Jeudi 6 Novembre 2003

Séminaire Référentiel (1) Apogée Séminaire Référentiel (1)

Séminaire référentiel (1) Objectifs de la première journée Définir ce qu’est le référentiel Comprendre les grands principes du paramétrage d’Apogée Apprendre à modéliser son établissement Constituer les équipes « référentiel » Pré-requis Être disponible, motivé et connaître son établissement ...

Séminaire référentiel (1) Plan : Définitions   Principes Généraux Entités organisationnelles Habilitations Paramétrage fonctionnel Paramétrage technique Conclusion

S Séminaire Apogée Référentiel 1 Définitions 5 5 4

Séminaire référentiel (1) Introduction IA L'application Apogée est divisée en domaines fonctionnels: IA, IP, RE… Il existe également un domaine spécifique qui permet de « paramétrer » l ’application en fonction des choix d’organisation et de gestion de l ’établissement : le REFERENTIEL IP REFERENTIEL RE SE

Séminaire référentiel (1) Introduction Le référentiel permet de gérer l'ensemble des données nécessaires au fonctionnement de l'application APOGEE. S’y effectuent toutes des actions permettant de renseigner et de faire évoluer le contenu des tables de paramétrage: fonctionnel : établissements, inscriptions, enseignements,… technique : habilitations, listes de messages,... Ce domaine est accessible aux seuls utilisateurs habilités ayant des droits d’accès autorisés.

Séminaire référentiel (1) Introduction La mise à jour d'une donnée de paramétrage est prise en compte immédiatement par l'application Dans les cas suivants de mise à jour : des habilitations de l’année universitaire des variables applicatives des règles de gestion du CGE, du CIP et du CIE liés à un utilisateur une re-connection est nécessaire :

Séminaire référentiel (1) Définitions Quatre parties principales composent le référentiel : Les tables de référence Le paramétrage Les habilitations Les droits (d’inscriptions)

Séminaire référentiel (1) Définitions Les tables de référence Cette partie comprend l'ensemble des informations de référence de l'établissement. Ces données peuvent être : externes à l'établissement (pays, communes, CPAM, mutuelles..), propres à l'établissement (centres de gestion, composantes,...).

Séminaire référentiel (1) Définitions A la livraison, l’application comporte un ensemble de tables de référence dont une partie est déjà renseignée (R), les autres sont vides (V). Les tables de référence livrées sont : figées (F) : les enregistrements ne peuvent être ni supprimés, ni ajoutés; toutefois les valeurs de certains champs pourront être mises à jour. modifiables : les enregistrements pourront être entièrement ou partiellement modifiés par l’établissement.

Séminaire référentiel (1) Définitions Le paramétrage Cette partie regroupe l'ensemble des informations liées aux choix de gestion et d’organisation de l'établissement. Ces données se traduisent par des règles de gestion paramétrables, applicables par tout l’établissement.

Séminaire référentiel (1) Définitions Les habilitations Cette partie regroupe : les habilitations des entités les unes par rapport aux autres (CGE, CIP, composantes). les habilitations des utilisateurs qui définissent les autorisations d ’accès aux données et aux différents traitements.

Séminaire référentiel (1) Définitions Les droits d’inscription Cette partie importante comprend les informations liées à la définition des droits nécessaires au bon déroulement des inscriptions administratives : déclaration des droits, définition des exonérations par profil, imputations comptables.

Principes généraux Séminaire Apogée Référentiel 1 Séminaire Conduite de projet Apogée Séminaire Apogée Référentiel 1 Principes généraux 5 5 4

L’ORDRE DES TACHES PRINCIPALES Séminaire référentiel (1) Principes généraux L’ORDRE DES TACHES PRINCIPALES 2 3 1 Les types d’utilisateurs Les règles de gestion Cartographie sur papier Les droits Les profils et les situations sociales Tableau des exonérations 6 5 4

LES DOCUMENTS A RASSEMBLER Séminaire référentiel (1) Principes généraux LES DOCUMENTS A RASSEMBLER Organigramme de l’établissement et des composantes. Textes réglementant les exonérations (nationaux et propres à l’établissement). Inventaire des droits existants. Circulaires internes réglementant les procédures pour les inscriptions administratives (paiements, remboursements,...). Etc…

Séminaire référentiel (1) Principes généraux L ’EQUIPE Noyau dur Le Chef de Projet L’informaticien Le responsable de la scolarité Équipe thématique Équipe thématique Équipe thématique L’agent comptable et des personnels de scolarité Le directoire de l’établissement et le secrétaire général Le responsable modélisation, des secrétariats pédagogiques et des enseignants IA et droits Cartographie Pédagogie

Entités organisationnelles Séminaire Conduite de projet Apogée Séminaire Apogée Référentiel 1 Entités organisationnelles 5 5 4

Séminaire référentiel (1) Entités organisationnelles Les entités organisationnelles dans Apogée ne sont que la réunion des utilisateurs qui y sont attachés. Ce sont des structures de gestion, « propriétaires » de certaines données sur lesquelles un groupe d’utilisateurs est autorisé ou non à réaliser des actes de gestion particuliers: les centres de gestion des étudiants, les composantes, les centres d’inscriptions pédagogiques, les centres de traitement des notes, les centres d’incompatibilités d’épreuves, les centres de gestion des stages. Chacune a un code et un nom ( Libellé ).

LE CENTRE DE GESTION DES ETUDIANTS : (CGE) Séminaire référentiel (1) Entités organisationnelles LE CENTRE DE GESTION DES ETUDIANTS : (CGE) est une entité qui gère les Inscriptions Administratives (IA) et les données qui concernent l’étudiant (en tant qu’individu) un CGE est propriétaire de ses données, un CGE peut habiliter un ou plusieurs autres CGE à consulter et/ou mettre à jour ses données, une étape peut être rattachée à un ou plusieurs CGE, le contrôle des habilitations et les délégations d’habilitation entre centres de gestion dépend de la règle de gestion IA 10 (habilitation CGE/IAE et ses trois variantes) un utilisateur n’appartient qu’à un seul CGE. CGE

Séminaire référentiel (1) Entités organisationnelles INSCRIPTION ADMINISTRATIVE Étape / Version d’Étape Centre de Gestion LECTURE ET MISE A JOUR LECTURE Habilitation à :

Séminaire référentiel (1) Entités organisationnelles LA COMPOSANTE : (CMP) est une entité qui organise des enseignements et possède une responsabilité de type pédagogique. Elle peut être de type juridique, organisationnelle ou géographique. Une composante peut être « dépendante » d’une autre composante. Une composante est habilitée à délivrer des diplômes : - elle organise des formations - elle est responsable de la définition et de l’évolution du contenu des enseignements composant les formations Les VET et les ELP sont rattachés aux composantes responsables. Un utilisateur peut être rattaché à plusieurs composantes. Composante B Composante A Composante C

Centre d'inscription pédagogique Séminaire référentiel (1) Entités organisationnelles INSCRIPTION PEDAGOGIQUE Étape / Version d'Étape Éléments pédagogiques Centre d'inscription pédagogique INSCRIPTION ADMINISTRATIVE Centre de Gestion STRUCTURE DES ENSEIGNEMENTS Diplôme / Version de diplôme Composante

Séminaire référentiel (1) Entités organisationnelles LE CENTRE D’INSCRIPTION PEDAGOGIQUE : (CIP) est une entité qui gère les Inscriptions Pédagogiques Inscriptions pédagogiques aux VET et aux ELP qui leur sont rattachés. Les CIP sont gérés par les composantes. Un utilisateur n’appartient qu’à un seul CIP. CIP

LE CENTRE DE TRAITEMENT DE NOTES : (CTN) Séminaire référentiel (1) Entités organisationnelles LE CENTRE DE TRAITEMENT DE NOTES : (CTN) est une entité qui gère les notes/résultats d’un ensemble d’enseignements Le CTN est responsable du déroulement des différentes opérations liées aux modalités de contrôle et à la gestion des notes et des résultats. Les liens entre CTN et SE sont définis lors de la saisie des modalités de collecte. Un CTN peut regrouper plusieurs utilisateurs (scolarité). Un utilisateur peut appartenir à plusieurs CTN. CTN 2 CTN CTN 3

Centres de Traitement de Notes Séminaire référentiel (1) Entités organisationnelles composante Centres de Traitement de Notes

LE CENTRE D’INCOMPATIBILITE D’EPREUVE : (CIE) Séminaire référentiel (1) Entités organisationnelles LE CENTRE D’INCOMPATIBILITE D’EPREUVE : (CIE) est une entité responsable d’un certain nombre d’épreuves dont on souhaite gérer les incompatibilités. Elle est responsable des calendriers d’épreuves. Les épreuves sont la propriété d’un seul CIE. Un utilisateur n’appartient qu’à un seul CIE. CIE

Séminaire référentiel (1) Entités organisationnelles LE CENTRE DE GESTION DE STAGES : (CGS) est une entité chargée de gérer l'organisation des stages (saisie, édition). Un stage est la propriété d'un seul CGS. Un établissement d'accueil est la propriété d'un seul CGS. Un responsable d'établissement d'accueil (responsable administratif ou maître de stage) est la propriété d'un seul CGS. Chaque utilisateur est habilité sur un, plusieurs ou aucun CGS Un utilisateur n'a accès en visualisation, modification, édition qu'aux stages,établissements d'accueil ou responsables de son ou ses CGS. CGS 2 CGS1 CGS 3

Habilitations Séminaire Apogée Référentiel 1 Séminaire Conduite de projet Apogée Séminaire Apogée Référentiel 1 Habilitations 5 5 4

Séminaire référentiel (1) Habilitations DEFINITION La gestion des habilitations consiste à gérer les utilisateurs et leurs droits d’accès aux fonctions et aux données. Un utilisateur prédéfini, administrateur de données (ADMIN), est « livré » avec Apogée. Cet utilisateur a tous les droits, en particulier celui de gérer les utilisateurs et les comptes Oracle. Il ne peut être modifié ou supprimé. Lors de la création d'un utilisateur dans Apogée on lui attribue un « login » et un mot de passe dont la modification peut être réalisée par l'administrateur de données, ou l'utilisateur lui-même si ce dernier est habilité à le faire.

Séminaire référentiel (1) Habilitations LA MARCHE A SUIVRE...  Identifier et créer des “Types d’utilisateurs” qui auront des besoins communs (accès à tels menus dans tels domaines).  Associer l’accès aux traitements à chaque type d’utilisateurs. Pour chaque type d’utilisateurs, parcourir l’application domaine par domaine, menu par menu et se poser les questions suivantes : « Ce type d’utilisateurs doit-il avoir accès à ce menu ? » « Si oui, peut- il faire des modifications ou seulement consulter? » Créer les utilisateurs qui auront accès à Apogée et les associer à un type d’utilisateurs.

un type d’utilisateurs Séminaire référentiel (1) Habilitations 1 EN RESUME... un type d’utilisateurs (groupes d’utilisateurs) appartient à est autorisé à 2 3 Un utilisateur accéder aux traitements.

Séminaire référentiel (1) Habilitations Un utilisateur est rattaché à : un et un seul CGE, CIP, CIE plusieurs composantes, plusieurs CTN (avec un profil A, E ou T et une habilitation CEVU ou non), plusieurs CGS. CIE CGE CIP Composante B Composante A Composante C CGS 2 CGS 3 CGS1 CTN CTN 2 CTN 3

Paramétrage fonctionnel S Séminaire Conduite de projet Apogée Séminaire Apogée Référentiel 1 Paramétrage fonctionnel 5 5 4

REGLES DE GESTION

Séminaire référentiel (1) LES REGLES DE GESTION sont regroupées dans une table livrée avec l’application: Ces règles conditionnent le fonctionnement d'Apogée au sein de l'établissement. Il est impossible d'ajouter ou de supprimer des lignes dans la table, mais il faut obligatoirement paramétrer chaque règle en fonction des choix de gestion affichés clairement par l ’établissement. Ces règles de gestion sont à appliquer au niveau de l'établissement dans son intégralité. Certaines sont obligatoires (avec variantes), d’autres sont optionnelles (activées ou non) .

Séminaire référentiel (1) LES REGLES DE GESTION sont regroupées par grand domaine fonctionnel les règles du domaine IA : IA01 à IA16 (16 règles) les règles du domaine IP : IP02 à IP05 (4 règles) les règles du domaine SE : SE01 à SE02 (2 règles) les règles du domaine RE : RE01 à RE07 (7 règles)

REGLES DE GESTION DU DOMAINE INSCRIPTION ADMINISTRATIVE

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA01 : Exonération des boursiers IA02 : Modification du profil étudiant déduit (*) IA03 : Génération de transfert arrivée IA04 : Dossier en attente de paiement IA05 : Interdiction de saisie de plusieurs paiements (*) IA06 : Contrôle d'accès à une version d'étape (*) IA07 : Contrôle des interdits DEUG (*) IA08 : Contrôle accès géographique (*) IA09 : Contrôle capacité d'accueil (*) IA10 : Habilitation CGE-IAE (*) IA11 : Édition de la composante (*) IA12 : Format de la carte d'étudiant (*) IA13 : Code barre sur la carte d'étudiant IA14 : Gestion des paiements IA15 : Gestion des profils étapes IA16 : Gestion du mode de paiement télématique Les règles précédées d’une (*) ne concernent ni les droits d’inscription ni les paiements ou remboursements de ceux-ci

sera plus particulièrement consacré Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA On va détailler celles marquées d’une (*) qui concernent les « entités » , le fonctionnement de votre établissement et son offre de formation. Le prochain séminaire « Référentiel 2 » sera plus particulièrement consacré au paramétrage des droits d’inscription, des exonérations et des paiements. On y détaillera les règles non vues aujourd’hui. Pour information, toutes les règles IA… sont fournies en annexe à la fin de ce diaporama. Université AMUE Carte d'étudiant Nom : Zebulon Prénom: ........ né le : ..........

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA03 : Génération de transfert arrivée. Règle concernant le champ « autre établissement fréquenté pour l'année en cours ». Un transfert arrivée est généré automatiquement si un autre établissement a été saisi pour l'année en cours avec abandon de l'inscription. Traitement concerné : Inscription aux étapes (IAE). Cette règle est optionnelle.

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA06 : Contrôle d'accès à une version d'étape. Variante 1 : Le contrôle d'accès à une VET est appliqué lors de IA et de l‘IP. Cette variante est obligatoire si l ’établissement autorise les IP avant les IA Variante 2 : Le contrôle d'accès est appliqué lors de l‘IA à une VET et n'est pas appliqué lors de l‘IP. Cette variante est suffisante si l ’établissement n ’autorise pas les IP avant les IA (économie d’un contrôle) Traitements concernés : Inscription administrative aux étapes (IAE), Choix des étapes (IP). Cette règle est optionnelle, mais son activation est nécessaire pour pouvoir activer les règles IA07, IA08, IA09

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA07 : Contrôle des interdits DEUG. Exécution du contrôle des interdits en DEUG. Le contrôle est effectué pour toutes les demandes d'inscription à ce type de diplôme. Paramètre : n = nombre d'inscriptions autorisées au type de diplôme Variante 1 : Si l'individu dépasse le nombre de n IA effectuées pour la VDI demandée, il est interdit d'inscription à cette VDI . Variante 2 : Si l'individu dépasse le nombre de n IA effectuées pour le type de diplôme, il est interdit d'inscription à toute VDI correspondant à ce type de diplôme. Traitement concerné : Contrôle d'accès à une version d'étape Règle optionnelle à variante et avec paramètres

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA08 : Contrôle accès géographique. Exécution du contrôle de provenance géographique des bacheliers en IA. Le contrôle de provenance géographique est effectué au cours du contrôle d'accès à la VET. Traitement concerné : Contrôle d'accès à une version d'étape IA09 : Contrôle capacité d'accueil Exécution du contrôle de capacité d'accueil en IA. Le contrôle de capacité d'accueil est effectué au cours du contrôle d'accès à la VET. Traitement concerné : Contrôle d'accès à une version d'étape Ces règles sont optionnelles

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA10 : Habilitation CGE-IAE Les contrôles d'habilitation pour la consultation ou la mise à jour des individus et de leurs IA s'appliquent de la façon suivante : Variante 1 : Le contrôle de propriété ne s'applique pas : Tout utilisateur peut consulter ou mettre à jour les données d'un individu quel que soit le CGE auquel il est rattaché. Variante 2 : Le contrôle de propriété s'applique: L'utilisateur est autorisé à consulter ou modifier les données s'il est rattaché à un CGE responsable de l’étape. Variante 3 : L'utilisateur est autorisé à consulter ou modifier les données s'il est rattaché à un CGE responsable de l’étape ou à un CGE habilité en consultation ou modification par un CGE responsable de l’étape. Traitements concernés : Consultation / Mise à jour de l'individu,et de l'adresse, Affichage des droits, Annulation d'une IA, Résiliation d'une IA, Paiement.

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA11 : Édition de la composante. La composante est éditée ou non sur les documents administratifs à destination de l'étudiant suivant le choix de l'établissement. Traitements concernés : Édition de la carte étudiant et du certificat de scolarité. IA12 : Format de la carte d'étudiant. La carte d'étudiant est imprimée selon le format portefeuille (variante 1)ou carte bancaire (variante 2) Traitement concerné : Édition de la carte étudiant. IA13 : Code barre sur la carte d'étudiant. Il est possible d'éditer un code barre sur le module bibliothèque de la carte d'étudiant suivant le choix de l'établissement. Traitement concerné : Édition de la carte étudiant. Ces règles sont optionnelles

REGLES DE GESTION DU DOMAINE INSCRIPTION PEDAGOGIQUE

Séminaire référentiel (1) 4 Règles de gestion IP IP02 : Contrôle des pré-requis IP03 : Contrôle d'existence d'un résultat d'élément IP04 : Habilitation CIP, Dettes, crédits, VAC IP05 : Réinscription à un élément capitalisable ou conservable déjà acquis

Séminaire référentiel (1) 4 Règles de gestion IP IP02 : Contrôle des pré-requis Le contrôle des pré-requis pour l'inscription à un élément pédagogique est effectué ou non. Traitement concerné : Inscription aux éléments Cette règle est optionnelle

Séminaire référentiel (1) 4 Règles de gestion IP IP03 : Contrôle d'existence d'un résultat d'élément Le contrôle d'existence d'un résultat à un élément pédagogique est effectué ou non lors de la suppression d'une inscription à cet élément. Traitement concerné : Inscription aux éléments Cette règle est optionnelle.

Séminaire référentiel (1) 4 règles de gestion IP IP04 : Habilitation CIP pour Dettes, Crédits, Validations d’acquis (VAC) Les contrôles d'habilitation d’accès aux données dont un CIP est propriétaire s'appliquent selon les variantes : Variante 1 : Le contrôle de propriété ne s'applique pas: Tout utilisateur propriétaire ou non de la donnée, peut la modifier. Variante 2 : L'utilisateur est autorisé à modifier les données appartenant uniquement au CIP auquel il est rattaché. Traitements concernés : Saisie des dettes, des crédits et des VAC

Séminaire référentiel (1) 4 règles de gestion IP IP05 : Réinscription à un élément capitalisable ou conservable déjà acquis Contrôle que l'étudiant n'a pas acquis l'élément ou qu'il ne bénéficie pas d’un lien de correspondance pour calcul. Traitement concerné : Inscription aux éléments Cette règle est optionnelle

REGLES DE GESTION DU DOMAINE STRUCTURE DES ENSEIGNEMENTS

Séminaire référentiel (1) SE01 : Propriété des éléments SE02 : Propriété des versions d’étape

Séminaire référentiel (1) SE01 : Propriété des éléments Règle de contrôle d'habilitation relatif à la propriété d'un ELP. Les contrôles d'habilitation de données appliqués sur les ELP et les liens qui leur sont relatifs s'appliquent suivant les variantes : Variante 1 : Le contrôle de propriété ne s'applique pas: Tout utilisateur peut effectuer des modifications sur les ELP et les liens quelle que soit la composante. Variante 2 : L'utilisateur est autorisé à modifier les ELP et les liens que s'il est rattaché à la composante principale de l'élément. Traitements concernés : Mise à jour d'un ELP, SE.

Séminaire référentiel (1) 2 règles de gestion SE SE02 : Propriété des versions d’étape Règle d'application des contrôles d'habilitation relatifs à la propriété d'une VET. Les contrôles d'habilitation de données appliqués sur les liens entre une VET et les listes d ’ELP s'appliquent suivant les variantes : Variante 1 : Le contrôle de propriété ne s'applique pas. Tout utilisateur peut effectuer des modifications sur les liens quelle que soit la composante . Variante 2 : L'utilisateur est autorisé à modifier les relations s'il est rattaché au moins à la composante organisatrice de la VET. Traitement concerné : Lier liste d'éléments pédagogiques à une VET.

REGLES DE GESTION DU DOMAINE RESULTATS

Séminaire référentiel (1) 7 règles de gestion résultat RE01 : Collecte de résultats selon IP RE02 : Édition du nom du Président RE03 : Édition du nom du Recteur RE04 : Édition diplôme européen RE05 : Extraction de N/R RE06 : Contrôle d’avancement de délibération à T de l’objet critère RE07 : Édition du titre de Recteur d’Académie

Séminaire référentiel (1) 7 règles de gestion résultat RE01 : Collecte de résultats selon IP Règle permettant d'indiquer si l’IP est obligatoire ou non pour pouvoir saisir, importer, calculer,... des notes ou résultats pour un étudiant et un élément pédagogique. Traitement concerné : Saisie des résultats

Séminaire référentiel (1) 7 règles de gestion résultat RE02 : Édition du nom du Président Le nom du responsable d’établissement est édité (active) sur le diplôme ou non (non-active) RE03 : Édition du nom du Recteur Le nom du Recteur est édité ou non sur les diplômes nationaux.

Séminaire référentiel (1) 7 règles de gestion résultat RE04 : Édition diplôme européen Édition des diplômes DEA, DESS, et d’ingénieur assortis du grade de mastaire (ou master) - Variante 1 : en version française - Variante 2 : en version européenne

Séminaire référentiel (1) 7 règles de gestion résultat RE05 : Extraction de N/R : contrôle d’avancement des délibérations à T sur objet critère Bloquant : l’extraction ne peut être effectuée que sur un objet critère délibéré (à l’état T) Informatif : l’extraction peut être effectuée sur un objet critère non délibéré, avec affichage d’un message informatif Aucun contrôle

Séminaire référentiel (1) 7 règles de gestion résultat RE06 : Contrôle d’avancement de délibération à T de l’objet critère pour l’étape précédente du processus de délibération. Par exemple: session 1 pour un objet d’admission en session 2 Bloquant : la saisie ou le calcul de N/R en session 2 ne peut être effectuée que sur un objet délibéré (état T) pour la session1 Informatif : la saisie ou le calcul de N/R en session 2 peut être effectuée sur un objet critère non délibéré, avec affichage d’un message informatif Aucun contrôle Cette règle régit également la saisie ou le calcul de N/R d’admission à une session en fonction de l’état d’avancement de l’admissibilité à cette même session. Traitements concernés : saisie de masse, saisie individuelle et calcul de notes / résultats

Séminaire référentiel (1) 7 règles de gestion résultat RE07 : Édition du titre de Recteur d’Académie Cette règle de gestion permet de gérer les diplômes d’ingénieur délivrés par les Grands établissements qui sont signés par le directeur de l’établissement et non par le recteur Active : édition du diplôme d’ingénieur avec titre et nom du recteur d’Académie et la ville du rectorat (ETB_REC_COM) Inactive : édition du diplôme d’ingénieur avec titre et nom du directeur de l’Ecole, précédé de la mention « Au nom de l’État » et la ville de l’établissement (ETB_COM)

ENSEIGNEMENT

Séminaire référentiel (1) Enseignement Le paramétrage des enseignements, hors du domaine Structure des Enseignements, s'effectue principalement sous l'option Enseignement du menu du domaine Référentiel. La plupart des tables de cette option sont livrées renseignées, en particulier celles contenant des codes ou des valeurs SISE. Elles sont à vérifier selon les codifications utilisées au sein de l'établissement.

PERSONNEL

Séminaire référentiel (1) Personnel Tout le personnel de l’établissement fait partie de la même table Personnel, quel que soient les domaines où il est utilisé. Tout le personnel interne de l’établissement, qu’il soit enseignant ou surveillant est saisi dans le Référentiel uniquement. Le personnel externe de l’établissement peut être saisi soit dans le Référentiel, soit dans les domaines où il est utilisé tels que Organisation des épreuves et Thèses-HDR-DRT.

Paramétrage technique S Séminaire Conduite de projet Apogée Séminaire Apogée Référentiel 1 Paramétrage technique 5 5 4

MESSAGES APPLICATIFS

Séminaire référentiel (1) LES MESSAGES APPLICATIFS Cette table est livrée et n'est pas à modifier Cet écran permet de gérer tous les messages pouvant apparaître dans l'application Apogée ainsi que Apogée Télématique. Le message peut être de type Oracle, « Forms » ou Apogée (éventuellement Minitel si vous utilisez le domaine Télématique) « Forms » = écrans Apogée

VARIABLES APPLICATIVES

Séminaire référentiel (1) LES VARIABLES APPLICATIVES Le champ Valeur est le seul champ modifiable. Les variables dont le code commence par BAT_ concernent l'édition des lettres d'annulation et de résiliation . La valeur contient le texte générique qui sera sur toutes ces lettres. Les variables commençant par ETB_ sont à mettre à jour avant la mise en production d'Apogée car les valeurs de ces variables apparaissent sur les documents produits par Apogée. La variable ETB_COD_UNI est la valeur du code établissement (ETB_COD) en base 36. La variable ETB_LIB_NOM_REC est utilisée dans l'édition des diplômes afin d'éditer le nom du Recteur.

Séminaire référentiel (1) la variable applicative : FREQ_PURGE_TAB_TRAV : permet de paramétrer la fréquence de purge des tables de travail, afin d’améliorer le traitement de purge de ces tables. la variable applicative : MAX_ITE_CAL : permet de paramétrer le niveau d’importance du contrôle bloquant portant sur le nombre de récursivité sur un élément constitutif d’une règle de calcul (variable initialisée à 5000, valeur comprise entre 5000 et 99999) la variable applicative ETB_LIB_TIT_RESP : permet de spécifier le libellé du titre du responsable de l’établissement : gestion de la féminisation (La présidente…) la variable applicative ETB_LIB_NOM_RESP : permet de spécifier le libellé du nom du responsable de l’établissement LES VARIABLES APPLICATIVES

IMPRIMANTES

Séminaire référentiel (1) LES IMPRIMANTES Cette table est livrée vide Toutes les imprimantes qui doivent être accessibles par Apogée doivent être déclarées à ce niveau sous UNIX ou sous Windows. Quand un utilisateur lancera une édition, seules les imprimantes déclarées dans cette table lui seront accessibles. Les codes LOCAL_IMPRIMER et LOCAL_VISUALISER permettent de générer des éditions sur le poste client. Windows prend alors en charge la gestion de l'impression. L'édition sort donc sur l'imprimante directement connectée au poste client ou l'imprimante réseau si les imprimantes sont partagées.

REGLES DE GESTION DU DOMAINE EXPLOITATION

Séminaire référentiel (1) BA01 : Paramètres de la purge. Cette règle indique : le nombre d'années pendant lesquelles les données sont conservées dans la base, le délai maximum en nombre de jours entre la purge et l'archivage. Traitement concerné : Purge des données

CONCLUSION Séminaire Apogée Référentiel 1 Séminaire Conduite de projet Apogée Séminaire Apogée Référentiel 1 CONCLUSION 5 5 4

Séminaire référentiel (1) Conclusion : Documentation UNE AIDE PRECIEUSE : Pour effectuer un paramétrage pertinent et adapté à votre établissement, vous devez vous appuyer sur : le Dossier de paramétrage et son annexe : Paramétrage et saisie des droits 1. Dossier de paramétrage : Accès au document format word (taille 1.3M)    2.Paramétrage et saisie des droits :  Accès au document format word (taille 14.8M )   le manuel utilisateur référentiel 3. Manuel de l'utilisateur du référentiel :  Accès au document format word (taille 3.9M)   Les deux premiers traitent des choix de paramétrage, le troisième de la saisie de ces informations.

Séminaire référentiel (1) Conclusion Vous devez commencer dès maintenant à vous poser toutes les questions et à réunir les documents nécessaires . Votre établissement doit, après réflexion et discussion, choisir sa « cartographie » Apogée définir les règles de gestion (ou leur variante) à activer. définir ses types d’utilisateurs et ses utilisateurs. etc. Il sera nécessaire d’avoir effectué une saisie de ces informations avant de commencer le reste du travail, en particulier les tests, mais elles peuvent être modifiées sans aucun problème tant que la véritable exploitation n’a pas commencé.

Séminaire référentiel (1) Conclusion Les séminaires suivants auront pour objet : la modélisation avec des exemples (suite du séminaire précédent) (jeudi 13 novembre) l’installation du logiciel (mercredi 3 et jeudi 4 décembre) à Montpellier (pour les informaticiens) - le paramétrage de l ’application : domaine référentiel (IA, droits d’inscriptions et exonérations) (suite de ce séminaire, le jeudi 11 décembre) - la récupération de l’historique (reprise de données) (jeudi 15 janvier 2004) (informaticiens et scolarité) Au Revoir

Séminaire référentiel (1) FIN

ANNEXE : Règles de gestion IA Séminaire Conduite de projet Apogée Séminaire Apogée Référentiel 1 ANNEXE : Règles de gestion IA 5 5 4

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA01 : Exonération des boursiers Règle d'exonération des boursiers pour les droits de type « droit premier étape » et « droit second étape ». L’étudiant est exonéré : Variante 1 : seulement pour l'étape au titre de laquelle il a obtenu sa bourse. Variante 2 : pour les étapes de diplômes nationaux. Variante 3 : pour toutes les étapes. Traitement concerné : Calcul des droits.

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA02 : Modification du profil étudiant déduit Le profil peut être modifié : Variante 1 : seulement si le profil déterminé automatiquement d'après les informations déjà saisies est "normal". Variante 2 : dans tous les cas. Variante 3 : si l ’établissement gère les profils étapes, ceux-ci sont modifiables dans tous les cas Traitements concernés : Affiliation sécurité sociale (IAA2) calcul des droits

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA03 : Génération de transfert arrivée. Règle concernant le champ « autre établissement fréquenté pour l'année en cours ». Un transfert arrivée est généré automatiquement si un autre établissement a été saisi pour l'année en cours avec abandon de l'inscription. Traitement concerné : Inscription aux étapes (IAE). Cette règle est optionnelle.

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA04 : Dossier en attente de paiement Variante 1 : L'établissement gère les dossiers en attente de paiement : Il est possible de valider l’IA sans que le paiement des droits ait été effectué. Le dossier sera alors en "attente de paiement". Après le calcul des droits, soit l'écran d'affichage des droits, soit l'écran des paiements est affiché (suivant une règle paramétrable du centre de gestion). Variante 2 : L'établissement ne gère pas les dossiers en attente de paiement. Après le calcul des droits, l'écran des paiements est directement affiché. Au niveau de l'écran des paiements, il est impossible de valider l’IA tant que le paiement de l'ensemble des droits n'a pas été enregistré. Traitements concernés : Affiliation sécurité sociale (IAA2) Calcul des droits, Affichage des droits, Saisie des paiements.

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA05 : Interdiction de saisie de plusieurs paiements Si elle est active, il est impossible de saisir plusieurs paiements pour une même demande de paiement. Traitement concerné : Saisie des paiements Cette règle est optionnelle.

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA06 : Contrôle d'accès à une version d'étape. Variante 1 : Le contrôle d'accès à une VET est appliqué lors de IA et de l‘IP Cette variante est obligatoire si l ’établissement autorise les IP avant les IA. Variante 2 : Le contrôle d'accès est appliqué lors de l‘IA à une VET et n'est pas appliqué lors de l‘IP. Cette variante est suffisante si l ’établissement n ’autorise pas les IP avant les IA. Traitements concernés : Inscription administrative aux étapes (IAE), Choix des étapes (IP). Cette règle est optionnelle, mais son activation est nécessaire pour pouvoir activer les règles IA07, IA08, IA09

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA07 : Contrôle des interdits DEUG. Exécution du contrôle des interdits en DEUG. Le contrôle est effectué pour toutes les demandes d'inscription à ce type de diplôme. Paramètre : n = nombre d'inscriptions autorisées au type de diplôme Variante 1 : Si l'individu dépasse le nombre de n IA effectuées pour la VDI demandée, il est interdit d'inscription à cette VDI . Variante 2 : Si l'individu dépasse le nombre de n IA effectuées pour le type de diplôme, il est interdit d'inscription à toute VDI correspondant à ce type de diplôme. Traitement concerné : Contrôle d'accès à une version d'étape Règle optionnelle à variante et avec paramètres

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA08 : Contrôle accès géographique. Exécution du contrôle de provenance géographique des bacheliers en IA. Le contrôle de provenance géographique est effectué au cours du contrôle d'accès à la VET. Traitement concerné : Contrôle d'accès à une version d'étape IA09 : Contrôle capacité d'accueil Exécution du contrôle de capacité d'accueil en IA. Le contrôle de capacité d'accueil est effectué au cours du contrôle d'accès à la VET. Traitement concerné : Contrôle d'accès à une version d'étape Ces règles sont optionnelles

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA10 : Habilitation CGE-IAE Les contrôles d'habilitation pour la consultation ou la mise à jour des individus et de leurs IA s'appliquent de la façon suivante : Variante 1 : Le contrôle de propriété ne s'applique pas. Tout utilisateur peut consulter ou mettre à jour les données d'un individu quel que soit le CGE auquel il est rattaché. Variante 2 : Le contrôle de propriété s'applique. L'utilisateur est autorisé à consulter ou modifier les données s'il est rattaché à un CGE responsable de l’étape. Variante 3 : L'utilisateur est autorisé à consulter ou modifier les données s'il est rattaché à un CGE responsable de l’étape ou à un CGE habilité en consultation ou modification par un CGE responsable de l’étape. Traitements concernés : Consultation / Mise à jour de l'individu,et de l'adresse, Affichage des droits, Annulation d'une IA, Résiliation d'une IA, Paiement.

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA11 : Édition de la composante. La composante est éditée ou non sur les documents administratifs à destination de l'étudiant suivant le choix de l'établissement. Traitements concernés : Édition de la carte étudiant et du certificat de scolarité. IA12 : Format de la carte d'étudiant. La carte d'étudiant est imprimée selon le format portefeuille (variante 1)ou carte bancaire (variante 2) Traitement concerné : Édition de la carte étudiant. IA13 : Code barre sur la carte d'étudiant. Il est possible d'éditer un code barre sur le module bibliothèque de la carte d'étudiant suivant le choix de l'établissement. Traitement concerné : Édition de la carte étudiant. Ces règles sont optionnelles

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA14 : Gestion des paiements La gestion des paiements différentiels s'applique selon les variantes suivantes. Variante 1 : Pas de paiement différentiel. Variante 2 : Paiement différentiel sans remboursement immédiat. Variante 3 : Paiement différentiel avec remboursement immédiat. Traitements concernés : Édition de la carte étudiant et Édition du certificat de scolarité

Séminaire référentiel (1) 16 règles de gestion IA IA15 : Gestion des profils étapes L’exonération des droits se fait selon les variantes suivantes : Variante 1 : un droit est exonéré si tous les profils de type universel l’exonèrent Variante 2 : un droit est exonéré si au moins un profil de type universel l’exonère Traitements concernés : calcul des droits IA16 : Gestion du mode de paiement télématique Active : utilisation du mode de paiement télématique en saisie des paiements IA Traitements concernés : calcul des droits