Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005 L ’achat public au CNRS Le nouveau code des marchés publics est entré en application depuis le 10/01/2004. Pourquoi une nouvelle réforme de l ’achat public en moins de 3 ans ? Le système issu de la réforme de mars 2001 a fait l ’objet de nombreuses critiques de Bruxelles et ne correspondait pas suffisamment au souhait de souplesse et d ’efficacité formulé par les acheteurs publics. L ’objectif de la réforme 2004 est donc de simplifier le processus de la commande publique, et d’ harmoniser droit français et législation européenne. Plus de liberté, plus de responsabilité, plus de publicité Les principales mesures de la réforme sont : - l ’allègement du formalisme pour un grand nombre d ’achats avec le relèvement du seuil de 90000 à 150000€ - en contrepartie de cette plus grande liberté laissée à l ’acheteur public : une exigence de transparence, à tous les stades de la procédure d ’achat, qui se traduit notamment par une obligation de publicité, garantie d ’une réelle mise en concurrence. Pour répondre au nouveau code, le CNRS a donc défini les règles de computation des seuils applicables à ses besoins ainsi que les modalités d ’achat applicables à ses besoins en dessous de 90.000€ . Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005 SOMMAIRE Le cadre réglementaire L ’état des marchés en cours Les documents administratifs associés Quelques exemples de démarches d ’achat Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Le cadre réglementaire Première partie Le cadre réglementaire Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Les acteurs de l’achat public au CNRS Le fournisseur Le laboratoire Le fournisseur : exécute la prestation est rémunéré sur des fonds publics Le directeur d’unité : définit le besoin atteste le service fait vérifie la liquidation de la facture La délégation LES ACTEURS DE L ’ACHAT AU CNRS 1/ particularité du CNRS dans l ’acte d ’achat (dichotomie de l ’acheteur) : Deux entités interviennent dans le processus d ’achat : le laboratoire et la délégation. Il n ’y a pas au CNRS de véritable service centralisateur mais une multiplicité des centres de décision d ’achat (1265 unités, 11600 chercheurs), d ’où la difficulté à dresser la cartographie exacte des besoins de l ’établissement. Pour rappel : le laboratoire ne possède pas la PERSONNALITE JURIDIQUE. Il n ’a pas la capacité d ’agir pour son compte, les engagements juridiques sont passés au nom de l ’établissement de rattachement. Il ne possède pas de PATRIMOINE PROPRE : les biens sont inventoriés par l ’établissement qui a financé  l’achat ; en cas d ’achat financé sur le budget de plusieurs établissements, la conclusion préalable d ’une convention d ’achat en commun est nécessaire. 2/ rôle respectif : - le laboratoire (directeur d ’unité) décide de l ’utilisation des crédits, détermine et quantifie le besoin, contrôle l ’exécution de la prestation et la conformité de la facturation avec les éléments de liquidation (quantité, prix, mentions obligatoires, etc.) ; - la délégation vérifie et met en paiement la dépense, qui doit être compatible avec les missions du CNRS ; - le fournisseur exécute une prestation pour le compte de la personne publique et est rémunéré sur des fonds publics. Les acheteurs et les fournisseurs appliquent les règles qui encadrent l ’achat dans le secteur public : le Code des Marchés Publics. Le délégué régional ordonne le paiement DANS LE RESPECT DU CODE DES MARCHÉS PUBLICS Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Définition des marchés publics Les marchés publics sont (art. 1 du code des marchés publics) : des contrats conclus à titre onéreux (…) par une personne publique avec une personne privée ou publique (…) pour répondre à ses besoins en matière de : travaux, fournitures, services. Toutes les dépenses publiques ne relèvent pas du CMP, c’est le cas des rémunérations, du versement de subventions …= dépenses s ’exécutant sur un domaine non concurrentiel. (Certains achats publics sont également exclus, pour diverses raisons, du CMP : achats de programmes audiovisuels, produits financiers, biens immobiliers, œuvres d ’art, …) (*) : % respectif du type de dépenses de l ’établissement et des unités Au CNRS, 73%* des dépenses de l ’établissement s ’exécutent hors CMP, mais la quasi-totalité des achats effectués par les laboratoires est soumise au code : - acquisition de produits ou matériels de toute nature (équipements, fournitures de bureau, matériels informatiques, mobiliers, logiciels, produits chimiques, produits d ’entretien,…) ; - achats de prestations (maintenance, entretien des locaux, réalisation d ’études, locations, nuitées d ’hôtel...). Lorsqu ’elle entre dans le domaine d ’application du CMP, dès le 1er euro, la dépense est qualifiée de marché public : le terme de « marché » s ’applique donc aussi bien aux marchés formalisés qu’aux achats sur simple facture et aux contrats de service. (Volume annuel des marchés publics passés par l ’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics : 115 milliards d ’euros, soit 9% du PIB). Un marché est un contrat (diapo : conclu à titre onéreux, par une personne publique, avec une personne privée ou publique, pour répondre à ses besoins …). au sens juridique : engagement entre l ’acheteur et le fournisseur entraînant des droits et obligations réciproques. Notamment, l ’un des droits garantis du fournisseur est l ’exclusivité, dès le 1er euro, sur l ’objet du contrat d ’achat (étendue de cette exclusivité : soit ponctuelle, correspondant à une commande unique, soit pour un ensemble de commandes se rapportant à la même offre pour laquelle le fournisseur a été retenu). Le CMP détermine 2 types de règles : - des règles qui régissent le contenu et l ’exécution du contrat : la liberté contractuelle demeure très large mais elle n ’est pas sans limite (équilibre entre les droits du fournisseur et les prérogatives de l ’acheteur - ex : durée maxi du marché, rythme des paiements...) - des règles définissant les modalités de sélection du fournisseur : procédures d ’achat. Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Les obligations de publicité et de mise en concurrence APPEL D ’OFFRES Règles de publicité et de mise en concurrence précisément codifiées : organes de publication, mentions, délais, sélection... + de 150 K€ PROCEDURE ADAPTEE : de 4 K€ à 150 K€ HT, l ’ACHETEUR crée les règles de mise en concurrence applicables à ses achats…… Montant HT du besoin : 90 K€ < 150 K€ Eléments communs aux procédures : Quelle que soit la procédure d’achat applicable, le marché doit respecter 3 grands principes : - la liberté d ’accès des fournisseurs à la commande publique (enjeu économique) - l ’égalité de traitement des candidats (libre concurrence) - la transparence des procédures (garantit l ’égalité de traitement et se traduit par une obligation de publicité) On distingue 2 grands types de procédures : - procédure adaptée à l ’objet et aux caractéristiques du marché - De 4 K€ à 150 K€ : La réforme de 2004 privilégie la négociation et le dialogue, en offrant à l ’acheteur une plus grande liberté d ’initiative = le code laisse la personne publique déterminer les mesures de publicité et de mise en concurrence adaptées à l ’objet et aux caractéristiques du marché : - entre 4 K€/ 90 000 € : le choix des modalités de publicité relève totalement de l ’acheteur (support de publicité pertinent : presse écrite, affichage interne…) à condition que l ’information soit suffisamment complète et de nature à atteindre les candidats potentiels. - entre 90 K€/150 K€ : la mise en concurrence est précédée impérativement d ’une publication dans un journal habilité à publier des annonces légales, mais dont le choix est laissé à l ’acheteur ; - procédures formalisées : le code 2004 (art.26) réaffirme la primauté de l’appel d ’offres comme procédure de droit commun des marchés, obligatoire à partir de 150K€ : les règles de publicité et de mise en concurrence sont précisément codifiées (organes de publication, mentions de l ’avis, délais et conditions de réponse des candidats, modalités de sélection et d ’analyse des offres par une commission…). C’est le montant du besoin qui va déterminer le choix de la procédure, et, par conséquent, l ’étendue des obligations de publicité et de mise en concurrence. Au dessous de 4 K€ : Pas d ’obligation de publicité et de mise en concurrence (décret du 26/11/2004). Néanmoins, il convient de respecter les principes fondamentaux d ’égalité et de transparence qui régissent la commande publique. de 4 K€ à 90 K€ …...précédées d ’une PUBLICATION dans un JAL …….ou après les modalités de publicité qu ’il juge pertinentes Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Computation des seuils : AVANT L ’ENTREE EN VIGUEUR DU le REFERENTIEL applicable au CNRS depuis le 09/02/2004 Six thèmes, divisés en domaines, sous-domaines et familles Exemple: Achat de boîtes de Pétri = E1.01 AVANT L ’ENTREE EN VIGUEUR DU CODE DES MARCHES 2004 Ensemble des acheteurs publics : Arrêtés du 13 et 24/12/01 : - nomenclature générale - nomenclature spécifique applicable aux dépenses à caractère scientifique E 1 1 Famille : Consommables pour culture cellulaire Thème : Fournitures, équipements, Instrumentation et services scientifiques Domaine : Consommables de laboratoire,petits matériels et petits équipements de paillasse Sous-domaine : Consommables de laboratoire Le déclenchement des procédures est conditionné par le montant du besoin à satisfaire : ce montant est déterminé par le caractère homogène de la dépense. Il était jusqu ’alors déterminé par référence à une nomenclature nationale définie par arrêté. Après un peu plus de 2 ans de pratique, les limites de cette nomenclature sont apparues : trop rigide (organisée par matière et non par activité économique), mal adaptée (secteurs exagérément détaillés ou trop regroupés provoquant une computation trop contraignante). C ’est désormais chaque acheteur qui détermine sa propre codification selon une typologie cohérente avec son activité : le CNRS, l’INRA et l’INSERM ont décidé d’élaborer en commun un référentiel, adapté aux besoins des laboratoires et dont la présentation a été organisée de façon plus logique. Ce référentiel est consultable sur le site du CNRS  (Intranet achats/portail Nouba). Il a été établi à partir des précédentes nomenclatures générale et scientifique, mais là où celles-ci référençaient près de 700 codes, le référentiel n ’en retient plus que 500 : il est donc plus lisible et plus adapté à la typologie des achats de l ’établissement. Le nouveau référentiel est organisé en 6 thèmes alphanumériques : -besoins généraux : approvisionnements généraux (codes commençant par A) / logistique (codes commençant par B), / information, documentation et communication (codes commençant par C) / bâtiment et infrastructure (codes commençant par D), - besoins de l ’activité de recherche : fournitures, équipements, instrumentation et services scientifiques (codes commençant par E), -besoins informatiques : informatique scientifique et de gestion (codes commençant par F). Chaque thème est structuré en domaines, sous-domaines et familles homogènes. Ce dernier niveau sert de base au calcul des seuils de mise en concurrence. Ex : achat de boîtes de Pétri (E ; 1 ; 0 ; 1). Le CNRS a opté pour des modalités de calcul des seuils au plus près des utilisateurs : l ’homogénéité s ’apprécie par famille du référentiel, par année civile et par unité, quelle que soit la nature du besoin (dépenses à caractère scientifique ou approvisionnement général). La nature et l ’étendue des besoins sont déterminés aussi précisément que possible en début d ’année, par référence au montant constaté l ’année N-1 et en fonction des besoins programmés connus. Le laboratoire dispose de l ’outil Xlab « état requête » pour déterminer les montants des besoins réguliers. Hors besoins réguliers, peuvent surgir des besoins spécifiques et non récurrents (unité fonctionnelle) : le montant à prendre en compte est alors le montant calculé sur la durée totale du besoin. L’intérêt financier peut également justifier la prise en compte d ’une durée supérieure à un an - ex : contrat de service - ou le regroupement des besoins de plusieurs utilisateurs, donc estimés sur plusieurs unités - ex : coordination de commandes. C ’est à chaque PRM que revient la décision de déterminer la durée pertinente à prendre en compte ou de regrouper ses achats avec d ’autres laboratoires ayant ce même besoin commun. SUIVINOM : envoi à effectuer chaque semaine par l ’unité. Décret du 07/01/04 portant code des marchés publics : suppression de la codification nationale La codification de l ’achat et la computation des seuils sont effectuées au niveau de la famille, par an, et par unité. Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Personnes Responsables des Marchés au CNRS (décision du 20/02/2004) Le DIRECTEUR GÉNÉRAL compétence actuellement déléguée pour l ’ensemble du CNRS et liée à la nature du besoin : compétence déléguée pour les besoins de l ’unité et liée au montant du besoin : Le DIRECTEUR d ’UNITÉ Le directeur de l ’UPSAS pour les besoins d ’un montant inférieur à 90.000 €HT Marchés nationaux équipements scientifiques, informatique, abonnements scientifiques, gaz industriels QUI SONT LES PRM AU CNRS ? La réforme du code et la mise en place du nouveau référentiel se sont traduites par une modification des responsabilités des PRM au CNRS. Par décision du 20/02/04, les directeurs d ’unité voient ainsi leur compétence de PRM s ’étendre à tous les besoins propres de leur unité, jusqu ’à 90.000 €HT. A partir de 90.000 €HT, le délégué régional devient PRM pour les besoins de l ’unité (NB : les besoins de chaque unité restent distincts, pas de cumul de l ’ensemble des besoins des unités pour une même famille , sauf pour les éventuelles coordinations de commandes). Le directeur de l ’UPSAS reste PRM, quel que soit le montant, pour un champ de compétences spécifiques : équipements scientifiques, informatique, abonnements, gaz industriels. L ’existence de marchés nationaux ou locaux prévaut sur la liberté de choix du laboratoire (prévalence de l ’accord conclu avec le titulaire du marché national en raison de l ’antériorité de cet accord et de l ’exclusivité qui a été conférée à ce fournisseur). Rappel : Les directeurs d’unités ont la possibilité de donner délégation de signature à un agent placé sous leur autorité et qui dispose également de la délégation de signature de l ’ordonnateur. Rôle de la PRM : estime le montant du besoin (effectue un suivi des seuils) et détermine la procédure d ’achat correspondante, effectue en conséquence la publicité et la mise en concurrence nécessaire (en garantissant l ’égalité de traitement des fournisseurs) et fait le choix du titulaire. Sa signature engage l ’établissement. Le délégué régional La fonction de PRM : détermine la proc.d ’achat après estimation du besoin sélectionne le titulaire dans le respect des principes du CMP signe le marché pour les besoins d ’un montant = ou > à 90.000 €HT Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

La coordination de commandes PRM de la coordination : Marché de 88 000 €HT Assiette de calcul du besoin : le délégué régional Mutualisation des besoins communs sur un même code pour une même famille du référentiel Le Titulaire 32 K€ 23 K€ UPR 923 : UMR 1025 : UMR 428 : 7000€ UPR 567 : 12 K€ UMR 2236 : 14 K€ Une coordination temporaire de commandes peut être mise en œuvre, au cas par cas, par des directeurs d ’unités ayant un besoin commun, soit dans l ’optique de disposer d ’une force de négociation plus importante, soit d ’assurer une cohérence dans l ’exécution d ’une prestation ou d ’un approvisionnement qui sera alors effectué par un même fournisseur. Les directeurs d ’unités concernés passent une convention de coordination, dont la PRM ne sera pas l ’un d ’entre eux mais le délégué régional, même si le montant total du marché est inférieur à 90000,00 €. C ’est ce dernier qui passe le marché pour le compte de la coordination avec le fournisseur, suivant la procédure adaptée au montant du besoin commun. Pendant toute la durée du marché, le titulaire devient le fournisseur exclusif du groupe d ’unités. La coordination disparaît avec la fin du marché, et chaque directeur d ’unité redevient alors PRM pour ses besoins propres. est le fournisseur exclusif des unités membres de la coordination de commandes Directeurs d ’unité membres de la coordination de commandes Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Les obligations de publicité et de mise en concurrence en fonction du montant des besoins de l ’unité Besoins courants et services Le CNRS, comme l ’y autorise le nouveau code, a défini les règles de publicité et de mise en concurrence applicables à ses achats jusqu ’à 150 K€ HT (au-delà : l’appel d’offres est obligatoire). DEFINIR dans ses grandes lignes UNE POLITIQUE COMMUNE A L ’ETABLISSEMENT : harmonisation des pratiques d ’achat, pas de disparités trop sensibles d ’un acheteur à l ’autre au sein de la même personne publique, tout en laissant à chaque PRM la latitude nécessaire pour mettre en œuvre la procédure qui relève de sa compétence En deçà de 90 K€ HT, (hors marchés locaux ou nationaux déjà en cours), c ’est le directeur d ’unité qui décidera des formalités appropriées à la consultation. Rappel : la liberté de décision est néanmoins assujettie au respect des principes du code des marchés publics et le directeur d ’unité est garant de la transparence, de l ’accessibilité et de la traçabilité des consultations. Mise en concurrence : - Au dessous de 4.000 € HT(achats ponctuels calculés par BC) ou achats réguliers (calculés sur 1 an) : Aucune obligation de mise en concurrence. - à partir de 4.000 € HT (achats ponctuels calculés par BC) ou achats réguliers (calculés sur 1 an) : le directeur d ’unité s’assure de disposer de trois devis ou plus pour répondre suffisamment à l ’obligation de mise en concurrence (parfois le nombre de devis obtenus sur l ’ensemble des fournisseurs consultés est inférieur à 3). Publicité à partir de 4.000 € HT : La publication d ’une annonce dans un journal n’est pas indispensable, la mise en concurrence de plusieurs fournisseurs selon d ’autres modalités peut constituer un élément de publicité suffisant. Le choix du support et des modalités de la publicité reste à l ’appréciation du directeur d ’unité mais iI est cependant conseillé d ’utiliser l ’outil élaboré par l ’UPSAS : - PUMA (PUblication des avis des Marchés Adaptés) constitue d ’une part un support pertinent (permet de s ’adresser au public de fournisseurs de la recherche) et permet la saisie en ligne d ’une annonce gratuite (ce qui n ’est pas le cas des journaux spécialisés) Cas des besoins réguliers supérieurs à 15.000 € HT par an : il est recommandé d ’effectuer une consultation en début d ’année, via de préférence une publicité sur PUMA. L ’intérêt pour le laboratoire est de négocier une économie échelle en regard du volume du besoin. Une fois le fournisseur sélectionné, les commandes sont ensuite émises au fil de l ’eau tout au long de l ’année, sans autre formalité. Le fournisseur ne peut se prévaloir d ’un droit d ’exclusivité, cependant, il ne répondra pas à la consultation l ’année suivante si aucune commande ne lui a été adressée….. Traçabilité : Le directeur dispose du formulaire d ’accompagnement du choix de l ’offre, qui permet de conserver un compte rendu (succinct) de la procédure mise en œuvre et de répondre ainsi aux mesures nécessaires de traçabilité. A partir de 90 K€ HT : la PRM étant le délégué régional, les procédures seront déterminées pour le compte et avec la collaboration du directeur d ’unité. En matière de travaux, le DU n ’est jamais PRM, quel que soit le montant de l ’opération. Des seuils spécifiques et plus élevés s ’appliquent. Cependant, pour le petit entretien du laboratoire (dépenses ne relevant du propriétaire), et après accord du délégué, le DU peut établir les bons de commande sur la base de 2 (ou plus) devis comparatifs. NB :Opérations de travaux, le délégué régional est seul PRM. Le DU peut, avec l ’accord du délégué régional, établir des bons de commande pour les petits travaux d ’entretien . Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Publicité sur le support PUMA Pour accéder à l ’outil PUMA : 1/ Sur le site de l ’UPSAS (www.sg.cnrs.fr/achats puis « l ’achat au CNRS » puis l ’intranet ; ident : science2295 - mot de passe : @chat2295), cliquez dans la rubrique « Nouba ». 2 / Entrez votre identifiant (en majuscule) suivi du mot RECA ou inversement. 3 / Entrez votre mot de passe (celui utilisé pour la RECA) Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Publicité sur le support PUMA Parmi les 4 outils proposés : ARNO permet de rechercher des codes du référentiel ; RTM permet de rechercher des tarifs et des produits sur les marchés locaux et nationaux ; RECA permet de remettre en concurrence des titulaires de marchés nationaux en multi-attribution. PUMA permet de mettre en ligne une publicité. Sélectionnez l ’outil PUMA. Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Publicité sur le support PUMA 1) Saisissez votre annonce : cliquez pour cela sur « Création d ’un avis » 2) Consultez ou modifiez une annonce ou publiez : cliquez pour cela sur « Consultation/Modification/Publication d ’un avis ». Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Publicité sur le support PUMA Renseignez les rubriques : 1) Pour valider la saisie dans PUMA : vérifiez l ’absence de marché national ou local en cours ; dans l ’affirmative, cochez la case correspondante et poursuivez la saisie 2) Intitulé = correspond à l ’objet de votre besoin. 3) Domaine = correspond à la famille du référentiel se rapportant à l ’achat (l ’outil ARNO peut être utilisé comme aide) 4) Entité acheteuse = votre unité 5) Région = Paris et région parisienne Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Publicité sur le support PUMA Exemple d ’une annonce finalisée. Quelques points importants : - Durée de la publication de l ’avis = « délai raisonnable » de réponse laissé aux fournisseurs , avec un minimum de 72 heures hors week-end et jours fériés. - Caractéristiques = suffisamment précises pour permettre au fournisseur de répondre d ’une manière pertinente. Ne pas citer de marque ou préciser « équivalent à ». Ne pas citer la référence d ’un catalogue. Critères = adaptés à l ’objet du besoin et hiérarchisés. Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

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Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005 Les fournisseurs habituels : Le directeur d ’unité informe l ’ensemble de ses fournisseurs actuels de l ’existence de l ’outil PUMA par l ’envoi d ’un courrier (modèle présenté ci-dessus). Les autres fournisseurs : Seule une information régulière et systématique des fournisseurs connus (déjà retenus ou non lors de mises en concurrence précédentes ou à venir) élargira l’accès à la commande publique au plus grand nombre et, par conséquent, permettra une concurrence effective et efficace. Une lettre d ’information sur l ’outil PUMA a été envoyée, début mai 2004, aux fournisseurs répertoriés à l ’UPSAS et une campagne d ’information a été effectuée par la publicité d ’un avis dans le « Moniteur » et dans « Les Echos ». Depuis début septembre, les fournisseurs ont la possibilité de s’enregistrer à l’alerte mél de l ’UPSAS (www.sg.cnrs.fr/achats puis « espace fournisseur »). Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Montant du bon de commande Montant du besoin par famille Relations PRM et ORDONNATEUR secondaire 2 – dans le cadre d’un marché en cours (local, national, coordination de commandes) : 1 – dans le cadre d’un achat hors marchés en cours : 15.000€ l ’ordonnateur Montant du bon de commande Le Directeur d’unité n’est pas PRM ; il émet des commandes dans le cadre du marché : jusqu’à 15.000 €, il signe le bon de commande, par délégation de signature de l’ordonnateur à partir de 15.000 €, il adresse l’original du bon à l’ordonnateur, cad le Délégué régional signe la commande la PRM 90.000€ Directeur d ’Unité Délégué Régional signe le marché Le directeur d ’unité n ’a JAMAIS la qualité d ’ordonnateur, qui relève de la fonction de délégué régional (ordonnateur principal : directeur général, ordonnateurs secondaires : délégués régionaux). Le directeur d ’unité est acteur de l ’achat et décide des procédures et du choix des fournisseurs, dans la limite de ses compétences de PRM. L ’ordonnateur, lui, est acteur du système budgétaire et financier : il assure la gestion administrative et financière dans les limites de sa circonscription (engager, liquider et mandater les dépenses). Pour assurer un allégement des actes de gestion, l ’ordonnateur secondaire donne délégation de signature aux directeurs d ’unités, qui sont alors habilités à signer les bons de commandes pour le compte de l ’ordonnateur et dans la limite du montant délégué, soit à Paris B = 15.000 €HT. Pour déterminer la relation PRM/ordonnateur, c ’est donc le montant unitaire du bon de commande qu ’il faut prendre en compte, sauf exception : certains types de dépenses sont soumis systématiquement au visa préalable de l ’ordonnateur, ceci quel que soit leur montant, c ’est le cas des contrats de service, qui doivent donc être visés par le délégué avant envoi au fournisseur. Au-delà de 15.000 €HT, l ’ordonnateur est seul habilité à signer la commande : c ’est donc l ’original du bon de commande, visé par le directeur d ’unité, qui sera adressé par le laboratoire à la délégation. En tant qu ’ordonnateur, le délégué doit s ’assurer de la régularité de l ’engagement ( procédure d ’achat mise en œuvre incluse) avant d ’envoyer la commande au fournisseur. C ’est la raison pour laquelle, pour les commandes de plus de 15.000 €, le directeur d ’unité PRM adresse, en même temps que l ’original de la commande, une COPIE des pièces de mise en concurrence (copie du formulaire d ’accompagnement du choix de l ’offre, copie des devis….. : cf. diapo n°26). Exemple : approvisionnement en consommables de laboratoires, d ’un montant annuel de 42.000,00 € : - procédure d ’achat et consultation des fournisseurs : la PRM est donc le directeur d ’unité (= besoin inférieur à 90.000,00 €) - bons de commandes et livraisons : l ’approvisionnement s ’effectue par bons de commandes successifs, émis au fil de l ’eau, pendant tout l ’exercice ; les bons inférieurs à 15.000,00€ seront signés et envoyés directement au fournisseur par le directeur, les bons égaux ou supérieurs à 15.000,00 € seront adressés par le directeur au délégué régional pour signature Ordonnateur secondaire et commande sur marché national, local ou coordination de commandes : Le directeur est simple bénéficiaire d ’un marché passé par une autre PRM (directeur de l ’UPSAS ou délégué régional), mais l ’ordonnateur restant le délégué régional, les règles développées ci-dessus s ’appliquent. Par conséquent, le visa est également nécessaire pour les commandes de l ’unité supérieures à 15.000 €.. Montant du besoin par famille Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

L ’état des marchés en cours Deuxième partie L ’état des marchés en cours L ’existence de marchés nationaux ou locaux prévaut sur la liberté de choix du laboratoire (prévalence de l ’accord conclu avec le titulaire du marché en raison de l ’antériorité de cet accord et de l ’exclusivité qui a été conférée à ce fournisseur). Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Domaines couverts par les marchés nationaux Pour accéder aux informations concernant les marchés nationaux , il est nécessaire de se connecter sur le site de l ’UPSAS : wwww.sg.cnrs.fr/intranetachats. Le site a été mis à jour pour permettre les adaptations aux nouvelles procédures d ’achat du CNRS (outil PUMA, accès aux annonces par les fournisseurs…). Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Domaines couverts par les marchés nationaux Pour connaître les marchés en cours : la liste est accessible par titulaire ou par domaine. On retrouve les domaines de compétence réservés au directeur de l ’UPSAS, en tant que PRM : abonnements (fin : janvier 2007), gaz industriel (fin : octobre 2006), informatique (fin : avril 2005) et équipements scientifiques (septembre 2005). En dehors de ces domaines, il n ’existe donc pas de marchés nationaux à bons de commandes. Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Domaines couverts par les marchés nationaux Le CNRS a recours aux 2 types d ’attribution de marchés à bons de commandes : mono ou multi-attribution, en fonction du besoin à exécuter. Les marchés en multi-attribution en cours ont été passés et s ’exécutent sur la base de l ’article 72.I.4 d de l ’ancien code des marchés publics. Le principe de la multi-attribution permet à la personne publique de retenir plusieurs fournisseurs pour des prestations de nature homogène et d’attribuer ainsi non pas un mais plusieurs marchés. La multi-attribution a une contrepartie, qui est la remise en compétition : l’ensemble des titulaires étant potentiellement capables de répondre à chaque demande d’achat, l’acheteur public est tenu par conséquent de les consulter avant d’attribuer la commande. Le CNRS a élaboré une procédure automatisée de remise en compétition : l’outil RECA. La remise en compétition est effectuée par le laboratoire directement sur ll ’intranet des achats. Après validation par le laboratoire des données saisies, l ’outil transmet par mél à l ’ensemble des titulaires du lot la demande de l ’unité qui recevra directement (par mél) les propositions des titulaires. Intérêt pour l ’unité : obtenir des remise supplémentaires à celles des marchés. Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Domaines couverts par les marchés locaux La délégation a passé des marchés en mono- attribution, ouverts à l ’ensemble des unités de Paris B et dont les titulaires sont, jusqu ’à l ’échéance des marchés, les fournisseurs obligatoires des unités et des services de la délégation : - TITRES DE TRANSPORT- marché n°0302010 : titulaire : FRAM - date de fin (reconductions incluses) : 17/11/2006 L ’information sur les marchés locaux en cours est accessible sur le site de la délégation : www.dr2.cnrs.fr, rubrique « achats » Les tarifs sont accessibles en format pdf sur ce site, ainsi que via le moteur de recherche de l ’UPSAS (www.sg.cnrs.fr/achats), par libellé ou référence catalogue du fournisseur. Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Les documents administratifs associés aux achats publics Troisième partie Les documents administratifs associés aux achats publics Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Pièces à joindre au bon de commande Selon les cas, le bon de commande devra être accompagné de : 1er cas : commande sur marché (national ou local) 2ème cas : commande « hors marché » Bon de commande XXXX ROPERT xxxxxxxxxxx La procédure d ’achat hors marché à mettre en œuvre dépendra du montant du besoin à satisfaire (procédure adaptée, appel d ’offres spécifique. Affichage RTM Bon de commande XXXX SURCOUF xxxxxxxxxxx Si la commande déroge à un marché en cours… Si la commande est supérieure à 15000€ + copie de PUMA + copie offre retenue Les pièces à joindre dépendront, d ’une part, de la procédure d ’achat mise en œuvre (sur ou hors marché en cours, marché en mono ou multi-attribution), et, d ’autre part, du montant du bon de commande. Bon de commande : le bon de commande est une des pièces constitutives des marchés à bons de commande. Il précise certains éléments d ’exécution du marché et est donc nécessaire à la liquidation de la facture. Hors marché à bon de commande , les conditions générales d ’achat du CNRS s ’appliquent : elles sont transmises au fournisseur avec chaque bon (au verso du bon ou imprimées avec l ’ exemplaire original par Xlab). Pour rappel : les commandes multi-codes sont autorisées. RECA : bordereau RECA ou CA dérogatoire à la RECA Ne concerne actuellement que les commandes d ’équipements scientifiques dans le cadre des marchés nationaux : CA dérogatoire : quand la remise en compétition n ’est pas jugée nécessaire, il s ’agit des exceptions - limitatives - ci-après : A/Dérogations scientifiques : 1-Produit non substituable d’un fournisseur : aucun matériel ne peut être substitué au matériel à acquérir et un seul titulaire est en mesure de le fournir, 2-Commande complémentaire accessoire à la commande principale : le changement de fournisseur entraînerait des incompatibilités ou difficultés disproportionnées par rapport aux avantages attendus de la remise en compétition. B/Dérogation administrative : - pour les commandes occasionnelles ou de faible volume, d ’un montant total hors taxes de 610€ maximum Le code des marchés publics 2004, dans son article 71.5, relève le seuil de la dérogation administrative à 1500 €HT. Les marchés nationaux en cours ne sont pas concernés par cette modification. CA hors marché : A n ’établir que lorsque la commande déroge à un marché en cours : ce certificat n ’est, par exemple, pas nécessaire pour une commande de mobilier de bureau puisqu ’il n ’y a aucun marché en cours (et donc pas de fournisseur disposant d ’un droit d ’exclusivité) pour ce type d ’achat. Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Le formulaire d ’accompagnement du choix de l ’offre Ce formulaire s ’utilise en l ’absence de marché en cours, pour répondre à la nécessaire traçabilité des consultations. Le recours à ce formulaire est nécessaire pour les mises en concurrence dont le montant est supérieur à 4.000 € HT et inférieur à 90.000 € HT ; il est recommandé mais non obligatoire pour les commandes inférieures à 4.000€ (= le directeur d ’unité peut recourir à un autre support). Sa conservation est assurée par le directeur d ’unité pendant une durée de 5 ans, accompagné des autres pièces écrites justifiant la procédure mise en œuvre (avis publié, devis, pages de catalogues...). Le numéro du formulaire sera rappelé sur le bon de commande unique ou sur les bons de commande successifs se rapportant à la consultation. La partie A est à renseigner si une mise en concurrence avec ou sans avis de publicité a été mise en œuvre. (En cas de fournisseur non substituable, il convient de renseigner la partie B). Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Le formulaire d ’accompagnement du choix de l ’offre La partie B justifie le choix du fournisseur (ou l ’absence de concurrence). Le directeur d ’unité identifie clairement les critères sur lesquels sont fondés son choix : - le seul critère du prix (achats de produits ou matériels courants) ; - une combinaison de plusieurs critères : techniques (pureté, fiabilité, composition du produit…), de temps (exécution, livraison, délai d ’intervention…) et financiers (prix, coût d ’utilisation). La partie C est à renseigner seulement en cas d ’absence de concurrence ou si un seul devis a été obtenu. Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Le formulaire d ’accompagnement du choix de l ’offre Il doit être signé par la PRM ou son représentant (et non par l ’acheteur précisé en début de formulaire). NB : l ’original est toujours conservé par le laboratoire, cependant une COPIE du formulaire et une COPIE des pièces écrites de la mise en concurrence devront être adressées à la délégation lorsque le BON DE COMMANDE relatif à cette consultation est d ’un montant au moins égal à 15.000 €. Le directeur d ’unité n ’a pas délégation de signature de l ’ordonnateur et l ’original de la commande est visée par le délégué, ce dernier doit s ’assurer de la régularité de la procédure mise en œuvre compte tenu du montant du besoin avant de transmettre la commande au fournisseur. Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Exemples de démarches d ’achat Quatrième partie Exemples de démarches d ’achat Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Quelques exemples de démarches d ’achat (1) L ’unité a un contrat de maintenance de centrifugeuses qui se termine le 30/06/05. Ce besoin a été prévu pour 3 ans lors de l’analyse des besoins en début d ’année. 1/ Codification et évaluation du besoin : Famille du référentiel : E4.41 Réparation et maintenance des matériels de centrifugation et ultracentrifugation Montant estimé : 5 200 € HT par an Prévision sur la durée du contrat : 15 600 € HT (durée totale du besoin) 2/ Vérification des marchés existants : Les marchés nationaux : ne proposent pas de maintenance pour les équipements scientifiques. Les marchés locaux : ne proposent pas de maintenance pour les équipements scientifiques. 3/ Procédure d ’achat : Méthodologie : Comme l ’exige le code : estimation du montant du besoin, et codification du besoin selon le référentiel 1 L ’estimation est effectuée sur la durée totale du contrat à mettre en œuvre, soit 3 ans 2 La vérification des marchés existants est un préalable indispensable avant de déterminer les modalités d ’achat : rappel, prévalence des marchés en cours, exclusivité du titulaire. 3 Procédure, en fonction du montant du besoin : ici, besoin régulier de + de 15000€ Support de publicité : outil PUMA sélection : Le choix se portera sur l ’offre économiquement la plus avantageuse, appréciée en fonction de la qualité, du prix, du service Modalités d ’achat :après sélection de l ’offre, l ’unité adressera la proposition de prix du fournisseur retenu à la délégation pour l ’établissement du contrat Traçabilité : l ’unité conserve les propositions reçues et utilise le formulaire d ’accompagnement de l ’offre pour rendre compte de la consultation, à conserver pendant 5 ans. Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Quelques exemples de démarches d ’achat (2) Suite à une enquête menée en septembre dernier sur la mutualisation des besoins des unités et au vu des résultats, le délégué régional a proposé aux directeurs d ’unité une coordination de commandes pour la fournitures de consommables informatiques, le but étant de pouvoir négocier avec le fournisseur retenu des conditions de remise sur le coût des produits. 1/ Codification et évaluation du besoin : Famille du référentiel : F0.03 , consommables pour l’informatique Montant minimum annuel 112 265,52 € Nombre d’unités membres de la coordination 28 unités 2/ Vérification des marchés existants : Les marchés nationaux ne concernent pas l’achat de consommables informatiques Les marchés locaux Le marché local Europa s’est terminé le 23/11/04. 3/ Procédure d ’achat : Seuil Cadre réglementaire PRM Modalités d'achat 1. Publicité : BOAMP 2. Mise en concurrence : Selon critères sélectionnés 3. Négociation : OUI 4. Traçabilité : rapport de présentation conservé par le délégué régional Besoin supérieur à 90.000€ et inférieur à 150.000€ Procédure adaptée Délégué régional 5. Procédure d’achat :signature d’un marché à bons de commande entre le titulaire et le délégué régional (représentant des membres de la coordination). EXEMPLE : Les directeurs d ’unités signent une convention de coordination de commandes. La durée de la coordination correspond à la durée du marché. Le délégué passe un marché avec le fournisseur, pour une durée maximum de 1 an : la mutualisation du besoin permet de négocier une remise sur le tarif public. Le marché est passé sous la forme d ’un marché à bons de commande, avec montants mini et maxi annuels. Modalités d ’achat : le directeur d ’unité signe les bons de commande tout au on de l ’année de la coordination sans autre formalisme. Traçabilité : le délégué établit le compte rendu de la procédure et conserve les pièces pendant 5 ans. Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Quelques exemples de démarches d ’achat (3) 1 - Convention d ’achat en commun : La convention doit être signée par l ’ensemble des parties avant de pouvoir finaliser l ’achat. L ’un des organismes signataires (généralement celui dont la participation financière est la plus élevée) est désigné coordonnateur de l ’opération : il réalise l ’acquisition pour le compte de l ’ensemble des parties conformément à la réglementation applicable à l ’achat public. L ’intérêt pour le fournisseur du matériel est d ’avoir un interlocuteur unique. Les organismes financeurs sont copropriétaires de l ’équipement et chacun inscrit à son inventaire le montant correspondant à sa participation. La convention précise le devenir du matériel en cas de disparition de l ’unité utilisatrice. 2 – Procédure d’achat : L ’unité lance une remise en compétition des titulaires du lot 2 de l ’opération « lasers, optique » en définissant les caractéristiques techniques liées au matériel souhaité et prédéfinie par l ’appel d ’offres (type de matériel, domaine spectral, caractéristiques du composant optomécanique), s ’il y a lieu les autres contraintes (ex : encombrement du matériel). L ’unité précise le délai raisonnable de réponse laissé aux titulaires du lot (minimum 48 heures, hors jours fériés et week-end). Sur les 20 titulaires du lot, 3 ont présenté une offre dans les délais. Après analyse de la conformité technique de la proposition avec la demande, l ’unité sélectionne le fournisseur ayant présenté l ’offre dont le prix est le moins élevé. Modalités d ’achat : le directeur d ’unité signe la commande correspondante et adresse l’original au délégué (montant de la commande > à 15.000 €), accompagné du bordereau RECA signé du directeur ou de son représentant, ainsi que d ’une copie des offres reçues. Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005 Illustration de la vérification des marchés nationaux en cours, sur l ’intranet des achats, à partir du classement par domaines. Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005 Illustration de la vérification des marchés nationaux en cours, sur l ’intranet des achats, à partir du moteur de recherche et du libellé du matériel Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005 Illustration d ’une remise en compétition : bordereau RECA Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005 Illustration de la vérification de la conformité des produits et tarifs sur marché à partir du moteur RTM Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005 Index Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005

Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005 Réglementation générale, réglementation interne, formulaires, outils, informations…. : quelques adresses utiles Formation marchés - DR2 PARIS B - Bureau des marchés - Février 2005