Organisation d'un projet

Décider quoi faire ORGANISATION DU PROJET L’équipe projet Que doit-on faire vraiment ? Découpage d’un projet La planification La budgétisation Le plan projet La documentation sur le projet Notes

ORGANISATION DU PROJET Organisation dans le cycle de vie du projet Début Fin Besoins Objectifs Lancement Organisation Réalisation Clôture Notes

ORGANISATION DU PROJET Processus d’organisation Données entrée Outil et méthode Données sortie Diagnostic L’équipe Évaluation des risques Les entretiens Méthodes de découpage Structure de découpage Les parties prenantes Méthodes de résolutions de problèmes Notes Le plan projet Données historiques Charte projet

Sous-traitants/ Fournisseurs Responsables fonctionnels ORGANISATION DU PROJET L’équipe projet clients La direction Equipe projet chef de projet Notes Sous-traitants/ Fournisseurs Sponsor Responsables fonctionnels

Le recrutement de l’équipe nécessite: ORGANISATION DU PROJET L’équipe projet Le recrutement de l’équipe nécessite: Négociation Affectation préalable Disponibilité : plannings des ressources Compatibilité Complémentarité Notes

Définition d’une équipe : ORGANISATION DU PROJET L’équipe projet Définition d’une équipe : Petit nombre de personnes possédant des compétences complémentaires, engagés sur un objectif principal et travaillant de manière interdépendante afin d’atteindre des objectifs de performances spécifiques en utilisant une approche dont elles se considèrent comme mutuellement responsables. Notes

ORGANISATION DU PROJET L’équipe projet Engagement en faveur d’un objectif Affectation claire des rôles Participation Bonne gestion des conflits ÉQUIPE EFFICACE Notes

augmentation des risques de conflits ORGANISATION DU PROJET L’équipe projet Une équipe de taille optimale est constituée de 4 à 6 membres avec un maximum de 10 à 12 Augmentation de la taille = diminution de la productivité, diminution de la responsabilité de chacun des membres, diminution de la participation augmentation des risques de conflits ÉQUIPE EFFICACE Notes

Cycle de vie de l’équipe ORGANISATION DU PROJET L’équipe projet Normalisation : PB: affection et intimité Cycle de vie de l’équipe Opposition : PB: puissance Autorité et influence Production : Pas de PB majeur Formation : PB :inclusion et confiance DEBUT Notes Dissolution: PB :vide et séparation FIN

ORGANISATION DU PROJET Que doit-on faire vraiment ? Le contenu est défini comme l’ensemble des activités nécessaires pour délivrer le(s) produit(s) ou service(s) du projet Le terme « contenu » peut se rapporter au Contenu du résultat du projet (le produit ou le service) Caractéristiques des livrables attendus par le client Contenu du projet Activités associées à l’application du management de projet Notes

ORGANISATION DU PROJET Que doit-on faire vraiment ? LA PHASE D’ ORGANISATION PERMET : D’effectuer les choix De déterminer les objectifs intermédiaires De fixer les actions et dispositifs à mettre en place De déterminer la(es) méthodologie(s) Notes

Enoncé du contenu Gestion du contenu ORGANISATION DU PROJET Que doit-on faire vraiment ? Le but est d’élaborer un état écrit du périmètre et du contenu du projet A quoi doit ressembler la solution ? Architecture logique L’ensemble des produits et services Comment gérer les modifications au contenu du projet Plan de gestion du contenu Enoncé du contenu Périmètre du projet > Se caler avec le client dès le départ  ce que l’on fait, jusqu’où l’on va ?  ce qui ne sera pas fait, pas pris en compte,… Notes Gestion du contenu

ORGANISATION DU PROJET Que doit-on faire vraiment ? LES CRITERES DE SUCCES Il n’est pas suffisant de livrer quelque chose Vous devez prouver que le résultat satisfait aux exigences A chaque livrable: un critère de mesure adapté Il doit être objectif Dans certains cas, les outils de mesure devront être crées pour les besoins du projet Notes

ORGANISATION DU PROJET Que doit-on faire vraiment ? LES APPROVISIONNEMENTS DU PROJET La gestion des approvisionnements du projet recouvre les processus nécessaires pour acquérir les biens et les services fournis par les entreprises extérieures Il comprend trois activités Acheter Assurer le suivi Contrôler Notes

ORGANISATION DU PROJET Que doit-on faire vraiment ? Une fois que la structure et le contenu de la solution sont définis, il est nécessaire d’identifier le travail à faire Base de référence pour Les estimations Le système de maîtrise et mesure de performance L’affectation des responsabilités Fixation des limites de ce qui sera et ne sera pas réalisé Base de référence pour la compréhension et la communication avec les parties prenantes Notes

ORGANISATION DU PROJET Que doit-on faire vraiment ? IDENTIFIER LE TRAVAIL Doit être exhaustif Eléments de configuration matériels ou logiciel, pièces détachées, outils, équipements de test,… Doit être identifié avec les parties prenantes concernées Point critique pour la réussite du projet Une mauvaise définition du contenu induit des coûts supplémentaires sur le projet, en raison des: Reprises Dépassements de temps Faible productivité et faible moral Notes

ORGANISATION DU PROJET Le découpage du projet LA STRUCTURE DE DECOUPAGE (WBS) Regroupement des livrables ou activités du projet qui définit la totalité du projet Construit sur des livrables tangibles Ne pas répéter un élément d’une arborescence dans une autre partie de l’arbre Avantages principaux Définit toutes les activités Identifie tout le travail nécessaire Décompose le projet en éléments plus petits Regroupe les activités de manière logique Notes

ORGANISATION DU PROJET Le découpage du projet WBS ORIENTEES « TACHES » vs « LIVRABLES » 1.0 Projet 1.1 Phase 1.1.1 Ensemble 1.1.1.1 Elément de gestion 1.1.1.1.1 Lot de travail 1.1 Sous-produit ou sous-système 1.1.1 Composant Notes

ORGANISATION DU PROJET Le découpage du projet VALEUR DE LA WBS Elle identifie le travail et seulement le travail nécessaire Elle définit ou confirme une compréhension commune du contenu du projet Elle fournit une structure pour mesurer la réussite du projet Elle permet d’améliorer la communication entre les parties prenantes du projet Elle aide à identifier les risques Notes

ORGANISATION DU PROJET Le découpage du projet DEFINITIONS LIEES A LA WBS Lot de travail  Niveau inférieur de la WBS; le plus bas niveau de pilotage Code WBS  Identifiant unique de chaque élément de la WBS Elément de gestion  Point de contrôle; niveau d’intégration du contenu, budget et du temps; niveau de mesure de la performance Liste des postes budgétaires  Système d’identification utilisé pour contrôler les coûts de projet par catégories Jalon  Evènement significatif, généralement l’achèvement d’un livrable important Notes

Niveau du lot de travail ORGANISATION DU PROJET Le découpage du projet LOT DE TRAVAIL Livrable ou ensemble d’activités nécessaires et suffisantes pour la réalisation d’un produit à livrer Niveau d’affectation des ressources Niveau permettant la sous-traitance Niveau de contrôle par le CP S’appuie sur le Cahier des charges Niveau du lot de travail Projet Notes Lancement Gestion Objectif 1 Valider les spec Contractualiser Développer le POD Réunion de lancement Etude préliminaire Modèle de gestion

ORGANISATION DU PROJET Le découpage du projet QUE TROUVE T-ON DANS UN LOT DE TRAVAIL? Sa description (verbe-objet) Ses données en entrée (ou lien de précédence) Ses données de sortie ou produit à livrer Son responsable Ses utilisateurs L’effort nécessaire pour le réaliser Sa durée estimée Les critères d’achèvement (incluant tout type de livrable approprié) Notes Dictionnaire de la WBS

ORGANISATION DU PROJET Le découpage du projet EXEMPLE DE DICTIONNAIRE DE LA WBS Notes

Niveau de visibilité requise pour le projet ORGANISATION DU PROJET Le découpage du projet NIVEAU DE REPORTING Eléments de gestion ou points de contrôle Niveau de visibilité requise pour le projet Projet Eléments de gestion Lancement Gestion Objectif 1 Exemple DAO Maroc > Le niveau de reporting est assuré à chaque objectif Notes Valider les spec Contractualiser Développer le POD Réunion de lancement Etude préliminaire Modèle de gestion

ORGANISATION DU PROJET Le découpage du projet CONSTRUIRE UNE WBS Approche ascendante  méthode globale dresser la liste des actions nécessaires à la réalisation du projet (de manière non structurée) regrouper ces activités en lots cohérents construire l’arborescence Approche descendante  par les jalons démarrer par l’énoncé du contenu dresser la liste des jalons (plan de jalons) aller au plan de jalons jusqu’au niveau des activités nécessaires pour les réaliser Notes

Niveau de pilotage souhaité par le Chef de Projet ORGANISATION DU PROJET Le découpage du projet QUEL NIVEAU DE DETAIL? Jusqu’ou faut-il aller dans la structure de découpage du projet ? Niveau de pilotage souhaité par le Chef de Projet Cas de la sous-traitance Niveau des produits à sous-traiter Réalisation en interne Durée de réalisation des lots de travaux équivalente aux fréquences des rapports d’avancement Niveau de précision désirée pour les estimations de coûts (éléments de gestion) Notes

Niveau de pilotage requis ORGANISATION DU PROJET Le découpage du projet Les messages clés La solution proposée est décrite dans l’énoncé du contenu La WBS est un regroupement des livrables du projet qui organise et définit la totalité du contenu du projet Une activité qui n’est pas dans la WBS est hors contenu du projet Chaque lot de travail doit être planifié, budgété, alloué Notes Niveau de pilotage requis

PLANIFICATION DU PROJET La planification / Echéanciers Convertir la WBS en un échéancier réaliste avec Des tâches ou activités, des dates de début et de fin, des responsabilités Quels facteurs influencent l’ordonnancement des tâches entre elles (priorités) Approche politique Aspects financiers Evaluation des risques Notion de ressources Données d’entrée Approche politique > Gains rapides Aspects financiers > dépenses mini/maxi Evaluation des risques > la plus ou la moins risquée Notion de ressources > la plus critique Données d’entrée > pré requis Notes

PLANIFICATION DU PROJET La planification / Echéanciers CONCEPT DE DEPENDANCE Certaines activités ne pourront être démarrées que lorsque certaines conditions seront satisfaites (dépendances obligatoires) Certaines activités sont conventionnellement réalisées selon un ordre prédéfini (dépendances du « métier ») Activité A Activité B Certaines activités ne pourront être démarrées que lorsque certaines conditions seront satisfaites (dépendances obligatoires): - une donnée de sortie d’une autre activité est disponible - une ressource devient disponible - une condition liée à un processus est satisfaite Certaines activités sont conventionnellement réalisées selon un ordre prédéfini (dépendances du « métier »): - bonnes pratiques ou procédures établies et entérinées Notes

PLANIFICATION DU PROJET La planification / Echéanciers CONCEPT DE CHEMIN PARALLELES L’art de la planification est de gérer séparément toutes les activités indépendantes Les séquences isolées d’activité pourront se rejoindre plus tard Toutes les dépendances ne peuvent être encore clairement identifiée Chaque chemin possède un niveau plus ou moins grand de risque de dérapage dans le temps Notes CHEMIN CRITIQUE

PLANIFICATION DU PROJET La planification / Echéanciers COMMENT REPRESENTER UN ECHEANCIER ? La manière de représenter un échéancier dépend de l’utilisation que l’on veut en faire Travail de l’équipe et rapports d’avancement Diagramme des antécédents (PERT) Rapports de synthèse pour la direction Diagramme de Gantt (GANTT, GANTT suivi) Plan de Jalons Notes

PLANIFICATION DU PROJET La planification / Echéanciers PERT Durée minimale Latitude entre 2 tâches Chemin critique Tâche, durée Ressources Contraintes Notes Calendrier de travail Utilisation des ressources GANTT

Estimation préliminaire PLANIFICATION DU PROJET La budgétisation ESTIMATIONS, principes de bases Cinq options Demander aux personnes qui feront le travail Obtenir l’avis objectif d’experts Trouver une tâche similaire dans un projet passé Réaliser des tests (si le temps de permet) Emettre votre meilleur jugement NIVEAUX DE PRECISION Estimation globale Estimation préliminaire Budget détaillé +10% -5% -10% +25% -25% +75% Notes

PLANIFICATION DU PROJET La budgétisation Chaque lot de travail consomme des ressources pour: La conception La réalisation La documentation Le contrôle de la qualité La mise en œuvre Les approvisionnements,... Méthode Calcul des estimations au niveau inférieur de la WBS Sommer les coûts individuels obtenus Notes

PLANIFICATION DU PROJET La budgétisation Pour élaborer un budget, les coûts doivent être regroupés dans des catégories pré-définies Dépenses Investissements Main d’œuvre,... Ceci permet de: Suivre Comptabiliser Notes

Somme des coûts individuels par lots de travail PLANIFICATION DU PROJET La budgétisation PREVISIONS DES DEPENSES DANS LE TEMPS Euros Temps J F M A M J J A S O N D Pour l’international > ventilation du budget (par mois) Notes Somme des coûts individuels par lots de travail

PLANIFICATION DU PROJET Le plan projet Document contractuel entre le chef de projet, le sponsor et l’équipe projet Sans oublier le comité de pilotage, s’il existe Le plan projet est utilisé pour: Laisser une trace écrite des hypothèses Guider l’exécution du projet Faciliter la communication entre les parties prenantes Fixer les revues de projet Fournir un référentiel pour mesurer l’avancement du projet Qui doit écrire le plan de projet Chef de projet Participants clés du projet Notes

PLANIFICATION DU PROJET Le plan projet PRINCIPES DE BASE DU PLAN PROJET Recommandations Le plan doit être cohérent et complet Son niveau de détail correspond à la complexité du projet Il inclus rôles, responsabilités et responsables Il décrit le flux de documents et d’informations Il intègre les procédures de modification Le plan projet est: Visé par l’équipe projet avant approbation par d’autres parties prenantes Le cahier de bord du projet Mis à jour régulièrement Notes

PLAN PLANIFICATION DU PROJET Le plan projet DOCUMENTS DU PLAN PROJET Les documents de planification sont interdépendants Un grand effort de planification au départ, sans mise à jour ensuite ne sert à rien Vérifier la validité du plan avant signature Faire approuver le plan Autres WBS Notes PLAN Echéancier Budget Contenu

PLANIFICATION DU PROJET Le plan projet INCLURE LES PLANS DE SOUTIEN Plan de Management des risques Résumé des activités de management des risques avant de les intégrer dans le référentiel du projet Plan de Qualité Les standards, s’ils existent sont décrits dans le dossiers des spécifications « PRD » Plan de documentation Plan de communication Notes

PLANIFICATION DU PROJET Le plan projet PREPARER LE DEPLOIEMENT Lorsque le produit ou service du projet est finalisé, il doit être mis en œuvre pour être utilisable La façon de mettre en place la solution du projet (implantation) doit être présentée dans le Plan de projet Test finaux Formations des utilisateurs Documentation Conversion Assistance aux utilisateurs Remarque: si un utilisateur ne croit pas au système, il créera un système parallèle... Ni l’un, ni l’autre ne fonctionneront très bien. Notes

La documentation du projet GESTION DU CONTENU La documentation du projet Enoncé du problème Projet décidé Management des risques PRD Management de la Qualité Cahier des charges Charte Projet Gestion des documents Structure de découpage (WBS) Gestion des approvisionnements Notes PLAN de PROJET Etc… Etc… Etc…

PLANIFICATION DU PROJET Les messages clés Le chef de projet doit avoir confiance dans les estimations (coûts et délais) Tous les plans sont inclus dans le PLAN de PROJET Le Plan de projet doit être approuvé avant de démarrer la phase d’exécution La création du plan de projet n’est pas le Management de projet !  il doit être suivi d’actions... Notes