Simulation de contrat – Projet Freedom 4/13/984/11/98 12:06 PM Simulation de contrat – Projet Freedom Standards AQ 13 Janvier 2008 Bonjour, Ayant revu les items de ‘gap analysis’ SOX concernant l’assurance qualité et la gestion de projet Rona, je vous présente une offre de service totalement fondée sur mon expérience en amélioration des processus CQL et AQL au cours des derniers 15 ans. Toutes les procédures seront effectuées en Anglais. Par la suite Rona effectuera la traduction des documents et j’en ferai la vérification afin d’en assurer la qualité Ce plan de travail a été effectué suite à une seule journée de rencontres avec vos représentants. Si nécessaire, j’y ferai des ajustements après quelques semaines de travail, et ce pendant la vague 1, et quand je comprendrai mieux les éléments distincts de votre situation et ses problématiques particulières. RONA IT Version 3, 2008-01-13

Problématique Rona désire utiliser une approche de partage du risque pour le projet Freedom. Dans ce contexte Rona désire effectuer des simulations des options possibles pour le projet Freedom Phase 1 Phase 2 Phase 3

Le contrat en partage de risque proposé par IBM Table des matières Les types de contrats Le contrat en partage de risque proposé par IBM Des simulations de budgets nécessaires Le 60/40 versus 70/30 Recommandations

1 2 3 4 5 1-Contrat en régie avec % de coût; Il y a 5 types de contrats 1-Contrat en régie avec % de coût; 2-Contrat en régie avec honoraire fixe; 3-Contrat en régie avec intéressement; 4-Contrat à prix fixe avec intéressement; 5-Contrat à prix fixe (forfaitaire). Deux cas possibles RISQUE DU FOURNISSEUR ÉLEVÉ ÉLEVÉ RISQUE DU CLIENT 1 2 3 4 5

1- Contrat en régie avec % de coût Ce type de contrat assure le remboursement au fournisseur des coûts admissibles à la mise en œuvre du contrat. De plus, le fournisseur reçoit un pourcentage entendu dans le contrat de ce coût admissible en profit. Du point de vue du client, ce type de contrat est pratiquement inacceptable puisque qu'il n'y a aucune motivation pour le fournisseur de réduire les coûts. En fait, le fournisseur aura plutôt tendance à vouloir augmenter les coûts puisque par ce fait, il augmentera ses profits. Avec ce type de contrat, le gestionnaire voudra porter particulièrement son attention sur le contrôle des heures de travail et sur le coût d'acquisition des matériaux pour s'assurer que le fournisseur n'augmentera pas ces coûts uniquement dans le dessein d'augmenter son profit.

2- Contrat en régie avec honoraire fixe Dans ce type de contrat, le fournisseur est remboursé pour les coûts admissibles à la réalisation du contrat. Un honoraire fixe, étant le profit du fournisseur, est versé au montant convenu dans le contrat. Généralement, ce montant est un pourcentage de la valeur estimée du contrat. À moins d'un changement au contrat, ce montant reste constant tout au long de l'exécution du contrat. Dans ce type de contrat, le client a une haute part du risque. Par contre, comparativement au contrat de type coût remboursable avec pourcentage des coûts, le fournisseur n'a pas d'avantages a augmenter le prix du contrat puisque que son profit est fixe. Par contre, il n'a pas d'avantages à les diminuer non plus. Le gestionnaire devra donc s'assurer un contrôle des coûts du projet.

3- Contrat en régie avec intéressement Dans ce type de contrat, le fournisseur est remboursé pour les coûts admissibles à l'exécution du mandat. En plus, le fournisseur recevra un honoraire dont le montant est fixé dans le contrat en plus d'avoir la possibilité de recevoir un bonus. Ce bonus sera payé si le coût final est inférieur à la valeur de l'estimation. Le montant épargné au contrat sera partagé entre le fournisseur et le client dans une proportion entendue. Autant le fournisseur que le client a un avantage à voir le projet se réaliser dans les coûts les plus faibles possibles. C'est donc le type de contrat où le partage des risques est le plus équilibré.

4- Contrat à prix fixe avec intéressement Dans ce type de contrat, le fournisseur est remboursé pour les coûts admissibles à l'exécution du mandat. En plus, le fournisseur recevra un honoraire dont le montant est fixé dans le contrat en plus d'avoir la possibilité de recevoir un bonus. Ce bonus sera payé si le coût final est inférieur à la valeur de l'estimation. Le montant épargné au contrat sera partagé entre le fournisseur et le client dans une proportion entendue. Autant le fournisseur que le client a un avantage à voir le projet se réaliser dans les coûts les plus faibles possibles. C'est donc le type de contrat où le partage des risques est le plus équilibré.

5 - Contrat à prix fixe (forfaitaire) Ce type de contrat est une entente où le fournisseur s'engage à exécuter le mandat à un prix spécifique. Le fournisseur a la plus grande part du risque par contre la marge de profit peut être très avantageuse. En effet, le fournisseur a avantage à réduire les coûts et être performant car la marge entre le prix convenu et le coût réel du projet deviendra son profit. Ce type de contrat est généralement utilisé lorsque les spécifications du projet sont bien définies.

Simulations Contrat en régie avec intéressement 4/13/984/11/98 12:06 PM Simulations Contrat en régie avec intéressement Proposition typique IBM Répartition 30%70% pour livraison avant échéance Répartition 60%40% pour retards sauf qu’à 5% c’est 100% RONA Exclue les extensions RONA 40% IBM 30% IBM 75% 105% 125% Projet sous l’estimé Projet dépasse l’estimé 100%

Cas 60%-40% - Phase 1 Freedom Dépassement de 46 jour probable Budget nécessaire 10,6M

Cas 60%-40% Si le budget Phase 1 est fixe $9,5M Doit négocier $8.6M Max de 206 jours Rencontre le budget $9.5M à 100% de probabilité

Cas 60%-40% - Phase 2 Freedom Dépassement de 8 jours probable Budget nécessaire $1,3M

Cas 60%-40% Si le budget Phase 2 est fixe $1,1M Doit négocier $1.05M Max de 38 jours Rencontre le budget $1,1M à 100% de probabilité

Cas 60%-40% - Phase 3 Freedom Dépassement probable Budget nécessaire $948K

Cas 60%-40% Si le budget Phase 3 est fixe $853K Doit négocier $770K Rencontre le budget $854K à 100% de probabilité

Simulation Cas 70%-30% - Phase 1 4/13/984/11/98 12:06 PM Simulation Cas 70%-30% - Phase 1 Dépassement de 34 jours probable Budget nécessaire 10,5M Petit avantage de $120K

Cas Phase 1 Freedom (avant échéance) Récupération de $2,3M si livré 25% avant l’échéance Vérifier la clause avant 26%- qui donne tout le budget à IBM !!

Simulations Contrat en régie avec intéressement 4/13/984/11/98 12:06 PM Simulations Contrat en régie avec intéressement RONA Éliminer le 5% Répartition 70%30% pour les deux situations: livraison avancée ou en retard Exclue les extensions IBM 30% IBM 75% 105% 125% Projet sous l’estimé Projet dépasse l’estimé 100%

Cas 70%-30% pas de 5% - Phase 1 Freedom Élimine le risque de payer 478K si il y a un petit dépassement de 5% Économie de 56K au long terme Même budget nécessaire 10,6M

Recommandations Effectuer le risk sharing à chaque phase; Phase 1 trop grosse, couper en 3; Avantage de 2% pour RONA avec le 70/30; Éliminer le 5% de départ à risque 100% RONA Réviser le tableaux au long de la négociation pour bien comprendre les budgets engagés à chaque fois Modèle très avantageux pour RONA dès que le projet est en retard de + de 15%, ce qui est très probable dans ce genre de projet