Relations gestionnaire agent comptable Guide de bonnes pratiques Relations gestionnaire agent comptable

Comptabilité Budgétaire au quotidien Gestionnaires et Agents-Comptables : Dépenses : Bon de commande obligatoire. Engagement sur le logiciel GFC. Contrôle des factures avec le bon de commande et le bon de livraison. Liquidez au fur et à mesure afin d’éviter une pile décourageante de factures. Suivi régulier de la situation des dépenses engagées et du crédit nourriture.

Comptabilité Budgétaire au quotidien Caisse Gestionnaire + Agents comptables : Chaque encaissement en liquide = quittance. Chaque soir = cahier de caisse à jour et caisse comptée. Total journalier registre de caisse = contenu de la caisse. Décaissements = justificatifs ( tickets, factures…). Pour les agents comptables : idem + Chaque soir : compte 531 = contenu de la caisse. Faire des FQE (fiches quotidiennes d’encaissement) régulièrement sans exagération. Vérification relevés Trésor.

Les grandes tâches mensuelles Gestion Financière Situation des dépenses engagées à éditer chaque mois et obligatoirement après chaque mandatement. 3 exemplaires : Gestionnaire, Chef d’établissement , Agt Comptable. Signez l’exemplaire destiné à votre chef d’établissement. Faire le point sur la réalisation de votre budget par rapport aux prévisions (éventuellement DM). Situations des recettes = idem. Mandatement = transfert à effectuer avec les documents à l’Agent Comptable + Ordres de recettes.

Les grandes tâches mensuelles Tickets repas : contrôler le stock et faire parvenir le journal des tickets vendus + inventaire à l’agent comptable + ordres de recettes. On fait une fin de période pour sa régie et transmission à l’ agent comptable. L’agent comptable reconstitue éventuellement l’avance . Si l’on rencontre des problèmes dans ses actes de gestion : Prévenir l’agent-comptable .

Les grandes tâches mensuelles à l’agence Vérification de la situation des dépenses engagées + recettes. Réception des DBM + budget (janvier). Réception de la régie de recettes et d’avances. Remise à jour des créances + transfert. Pointage de la balance + signature + transmission à l’ordonnateur. Prise en charge des tickets repas (rapprochement 4713 et Cl 8). Validation de session + édition des fiches de comptes + journal. Classement des pièces. Vérification des soldes ( classes 4.5 ). Vérification des soldes de trésorerie des établissements rattachés. Réception des mandatements + ordres de recettes.

Les tâches trimestrielles Au début de chaque trimestre : pour les 2 Faire les frais scolaires = SCONET GFE, avis aux familles + bordereau des frais scolaires et transfert au comptable. Agent-comptable : Réception des frais scolaires + réalisation du transfert de créances pour la régie du gestionnaire.

Les tâches trimestrielles En cours et en fin de trimestre : Frais scolaires = reconstatation + transfert à l’agent comptable pour mise à jour des créances. OR des droits constatés + transfert agence comptable. Paiement + OR des bourses nationales et départementales + Transfert agence comptable. Paiement du FRRPI + FCSH ( selon les calendriers ) + transfert agence comptable Soyez vigilants sur les différentes opérations de paiements des bourses et primes diverses !

L’Agent-comptable Réception des droits constatés et des bourses + vérification. Rapprochement de la liste des créances avec le 4112. Mise à jour des listes de créances pour le gestionnaire. Pointage des balances …. Vérification des indicateurs de gestion (situations dépenses recettes et des historiques…) Vérification des équilibres sur les services spéciaux ( N3, R2…) Attention aux services spéciaux sans réserve !

SEPTEMBRE Prise de contact avec les outils budgétaires (documents GFC). Vérification des indicateurs de gestion (situation des dépenses, situation des recettes, inventaires (tickets repas, stocks…) . Situation du crédit nourriture. Remise de service. Prestation de serment à la Chambre Régionale des Comptes et Cautionnement à l’Association Française de Cautionnement Mutuel.

OCTOBRE Préparation des éléments pour le budget N+1. État des crédits. Droits constatés (1er trimestre). Préparation de la dernière DBM (décision budgétaire modificative) de l’année (attention au délai). Préparation du conseil d’administration (vote des différents tarifs (DP (demi-pension), internat, locations….) et des taux (% charges communes… ). Il est nécessaire de faire voter ces tarifs avant le CA du budget (dans votre propre intérêt !) selon la collectivité.

NOVEMBRE DECEMBRE Réunion de préparation du budget avec l’ordonnateur. Préparation du d’administration + vote + transmission (exécutoire au 1er janvier !). Anticipation des opérations de fin d’exercice (fin des commandes…). DECEMBRE Opérations de fin d’exercice. Préparation du compte financier. Clôture budgétaire de N-1.

JANVIER Validation du budget. Basculement de l’exercice et des différentes applications (GFC, PRESTO SCONET GFE , GTI…). Période d’inventaire et de préparation du compte financier N-1. Écritures de fin d’exercice ( stocks, dépréciations, consommations des logements de fonctions…). Droits constatés ( 2ème trimestre ).

FEVRIER - MARS AVRIL - MAI Compte financier 2011 Vote du compte financier. Mise en forme du compte financier. Tri des documents budgétaires. Droits constatés.

Juin et juillet Dépôt des comptes financiers. Classement et archivage.

Comptabilité budgétaire Comptabilité générale Le calendrier du gestionnaire et de l’agent comptable Opérations journalières Comptabilité budgétaire Suivi des bons de commandes et des engagements. Suivi de la situation des dépenses engagées. Idem pour la situation des recettes. Suivi du stock et du crédit nourriture. Comptabilité générale Caisse : tenue du cahier de caisse, du quittancier. Comptes Trésor: tenue du cahier Trésor et écritures courantes dans GFC. Fiche quotidienne d’encaissement. Ecritures courantes. Validation du brouillard et édition du journal.

Comptabilité budgétaire Comptabilité générale Le calendrier du gestionnaire et de l’agent comptable Opérations mensuelles Comptabilité budgétaire Mandatements et ordres de recettes (fréquence variable). Décision budgétaire modificative. Facturations. Crédit nourriture. Tenue des inventaires Comptabilité générale Prise en charge des mandatements et ordres de recettes. Vérification des régies. Validation fin de mois et édition des documents comptables des valeurs générales et inactives. Vérification de la balance : développement des soldes.