreprise La ventilation du Reste à Faire par collaborateur Les prévisions d’ évolution du projet La valorisation du projet sur la base des salaires individuels, des dépenses et des engagements La comparaison de cette valorisation avec le budget du projet. SUIVI

$ Le suivi de projet : Suivi du Directeur de projet LE SUIVI FINANCIER MP $ CUMUL MENSUEL par INDIVIDU CUMUL par ACTIVITE ENGAGEMENT DEPENSE COMPARAISON / TEMPS SALARIE ACTIVITE BUDGET Prév Réal R à R TEMPS PASSE / MOIS / PERSONNE CUMUL VALORISATION / SALAIRES ENGAGEMENTS DEPENSES PROVISION MENSUELLE & PROVISION CUMULEE FACTURATION MARGE TOTAUX MESURE D’ ECART SUIVI du CHEF DE PROJET SUIVI FINANCIER SUIVI

Introduction : Concepts et principes de base Sommaire: Introduction : Concepts et principes de base Management de projet : les étapes Montage Préparation Suivi Terminaison & bilan Synthèse MANAGEMENT DE PROJET

Terminaison & bilan DISTINGUER : LA TERMINAISON & LE BILAN DE PHASE LA TERMINAISON & LE BILAN DE PROJET TERMINAISON & BILAN

Terminaison & bilan de phase TERMINAISON DE PHASE Vérifier que les produits attendus ont été correctement livrés et sont conformes aux attentes exprimées S’assurer que ces produits ont été validés par le client (engagement écrit) Effectuer un rapprochement avec le contrat pour le déclenchement éventuel de la facturation BILAN DE PHASE Comparaison prévisions/réalisations (en charge et en délai) Constats sur le déroulement de la phase (effort réel des ressources / effort théorique, organisation, communication, ...) Décisions éventuelles de mise en place d'actions correctrices UNE REGLE : NE PAS ATTAQUER LA PHASE SUIVANTE TANT QUE LA PRECEDENTE N’EST PAS VALIDEE TERMINAISON & BILAN

Terminaison & bilan de projet TERMINAISON DU PROJET : La réception (ou recette ou validation) LA RECEPTION D’UN PROJET, AVANT D’ ETRE UN ACTE TECHNIQUE, EST UN ACTE JURIDIQUE QUI DONNE QUITUS AU FOURNISSEUR QUANT A LA CONFORMITE DU PRODUIT FOURNI PAR RAPPORT AUX EXIGENCES DU « CAHIER DES CHARGES ». LA RECEPTION DOIT SE DEROULER SELON UNE PROCEDURE RIGOUREUSE ET SYSTEMATIQUE Définition des critères d'acceptation (fonctionnels, techniques, qualité, ...) Définition de l'organisation et des participants UNE REGLE: ANTICIPER TERMINAISON & BILAN

Terminaison & bilan de projet LA RECEPTION : UNE PREOCCUPATION DEPUIS L’INITIALISATION DU PROJET Dès l ’initialisation du projet, il est bon de définir quels seront les moyens et procédures utilisés dans le cadre de la validation de la chose livrée, comme par exemple: * la préparation des éléments constitutifs de la validation (jeux d’essai) * la définition du contenu du dossier de réception (manuel de recette) * la planification de la réception * les responsabilités de chacun (client, prestataire(s), fournisseur) TERMINAISON & BILAN

Terminaison & bilan de projet LES OUTILS DE LA RECEPTION : Les jeux d’essai utilisateurs Les jeux d’ essai, définis par les utilisateurs en fin de phase de conception, serviront à la recette fonctionnelle de l’application. A ce stade, les jeux d’essai peuvent n’être constitués que de documents ou exemples permettant de tester le produit dans des cas standards et/ou aux limites. S’il est fondamental que ces jeux d’essai soient constitués par les utilisateurs, il ne s’ agit pas nécessairement pour eux d’en assurer leur mise en place. Dans ce cadre, outre la réalisation des actions afférentes (saisie de données, extraction à partir de fichiers ou bases déjà opérationnelles, …), l’ équipe aura un rôle de coordination. TERMINAISON & BILAN

Terminaison & bilan de projet LES OUTILS DE LA RECEPTION : Le Manuel de Recette C’est le guide de la recette. Il doit permettre de qualifier tous les paramètres mesurables de l’ application livrée, tant sur le plan technique que fonctionnel. Il doit rappeler: L’ organisation humaine de la recette et la définition des responsabilités associées Les outils matériels et logiciels utilisés et leurs versions (si imposés) Les règles d’ergonomie (organisation des menus, présentation des écrans, enchaînement d’écrans, touches de fonction…) Les règles définies en matière d’autorisation d’ accès La documentation à fournir (aide en ligne, manuel utilisateurs, documentation technique, …) La liste des procédures à livrer et leur description sommaire TERMINAISON & BILAN

Terminaison & bilan de projet LES OUTILS DE LA RECEPTION : Le Manuel de Recette Il doit aussi définir les tests techniques sur: Le fonctionnement du matériel Les performances Les sécurités Les conflits d’ accès La gestion des reprises, etc. Concernant l’ aspect fonctionnel, des fiches de recette précisant le détail des points à contrôler, devront être produites pour chaque procédure. Enfin, un ordonnancement des tests à effectuer sera établi afin de contrôler le bon fonctionnement de l’application selon une chronologie logique. TERMINAISON & BILAN

Terminaison & bilan de projet LES OUTILS DE LA RECEPTION : Les fiches de test Toutes les remarques exprimées par les utilisateurs au cours de la procédure de recette devront être consignées dans des fiches dédiées à cette effet. Ces fiches seront ensuite classées de la façon suivante: Erreurs dues à un manque de formation. Erreurs dues à l’ environnement (matériel, données de base…). Anomalies réelles de fonctionnement, dont la correction conditionnera la prononciation de la recette. Ces anomalies pourront être bloquantes ou non bloquantes. Différences constatées entre les spécifications fonctionnelles et la transaction réalisée. Ces différences, si elles sont justifiées, pourront donner lieu à une refonte plus ou moins importante de l’application livrée. Demandes d’amélioration de « confort ». Demandes d’ amélioration non prévues dans les spécifications. Ces dernières ne pourront remettre en cause la recette, mais leur réalisation pourra être jugée nécessaire avant la phase de mise en exploitation sous contrôle. L’ analyse de ces différentes fiches sera faite par les Chefs de Projet Informatique et Client. TERMINAISON & BILAN

Terminaison & bilan de projet LA RECEPTION Lors de la réception finale du projet, deux étapes sont à distinguer : . LA RECEPTION PROVISOIRE Vérification de la conformité de la chose livrée par rapport à la chose commandée. Cette vérification se fait sur la base de contrôles et de tests de qualification. Une règle : traiter l'intégralité du mandat initial avant de prendre en compte d'éventuels avenants. Un procès verbal de recette provisoire devra être établi à l’issue de cette étape. . LA RECEPTION DEFINITIVE Est prononcée à l'issue d'une période probatoire d'utilisation de la chose livrée dans des conditions normales de fonctionnement. Sa prononciation libère le fournisseur de ses obligations contractuelles (exception faite des règles de garantie). Un procès verbal de recette définitive devra être établi à l’issue de cette étape Pour mémoire, passer Ne jamais perdre de vue que, dans le cas d'un contrat, des paiements sont associés aux phases de réception TERMINAISON & BILAN

Terminaison & bilan de projet PROCEDURE DE RECETTE : Réception provisoire Définition des groupes utilisateurs participant à la recette. Planification. Mise en place de l’application dans l’ environnement de recette. Validation des jeux d’essai et mise en place. Tests de recette et corrections éventuelles. Rédaction du procès verbal de recette provisoire. L’exécution de l’ensemble des opérations de réception peut se traduire par l’une des sanctions suivantes: Acceptation avec ou sans réserves. Le refus provisoire ou définitif. Pour mémoire, passer TERMINAISON & BILAN

Terminaison & bilan de projet PROCEDURE DE RECETTE : Réception définitive Mise en place de l’application dans l’environnement d’exploitation. Définition du calendrier d’exploitation pour la période probatoire. Mise en place des données et fichiers réels. Formation du personnel. Contrôle de la montée en puissance du système. Rédaction du procès verbal de recette définitive. Eventuellement: Exploitation en double avec l’ancien système. Généralisation du système à partir d’ un site pilote à l’ensemble de l’organisation. Pour mémoire, passer TERMINAISON & BILAN

Terminaison & bilan de projet LA RECETTE : CONCLUSION LA RECETTE DOIT ETRE UNE PREOCCUPATION DEPUIS L’INITIALISATION DU PROJET. UNE RECETTE NE PEUT ETRE PRONONCEE QU’A PARTIR DU MOMENT OU UN REFERENTIEL PRECIS A ETE DEFINI. UNE RECETTE DOIT SE DEROULER DANS UN DELAI COURT ET DONC ETRE SOIGNEUSEMENT PREPAREE. PREPARER LA RECETTE C’ EST AUSSI AVOIR LA GARANTIE DE LIVRER UN PRODUIT « FINI ». LE TAUX D’ IMPLICATION DES UTILISATEURS EST FORT DANS TOUTES LES ETAPES DE LA RECETTE, LEUR DISPONIBILITE DOIT DONC ETRE ASSUREE. EFFECTUER LA RECETTE DANS DE BONNES CONDITIONS, C ’EST AVOIR L’ ESPOIR D’ ECRIRE LE MOT « FIN » POUR LA REALISATION D’ UN PROJET. Pour mémoire, passer TERMINAISON & BILAN

Terminaison & bilan de projet TERMINAISON DU PROJET : Le bilan Il est important qu’ au terme du projet, un bilan complet soit établi. Les réponses aux questions regroupées dans des check-list préétablies par domaine devront permettre de tirer les enseignements du projet: Bilan sur l’atteinte des objectifs Bilan économique Bilan sur la gestion du projet Bilan technique Bilan humain Bilan juridique TERMINAISON & BILAN

Terminaison & bilan de projet BILAN DE LA GESTION DE PROJET – CHECK-LIST : Quelle a été la charge consommée sur le projet? Rapprochement avec la charge estimée? Combien de collaborateurs sont intervenus? Quelles situations ont été rencontrées? Quelles actions ont été mises en œuvre pour y répondre? Quels enseignements en déduire? Quelles ont été les modifications apportées au cours d’ une phase ou postérieures à son achèvement? Quelles en furent les conséquences? + CALCUL DES RATIOS DE CHARGE POUR LE PROJET, REVISION EVENTUELLE DE CEUX UTILISES TERMINAISON & BILAN

Terminaison & bilan de projet BILAN TECHNIQUE – CHECK-LIST : Quelle a été la qualité de l’ environnement de réalisation? Point sur les méthodes utilisées Point sur les outils utilisés Y a-t-il eu production d’éléments réutilisables? Y a-t-il nécessité de choisir d’ autres méthodes ou d’autres outils? Mise à jour de la bible interne du service TERMINAISON & BILAN

Terminaison & bilan de projet BILAN HUMAIN – CHECK-LIST : Quelles compétences ont été acquises par les collaborateurs? Quelles a été la qualité des relations, de l’ organisation, des performances? Les formations suivies au cours du projet ont-elles donné satisfaction? Quels freins au changement a-t-on rencontré? Niveau d'acception des changements? TERMINAISON & BILAN

Introduction : Concepts et principes de base Sommaire: Introduction : Concepts et principes de base Management de projet : les étapes Montage Préparation Suivi Terminaison & bilan Synthèse MANAGEMENT DE PROJET

Synthèse SYNTHESE MANAGEMENT DE PROJET MONTAGE DU PROJET - Définition de l'objectif et du périmètre du projet - Définition de l'organisation et de la structure de l'équipe - Evaluation du risque & des freins au changement - Planification stratégique et estimation globale Validation du budget du projet Référentiel du projet PREPARATION DE PHASE - Définition des produits attendus Planification opérationnelle, estimation des charges et affectation des ressources Définition du tableau de bord de la phase MANAGEMENT DE PROJET

Synthèse SYNTHESE (suite et fin) MANAGEMENT DE PROJET SUIVI DE PROJET - Suivi du Chef de Projet Réunions de suivi de l'équipe de projet Définition du Qui fait Quoi pour Quand Mise à jour des tableaux de suivi (phase + projet) Réunions du Comité de Pilotage Communication & préparation aux changements - Suivi du Directeur de Projet Terminaison de phase Bilan de phase - Réception finale du projet Réception provisoire Réception définitive - Bilan global du projet TERMINAISON & BILAN MANAGEMENT DE PROJET

PILOTER PREVOIR Mémento Mémoriser Standardiser Un langage commun Compréhension Appropriation MANAGEMENT DE PROJET

LE TROPHEE JULES VERNES Le 20 avril 1993, Commodore Explorer, skippé par Bruno Peyron, finit son tour du monde en 79 jours 6 heures et 15 minutes MANAGEMENT DE PROJET

Les outils du management de projet Annexes : Audit de Projet Les outils du management de projet MANAGEMENT DE PROJET

Diagnostic interne Audit de Projet Méthode Montage Référentiel et outils de l ’auditeur Méthode Montage Préparation Suivi Terminaison Mémento Procédures Ressources Adéquation des compétences Motivation & Changement Qualité des outils et du matériel Interview individuel Interview de groupe Suivi Délais Coûts Tableaux de bord Fiche actions (Historique) Positionnement Chef de projet Coordinateur de projet Interview des ressources Interview du client Audit de Projet

Les outils du management de projet Annexes : Audit de Projet Les outils du management de projet MANAGEMENT DE PROJET

Les outils du management de projet MONTAGE DU PROJET Définition des objectifs et du périmètre Evaluation du risque Définition de l'équipe de projet et des structures de concertation Consultation et choix d'intervenants extérieurs Elaboration du planning du projet Définition du référentiel du projet (budget, charge, délais) Rédaction et validation du protocole de projet Outils Brain Storming Check lists Modèle d'organisation Maîtrise des achats Méthode PERT-IT Logiciel de gestion de projet Méthodes et techniques d'estimation de charge Plan type de Protocole de Projet Méthode et Outils

Les outils du management de projet PREPARATION DE PHASE Outils Elaboration du planning détaillé du projet Méthode PERT-IT Logiciel de gestion de projet Définition du Qui fait Quoi pour Quand Fiches Actions Mise en place du tableau de suivi de la phase Tableau de suivi de phase Méthode et Outils

Les outils du management de projet SUIVI DE PROJET Outils Réunions de l'équipe de projet Fiches Actions (Obligatoires, régulières, rapprochées) Flashs réunions Suivi en charge et en délai du projet Comptes-rendus d'activité Tableau de suivi d'une phase Logiciel de gestion de projet Consolidation au niveau du projet, mise Tableau de bord du projet à jour du planning Logiciel de gestion de projet Réunions du Comité de Pilotage Modèle de présentation Modèle de Compte-rendu de réunion Suivi du budget Tableau de bord du projet Méthode et Outils

Les outils du management de projet TERMINAISON & BILAN Outils Terminaison d'une phase Revue de fin de phase Réception finale du projet Plan Type de Manuel de Réception Bilan du projet Plan type de bilan de projet Méthode et Outils