ESAP 2000 TD Numéro 2 Groupe Mulhouse Dina Couilliard – Frédérique Pimmel – Marc Gissinger- Christophe Onkel SUJET Vous remarquez que dans vos différentes sociétés le services achats ne joue pas le rôle prépondérant qui est le sien. Connaissant l’importance stratégique de cette fonction, vous décidez avec votre groupe de travail de préparer une organisation achats performantes mettant en évidence : Les interactions et implications des achats entre les différents services La valeur ajouté du service achats L’image de marque de la fonction achats En quelque sorte l’organisation idéale « pour des achats performants et modernes » Pour cela vous mettrez en évidence L’environnement amont et aval par rapport aux achats. Domaine : Les différents domaines qui vous semblent jouer un rôle prépondérant ( structure, système, savoir-faire ) avec les activités quotidiennes de la fonction achats.

Structure d’une entreprise travaillant par groupe projet Direction générale Direction commerciale Direction Achats Direction de la production Direction financière Chef de projet X Chef de projet Y Commercial Acheteur Ingénieur Financier

Description de la fonction achats Sa mission Acquérir le bien ou le service demandé Au niveau de qualité voulue En quantité souhaitée Au coût le plus bas Dans les délais attendus Et dans les meilleures conditions de service et de sécurité d ’approvisionnement Pour réussir Le responsable des achats doit directement dépendre du PDG de l ’entreprise, car la politique d ’achat découle directement de la politique générale de l ’entreprise.

Ses principales attributions Assurer La préparation des dossiers La consultation des fournisseurs La négociation La rédaction des contrats Informer ses clients internes Résoudre les litiges non solutionnés

La valeur ajoutée du service achats (1) Travailler sur la notion de coût global du produit Maîtriser les achats et approvisionnements dans les meilleures conditions de qualité, coûts, délai et de pérennité Pouvoir de négociation Construire à long terme des relations privilégiées avec ses principaux fournisseurs, relation de type « gagnant - gagnant », voire pourquoi pas, un ou plusieurs partenariats Gestion des risques liés à l ’acte d ’achat Contribution à la réalisation de la marge de l ’entreprise

La valeur ajoutée du service achats (2) Informer - deux règles d’or : la rapidité et l ’exactitude de l ’information Une information rapide et fiable est un outil efficace d ’aide à la décision Participation à la pérennité de l’entreprise Mesure de performances (Tableaux de bord etc.…) La valeur humaine du service est essentielle pour mener ses actions

L’image de marque de la fonction achats Etre à l ’écoute de ses clients internes qui sont tous les autres services de l’entreprise Savoir satisfaire leurs besoins en terme de qualité optimale et de délais tout en maîtrisant les coûts Porte parole de l ’entreprise à l ’extérieur Transversalité, l ’esprit d ’équipe dans une dynamique de groupe

Environnement amont : La politique fournisseur Sécurisation des approvisionnements c ’est à dire recherche de diversification des sources d ’approvisionnements Décisions d ’intégration de la sous-traitance, de l ’impartition, voire de l ’externalisation Système d ’évaluation des fournisseurs - Audit fournisseur Approfondir nos connaissances de nos fournisseurs surtout en cas d ’oligopole et même de monopole Marketing achats : Etude du marché fournisseur dans le but de rechercher de nouveaux fournisseurs potentiels Veille technologique pour être à l’affût de nouvelles solutions et de pouvoir augmenter notre compétitivité

Environnement aval Les interactions et implications des achats avec la Direction Générale Mise en place d ’un tableau de bord (indicateurs convenus avec la Direction) Informer la Direction Générale de l ’évolution du climat économique, de l ’état du marché fournisseurs et des risques en cours Contribution active à la politique de l ’entreprise

Environnement aval Fonction production Fonction qualité Fonction BE Notation, Homologation Suivi fournisseur Réception et contrôle Analyse de la valeur Coûts et délais Veille technologique Fonction qualité Fonction BE gestion de projet Fonction Achat Marketing, Besoins clients, Devis Fonction Commerciale Fonction maintenance Pièces de rechange Mise en service dépannage Fonction juridique Clauses contrats, litiges Fonction informatique Matériels, logiciels, développements Fonction DRH Intérimaires, formation continue Fonction services généraux Contrat maintenance, entretien, Immobilier Fonction logistique Fonction financière et comptable Engagements Paiement fournisseurs Transports - Incoterm Douanes

Environnement aval Fonction production Fonction qualité Fonction BE Notation, Homologation Suivi fournisseur Réception et contrôle Analyse de la valeur Coûts et délais Veille technologique Fonction qualité Fonction BE gestion de projet Fonction Achat Marketing, Besoins clients, Devis Fonction Commerciale Fonction maintenance Pièces de rechange Mise en service dépannage Fonction juridique Clauses contrats, litiges Fonction informatique Matériels, logiciels, développements Fonction DRH Intérimaires, formation continue Fonction services généraux Contrat maintenance, entretien, Immobilier Fonction logistique Fonction financière et comptable Engagements Paiement fournisseurs Transports - Incoterm Douanes

Environnement aval Les interactions et implications des achats avec le bureau d ’études et la gestion de projet L ’acheteur Participe à la réunion de lancement et aux réunions de suivi, soit d ’un nouveau produit, soit d’un nouveau procédé de fabrication Participe à l’élaboration du cahier des charges fonctionnel Ces participations font partie de la valeur ajoutée de l ’acheteur car il va veiller à l ’aspect des coûts et de qualité optimum Le BE apporte un soutien technique et aide l ’acheteur dans son travail de veille technologique apporte sa connaissance des produits (aide possible sur les décompositions de prix)

Environnement aval Fonction production Fonction qualité Fonction BE Notation, Homologation Suivi fournisseur Réception et contrôle Analyse de la valeur Coûts et délais Veille technologique Fonction qualité Fonction BE gestion de projet Fonction Achat Marketing, Besoins clients, Devis Fonction Commerciale Fonction maintenance Pièces de rechange Mise en service dépannage Fonction juridique Clauses contrats, litiges Fonction informatique Matériels, logiciels, développements Fonction DRH Intérimaires, formation continue Fonction services généraux Contrat maintenance, entretien, Immobilier Fonction logistique Fonction financière et comptable Engagements Paiement fournisseurs Transports - Incoterm Douanes

Environnement aval Les interactions et implications des achats avec la logistique et les approvisionnements L ’acheteur Sécurise les approvisionnements Définit les politiques d ’approvisionnement selon les produits et la typologie des fournisseurs (type de commandes, taille des lots, méthodes d ’approvisionnement) Règle les litiges non solutionnés par les approvisionneurs Choisit et négocie les incoterms, documents et formalités douanières, transport S’occupe des contrats de location de locaux (si la fonction est externalisée) Les approvisionnements Préviennent les dérives de délais auprès des fournisseurs Gèrent les besoins de réapprovisionnement, le suivi des délais S ’occupent de régler les litiges Dans le but de permettre à l ’acheteur de se concentrer sur les tâches de marketing, de consultation et de négociation

Environnement aval Fonction production Fonction qualité Fonction BE Notation, Homologation Suivi fournisseur Réception et contrôle Analyse de la valeur Coûts et délais Veille technologique Fonction qualité Fonction BE gestion de projet Fonction Achat Marketing, Besoins clients, Devis Fonction Commerciale Fonction maintenance Pièces de rechange Mise en service dépannage Fonction juridique Clauses contrats, litiges Fonction informatique Matériels, logiciels, développements Fonction DRH Intérimaires, formation continue Fonction services généraux Contrat maintenance, entretien, Immobilier Fonction logistique Fonction financière et comptable Engagements Paiement fournisseurs Transports - Incoterm Douanes

Environnement aval Les interactions et implications des achats avec les ateliers de production Informe Sur les possibilités de conditionnement Quels sont nos fournisseurs et pour quels besoins ? Sur le suivi de la qualité et des modalités de SAV proposés par les différents fournisseurs Négocie La formation technique du personnel de production avec le fournisseur dans les contrats d ’achat. Les contrats de sous-traitance et/ou de personnel intérimaire en cas de surcroît de travail Propose Démonstration d ’utilisation de machine et/ou de produits chez un fournisseur

Environnement aval Fonction production Fonction qualité Fonction BE Notation, Homologation Suivi fournisseur Réception et contrôle Analyse de la valeur Coûts et délais Veille technologique Fonction qualité Fonction BE gestion de projet Fonction Achat Marketing, Besoins clients, Devis Fonction Commerciale Fonction maintenance Pièces de rechange Mise en service dépannage Fonction juridique Clauses contrats, litiges Fonction informatique Matériels, logiciels, développements Fonction DRH Intérimaires, formation continue Fonction services généraux Contrat maintenance, entretien, Immobilier Fonction logistique Fonction financière et comptable Engagements Paiement fournisseurs Transports - Incoterm Douanes

Environnement aval Les interactions et implications des achats avec la qualité Assurer la qualité en interne comme en externe Externe Audit qualité externe en binôme acheteur - qualiticien Suivi des taux de rebuts, des taux de retouches Interne Audit interne Procédures de contrôle qualité

Environnement aval Fonction production Fonction qualité Fonction BE Notation, Homologation Suivi fournisseur Réception et contrôle Analyse de la valeur Coûts et délais Veille technologique Fonction qualité Fonction BE gestion de projet Fonction Achat Marketing, Besoins clients, Devis Fonction Commerciale Fonction maintenance Pièces de rechange Mise en service dépannage Fonction juridique Clauses contrats, litiges Fonction informatique Matériels, logiciels, développements Fonction DRH Intérimaires, formation continue Fonction services généraux Contrat maintenance, entretien, Immobilier Fonction logistique Fonction financière et comptable Engagements Paiement fournisseurs Transports - Incoterm Douanes

Environnement aval Les interactions et implications des achats avec le commercial Les informations fournies par l’acheteur Les informations pour réalisation des devis Les délais de livraison Les informations fournies par le commercial Les prévisions de ventes Prix plafond du marché La concurrence Les desiderata de nos clients finaux Typologie de nos clients (fabricants, distributeurs etc…) Délais de livraison

Environnement aval Fonction production Fonction qualité Fonction BE Notation, Homologation Suivi fournisseur Réception et contrôle Analyse de la valeur Coûts et délais Veille technologique Fonction qualité Fonction BE gestion de projet Fonction Achat Marketing, Besoins clients, Devis Fonction Commerciale Fonction maintenance Pièces de rechange Mise en service dépannage Fonction juridique Clauses contrats, litiges Fonction informatique Matériels, logiciels, développements Fonction DRH Intérimaires, formation continue Fonction services généraux Contrat maintenance, entretien, Immobilier Fonction logistique Fonction financière et comptable Engagements Paiement fournisseurs Transports - Incoterm Douanes

Environnement aval Les interactions et implications des achats avec les finances, la comptabilité et le contrôle de gestion L ’acheteur Informe des résultats des négociations en cours Détermine avec les financiers les conditions de paiement Solutionne les litiges non résolus par les services financiers lorsqu’il y a un écart entre la commande d ’achat et la facture fournisseur Les finances et la comptabilité Réalisent des enquêtes financières régulières sur les fournisseurs Suivent les ristournes et les conditions de paiement Solutionnent les litiges Le contrôle de gestion Contrôle le volume des stocks Contrôle les rotations de stock Suit les dérives des prix d ’achats par rapport aux prix budgétés

Environnement aval Fonction production Fonction qualité Fonction BE Notation, Homologation Suivi fournisseur Réception et contrôle Analyse de la valeur Coûts et délais Veille technologique Fonction qualité Fonction BE gestion de projet Fonction Achat Marketing, Besoins clients, Devis Fonction Commerciale Fonction maintenance Pièces de rechange Mise en service dépannage Fonction juridique Clauses contrats, litiges Fonction informatique Matériels, logiciels, développements Fonction DRH Intérimaires, formation continue Fonction services généraux Contrat maintenance, entretien, Immobilier Fonction logistique Fonction financière et comptable Engagements Paiement fournisseurs Transports - Incoterm Douanes

Environnement aval Les interactions et implications des achats avec la maintenance Propose Une gestion de stock pour remplacer les pièces machine dans l’optique d’une maintenance préventive Négocie Les contrats de maintenance des machines, de l ’outillage

Environnement aval Fonction production Fonction qualité Fonction BE Notation, Homologation Suivi fournisseur Réception et contrôle Analyse de la valeur Coûts et délais Veille technologique Fonction qualité Fonction BE gestion de projet Fonction Achat Marketing, Besoins clients, Devis Fonction Commerciale Fonction maintenance Pièces de rechange Mise en service dépannage Fonction juridique Clauses contrats, litiges Fonction informatique Matériels, logiciels, développements Fonction DRH Intérimaires, formation continue Fonction services généraux Contrat maintenance, entretien, Immobilier Fonction logistique Fonction financière et comptable Engagements Paiement fournisseurs Transports - Incoterm Douanes