26/03/2017 Plan de communication Projet UNR

Rédacteur (nom – fonction) Valideur (nom – fonction) PAGE DE SERVICE Rédacteur (nom – fonction) Valideur (nom – fonction)   Documents associés Version Glossaire V0 Référentiel de projet Version Date Parties modifiées Nature du changement Valideur V0 27/07/04   Entités Noms  

Préambule Comme tout document du kit de gestion de projet UNR proposé par la cellule d’appui ENT UNR, le présent plan de communication est un exemple de dispositif possible sur ce thème. Il a donc pour objectif de Conseiller les projets UNR qui en ressentent le besoin, il ne vise pas à imposer une démarche à tous les projets Favoriser les échanges de bonnes pratiques entre les projets UNR en utilisant un cadre général commun Avertissement: Ces documents ont été complétés à titre d’exemple. Ils ne visent pas à imposer une démarche spécifique mais plutôt à servir de première base, la plus pratique possible. Les projets auront donc le loisir de les personnaliser et adapter en fonction de leurs besoins

Sommaire La stratégie de communication La communication vers la cible des étudiants communication vers la cible des enseignants-chercheurs La communication vers la cible des personnels administratifs Planning de communication

La stratégie de communication L’objectif principal : informer tous les acteurs des établissements de la mise en place de l’ENT, des impacts sur leur mode de fonctionnements et des facilités que les services numériques apportent Les indicateurs de suivi de satisfaction (initialisés à partir de l’enquête de perception [16]) peuvent aussi venir alimenter la communication Les cibles Les étudiants Les enseignants-chercheurs Les personnels administratifs et d’encadrement Les personnels techniques Budget Dates-clés

Le choix des moyens adaptés Personnaliser les message en fonction des cibles Etudiants : à personnaliser par composante ? Administratifs : par composante ou par domaine ? Concentration forte pendant un période de temps donnée Utilisation des médias régionaux ? Passage obligés (dématérialisation) Utilisation de relais d’opinion Utilisation des enseignants ? Le mot du président ? Intégration dans les supports de communication existants (site, documentations, lettres, …) Cartes hot line ? Distribuée dans le kit d’inscription ?

La communication vers la cible des étudiants Objectif Contenu Support Sous-cible (exemple: UFR XX) , effectif Budget Date Lieu

La communication vers la cible des enseignants-chercheurs Objectif Contenu Support Sous-cible (exemple: UFR XX) , effectif Budget Date Lieu

La communication vers la cible des personnels administratifs et d’encadrement du domaine XX Objectif Contenu Support Sous-cible (exemple: UFR XX) , effectif Budget Date Lieu

La communication vers la cible des personnels techniques Objectif Contenu Support Sous-cible (exemple: UFR XX) , effectif Budget Date Lieu

Planning de communication 26/03/2017 Planning de communication Les actions de communication ne sont pas concentrées sur une durée limitée mais s’étalent sur la durée du déploiement. Site web Amphi ? Réunions de service Intégration des liens dans les supports administratifs Pré-déploiement J-51 Début du déploiement pour l’établissement J0 Mise en service de la solution J+30 REX J+41 Date de fin de déploiement J-45 J-40 J-29 J-19 J-15 J+13 J+40 J-68 à J-52 J-51 à J-45 J-44 à J-40 J-39 à J-29 J-28 à J-19 J-18 à J-15 J-18 à J0 J+1 à J+13 J+14 à J+40 e-mail annonçant la fin du déploiement e-mail annonçant le début effectif du déploiement Flash Info n°1 Replace l’ENT dans son contexte, informe sur qui est l’Equipe Projet Locale, annonce la formation, etc. Lettre d’information pour la formation des utilisateurs finaux Sessions de formations / mise à disposition d’un hot line – point d’assistance Flash Info n°2 Explique le démarrage du déploiement, descriptif et avantages de la solution Flash Info n°3 Expose un résultat du déploiement, descriptif de la solution, trucs et astuces d’utilisation, etc. Préparation de l’affichette Flash Info n°4 Retour d’expérience, premières utilisations commentées, impressions / interviews des premiers utilisateurs, etc. 1ers e-mails et lettres aux utilisateurs finaux Distribution de l’affichette

Planning de communication 26/03/2017 Planning de communication La Communication du déploiement: plusieurs supports pour couvrir tous les temps forts du déploiement Début du déploie Démarrage Fin du ment Suivi et retour d'expérience Déploiement E-mail Annonce du début de déploiement E-mail Annonce de la fin du déploiement Flash Info Flash Info Flash Info Flash Info affichette Sessions de formations en établissement Lettre d’information pour les utilisateurs Envoi de SMS Envoi de SMS Envoi de SMS