Journée d études des agents comptables des établissements publics locaux d enseignement 17 décembre 2012

Bilan de la campagne de mise en état d examen des comptes financiers de l exercice 2011 Seine et Marne Seine Saint Denis

SOMMAIRE 1- Le bilan de la mise en état d examen Le bilan : Réglementations et dispositifs propres aux départements de Seine Saint Denis et Seine et Marne Le bilan chiffré : présentation des résultats de Seine et Marne et de Seine Saint Denis Synthèse des réserves et jugements reçus 2- Rappels et Consignes de bonnes pratiques Rappels des règles de présentation et des pièces à produire à l appui du compte financier Rappels en matière comptable

1.2- Réglementation et dispositifs spécifiques

Le bilan de la mise en état d examen Aspects réglementaires : Article 55 du décret du 30 août 1985 modifié par l article 10 du décret n° du 29 août 2004 : « L'agent comptable adresse le compte financier susmentionné et les pièces annexes nécessaires, avant l'expiration du sixième mois suivant la clôture de l'exercice, au comptable supérieur du Trésor territorialement compétent qui, après l'avoir mis en état d'examen, le transmet à la chambre régionale des comptes avant l'expiration du dixième mois suivant la clôture de l'exercice ». ! Production obligatoire du compte financier au 30 juin N+1 sauf demande de délai motivée Transmission des comptes financiers à la CRC au 31 octobre N+1 sous réserve des contraintes logistiques ou d un accord avec la CRC Risques liés à l absence ou au retard de dépôt des comptes financiers : Risque d amendes pour retard : article L231-10, L131-7 et D du Code des juridictions financières. Max : 60 par comptes et mois de retard avec limite précisée à l article L131-7 Nomination d un commis d office : Disposition non reprise à l article R du Code de l Éducation suite au décret modificatif n° du 15 mai 2009 mais toujours en vigueur. Dans l attente d une régularisation, se référer à l Instruction DGCP V1 du 05/10/2007.

Le bilan de la mise en état d examen Le dispositif mis en place à la DDFIP 93 Dépôt des comptes au pôle EPLE de la DDFIP avant le 30/06 En l absence de réception d un compte au 30/06, envoi d un courriel de relance aux agents comptables avec demande d une date de dépôt prévisionnelle. Relances régulières à compter de la mi-septembre. A réception des comptes, le pôle EPLE émarge SAM et délivre un accusé de réception par établissement à l agent comptable Mise en état d examen : si pas d observation, envoi d un courrier à l agent comptable indiquant que le compte est visé sans observation. Si observations, envoi d un bordereau d observation assorti d un délai de réponse de 8 jours (sauf en période estivale où le terme est le 31 août). Traitement immédiat à réception des réponses pour envoi rapide et régulier à la CRC. Toutes les étapes sont recensées dans l application de suivi des comptes financiers SAM Web Si absence de réponse de l agent comptable, le compte est transmis en l état à la CRC, l agent comptable en est informé par courrier.

Le bilan de la mise en état d examen Le dispositif mis en place à la DDFIP 77 : Compétence départementale de la Recette des Finances de Meaux pour la mise en état d examen des comptes des EPLE : Dépôt des comptes à la DDFIP de Melun pour les groupements comptables du sud 77 qui émarge et assure le suivi dans un tableau Excel puis transmission des comptes à la RF accompagné des dates de dépôt pour mise en état d examen et alimentation de SAM Web. Les groupements comptables du nord du département déposent directement leurs comptes à la RF, un accusé réception est donné le jour même du dépôt. En l absence de réception d un compte au 30/06, envoi d un courriel de relance aux agents comptables avec demande d une date de dépôt prévisionnelle et de tout élément justifiant un report du dépôt. L ensemble des agents comptables est invité à adresser une demande écrite de délai pour déposer les comptes lorsqu ils estiment ne pouvoir respecter le terme du 30/06. Mise en état d examen : si pas d observation, envoi d un courrier à l agent comptable indiquant que le compte est visé sans observation et qu il va être transmis à la CRC. Si observations, envoi d un bordereau d observation. La réponse est attendue dans les meilleurs délais avec rappel de la date réglementaire de dépôt des comptes à la CRC. Procédure au cas par cas si absence de réponse de l agent comptable et si aucun délai n a été demandé. Contraintes de dépôt des comptes financiers à la CRC : autorisation les 1er et 3ème Mardi de chaque mois. La possibilité d étaler les dépôts à la CRC au delà du 31/10 doit en tout état de cause rester exceptionnelle et ne remet pas en question la date de dépôt réglementaire à la RF

1-2 Le Bilan chiffré

Le bilan chiffré de la mise en état d examen en Seine et Marne En 2011, 186 établissements répartis en 58 agences comptables 8 agences comptables ne comptent qu un établissement et les deux groupements comptable les plus importants regroupaient 8 établissements. Comptes 2011 : Une amélioration générale du respect des dates de dépôt des comptes et des délais de réponse aux observations. 79,57 % des agences comptables ont déposé leurs comptes à la date réglementaire du 30/06/2012 et 97,31 % au 30/09/2012 (78,38 % des comptes déposés à la date réglementaire du 30/06/2011 et 95,14 % au 30/09/2011) Au 30/09/2012 : 75,14 % des comptes ont fait l objet d observations (84,66 % sur les comptes 2010 au 30/09/2011)

Le Bilan de la mise en état d examen en Seine et Marne Au 30/09/2012 : 105 comptes visés soit 58,01 % des comptes reçus (87 comptes de l exercice 2010 visés soit 49,43 % des comptes reçus). Au 31/10/2012, date réglementaire de dépôt des comptes à la Chambre régionale des comptes, 92,90 % des comptes reçus sont visés. Au 31/10/2012, 99 comptes ont été déposés à la CRC. Le décalage entre le nombre de comptes visés au 31/10/2012 (170) et le nombre déposé à la CRC s explique par les contraintes logistiques des dépôts des comptes à la Chambre. La Seine-et- Marne n est autorisée à déposer les comptes que les 1er et 3ème Mardi de chaque mois

Le bilan de la mise en état d examen en Seine et Marne Les observations formelles se concentrent sur : l absence ou la non lisibilité des numéros INSEE et des numéros de liasse le caractère incomplet ou désordonné du compte sur chiffres. Les observations sur le fond laissent apparaître : l insuffisance des pièces des remises de service les comptes de subventions affectées non apurés le sens des soldes des comptes non respecté dans une moindre mesure, l équilibre des masses entre les comptes de liaison n est pas respecté.

Le bilan de la mise en état d examen en Seine et Marne Légende : 1) Nombre d inventaire des liasses insuffisant (quatre au minimum) 2) N°INSEE pas assez lisible, inexistant ou incomplet sur le haut de létiquette 3) Nombre d exemplaires du compte financier insuffisant (deux au minimum) 4) Compte financier incomplet ou mélangé avec les pièces 9 (rapport de gestion) à 22 (pièce à produire en cas de vote avec réserves du conseil d administration) 5) Compte financier non agrafé ou relié ou en désordre 6) N° de liasse pas assez lisible sur létiquette ou inexistant

Le bilan de la mise en état d examen en Seine et Marne Légende : 1) Justification de la production du budget et/ou DM aux autorités compétentes non fournie 2) Pièces ou pages manquantes 3) Compte 513 et 45 : masses débitrices et créditrices discordantes 4) Sens anormal du solde des comptes 5) Documents manquants pour le cas d une remise de service 6) Discordances lors de la reprise des balances dentrée 7) Pièces non signées par l ordonnateur ou lagent comptable 8) Compte 441 non régularisé 9) Discordances entre les pièces justificatives produites et la balance définitive 10) Pièce n°17 : état de concordance du compte de dépôt de fonds non signé par la DDFIP.

Le bilan de la mise en état d examen en Seine Saint Denis En 2011, 187 établissements répartis en 49 agences comptables Le plus petit groupement contient un établissement unique et le groupement le plus important regroupe 11 établissements. Au 10/12/2012, 70 % des comptes reçus ont donné lieu à observations et 100 % des comptes reçus ont été mis en examen (185). Pour mémoire, au 30/09/2011, 179 comptes financiers de l exercice 2010 étaient produits soit 89,5 % et environ 25 % n avaient donné lieu à aucune observation. 140 comptes financiers ont été déposés à la CRC au 10/12/2012. Comme en Seine et Marne, la DDFIP 93 dépose ses comptes deux fois par mois à la CRC d où la différence entre le nombre de comptes mis en état d examen et le nombre déposé à la CRC.

Le bilan de la mise en état d examen en Seine Saint Denis Les observations relatives à la présentation des comptes financiers se concentrent sur : Absence de certaines pièces générales (pièce 20 : état des valeurs inactives) Signatures manquantes sur certaines pièces (pièces générales, DBM, pièce 17) Critères de présentation des liasses non respectés (liasses trop volumineuses et étiquettes insuffisamment lisibles ou incomplètes) Les observations sur le fond laissent apparaître : Reprise en balance dentrée des soldes de l exercice N-1 erronée Présence de sommes anciennes non apurées (bourses, reliquat de de subventions affectées) le sens des soldes des comptes non respecté Accusés de réception manquants pour le budget et/ou les DBM et non production de l ensemble des DBM États de développement des soldes non justifiés en détail Déclaration du comptable entrant en fonction (P615A) absente.

1.3 - Synthèse des réserves et jugements rendus en 2011 et 2012

Synthèse des réserves et jugements reçus en 2012 En Seine et Marne : 9 remises de services en 2011 (dont une résultant de la création d un nouvel établissement) concernant 19 établissements. Des réserves ont été émises sur 14 établissements. 5 agents comptables ont demandé une prorogation de délai pour émettre des réserves Les réserves portent essentiellement sur l absence de régularisation des comptes 441, des créances anciennes en souffrance, des avances non régularisées et des actifs-inventaires discordants. En 2011, la CRC a notifié 10 jugements ou ordonnances portant sur 9 établissements : 5 condamnent des agents comptables à amende pour retard dans le dépôt des comptes, 4 prononcent des décharges de gestion. Parmi les 10 se trouve un arrêt de la cour des comptes de Paris constituant débiteur un agent comptable pour les exercices 2001 et 2002 (manquement aux obligations en matière de recouvrement et prescription des recettes) En 2012, 5 ordonnances de décharge de gestion pour 3 établissements ont été notifiées.

Synthèse des réserves et jugements reçus en 2012 En Seine Saint Denis : Données 2011 : 12 remises de service concernant 24 établissements. 4 agents comptables n ont pas formulé de réserves. Des demandes de prorogation de délai pour émettre les réserves ont été effectués pour 10 établissements. Les réserves portent essentiellement sur les comptes des classes 4 et 5: libellé des restes trop imprécis, discordance entre balance de sortie et balance d entrée, absence de pièces et insuffisance d informations pour apurer les créances, diligences non effectuées… Dans une moindre mesure, les réserves concernent le haut de bilan avec l absence d inventaire et des discordances avec l inventaire papier. En 2011, la CRC a notifié 26 jugements concernant 12 établissements. Aucune amende n a été prononcée en 2011, la chambre a accordé 4 quitus définitifs et un jugement de débet pour les exercices 2000 et 2001 a été rendu.

2.RAPPELS ET CONSIGNES DE BONNES PRATIQUES

2.1 - Rappels des pièces à produire et des règles de présentation des comptes financiers

Dans l attente de nouvelles consignes propres aux comptes financiers de l exercice 2013 soumis à apurement administratif ou juridictionnel, quelques éléments d amélioration de la qualité des comptes sont rappelés : En cas de remise de service : joindre obligatoirement au compte financier l ensemble des documents (copie de l acte de nomination, copie de l acte de prestation de serment, copie du certificat de cautionnement, PV de remise de service, attestation administrative de l ordonnateur, PV de caisse, compte d emploi des VI, états de développement des soldes, balance, procuration entre l agent comptable entrant et sortant et le cas échéant les réserves) Ne pas oublier de transmettre les réserves au comptable centralisateur (déclaration de l agent comptable entrant en fonction + réserves commentées le cas échéant) dans les 6 mois ou un an en cas de prorogation des délais suivants la remise de service. Rappels de présentation formelle et des pièces à produire

En cas de retard prévisible dans le dépôt des comptes : Informer la RF le plus en amont possible et transmettre obligatoirement une demande de délai motivée. Respect des règles de présentation formelles : Étiquette conforme aux règles : présence d un N° INSEE suffisamment lisible, d un nombre de liasse cohérent (n°liasse/nombre total de liasses), de la référence de l établissement et de l exercice et d un trait jaune pour identification par la CRC. Pièces générales : étiquette verte; Autres pièces : étiquettes blanches Veiller à respecter le poids maximum des liasses qui ne doivent pas dépasser 3kg, la CRC peut refuser le compte dans le cas contraire. Pour des raisons pratiques, la balance doit être présentée avec page de gauche, la BE et les débits et page de droite les crédits et la BS (proscription des recto/verso)

2.2 - Rappels en matière comptable

Rappels en matière comptable Justifier par tous moyens à votre convenance les raisons de l absence d apurement des comptes de subventions non soldés et des créances anciennes de manière à éviter une observation. Apporter toutes justifications en cas de discordances sur les masses créditrices et débitrices ainsi que les soldes des comptes 513 et 45 ainsi que les comptes dont le solde est anormalement débiteur ou créditeur. Indiquer les raisons des discordances entre balance d entrée et balance de sortie : les modifications de nomenclature comptable peuvent être un élément justificatif, en revanche, toute modification en cours dexercice sur balance dentrée est en principe proscrite : principe d intangibilité des balances dentrée. Justifier de manière détaillée le contenu des états de développement des soldes des classes 4 et 5.