CNRS – Projet BFC Etablissement Comptabilité – Nouveaux Utilisateurs Support de formation Comptabilité – Nouveaux Utilisateurs V1.0 20/09/07

Introduction

Introduction Objectifs de cette formation A la fin de ce cours, vous serez en mesure de : Expliquer les flux comptables modélisés dans BFC Décrire les différentes opérations comptables à réaliser dans BFC

2 jours Introduction Programme du cours 1er jour 2ème jour Tronc Commun (en fonction du groupe) Concepts du domaine Comptabilité (Données de bases et principaux objets) Les opérations classiques dans le domaine Comptabilité 2 jours 2ème jour Les flux de trésorerie et leur manipulation La comptabilité des tiers et les restitutions

Programme détaillé des deux jours 0. Les données de base de la comptabilité La création d’une pièce comptable La contre-passation d’une pièce comptable La rapprochement comptable L’accès aux documents dépenses et recettes La saisie d’un acompte (avance financière) Le décaissement manuel Le paiement automatique L’encaissement client Le suivi et la relance client Les états comptables Conclusion Préalable en fonction des stagiaires : Tronc commun J1 J2

Sommaire Les données de base de la comptabilité La création d’une pièce comptable La contre-passation d’une pièce comptable La rapprochement comptable L’accès aux documents dépenses et recettes La saisie d’un acompte (avance financière) Le décaissement manuel Le paiement automatique L’encaissement client Le suivi et la relance client Les états comptables

Les données de base de la comptabilité 1 Les données de base de la comptabilité

Notions essentielles dans SAP Compte général : Un plan de comptes opérationnel est défini et affecté à la société représentant l’établissement CNRS. La définition d’un plan de comptes opérationnel (appelé aussi plan de comptes société) est obligatoire, il s’agit de la liste des comptes généraux utilisés pour la comptabilisation. Compte collectif : Lors de la saisie de pièce comptable, le compte collectif permet de gérer sur quel compte général les soldes mensuels doivent être mis à jour. Classiquement le compte collectif est déterminé via la fiche tiers (compte collectif identifié dans la vue société). C’est un compte général affecté aux fiches Tiers – Banque – Immobilisations (Type de compte K-Fournisseur ou D-Client). Ses comptes ne sont que des comptes « d’affichage », ils contiennent le soldes des comptes auxiliaires qui leurs sont rattachés et ne peuvent pas être utilisés pour passer des écritures comptable. Ils s’imputent automatiquement. Compte auxiliaire : Un compte auxiliaire est utilisé pour passer les écritures qui mouvementent le compte collectif qui va retransmettre/communiquer les informations au bilan ou compte de résultat.

Notions essentielles dans SAP Compte général spécial (CGS) : C’est un compte collectif, un compte cible géré par les codes CGS. Code CGS : Un code CGS est défini par un code alphanumérique (1 caractère), des caractéristiques et la détermination d’un schéma comptable par plan de comptes et compte collectif d’origine. Il permet dans le flux comptable de dériver le compte collectif sur un autre compte de type CGS. Compte collectif divergent : C’est un compte qui va venir écraser le compte collectif. C’est un remplacement manuel du compte collectif. Remarques : Les gestionnaires devront connaître ces comptes collectifs divergents.

Notions essentielles dans SAP

Clés de comptabilisation La clé de comptabilisation est une notion SAP qui décrit le type du mouvement saisi dans un poste. Les caractéristiques principales issues de la clé de comptabilisation sont : les types de compte autorisés en saisie ; l'affectation au débit ou au crédit ; les indications possibles ou nécessaires devant être saisies dans le poste. COMPTES DEBIT CREDIT Généraux 40 50 Fournisseur 21 31 Fourn. CGS 29 39 Client 01 11 Clients CGS 09 19

Types de pièces La notion de journal n’existe pas en tant que telle dans SAP. Ce sont les types de pièce qui permettent de différencier les opérations effectuées et en les regroupant de reconstituer la notion de journal. Le type de pièce comptable permet : à l’utilisateur de visualiser le type d’opération comptable dont il est question lors de l’affichage des postes individuels ; au progiciel de contrôler l’imputation des comptes généraux (fournisseurs, clients...) ; au progiciel de numéroter la pièce dans une tranche de numéros adéquate.

Les types de pièces BFC AA Ecriture immo. KG Note crédit fourn. SA   KG Note crédit fourn. SA Pièce compte général AB Pièce comptable KN Net fournisseurs SB Ecriture compte gén. AF Ecritures amort. KP Gestion de compte SK Pièce de caisse AN Ecriture immo. nette KR Facture fournisseur SU Pièce imput. ultér. AS Sortie d'immo. KZ Paiement fournisseur UE Reprise des données AT Tranfert d'immo. ML ML Décompte WA Sortie marchandises CH Débouclage contrat OP OD - pr ordre de pmt WE Entrée marchandises CL Ecriture de clôture PR Modification de prix WI Pièce d'inventaire CT Pièce décl. TVA RA Avoir Déc. ntr. WL Sortie march./Livr. DA Pièce client RB Prov. créances dout. WN Entrée march. nette DG Note crédit client RE Facture (brut) XA Avoir interf. Xlab DR Facture client RH Facture de personnel XF Facture interf. Xlab DZ Encaissement Client RI Facture ré imp. cpt Z1 Ecriture de reprise EU Euro Ecart arrondi RJ Avoir ré imp. cpt ZP Ecriture de paiement EX Numéro externe RM Facture de mission ZR Ecriture bancaire HA Paies négatives RN Facture (net) ZS Paiement par chèque KA Pièce fournisseur RV Reprise de facture ZV Compens. Client Four

La notion de date dans BFC L’exercice comptable en cours est séparé en 12 périodes (mois civils) et une période spéciale pour les opérations de clôture. Les périodes comptables sont ouvertes en début d’année. Au CNRS est pratiquée la journée comptable, la date comptable étant la date du jour. Certains types de pièces peuvent toutefois échapper à ce contrôle (comptabilisation de la TVA et opérations de clôture). Il peut exister pour un document jusqu’à trois types de date : La date comptable ; La date de pièce ; La date de saisie. Il existe également pour la gestion des immobilisations la notion de date de référence pour le début de calcul des amortissements.

AUTRES DONNEES DE BASE

L’adresse budgétaire Cette adresse est constituée de 5 axes : Elle constitue le référentiel Budget. Centre financier Compte budgétaire Domaine fonctionnel Fonds Programme CB Le référentiel du domaine Budget permet : De répondre aux besoins du NCBC (représentation matricielle en nature/destination du budget de dépense et représentation en catégorie/ligne de recette pour le budget de recette), De suivre des enveloppes spécifiques : OIP, contrat à justifier, programme scientifique, colloques, De définir les différentes structures budgétaires du CNRS : notificateurs, délégations, unités, De suivre les origines de financement.

L’adresse budgétaire Centre financier Compte budgétaire Représente l’UR ou l’UA. Ce centre peut être calqué sur la division. Le Compte Budgétaire représente la nature de la dépense ou la ligne de recette. Le domaine de fonctionnel représente la ligne de dépense. Le fonds représente l’origine du financement. Le programme CB permet de distinguer une enveloppe spécifique. Exemple : CF 0014 = UA de la DR 14 Compte budgétaire Exemple : CB NA = Dépenses de personnel sur SE Domaine fonctionnel Exemple : DF A1CHIMIE = Dépense de recherche (Agr.1) en chimie Fonds Exemple : Fonds 1 = RP Programme CB Exemple : P. CB. 000000/A1293002 = Contrat de recherche spécifique

Sommaire Les données de base de la comptabilité La création d’une pièce comptable La contre-passation d’une pièce comptable La rapprochement comptable L’accès aux documents dépenses et recettes La saisie d’un acompte (avance financière) Le décaissement manuel Le paiement automatique L’encaissement client Le suivi et la relance client Les états comptables

La création d’une pièce comptable 2 La création d’une pièce comptable

Création d’une pièce de compte général Les différents cas donnant lieu à la saisie directe d’une pièce de compte général dans BFC sont par exemple : La comptabilisation de dons et / ou legs reçus ; Les charges à payer en fin d’exercice Chacune de ces opérations s’effectue via la saisie d’une pièce comptable dans BFC. Le système permet de créer une pièce comptable et transfère les données saisies dans le Grand Livre. Les comptes généraux sont dans le même temps mis à jour suivant l’opération concernée (créance, acompte, effet de commerce, etc.). Le système met à jour le fichier des pièces ainsi que le solde des comptes généraux. – FB50

Création d’une pièce de compte général L’écran de saisie est le suivant avec certaines données d’imputation obligatoires :  De  … à  Postes à renseigner. Lors de la validation des données saisies, certaines informations sont rapatriées automatiquement : domaine d’activité, centre financier et compte budgétaire.  Date pièce  Montant  Domaine fonctionnel  Compte général  Code TVA  Fonds  D/C (Débit/Crédit)  Centre de coûts

Création d’une pièce de compte général Une fois que la saisie des postes et des montants a été validée en appuyant sur la touche « Entrée », un indicateur de statut vous indique si votre saisie est correct ou non : La pièce est équilibrée et peut être comptabilisée.

Création d’une pièce de compte général En cliquant sur « Simuler », vous simulez la comptabilisation de la pièce. Vous pouvez ainsi visualiser la pièce suivante :

Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité Lors de la saisie de recette sur subvention d’état, on ne procède pas à l’envoi d’une facture : le scénario envisagé est la saisie directe d’une facture en comptabilité. On parle de facture client. Cette opération est effectuée lorsque la facture n’est pas générée par le module des ventes ou des achats. 1 2 3 – FB70 1 - Sélectionnez le type d’opération que vous souhaitez créer à l’aide du menu déroulant. 2 - Dans l’onglet « Données base », des zones obligatoires sont à renseigner : - le numéro du client dans la zone « Client » - la « Date de facture ». - La zone « Montant » et « Montant TVA » 3 - Dans les postes, on renseigne le compte général, Débit/Crédit, le Montant, et le Domaine d’activité. Il faut aussi renseigner le centre de coût et le fond si le compte général l’exige

Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité 1 Sélectionnez le type d’opération que vous souhaitez créer à l’aide du menu déroulant. Dans l’onglet « Données base », des zones obligatoires sont à renseigner : - le numéro du client dans la zone « Client » - la « Date de facture ». - La zone « Montant » et « Montant TVA » Dans les postes, on renseigne le compte général, Débit/Crédit, le Montant, et le Domaine d’activité. Il faut aussi renseigner le centre de coût et le fond si le compte général l’exige 2 3

Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité Dans l’onglet « Paiement », vous retrouvez le mode et les conditions de paiement affectés au client. Ces zones sont modifiables, vous pouvez changer ou ajouter des données.

Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité Dans l’onglet « Détail », vous retrouvez le compte collectif affecté au client, et son compte budgétaire. Saisissez un domaine d’activité dans la zone « Dom. activ. » en vous aidant de l’aide à la recherche. Le DOMAINE D’ACTIVITE est une zone OBLIGATOIRE.

Saisie d’une facture ou d’un avoir client en comptabilité Dans l’onglet « TVA », vous retrouvez les données de TVA concernant le client. Lorsque toutes les données obligatoires sont saisies, vous pouvez comptabiliser la pièce ou effectuer une simulation.  

Options supplémentaires Dans la transaction de « Saisie de pièce comptable », il est possible de gérer des options, en particulier : le TYPE DE PIECE. En effet, cette zone est masquée dans l’écran et un type de pièce est sélectionnée par défaut. Ce type de pièce permet d’effectuer tout type de saisie. Procédure pour gérer la zone « TYPE DE PIECE »   Chemin : Autres > Appeler options de traitement de la comptabilité.

Options supplémentaires    Cliquez dans le menu déroulant de la zone « Tpe pce-Option ».  Sélectionnez « Type de pièce accessible ».  Sauvegardez la modification et cliquez sur « Retour » pour revenir à l’écran initial.  Ne pas sélectionner l’option « Type de pièce affichée » puisqu ’elle ne permet pas de modifier le type de pièce. C’est juste de l’affichage.

Exercice 1 : saisie d’une pièce comptable Au choix

Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 1 Attention : penser à préciser le type de pièce « Clôture = CL » A3MOYDR A0013001 ND 12 A0012001 11 A0011001 10 A0010001 9 A0008001 8 A0007001 7 A0006001 6 A0005001 5 A0004001 4 A0003001 3 A0002001 2 A0001001 1 DOMAINE FONCT. FONDS CENTRE DE COUTS CODE TVA STAGE Type de pièce : CL Transaction : FB50 DONNEES POUR COMPTE 60611000 Cas pratique : Les dépenses de fluides sont passées via des commandes prévisionnelles. C’est le cas pour les dépenses en électricité avec le fournisseur EDF par exemple. Situation : Nous sommes au mois de décembre, toutes les factures de janvier à novembre se référant à cette commande prévisionnelle EDF ont été prises en charge. Reste à venir la facture de décembre qui n’arrivera qu’au début de l’année suivante. Opération à effectuer : vous devez passer une écriture de charge à payer (pour un montant prévisionnel) pour la facture EDF du mois de décembre, pour un montant de : 2500€ Transaction F-02 soit la 2eme dans chemin = Comptabilisation sur compte général Cas vu avec NMA : commande prévisionnelle EDF Situation : nous sommes en période 12 (décembre), j’ai reçu toutes mes factures de janvier à novembre se référant à cette commande prévisionnelle. Reste la facture de décembre à venir. - Opération à effectuer : je dois passer une écriture de charge à payer (pour un montant prévisionnel). L’écriture sera de type DEBIT compte de Charge (Electricité 60611000 par exemple) ; CREDIT Compte client (40820000 : Charges à payer fin d’exo) - Attention à bien saisir un Fonds : 0 par exemple pour la ligne 1, mais rien sur ligne 2. - Attention à bien saisir une Imputation analytique et un domaine fonctionnel pour ligne de Débit, mais pas en Crédit. - Type de pièce CL (ce type de pièce exclue la pièce créée du contrôle relatif à la date comptable) : ATTENTION : on ne voit pas type de pièce -> aller dans Autres ->Apeller options de traitement de la comptabilité -> En bas de l’écran sélectionner « Type de pièce accessible » puis CLIQUEZ sur MODIF FICHE UTILISATEUR pour enregistrer votre modif. ASTUCE : si message d’erreur pour saisie oubliée, et impossible de saisir car zones grisées, faire une simulation, puis un RETOUR, ainsi les zones à renseigner seront de nouveau accessibles. Permet d’éviter d’avoir à sortir de la transaction et tout refaire. Saisir le DOMAINE D'ACTIVITE rapatrié dans le poste du compte 60611000 DONNEES POUR COMPTE 40820000 CORRECTION DE L’EXERCICE : Chemin d’accès : > xxxxxx > dfddddd > ddddd Marche à suivre : 1. xxxx 2. ssssss 3. sssss

Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 1 CORRECTION Allez afficher la pièce comptable créée Transaction FB03=Affichage de pièces et de soldes en comptabilité générale puis faire liste pièces (j’arrive sur ecran selection). Ensuite faire autres puis sélectionner « Options définies par l’utilisateur » pour sélectionner d’autres champs. CORRECTION DE L’EXERCICE : Chemin d’accès : > xxxxxx > dfddddd > ddddd Marche à suivre : 1. xxxx 2. ssssss 3. sssss

Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 2 DONNEES POUR COMPTE 40820000 0013 ND 12 0012 11 0011 10 0010 9 0008 8 0007 7 0006 6 0005 5 0004 4 0003 3 0002 2 0001 1 DOMAINE D'ACT. CODE TVA STAGIAIRE Opération à effectuer : Créez une pièce comptable de 2500€ Les comptes à utiliser pour les postes : 40820000 FOURNISSEURS-CHARGE en Débit 51510000 COMPTE AU TRESOR en Crédit Saisir le DOMAINE D'ACTIVITE du poste du compte 40820000 DONNEES POUR COMPTE 51510000 Type de pièce AB (si besoin) CORRECTION DE L’EXERCICE : Chemin d’accès : > xxxxxx > dfddddd > ddddd Marche à suivre : 1. xxxx 2. ssssss 3. sssss

Création d’une pièce comptable Exercice n° 1 – Partie 2 CORRECTION Allez afficher la pièce comptable créée Transaction FB03 CORRECTION DE L’EXERCICE : Chemin d’accès : > xxxxxx > dfddddd > ddddd Marche à suivre : 1. xxxx 2. ssssss 3. sssss

Sommaire Les données de base de la comptabilité La création d’une pièce comptable La contre-passation d’une pièce comptable La rapprochement comptable L’accès aux documents dépenses et recettes La saisie d’un acompte (avance financière) Le décaissement manuel Le paiement automatique L’encaissement client Le suivi et la relance client Les états comptables

La contre-passation d’une pièce comptable 3 La contre-passation d’une pièce comptable

Contre-passation Le motif d’annulation Z4 ‘Contrepassation comptable’ est défini pour les contre-passations dans la Composante FI notamment pour les écritures de régularisation ou pour les extournes automatiques (pièces de régularisation ou extourne en masse de début de période relative aux charges à payer manuelles - écritures de clôture spécifiques avec extourne automatisée) Le système met à jour les soldes des comptes client et fournisseur et des comptes généraux Le système n’accepte pas les pièces d’origine MM (facture achat/logistique). La date comptable apposée lors de la contrepassation doit être la date du jour. RG-CPT238 : Le motif d’annulation Z4 ‘Contrepassation comptable’ est défini pour les contre-passations dans la Composante FI notamment pour les extournes automatiques (pièces de régularisation ou extourne en masse de début de période relative aux charges à payer manuelles). Renseigner : Le numéro de pièce à contre-passer Motif d’annulation, le code sera toujours « Z4 » Comptabiliser la pièce contre-passée à l’aide du bouton

Contre-passation Visualiser la pièce de contre-passation : Pièce d’origine (avant contre-passation) :

Contre-passation en masse Il est possible de procéder à une contre-passation en masse : Saisir principalement : - l’intervalle de N° de pièce ou la liste Le motif de contre-passation La zone « Société » sera toujours saisie par défaut.

Exercice 2 : contrepassation Au choix

Contre-passation d’une pièce comptable Exercice n° 2 - Cet exercice est dépendant de l’exercice 1 La pièce comptable que vous avez créée pour passer une écriture de charge à payer n’est pas correcte (erreur de montant). Vous devez effectuer la contre- passation de cette pièce comptable. Contre passation sur compte général Type de contre passation : Z4 Insister sur Z4

Contre-passation d’une pièce comptable Exercice n° 2 - CORRECTION Allez afficher la pièce de contre-passation que vous venez de créer CORRECTION DE L’EXERCICE : Chemin d’accès : > xxxxxx > dfddddd > ddddd Marche à suivre : 1. xxxx 2. ssssss 3. sssss

Sommaire Les données de base de la comptabilité La création d’une pièce comptable La contre-passation d’une pièce comptable La rapprochement comptable L’accès aux documents dépenses et recettes La saisie d’un acompte (avance financière) Le décaissement manuel Le paiement automatique L’encaissement client Le suivi et la relance client Les états comptables

Le rapprochement comptable 4 Le rapprochement comptable

La notion de rapprochement Un poste est dit non rapproché lorsque aucune pièce de rapprochement n’y figure. Un poste est dit rapproché quand une pièce de rapprochement y figure. La pièce de rapprochement est un « lettrage » du poste.

Les deux types de rapprochement Rapprochement d’une pièce à l’autre (transfert avec rapprochement) Rapprochement par une pièce intermédiaire Pièce A Débit Crédit Pièce C Pièce A Débit Crédit Pièce B Pièce C Débit Pièce C Crédit Pièce C Pièce B Débit Pièce B Crédit Pièce B Débit Pièce C Crédit

Exécution du rapprochement Le rapprochement ne peut s’exécuter qu’entre plusieurs postes ayant comme caractéristiques : Le même compte général ou le même compte de tiers (avec compte collectif identique) ; La somme des montants fait apparaître un solde nul. Le rapprochement peut être automatique ou manuel. Un rapprochement manuel est soumis à l’appréciation du comptable (transfert de solde, encaissement manuel, décaissement) ; Un rapprochement automatique s’exécute selon des critères définis au préalable; (Par exemple : Numéro d’affectation identique) Actuellement une série de rapprochements automatiques s’effectuent deux fois par jour pour les comptes généraux suivants : 4081 0000 Fournisseur factures non parvenues ; 4250 0000 Avances et acomptes au personnel ; 4721 1000 Avances sur mission des agents ; 2XXX XXX1 Comptes d’investissement d’attente.

Le rapprochement manuel Transférer avec rapprochement d’un poste à l’autre Rapprocher deux comptes généraux identiques Rapprocher deux comptes auxiliaires fournisseurs identiques Rapprocher deux comptes auxiliaires client identiques

Annulation de rapprochement Il est possible d’annuler un rapprochement via la transaction « Dé-lettrage de pièce » Annulation du lettrage seulement (lien entre les deux pièces rompus) Annulation du lettrage et contrepassation de la pièce de rapprochement

Exercice 3 : le rapprochement Au choix

Le rapprochement comptable et son annulation Exercice n° 3 1/ Afficher la pièce comptable de facture qui correspond à votre numéro de stagiaire. Identifiez la pièce de rapprochement présente sur le poste fournisseur. Quel était l’objet de ce rapprochement? 2/ Annulez et contrepassez cette pièce de rapprochement. 3/ Constatez la disparition de la pièce de rapprochement dans la pièce comptable de facture. Insister sur Z4

Sommaire Les données de base de la comptabilité La création d’une pièce comptable La contre-passation d’une pièce comptable La rapprochement comptable L’accès aux documents dépenses et recettes La saisie d’un acompte (avance financière) Le décaissement manuel Le paiement automatique L’encaissement client Le suivi et la relance client Les états comptables

L’accès aux documents dépenses et recettes 5 L’accès aux documents dépenses et recettes

L’accès aux documents dépenses - La facture fournisseur A partir d’une facture fournisseur ou d’une facture client, il est possible pour l’utilisateur de retracer le flux complet par l’affichage des pièces annexes (comptable, analytique et budgétaire) générées automatiquement. Dans le cas d’une facture fournisseur : 

L’accès aux documents dépenses - La facture fournisseur Possibilité d’afficher les pièces suivantes en double cliquant dessus : Pièce comptable Pièce analytique Pièce budgétaire

L’accès aux documents recettes - La facture client Dans le cas d’une facture client, l’utilisateur cliquera sur le bouton : Possibilité d’afficher les pièces suivantes en double cliquant dessus :  Pièce comptable Pièce analytique Pièce budgétaire

L’accès aux documents recettes - La facture client La pièce comptable retrace les écritures comptables liées à la facture client avec au débit le compte client et au crédit la prestation effectuée :

Exercice 4 : Accès aux documents dépenses et recettes Au choix

Pour afficher une pièce comptable, suivez le chemin : Accès aux documents dépenses et recettes Exercice n° 4 1/ Ouvrez la pièce n°704074674. Quel est le numéro de la facture dépense et qui a pris en charge cette facture? 2/ Combien d’articles étaient concernés par cette prise en charge de facture? 3/ Ouvrez la pièce n°720018564. Quel est le numéro de la facture recette et qui a émis ce titre de recette? 4/ Combien d’articles sont concernés par cette vente et quels sont leurs désignations? Insister sur Z4 Pour afficher une pièce comptable, suivez le chemin : Comptabilité générale > Ecritures comptables > Affichage et modifications de pièces et soldes en comptabilité générale > Afficher

Sommaire Les données de base de la comptabilité La création d’une pièce comptable La contre-passation d’une pièce comptable La rapprochement comptable L’accès aux documents dépenses et recettes La saisie d’un acompte (avance financière) Le décaissement manuel Le paiement automatique L’encaissement client Le suivi et la relance client Les états comptables

La saisie d’un acompte fournisseur (avance financière) 6 La saisie d’un acompte fournisseur (avance financière)

L’acompte fournisseur – vue du flux et options Processus standard avec paiement automatique Processus avec paiement manuel La demande d’acompte Cycle de paiement automatique Paiement manuel Pièce de paiement Pièce de paiement FACTURE D/ 6XXXXXX C/ 40120000 D/ 40910000 C/ 51510000 D/ 40910000 C/ 51510000 Lien Pièce de compensation Pièce de compensation D/ 40120000 C/ 40910000 D/ 40120000 C/ 40910000 Cycle de paiement automatique Paiement manuel Pièce de paiement Pièce de paiement D/ 40120000 C/ 40120000 C/ 51510000 D/ 40120000 C/ 40120000 C/ 51510000

L’acompte fournisseur – processus à suivre dans BFC Création de la demande d’acompte 1 Paiement automatique de la demande d’acompte 2 Réception de la facture fournisseur – Blocage au paiement 3 4 Compensation de l ’acompte PROCEDURE STANDARD POUR LE CNRS Étape 1 : création de la demande d’acompte (c’est une création de poste pour mémoire – une pièce statistique – aucun impact sur les balances). Étape 2 : Si on laisse le poste pour mémoire tel quel, il sera pris automatiquement dans le processus de règlement automatique. Mais il existe d’autres possibilités : PAIEMENT MANUEL : Ne pas utiliser la transaction F-47 mais créer l’acompte via F-48 (c’est une écriture de paiement manuelle spécifiquement pour l’acompte) Utiliser la transaction F-48 pour récupérer la demande d’acompte initiale et payer manuellement. Étape 3 : La facture reçue a un montant global. Le blocage facture au paiement pour éviter que la facture soit payer dans son intégralité. Étape 4 : transaction F-54 Étape 5 : Déblocage de la facture fournisseur pour le paiement. Étape 5 : paiement automatique ou paiement manuel via F-53 ou F-04 Déblocage de la facture fournisseur 5 Paiement automatique ou décaissement manuel de la facture déduite de l’acompte 6

La saisie d’une demande d’acompte fournisseur (avance financière)    Saisissez obligatoirement la date de pièce.  Saisissez obligatoirement le compte fournisseur (numéro BFC), et le code CGS cible « A » pour acompte.  Cliquez sur « Nouveau poste » pour exécuter la demande d’acompte.  Les zones « Type », « Société », « Période » et « Devise » sont obligatoires, et renseignées par défaut. Le code CGS va permettre de passer sur un autre compte collectif (technique).

La saisie d’une demande d’acompte fournisseur (avance financière)  Compte collectif correspondant à la demande d’acompte et au code CGS cible saisi.   Saisissez le montant de la demande d’acompte et le code de TVA « E1 » Exonération de TVA déductible.  Saisissez le domaine d’activité et la date d’échéance de la demande.  Saisissez le numéro de la référence achat (la commande référencée) et le poste 0010.  Cliquez sur « Affichez synthèse de pièce » pour lancer la demande d’acompte.   Il n’est pas nécessaire de saisir la zone « Contrat » car la référence du document achat suffit pour rapatrier les données concernant l’acompte.

La saisie d’une demande d’acompte fournisseur (avance financière)   Le poste de demande d’acompte fournisseur est visualisable avant comptabilisation.  Renseignez un texte d’en-tête (facultatif).  Comptabilisez la demande d’acompte pour créer un poste pour mémoire, en cliquant sur « Comptabiliser ».   Les postes pour mémoire n’ont aucun impact sur les balances, ils permettent de créer une information dans le système afin d’être sélectionnés pour paiement.

Visualisation de la demande d’acompte    Saisissez le compte fournisseur.  Cliquez sur « Tous les postes » et saisissez obligatoirement la date de référence.  Sélectionnez la catégorie appropriée.  Exécutez.  

Visualisation de la demande d’acompte   La pièce est visualisable. Double-cliquez sur la ligne pour afficher les détails de la pièce.

Visualisation de la demande d’acompte    Compte technique utilisé pour la demande d’acompte.  La pièce et les données la concernant sont affichés. Cliquez sur « Appeler synthèse de pièce ».

Visualisation de la demande d’acompte   La synthèse de la pièce est affichée. Cliquez sur «Retour ».

Traitement de la demande d’acompte  La demande d’acompte sera prise en compte par le paiement automatique.

Saisie directe d’un acompte (cas du paiement manuel) Cette transaction est une transaction de paiement manuel spécifique à l’acompte fournisseur. Si vous n’utilisez pas la transaction « Demande d’acompte », créez votre acompte directement dans cette transaction. (ATTENTION : ce n’est pas la procédure standard)    Saisissez la date de pièce et le texte d’en-tête.  Saisissez obligatoirement le compte fournisseur et le code CGS cible « A » pour acompte.  Saisissez le compte de banque, le domaine d’activité du fournisseur et le montant.  Cliquez sur « Nouveau poste » pour exécuter l’acompte.  ATTENTION CETTE TRANSACTION NE FAIT PAS PARTI DE LA PROCEDURE STANDARD. C’EST UNE AUTRE POSSIBILITE DE TRAITER LES ACOMPTES. Paiement manuel possible mais peut aussi si on ne le fait pas être payé par processus de paiement automatique ? Réponse CHG: la procédure normalE montre obligatoirement un paiement automatique des demandes de paiement. ON ne saisit donc pas d’acompte directe via cette transaction, mais on utilise la transaction de demande d’acompte (F-47) En fait on utiliserait cette transaction F-48 pour créer un acompte qu’on ne voudrait pas payer automatiquement ? Car celui-ci est payable manuellement, alors que la demande d’acompte ne peut qu’être, en tant que poste pour mémoire, payée automatiquement. OUI MAIS AUSSI ON UTILISE CETTE TRANSACTION POUR DES PAIEMENTS D’ACOMPTE PAR CHEQUE 

Saisie directe d’un acompte (cas du paiement manuel)   Saisissez le montant de l’acompte et le code de TVA « E1 » Exonération de TVA déductible.  Saisissez le domaine d’activité et la date d’échéance de la demande.  Saisissez le numéro de la référence achat (la commande référencée) et le poste concerné de la commande : ici 0010.  Cliquez sur « Affichez synthèse de pièce » pour lancer l’acompte.   

Saisie directe d’un acompte (cas du paiement manuel)    Le poste d’acompte fournisseur et de la banque sont visualisables avant comptabilisation. Les deux postes doivent être équilibrés.  Renseignez un texte d’en-tête (facultatif).  Comptabilisez l’acompte.  La pièce est comptabilisée.  On voit ici que la piece comptable est générée dès la comptabilisation de l’opération d’acompte, contrairement à la demande d’acompte. 

Visualisation de l’acompte    Saisissez le compte fournisseur.  Cliquez sur « Postes non soldés » et saisissez obligatoirement la date de référence.  Sélectionnez la catégorie appropriée.  Exécutez.  

Visualisation de l’acompte  La pièce est visualisable. Double-cliquez sur la ligne pour afficher les détails de la pièce.

Cas exceptionnel : Prise en compte manuelle d’une demande d’acompte CAS PARTICULIER Dans le cas où vous avez créé une demande d’acompte et que vous souhaitez la payer manuellement, utilisez cette transaction. Exemple : vous n’êtes pas sûr que cette demande de d’acompte doit être payée par paiement automatique, alors vous allez bloquer ce poste pour mémoire au paiement (apposé un code de blocage paiement). Lorsque vous obtenez la confirmation que cette demande d’acompte doit être payée immédiatement, vous devez : Débloquer la demande d’acompte. Utiliser la transaction de saisie d’acompte directe pour récupérer le demande d’acompte et la payer (Attention : ce paiement d’acompte sera par chèque ou espèce, et pas par virement).

Cas exceptionnel : Prise en compte manuelle d’une demande d’acompte    Saisissez la date de pièce et le texte d’en-tête.  Saisissez obligatoirement le compte fournisseur et le code CGS cible « A » pour acompte.  Saisissez le compte de banque, le domaine d’activité du fournisseur et le montant de l’acompte.  Cliquez sur «Demandes » pour récupérer les demandes d’acomptes existantes.  

Cas exceptionnel : Prise en compte manuelle d’une demande d’acompte    Sélectionnez la demande d’acompte correspondant à l’acompte.  Cliquez sur « Créer acomptes ».

Cas exceptionnel : Prise en compte manuelle d’une demande d’acompte    Le poste d’acompte fournisseur et de la banque sont visualisables avant comptabilisation. Les deux postes doivent être équilibrés.  Renseignez un texte d’en-tête (facultatif).  Comptabilisez l’acompte.  La pièce est comptabilisée.  

Compensation de l’acompte La compensation de l’acompte s’effectue via la transaction « Compensation acompte ». Cette transaction s’effectue après la création de l’acompte et avant le décaissement de la facture fournisseur.    Saisissez la date de pièce .  Saisissez obligatoirement le compte fournisseur.  Saisissez le numéro de pièce comptable dans la zone « Facture », le poste et l’exercice comptable.  Cliquez sur « Traiter acomptes ».  Attention la zone « Facture » rapatrie un numéro erroné. Il rapatrie le numéro de l’acompte fournisseur alors qu’ici on demande de renseigner le numéro de la pièce comptable qui se trouve dans les documents liés de la facture fournisseur.  Le numéro de pièce comptable peut être retrouvé dans les documents liés de la facture fournisseur (module achats).

Compensation de l’acompte    Sélectionnez l’acompte fournisseur à compenser.  Simulez la pièce.

Compensation de l’acompte  Les postes sont visualisables. Si un poste est marqué en bleu, cela signifie qu’il manque une ou des données obligatoires. Double cliquez sur le poste bleu. 

Compensation de l’acompte   Saisissez le texte manquant ou la donnée manquante.  Le numéro de la pièce comptable est rapatrié dans le poste.  Cliquez sur « Afficher synthèse de pièce ».  

Compensation de l’acompte   Le poste d’acompte fournisseur et de la banque sont visualisables avant comptabilisation. Les deux postes doivent être équilibrés.  Renseignez un texte d’en-tête (facultatif).  Comptabilisez la compensation.  La pièce est comptabilisée.   Après la compensation et le déblocage de la facture fournisseur, le paiement de la facture se fera par défaut automatiquement. Vous pouvez également choisir de faire un décaissement manuel. 

Visualisation de la compensation d’acompte    Saisissez le compte fournisseur.  Cliquez sur « Tous les postes » et saisissez obligatoirement la date de référence.  Sélectionnez la catégorie appropriée.  Exécutez.  

Visualisation de la compensation d’acompte  La pièce est visualisable. Double-cliquez sur la ligne pour afficher les détails de la pièce.

Exercice 5 : l’acompte fournisseur (avance financière) Au choix

1/ Vous devez saisir un acompte fournisseur dans BFC. La saisie d’un acompte fournisseur dans BFC et la compensation d’acompte Exercice n° 5 1/ Vous devez saisir un acompte fournisseur dans BFC. MONTANT : 30€ 2/ Vous devez également effectuer la compensation de cet acompte. Transactions utilisées : Saisie d’un acompte → « Saisie acompte SAP direct » Compensation d’un acompte → « Compensation acompte » Informer les stagiaires que la méthode de la transaction F-47 sera celle utilisée par les gestionnaires. Mais pour l’exercice, on fera un décaissement manuel (f-48) car le mandant de formation ne permet pas d’effectuer des paiements automatiques. Compte fournisseur : chaque stagiaire peut aller le retrouver dans la commande qui lui est affectée Compte banque : 51510000 Poste du doc achat : toujours 10 Complément d’info 31.10.2006 (YMA – EPR) : Demande d’acompte (F-47) = poste pour mémoire (apparaît en poste non soldé dans reporting), on n’écrit que sur le 401 (en fait 40910000 cpte technique) ; par conséquent derrière il faut que ce PNS soit payé, càd qu’une écriture vienne débiter ce 40910000 pour créditer le compte banque (5151) : c’est le processus de paiement automatique qui va venir faire cette écriture (possible aussi manuellement via F-48) Acompte direct (F-48) = pièce de paiement car on a la contrepartie du compte banque directement dans cette pièce (contrairement à F-47 où la contrepartie n’apparaît qu’une fois payé). Cela IMPLIQUE que quand on fait l’opération F-48, on fait en même temps un paiement manuel (je fais mon chèque par ex.). Ensuite qu’elle que soit l’option choisie il faut aller compenser l’acompte avec F-54 avant de payer le reliquat de la facture. Zone « poste » de la commande d’achat : 10 Code CGS : « A » pour acompte

Allez afficher l’acompte et la compensation. Transaction : La saisie d’un acompte fournisseur dans BFC et la compensation d’acompte Exercice n° 5 CORRECTION Allez afficher l’acompte et la compensation. Transaction : CORRECTION DE L’EXERCICE : Chemin d’accès : > xxxxxx > dfddddd > ddddd Marche à suivre : 1. xxxx 2. ssssss 3. sssss

Sommaire Les données de base de la comptabilité La création d’une pièce comptable La contre-passation d’une pièce comptable La rapprochement comptable L’accès aux documents dépenses et recettes La saisie d’un acompte (avance financière) Le décaissement manuel Le paiement automatique L’encaissement client Le suivi et la relance client Les états comptables

Le décaissement manuel 7 Le décaissement manuel

Décaissement manuel  Saisissez la date de pièce.  Saisissez le compte bancaire, le domaine d’activité, et le montant à décaisser. Dans la zone « Montant », saisissez le montant net de la facture, c’est-à-dire le montant de la facture déduit de l’acompte. Dans notre exemple, nous allons prendre l’acompte compensé, qui a été utilisé précédemment dans le diaporama. Acompte n° 608000006. Montant : 500 € Montant de la facture : 5980 €  Sélectionnez le compte fournisseur concerné, et un critère supplémentaire pour affiner la recherche.  Cliquez sur « Traiter PNS ».     Ici on vient décaisser manuellement la facture qu’on doit au Frs ? Pour pouvoir y déduire l’acompte qu’on a chez lui ? Mais comment fait-on si on souhaite quand même payer cette facture via le processus de paiement automatique car par virement? L’acompte compensé et payé ou pas ? On fait en fait comme s’il était payé. Puisque dans slide suivant il apparaît en montant positif, donc non dû au Frs. REPONSE CHG : Pour les acomptes, la procédure standard utilise obligatoirement le processus de paiement automatique. ICI c’est un EXEMPLE de décaissement! Dans cet exemple, on récupère la facture du FRS et on déduit l’acompte (= la compensation d’acompte). Certaines informations sont renseignées par défaut : Type de pièce, société, date comptable, période, devise, date de valeur et type de compte.

Décaissement manuel  Sélectionnez le « Domaine d’activité » comme critère supplémentaire. 

Décaissement manuel    Saisissez le domaine d’activité correspondant à la facture référencée.  Cliquez sur « Traiter PNS ».

Décaissement manuel  Dans l’onglet « Standard », sélectionnez les pièces concernées par le décaissement manuel. Dans notre exemple, activez les postes : la facture fournisseur et l’acompte correspondant à la facture.  Assurez vous que les montants soient équilibrés.  

Décaissement manuel  Dans le même écran, cliquez dans « Menu ».  Pour simuler la comptabilisation, cliquez sur « Pièce » puis sur « Simuler ».

Décaissement manuel    La simulation est affichée.     La simulation est affichée.  Renseignez un texte d’en-tête (facultatif).  Comptabilisez le décaissement.  La pièce est comptabilisée. 

Visualisation du décaissement    Saisissez le compte fournisseur.  Cliquez sur « Tous les postes » et saisissez obligatoirement la date de référence.  Sélectionnez la catégorie appropriée.  Exécutez.  

Visualisation du décaissement  Trois pièces sont visualisables : La facture fournisseur. La compensation d’acompte. le décaissement. La facture fournisseur est donc rapprochée avec les deux autres pièces. KZ piece de paiement

LE CHEQUE

Paiement par chèque – Création d’intervalles de numéros de chèques Avant tout paiement par chèque, il faut créer les intervalles de n° de chèques dans le système. Chaque délégation doit saisir les numéros de chéquier dans le système.   Saisissez le code de la « banque de la société » et le numéro « ID compte » correspondant à votre domaine d’activité.  Cliquez sur modifier pour pouvoir créer un intervalle de n° de chèque.   FCHI

Paiement par chèque – Création d’intervalles de numéros de chèques    Cliquez sur « Créer ».  Renseignez les informations nécessaires : le n° séquentiel, l’intervalle des numéros, les informations supplémentaires.   Cliquez sur « Sauvegarder ». 

Paiement par chèque – Création d’intervalles de numéros de chèques    Tous les chéquiers saisis sont répertoriés dans le tableau.  Possibilités d’effectuer d’autres manipulations en plus de la création : afficher, supprimer, renommer. 

Paiement par chèque – Création de l’information chèque Après avoir effectué un paiement par chèque, il faut créer l’information chèque dans le système. C’est-à-dire qu’on va attribuer un numéro de chèque à la pièce de paiement et créer une information système à ce sujet.   Saisissez le numéro de la pièce de paiement.  Renseignez les informations nécessaires : le code de « Banque Société », l’ID compte et le numéro de chèque utilisé pour le paiement.   Cliquez sur « Sauvegarder» pour créer l’information chèque.  FCH5 aussi ? REPONSE CHG : OUI 

Paiement par chèque – Création de l’information chèque   Sélectionnez le destinataire du paiement par chèque.  Cliquez pour valider.   L’information chèque est créée.  

Paiement par chèque – Affichage de l’information chèque    Dans la transaction FCH5, cliquez sur « Afficher ».  Les données chèques doivent être renseignées.   Tapez sur « Entrée » pour afficher le reste des données.

Paiement par chèque – Affichage de l’information chèque    Toutes les données sont affichées.  Cliquez sur « Destinataire chèque » pour afficher les données du destinataire. 

Paiement par chèque – Affichage de l’information chèque  Les données du destinataire sont affichées.

Paiement par chèque – Affichage de l’information chèque   Cliquez sur « Pièces correspondantes » pour afficher les pièces correspondant au paiement.  Les pièces s’affichent dans un tableau.  

Paiement par chèque – Affichage de l’information chèque    Cliquez sur « Pièce de paiement » pour afficher la pièce de paiement.  La pièce comptable s’affiche.

Paiement par chèque – Modification de l’information chèque     Cliquez sur « Modifier/encaisser ».  Saisissez la date d’encaissement du chèque lorsque le chèque a été encaissé par le destinataire.  Cliquez sur « Sauvegarder ».

Exercice 6 : le décaissement manuel Au choix

Le décaissement manuel Exercice n° 6 1/ Un décaissement manuel doit être effectué. Décaissez la facture fournisseur que vous avez utilisée pour réaliser votre acompte dans l’exercice 5. Le décaissement devra prendre en compte l’acompte du fournisseur (2 postes non-soldés à décaisser). 2/ Vérifiez via l’édition des postes individuels fournisseurs que votre dette fournisseur est soldée.

Sommaire Les données de base de la comptabilité La création d’une pièce comptable La contre-passation d’une pièce comptable La rapprochement comptable L’accès aux documents dépenses et recettes La saisie d’un acompte (avance financière) Le décaissement manuel Le paiement automatique L’encaissement client Le suivi et la relance client Les états comptables

Le paiement automatique 8 Le paiement automatique

Processus de règlement automatique Lancement automatique du cycle de paiement (proposition) 1 Génération et envoi des propositions 2 Mail ACS Suppression automatique de la proposition de paiement 3 4 Retraitement manuel via modification des pièces par les ACS Etape 1 : Le lancement automatique du cycle de paiement est journalier. Un cycle à minima par jour à une heure précise. Etape 2 : Les listes de proposition sont générées et donc envoyées uniquement pour les domaines d’activité présents dans la proposition. Les envoies se font dans leurs boite email « SYSTEME ». Aucun lien avec Outlook. C’est à cette étape que les gestionnaires vont recevoir un message pop up avertissant qu’ils ont reçu une proposition. Une liste de diffusion « paiement » est définie par DA (un ou plusieurs users SAP) pour l’envoi des documents (liste de proposition) relatifs au cycle de paiement. La gestion des destinataires à l’intérieur de ces listes est gérée en délégation (par des users type RSI). Etape 3 : Une suppression automatique de la proposition de paiement est exécutée immédiatement après génération des listes détaillées de proposition pour éviter les mauvaises manipulations comme le lancement en exécution réelle du paiement alors que les retraitements des pièces ne sont pas terminés. Etape 4 : Retraitement par les ACS des postes Tiers via la transaction de modification des pièces en fonction de la liste des propositions transmise. Chaque ACS effectue les retraitements relatifs aux postes proposés en paiement par modification des postes Tiers (gestion du code blocage paiement ou du mode de paiement) Etape 5 : Lancement du cycle de paiement en réel (comptabilisation et édition des supports de paiement). Le lancement centralisé est lancé automatiquement par l’ACP sur base du cycle défini lors de la première étape jusqu’à la comptabilisation et la génération des supports de paiement. Génération et envoi des listes de paiement par DA. En plus : La gestion par chaque ACS des supports de paiement (fichiers SDM) pour transmission bancaire. Transmis par l’outil approprié déjà utilisé au CNRS . Format ETBAC RMQ : Seuls les modes de paiement V et T sont utilisés dans le cadre du cycle de paiement automatique pour l’émission de supports de paiement. Lancement du cycle de paiement pour exécution complète avec envoi des listes de paiement 5 Mail ACS

Réception des propositions de paiement  ➋  Cliquez dans « Transactions techniques ». ➋ Cliquez sur « SAP Business Workplace » pour gérer la liste de diffusion et accéder à vos emails SAP. Une liste de diffusion « paiement » est définie par DA (un ou plusieurs utilisateurs) pour l’envoi des documents (liste de proposition notamment) relatifs au cycle de paiement.

Gestion des emails dans SAP Business Workplace   Lors des étapes 2 et 5 du processus de paiement (page 138), les destinataires reçoivent un message système en fenêtre automatique les avertissant qu’une liste de proposition de paiement a été émis ou qu’un ou plusieurs paiements ont été émis dans leur domaine d’activité. Un message informatif apparaît, même si le domaine d’activité n’a aucune proposition à traiter et aussi lorsque aucun paiement n’a été émis pour leur domaine d’activité. Pour le processus de paiement automatique, il existe donc 4 types de message « pop up ».

Gestion des emails dans SAP Business Workplace    Cliquez dans « Documents non lus » pour afficher les messages non lus.  Il existe 4 types d’emails pour le processus de règlement automatique. Double-cliquez sur la ligne pour ouvrir l’email.  Rappeler à l’auditoire quels sont les emails Dans l’étape 2 du processus : Aucune proposition de paiement n’est générée. Une proposition de paiement est générée. Dans l’étape 5 du processus : Aucun paiement n’a été émis. Un ou plusieurs paiements ont été émis. >> Chaque email représente une situation. Expliquer pourquoi on reçoit tel type de message. Exemple : «  Aucune proposition de paiement n’est générée. » signifie que le gestionnaire n’a aucun paiement a effectuer aujourd’hui.

Gestion des emails dans SAP Business Workplace   Dans l’onglet « Contenu document », retrouvez le texte du mail que vous venez de sélectionner.  Selon l’email, une pièce jointe peut être attachée. Double-cliquez sur le lien pour ouvrir la pièce.  

Gestion des emails dans SAP Business Workplace  La pièce jointe sélectionnée est une proposition de paiement.  Dans cet exemple, le premier tableau est un tableau d’exception. Ces exceptions sont des postes comportant un ou des problèmes et ne pouvant pas être proposés pour paiement.  Le deuxième tableau représente les postes proposés au paiement.   Les informations sont triées par fournisseur.

Blocage au paiement d’un poste fournisseur    A l’affichage d’un poste fournisseur à bloquer au paiement, cliquez sur le bouton <Changement du mode d’affichage/de modification> pour accéder en modification à ce même poste.  Dans la zone <Bloc. paiemt> apposez la lettre B. B

Blocage en masse de postes fournisseurs    Sélectionnez les postes à bloquer au paiement en cochant les cases concernées.  Cliquez sur Menu > Environnement > Modification en masse > Nouvelles valeurs

Blocage en masse de postes fournisseur   Insérez le code blocage paiement « M ».  Cliquez sur le bouton <Exécutez modifications> 

Réception des listes de paiement   Le gestionnaire reçoit un email avec une pièce jointe si des paiements ont été émis dans son domaine d’activité.

Liste de paiement  La pièce jointe est ouverte.  S’il reste des exceptions, un tableau d’exception va les répertorier.  Les paiements émis sont affichés et triés par fournisseur.  

Exercice 7 : le paiement automatique Au choix

Processus de paiement automatique Exercice n° 7 Pour accéder à SAP Business WorkPlace, utilisez le chemin suivant : Environnement utilisateur > SAP Business Workplace. --- Pour accéder à une pièce en modification, utilisez le chemin suivant : Comptabilité > Ecriture comptables > Affichage et modification de pièces > Modifier Vous appartenez à la DR14, une proposition de paiement vient d’être générée. 1/ Ouvrez Business Workplace et allez consulter la proposition de paiement présente dans votre boîte au lettre. 2/ Vous avez noté qu’une pièce ne doit pas passer au paiement. Munissez-vous du document distribué, identifiez votre pièce et bloquez la au paiement.

Processus de paiement automatique Exercice n° 7 Pour exécuter une modification en masse, utilisez le chemin suivant : Comptabilité > Comptabilité générale > Reporting compta géné. > Etats de développement des soldes > Postes indiv. Fournisseurs 3/ Vous avez identifié un fournisseur auquel vous ne souhaitez rien régler. Bloquez toutes les pièces au paiement concernant ce fournisseur. Utilisez le fournisseur qui correspond à votre numéro de stagiaire.

Processus de paiement automatique Exercice n° 7 4/ Vous avez identifié une pièce bloquée au paiement à tort. Débloquez la pièce correspondant à votre numéro de stagiaire. -> Un cycle de paiement est lancé. 5/ Allez constater l’écriture de décaissement liée à présent à votre pièce.

Sommaire Les données de base de la comptabilité La création d’une pièce comptable La contre-passation d’une pièce comptable La rapprochement comptable L’accès aux documents dépenses et recettes La saisie d’un acompte (avance financière) Le décaissement manuel Le paiement automatique L’encaissement client Le suivi et la relance client Les états comptables

L’encaissement client 9 L’encaissement client

Écarts de montant à l’encaissement – Rappel des règles fonctionnelles Tolérances relatives aux encaissements Une seule classe de tolérance est définie pour le CNRS et affectée par défaut à l’ensemble des tiers client (données société – opérations de paiement). Les tolérances définies en montant uniquement sont les suivantes : trop perçu inférieur à 5 € insuffisance de règlement inférieure à 5€ Les écarts constatés dans la limite de ces seuils sont proposés comme automatiquement comptabilisés sur deux comptes dédiés définis par paramétrage en fonction du sens de l’écart (46640000 pour les trop perçus et 47280000 pour les insuffisances de règlement). Ces comptes sont soldés mensuellement au niveau de chaque délégation par une écriture manuelle de rapprochement. Différences de change constatées lors des encaissements client Les comptes 46711000 et 46712000 sont définis par paramétrage pour l’enregistrement automatique des écarts de change liés aux comptes client : écarts constatés lors des écritures de rapprochement (notamment encaissements) entre le montant en devise interne de la facture d’origine (au taux de chancellerie en vigueur lors de la prise en charge) et celui du relevé bancaire.

Saisie de l’encaissement client – Écran de base 1. Cas d’une facture non soldée de 62,19 € et encaissement de 64 € soit un trop perçu de moins de 2 €    Saisissez une date de pièce.  Saisissez le compte de banque créditeur ainsi que le montant de l’encaissement.  Saisissez le compte auxiliaire du client. Il est possible d’effectuer une recherche avec l’aide à la recherche.  Cliquez sur <Traitez PNS> pour rapprocher l’écriture d’encaissement.   Transaction F-28

Saisie de l’encaissement client – Rapprochement 1. Cas d’une facture non soldée de 62,19 € et encaissement de 64 € soit un trop perçu de moins de 2 €   L’onglet « Pmt partiel » permet de gérer le paiement partiel d’une facture.  Sélectionnez le montant (colonne EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre d’icône présente dans la zone de travail.  Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler. La sélection se fait en cliquant sur le montant brut en € dans la colonne EUR brut La procédure la plus simple pour sélectionner le montant voulu : Sélectionnez toutes les lignes, désactivez tous les postes, sélectionnez le poste voulu, et activez le.

Saisie de l’encaissement client – Simulation et comptabilisation 1. Cas d’une facture non soldée de 62,19 € et encaissement de 64 € soit un trop perçu de moins de 2 €    Le compte 46640000 reçoit au crédit le trop perçu.  Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable.

Saisie de l’encaissement client – Rapprochement 2. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 73 € soit une insuffisance de règlement de 1,15 €    Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre d’icône présente dans la zone de travail.  Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler. La sélection se fait en cliquant sur le montant brut en € La procédure la plus simple pour sélectionner le montant voulu : Sélectionnez toutes les lignes, désactivez tous les postes, sélectionnez le poste voulu, et activez le.

Saisie de l’encaissement client – Simulation et comptabilisation 2. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 73 € soit une insuffisance de règlement de 1,15 €    Le compte 47280000 reçoit au débit l’insuffisance de règlement de 1,15 €.  Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable. Menu/Pièce/Simuler

Motifs d’écart – Rappel de la règle fonctionnelle Motifs d'écarts liés aux encaissements Les écarts relatifs aux encaissements supérieurs aux tolérances définies sont comptabilisés automatiquement sur des comptes collectifs client dédiés via la gestion des motifs d'écarts suivants : 'TP' Trop perçu à reverser avec imputation sur le compte '46640001‘ ; 'FB' Frais de virement avec imputation sur le compte '47212000‘ ; ‘CB’ Commission CB avec imputation sur le compte '47212000‘. Ces comptes collectifs divergents sont directement imputés via la définition d'une règle de substitution (aucune gestion de CGS).

Encaissement client avec motif d’écart – Rapprochement 3. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 80 € soit un trop perçu à reverser de 5,85 €   Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre d’icône présente dans la zone de travail.  Saisissez un motif d’écart en saisie directe ou par l’aide à la recherche.  Double-cliquez dans la zone de saisie « Ecritures d’écarts » pour générer le montant relatif à l’écart.  Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler.   

Encaissement client avec motif d’écart – Simulation et comptabilisation 3. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 80 € soit un trop perçu à reverser de 5,85 €    Le compte auxiliaire 3000016 sous le compte général 46640001 reçoit au crédit le trop perçu à reverser. Double cliquez sur le poste pour afficher les détails de la pièce et le compte collectif correspondant.  Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable.

Saisie de l’encaissement client – Paiement partiel 4. Cas d’une facture de 807,30 € et d’un paiement partiel de 601,59 €.   Saisir la date de pièce (date du jour)  Saisir le compte de banque  Saisir le domaine d’activité  Saisir le montant du paiement partiel  Saisir le compte client     F-28

Saisie de l’encaissement client – Cas du paiement partiel 4. Cas d’une facture de 807,30 € et d’un paiement partiel de 601,59 €.  ,  Sélectionnez l’ensemble des lignes à l’aide de puis désactiver les postes Sélectionner ensuite, le poste à traiter en se plaçant sur la ligne et activez la avec  Saisissez le solde du montant total de la facture et du montant partiel encaissé.  Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler.   F-28

Saisie de l’encaissement client – Cas du paiement partiel 4. Cas d’une facture de 807,30 € et d’un paiement partiel de 601,59 €.    Débit  601,59 (Banque) Débit  205,71 (Client) écart de paiement Crédit  807,30 (Client)  Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable. F-28

Saisie de l’encaissement client – Cas du paiement partiel 4. Cas d’une facture de 807,30 € et d’un paiement partiel de 601,59 €. On peut constater que le reliquat de 205,71 € se retrouve dans les postes non soldés jusqu’à son encaissement Bien que l’encaissement ne soit que partiel, le système procède au rapprochement du poste de la facture d’origine. L’état utilisé est FBL5N : 1 – PNS 2 – Postes rapprochés On constate cependant sur le poste de facture d’origine que le montant encaissé n’est que partiel.

Encaissement d’un chèque client – Écran initial 5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.   Saisissez une date comptable pour la pièce d’encaissement.  Sélectionnez l’option « Encaissement » dans la zone d’option « Opération à traiter ».  Le premier poste de la pièce est un débit du compte « Chèque bancaire à encaisser » 51120000.  Cliquez sur le bouton <Sélectionner PNS> pour rapprocher l’écriture comptable.   Utilisation de la F-04 Quelle différence entre encaissement chèque et autre encaissement? REPONSE : AUCUNE. ICI la seule différence c’est qu’on utilise une autre transaction. L’avantage de cette transaction , c’est qu’elle est plus complète, on peut faire des décaissements, des encaissements etc.. Et on peut saisir manuellement les postes qu’on désire rapprocher / mouvementer. (POINT 3 – utilisation des clés de comptabilisation etc.) 

Encaissement d’un chèque client 5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.    Le montant du chèque encaissé doit être saisi dans la zone « Montant  ».  Suivre Autre(s) > Traitement postes non soldés pour rapprocher l’écriture d’encaissement. Utilisation de la F-04

Encaissement d’un chèque client – Sélection des postes non soldés 5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.    Saisissez le compte client recherché. Il est possible d’utiliser l’aide à la recherche associée.  Cliquez sur <Traiter PNS> pour rechercher les postes non soldés du client. Utilisation de la F-04

Encaissement d’un chèque client – Sélection des postes non soldés 5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.   Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre d’icône présente dans la zone de travail.  Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler.  Utilisation de la F-04

Encaissement d’un chèque client 5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.    Le compte auxiliaire client 3000007 reçoit l’encaissement au crédit.  Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable. Utilisation de la F-04

Traitement des chèques impayés – Rappel de la règle fonctionnelle Traitement des impayés (chèque) Le constat de l'impayé se situe post solde de la créance client et donne lieu à la comptabilisation suivante via une écriture avec rapprochement : Débit 51170000 Chèques impayés Crédit 51120000 Chèques bancaires à encaisser Relance client : Relance client manuelle (relance hors système SAP) Si le client paie (paiement par virement exigé) Débit 51510000 Crédit 51170000 Chèques impayé Préalablement au constat de l’impayé, une écriture d’encaissement avec rapprochement doit être gérée par l’intermédiaire du compte 51120000 chèque bancaire à encaisser. L’écriture d’encaissement avec rapprochement, soit F-04 soit F-28 Relance client : Comme la MOA ne souhaite pas auxiliariser ce compte, il faudra relancer le client manuellement (relance hors système SAP)

Traitement des chèques impayés – Écriture de transfert Le compte client est saisi au débit de manière à ensuite lui apposer un compte collectif modifié 51170000. Ainsi le système enregistrera une écriture avec un indicateur du client.    Saisissez la date comptable de la pièce comptable relative à l’écriture à gérer.  Sélectionnez la case d’option « Transfert avec rapprochement »  Le premier poste de la pièce est constitué d’un débit sur le compte de tiers auxiliaire.  Cliquez sur le bouton <Sélectionnez PNS> pour accéder à l’écran suivant.  F-04 ATTENTION A NE PAS REPRODUIRE DANS LE SYSTEME POUR L’INSTANT : PB avec le compte 51170000 ATTENTION ! 

Traitement des chèques impayés – Modification du compte collectif    Saisissez le montant du chèque impayé.  Saisissez le compte collectif modifié 51170000 à la place du compte collectif que BFC avait choisi par défaut.  Saisissez le compte 51120000 au crédit de manière à finaliser l’écriture comptable.  Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler puis, au choix, comptabilisez ou non. SUITE EN SUSPEND CAR PROBLEME DE PARAMETRAGE SUR LE COMPTE 51170000 ATTENTION A NE PAS REPRODUIRE DANS LE SYSTEME POUR L’INSTANT : PB avec le compte 51170000 ATTENTION !  

Exercice 8 : l’encaissement client Au choix

Opérations d’encaissement client Exercice n° 8 1/ Selon les données présentes dans la tableau ci-dessous, pratiquez un premier encaissement partiel concernant votre client et votre facture (Encaissement 1). 2/ Effectuez un second encaissement (Encaissement 2). 3/ Le créance client est-elle à présent soldée? Vérifiez via l’édition des postes non soldés client.

Sommaire Les données de base de la comptabilité La création d’une pièce comptable La contre-passation d’une pièce comptable La rapprochement comptable L’accès aux documents dépenses et recettes La saisie d’un acompte (avance financière) Le décaissement manuel Le paiement automatique L’encaissement client Le suivi et la relance client Les états comptables

Le suivi et la relance client 10 Le suivi et la relance client

La relance client sur les postes non soldés Pour aller vérifier le paiement ou non des prestations délivrées à l’un de vos clients, allez afficher la balance de ce client.     Saisissez le numéro BFC du client dont vous souhaitez afficher la balance.  Saisissez l’exercice comptable pour lequel vous souhaitez afficher la balance.  Cliquez sur « Exécuter ».

La relance client sur les postes non soldés Vous accédez à la balance du client.   Vous pouvez accéder aux postes individuels en cliquant sur « Appeler état des postes individuels » après avoir sélectionné l’un des postes.

La relance client sur les postes non soldés Vous accédez à la liste des postes individuels du client. Vous pouvez accéder au détail de la pièce

La relance client sur les postes non soldés Vous pouvez également accéder directement à la liste des postes individuels du client et sélectionner uniquement les postes non soldés.    Saisissez le numéro BFC du client dont vous souhaitez afficher les postes individuels.  Sélectionnez « Postes non soldés » pour ne voir s’afficher que les postes non soldés de ce client.  Cliquez sur « Exécuter ». 

La relance client sur les postes non soldés La liste des postes individuels non soldés du client s’affiche. Le symbole indique l'échéance nette pour les postes non soldés au jour de référence :       Le poste est en retard : Au jour de référence, la date d'échéance nette est déjà dépassée. Le paiement a du retard.    Le poste est échu : Au jour de référence, le poste est échu dans les délais.    Le poste n'est pas échu : La date d'échéance nette est postérieure au jour de référence.   Sélectionnez le poste pour lequel vous souhaitez afficher la pièce.  Cliquez sur « Afficher la pièce ».

La relance client sur les postes non soldés La pièce du poste non soldé sélectionné s’affiche.

La relance client : schéma général Niveau 1 : lettre 1 Fiche de tiers Procédure de relance Niveau 2 : lettre 2 Niveau 3 : lettre 3 Créance client : Débit / Compte client XXXX € Niveau de relance = Poste individuel du client Cycle de relance à lancer manuellement Débit / Compte client XXXX € Niveau de relance = 1 Date de dernière relance = XX/XX/XXXX Poste individuel du client

Le principe de la relance client La procédure de relance indique au système comment il doit exécuter la relance : Trois procédures de relance sont définies. L’affectation des procédures de relance sur les fiches clients est effectuée en fonction du groupe de client. Chaque procédure a plusieurs niveaux de relance (entre 3 et 5) en fonction du nombre de jours de retard des postes non soldés. Dans toutes les procédures de relance le dernier niveau ne prévoit pas l’envoi d’une lettre au client. Pour les procédures Z001, le dernier niveau (3ème) prévoit l’envoi d’un courrier à destination d’un huissier. Pour les procédures Z003 et Z004, le dernier niveau (5ème) prévoit une alerte destinée au gestionnaire pour prendre d’autres dispositions.

Le principe de la relance client La création d’un domaine de relance pour chaque délégation permet ainsi, pour un même tiers, un lancement du programme de relance distinct et un suivi des dates et niveaux de relance par délégation. Pour effectuer cette segmentation les données suivantes doivent être gérées : Au niveau des données tiers (Vue société), les différents domaines de relance et caractéristiques associées (procédure de relance) doivent être identifiés. Le lancement du programme de relance s’effectue par domaine de relance ou par sélection du domaine d’activité concerné via l’Onglet « sélections libres ». 1). XD03 : affichage client : Données Société -> Onglet Correspondance (Chemin : Référentiel / Gestion des tiers / Gestion des clients / Afficher clients) L’édition des lettres de relance se fera par client, par domaine de relance et par niveau de relance, il n’y a donc pas d’affichage de tous les postes non soldés du client dans la lettre.

Le principe de la relance client Code Groupe de client Libellé Groupe de client Procédure de relance 10 agents non CNRS Z001 - Proc. de relance à 3 niveaux (contrats industriels) 11 laboratoires non CNRS  12 écoles et universités étrangères  13 associations  14 libraires  15 étudiants  30 clients appartenant au secteur privé  01 agents CNRS  02 entités du CNRS  Z003 - Proc. de relance à 5 niveaux (secteur public hors min. & UE) 20 Hôpitaux publics et militaires 21 Labo. Pub. Fr & étrangers 22 Labo. Inst. Fed Recherche 23 Ecoles et universités 24 Membres génopoles 25 Etablissements publics ?? Ministères Z004 - Proc. de relance à 5 niveaux (Ministères et UE) Union Européenne Voir si valable

La procédure de relance client Pour effectuer cette segmentation les données suivantes doivent être gérées : Au niveau des données tiers (Vue société), les différents domaines de relance et caractéristiques associées (procédure de relance) doivent être identifiés. Le lancement du programme de relance s’effectue par domaine de relance ou par sélection du domaine d’activité concerné via l’Onglet « sélections libres ».  Indiquez la date d’exécution de la relance (date du jour) ainsi qu’un identifiant.  Renseignez la date de relance qui figure en en-tête de lettre et une date dans la zone « Pièces comptab. Jusq. » qui va prendre en compte les postes comptabilisés jusqu'à ce jour, durant le traitement.  Saisissez la société.  Indiquez le compte client concerné, ou une plage de compte client (facultatif). Le bouton « Relance individuelle » permet de lancer une procédure simplifiée de relance d’un client.    

La procédure de relance client Pour effectuer cette segmentation les données suivantes doivent être gérées : Au niveau des données tiers (Vue société), les différents domaines de relance et caractéristiques associées (procédure de relance) doivent être identifiés. Le lancement du programme de relance s’effectue par domaine de relance ou par sélection du domaine d’activité concerné via l’Onglet « sélections libres ».   Renseignez le code de la zone qui vous permet de restreindre la relance (BSID-GSBER pour le domaine d’activité). Renseignez la valeur de cette zone pour laquelle la relance doit être lancée.  Sauvegardez les paramètres de la relance client.  Commentaire CHG : Cette sélection va permettre une recherche plus fine

La procédure de relance client Une fois les paramètres sauvegardés, il faut planifier la relance.   Cochez la case « Lancement immédiat » et cliquez sur « Planifier ».  Appuyez sur la touche « Entrée » pour actualiser l’affichage du statut qui indiquera alors que la sélection est terminée. [YMA] L’onglet Statut montre l’état d’avancement du processus de relance : La planification est une étape essentielle. Elle permet de sélectionner les PNS concernées. Cette étape est le socle de toutes les opérations qui pourront être effectuées par la suite : test, affichage, impression,… Point 2. Ne pas oublier d’appuyer sur Entrée plusieurs fois après la planification pour mettre à jour le statut de la relance. 

La procédure de relance client Il est possible d’accéder à la liste des relances une fois celle-ci planifiée.   Cliquez sur « Liste relances » sous le bouton « Autre(s) » de manière à visualiser les relances.  Le cadre orange fait office de légende de la zone d’affichage des propositions.  Dans la fenêtre de droite, le nom du programme est automatiquement inséré à l’ouverture, il ne faut pas le modifier. La seule action à effectuer est la validation. La proposition de relance reprend par client le numéro des pièces concernées ainsi que les montants. RETOUR

La procédure de relance client Il est possible de choisir « LOCL » pour l’unité de sortie de manière à lancer une impression physique d’essai. Cliquez ensuite sur « Imprimer ». Une impression d’essai est réalisable, en visualisation ou impression physique. [YMA] Dans l’affichage de la relance, la colonne « N° de facture » indique le numéro de facture SD. Quand il s’agit d’une pièce FI, il s’agit du numéro de la pièce. Fonctionnellement, il y aura quasiment que des factures SD. 2 choix : -soit visualisation avec sortie PDF et clic sur les lunettes -soit impression physique de test avec sortie LOCL et clic sur « Impression »

La procédure de relance client BFC enregistre la relance comme effectuée une fois l’impression exécutée. Cette opération est indispensable pour que BFC considère la relance effectuée. C’est l’opération finale d’exécution de la relance. L’utilisateur doit bien comprendre qu’ « impression » signifie « relance effectuée » pour BFC.

La procédure de relance client Après impression, il est possible de consulter l’historique de la relance.  Choisir le type de compte « D » et la société « Z900 »  L’affichage de l’historique de relance est uniquement consultable après la génération d’une relance. Il reprend les relances imprimées PAR CLIENT.

Les contrôles de la relance client Les données du client (Données société) contiennent un enregistrement de la relance effectuée. ->Transaction XD03 (Chemin : Référentiel / Gestion des tiers / Gestion des clients / Afficher clients) Pour chaque domaine de relance/chaque DR, une date de relance est consignée ainsi qu’un niveau de relance (N.R.)

Les contrôles de la relance client L’état des postes non soldés permet de visualiser si une relance a bien été effectuée ou non. Une modification de la mise en forme est nécessaire pour voir apparaître les valeurs concernant la relance. [YMA] Fbl5n -> transaction des PNS Pour la modification de la mise en forme, faire une recherche des variables à ajouter avec le mot clé « relance » afin d’éviter d’utiliser l’ascenseur en client léger.

Sommaire Les données de base de la comptabilité La création d’une pièce comptable La contre-passation d’une pièce comptable La rapprochement comptable L’accès aux documents dépenses et recettes La saisie d’un acompte (avance financière) Le décaissement manuel Le paiement automatique L’encaissement client Le suivi et la relance client Les états comptables

11 Les états comptables

Affichage d’une liste des comptes généraux

Affichage des postes individuels de comptes généraux Quelle que soit l’option de mise en forme choisie, vous pouvez afficher le détail d’une pièce en double cliquant sur une ligne du tableau.

Transactions d’affichage diverses - Des soldes (Balance des comptes généraux) - Des soldes des comptes généraux  nouveaux Liste des totaux et des soldes Soldes des comptes généraux Du journal des pièces Liste de postes individuels de comptes généraux Grand livre des pièces Postes individuels Du solde des comptes mensuels (situation du compte)

12 Conclusion et clôture

Conclusion et clôture Des questions ? Pensez à remplir votre fiche d’évaluation : http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement- changement/evaluation-formation/evalformation.asp La prochaine étape… Les réponses que vous attendez…

Conclusion et clôture Avant de se quitter Merci de me rendre la feuille de présence signée Au revoir et à bientôt !