Tome 2 Méthodologie, techniques d’Inspection et élaboration des rapports  

Un système

Buts et finalités du contrôle Ecarts = Normes/objectifs/Pratiques/Principes  Corrections - Responsabilité  Propositions Exemples de principes / de critères: Efficacité Conformité, Ethique, Equité, Economie, Efficience Plusieurs questions similaires sont détaillées plus loin….

En réalité, de façon pratique

Contours et finalités du système de contrôle Vérifications: maîtrise de la gestion et des risques, des résultats et des performances + Assurer l’obligation de rendre compte. Enquêtes ad hoc, programmées: arbitrages, informations, connaissance, décisions. Etudes et conseils: état des lieux, évaluative, prospective, ajustements, l’avenir… « Nourrir la réflexion du commanditaire » Suivi- évaluation: directives présidentielles, propositions approuvées par le commanditaire (Président de la République, Premier Ministre, selon les pays).  

Plusieurs exigences méthodologiques Exhaustivité, efficacité, efficience, économie, éthique, équité, la conformité, la synergie. La formalisation: processus de planification, d’exécution et de rapport. La synergie – Où aller ? Comment ? Les objectifs, critères et procédés de vérification et d’enquête… Contrôle et qualité: assurance qualité, pour savoir où aller, comment ? --- Supervision: staffing (encadrement, taux d’encadrement), manager des équipes de contrôle Scepticisme professionnel ne rien admettre pour vrai qui ne soit prouvé: éléments probants… Suivi évaluation: impact des missions antérieures - Directives issues des conclusions et propositions approuvées.

Fonctionner par référence à des normes: exemple IIA

Maîtriser, références autres normes Internationales d’audit Nationales de vérification, d’enquête Doctrinales, jurisprudentielles Forensic, enquêtes de prévention et de détection… Meilleures et bonnes pratiques nationales, internationales (Benchmarking).

Maitriser les concepts de gouvernance des risques significatifs, du management, du contrôle, gouvernance des risques liés à: Efficacité du systèmes de management des risques et de contrôle Gouvernance: exemple gouvernance du conseil d’administration d’une entreprise publique. Opérations = efficaces, efficientes ? Système d'information (fiabilité et intégrité des informations financières et opérationnelles ; Protection du patrimoine Conformité = respect des lois, des règlements et des contrats.

3 métiers dans le terme « Inspection » Vérifier = auditer – Tout est vérifiable; problèmes particularités des pays: normes de confidentialité, régissant le secret, la confidentialité, par exemple. Détecter les fraudes, abus, gaspillages, mauvaise gestion = lutte contre la corruption - Enquête Mener des études et conseiller Discussion: incompatibilité de vérifier et conseiller – Cas des auditeurs privés ?

S’il s’agit d’auditer, quelques définitions de l’audit sont utiles Institut de l’Audit interne, « l’audit Interne = une activité basée sur une approche systématique et méthodique : indépendante et objective d’assurance et / ou de conseils: Maîtrise de ses opérations; valeur ajoutée = amélioration -- > Opérations – Objectifs – Processus – Le management des risques. Le gouvernement d’entreprise (de gouvernance); Propositions pour renforcer leur efficacité;. » En réalité, l’approche méthodique, indépendance, valeur ajoutée, risques – S’applique au contrôle en général

Quelques aspects des normes Ethique et valeurs: Charte, code de déontologie ? Jugement professionnel Objectifs, critères, procédés, élemnts probants.

Modélisation des fondements et de la typologie

Audits de performance: Variété du travail, intégré par divers bureaux: toujours une assurance raisonnable, une opinion Audits financiers: Fiabilité des états financiers et des informations financières publiés par une entité Contrôles internes Conformité des transactions, processus et systèmes financiers. Audits de performance: Utilisation, par la gouvernance d’une information pour: - améliorer la performance des programmes et des opérations - réduire les coûts - faciliter la prise de décision par les responsables chargés de superviser ou de prendre des mesures correctives… »

Economie Mise en œuvre de saines pratiques d’acquisition / d’achat ? Système de mesure des performances fiable, efficient, pertinent et valide pour évaluer l’efficacité et les résultats ? Information financière fiable, valide et pertinente sur la performance des programmes ? Retour ou valeur ajoutée appropriée compte-tenu des coûts supportés ou des montants mis en paiement ou pour ce qui concerne les revenus encaissés ?

Audit de l’efficacité des programmes Efficacité = atteinte, degré d’atteinte des objectifs ? Capacité à améliorer les performances, éliminer les facteurs d’inefficacité = marges de manœuvre et autres alternatives ? Coût/ Efficacité des programmes, activités ? Concordance entre Résultats et Objectifs ? Equité et conformité – Accessibilité, distribution des services, ressources ? Rationalité pour réaliser les objectifs; duplications, conflits, chevauchement des programmes ?

- Audit de l’efficience des programmes (Suite) Services gouvernementaux et leurs prestations accessibles à ceux qui en ont droit ? Honoraires/tarifs recouvrent-ils les coûts ? Possibilité de diminuer les coûts unitaires ? D’augmenter la productivité ? Intrants / ressources obtenus à un coût raisonnable tout en permettant la réalisation des objectifs en qualité appropriée et à temps ? ….

Exemple d’objectifs de vérification du contrôle interne Dans quelle mesure les missions, les buts et les objectifs de l’entité sont-ils réalisés de façon efficace et efficiente ? Les ressources sont-elles utilisées en conformité avec les lois, les règlements et les autres exigences ? Les ressources (y compris l’information sensible stockée dans ou en dehors de l’entité) sont-elles protégées des acquisitions, des manipulations ou des utilisations non autorisées ? Dans quelle mesure l’intégrité des données informatisées est-elle préservée ? Des plans d’urgence (de rechange) relatifs au systèmes d’information sont-ils prévus pour faire face aux perturbations indues ou non désirées des activités ou des fonctions pris en charge par le système ?

vérification de l’efficience des programmes Conformité - Réalisation, services fournis, les résultats, population bénéficiaire sont-ils conformes (Lois, règlements, contrats, accords de subventions ou autres exigences similaires ? Conformité des critères d’éligibilité pour y accéder ou les obtenir ? Conformité de la perception des revenus ?

Objectifs de vérification axés sur les analyses prospectives L’impact futur des tendances actuelles. Alternatives de programmes ou de politiques y compris les prévisions des résultats de programmes estimés à partir d’hypothèses variées. L’information prospective préparée par le management de l’entité. Budgets et prévisions élaborés sur la base des hypothèses du futur probable et les comportements probables des gestionnaires compte-tenu des évènements futurs. Les hypothèses de gestion s’appuient-elles sur une information prospective. NB:une originalité du GAO

Particularités - Principes généralement reconnus en vérification comptable Critères et objectifs particuliers Le principe du scepticisme professionnel: la présomption de bonne foi jusqu’à preuve du contraire La vérification de la sincérité et la validité de l’information comptable et financière repose sut un certain nombre de postulats (CF. MAUTZ et SHARA ): etats financiers et les données financières Vérifiables;a priori ne contiennent pas d’inexactitudes causées par la collusion ou d’autres causes inhabituelles Relations Auditeur et audité Pas de conflits d’intérêt a priori Système de contrôle interne S’il est adéquat, il élimine les probabilités d’inexactitudes Principes comptables généralement reconnus S’ils sont bien appliqués, présomption d’une présentation fidèle de la situation financière et des résultats d’exploitation A moins d’indications contraires, ce qui est vrai dans le passé, le sera dans le futur Si une entité a déjà fait la preuve de la fiabilité de ses informations financières, l’auditeur pourrait, jusqu’à preuve du contraire, admettre une présomption de fiabilité des informations à sa disposition. Vision classique, ignore l’actuel concept de risques, voire de détection des fraudes

Exemple sur la comptabilité

Principes généralement reconnus Toutes les opérations enregistrées durant l’exercice concernent la période écoulée et elle seule; elles sont comptabilisées à la bonne période et affectées à l’exercice concerné pour disposer du résultat réel ? Une opération doit affecter seulement les résultats de l’exercice au cours duquel ils ont eu lieu ou dans lequel ils ont leur origine Par exemple, un auditeur pourra rapprocher les sorties de stock, les bons d’expédition et voir si ils ont la même date. Principe de l’existence et de l’évaluation des soldes

Les soldes apparaissant au bilan représentent des éléments d’actifs et de passif existant réellement. Les éléments d’actif et de passif sont-ils évalués à leur juste valeur ? Pour les stocks et les immobilisations à procéder à la confrontation entre inventaire théorique et physique.

Vérifier si les opérations enregistrées par la comptabilité sont réelles, correctement enregistrées et présentées dans les comptes annuels. Objectifs d’audit: vérifier exhaustivité Saisie par la comptabilité de toute opération concernant l'entreprise et seulement les opérations la concernant, de toutes décisions ou événements susceptibles de modifier le patrimoine, la situation financière et les résultats.

Principe de présentation des états financiers Les états financiers sont-ils correctement présentées S’assurer que les comptes de l’entité ont été traduits conformément aux principes comptables en vigueur, correctement évaluées centralisés, enregistrés dans un compte approprié, par des imputations conformes au plan comptable, correctement totalisés Une mauvaise classification des soldes Des regroupements abusifs de plusieurs comptes, etc.

Vérifier réalité: tous les éléments matériels éléments d'actif, de passif ou de résultat de la comptabilité sont justifiés, vérifiables, identifiables et sont la traduction comptable d'opérations réelles et non fictives ou ne concernant pas l'entreprise Vérifier respect des méthodes comptables : comptabilisation dans la bonne période (indépendance des exercices),

Évaluation correcte (respect des autres principes comptables et des méthodes d'évaluation), Enregistrement dans un compte approprié (imputation conforme au plan comptable), totalisation correcte, centralisation conforme aux principes de présentation. Vérifier présentation et information : comptes établis conformément aux règles comptables en vigueur.

Information complète et justifiée par des annexes exhaustive Information complète et justifiée par des annexes exhaustive. Informations comptables donnant aux utilisateurs une description adéquate, loyale, claire, précise et complète des opérations, événements et situations.

Principe de la prudence Donner une vision réaliste et non trop optimiste, en passant par exemple les provisions… Les provisions qui auraient dû l’être ont-elles été effectuées?

Vérification de la fraude et des fraudeurs L’impératif de maîtriser les doctrines et les normes applicables Deux visions – 1) Comptable et financière pure et dure. 2) D’autres à caractère quasi-psychosociologie = exemple le « Triangle de la fraude ». Débat: votre première perception ?

Typologie des fraudes Inventaire exhaustif des fraudes, corruption, abus et gaspillages Psychologie et personnalité du fraudeur La maîtrise des clignotants liés aux aspects psychologiques et comportementaux

Les normes internationales - Corruption, fraudes, la sécurité financière et système de contrôle interne Distinction entre la fraude et l’ erreur  - L’erreur, un caractère non intentionnel, la fraude un caractère intentionnel, + manœuvres frauduleuses pour obtenir un avantage indu, illégal, en usant de soustractions, de falsifications, d’inexactitudes sans la représentation des faits et/ou des évènements. Normes de l’Institut des Auditeurs Internes - IIA - Fraude : « tout acte illégal caractérisé par la tromperie, la dissimulation ou la violation de la confiance. Les fraudes sont perpétrées par des personnes et des organisations afin d'obtenir de l'argent, des biens ou des services, ou de s'assurer un avantage personnel ou commercial. ».

Normes générales du GAGAS - GAGAS[1] du Government Accountability Office - Normes sur les fraudes lors des audits financiers. Les abus : un comportement déficient ou incorrect comparé au comportement normal et raisonnable qu’une personne doit considérer ; abus d’autorité ou de position pour des intérêts financiers personnels. GAGAS - Les vérificateurs doivent étudier : les déficiences du contrôle interne, les actes de fraudes et les abus qui pourraient altérer les états financiers ; si ceux qui sont chargés de la gouvernance de l’entité en sont suffisamment informés ; si la divulgation de tels actes ne porterait pas atteinte au déroulement des processus légaux d’investigation en cours… 1] Generally accepted government auditing standard ou normes d’audit gouvernemental généralement reconnues

Doctrines - Caractériser le fraudeur, comme individu et être social Dimensions sociologique, psychologique, humaine, technique. NB: L’auditeur, dans ses activités de prévention et de détection des fraudes, à aller au-delà des faits apparents et du caractère formel des documents et des pièces justificatives, pour s’interroger sur de tels aspects. Classification induite et possible du fraudeur

Fait rarement des louanges aux autres N’accepte pas ou peu d’être dirigé et pourtant impose des exigences inhabituelles et démesurées à ceux qui travaillent pour lui. N’accepte pas la critique. Evite d’être assujetti aux mêmes règles et procédures que les autres,Un « Egotist », voire un narcissique égocentrique,Introverti, se renvoie l’image de sa propre personnalité et attaché à sa propre personne,A trop confiance en lui et a soif d’être admiré par les autres Sa devise étant de réussir quel que soit le coût  Un contrôleur excessif qui pourtant protège et cache certains aspects de son travail, … c’est son domaine unique, sa responsabilité

Passe son temps à contrôler, refuse que le travail soit effectué d’une autre manière, n’admet pas de procédures non suivies à la lettre. Ne se socialise pas ou peu avec ses collègues, peu loquace, adepte du silence, pas très bien connu des employés qui ne savent pas quelque chose de significative de lui, de sa famille. Evite le conflit et peut se faire passer pour un employé modèle.

Votre point de vue - En Afrique, peu d’études et recherches évaluatives et systématiques sur la personnalité des fraudeurs déjà épinglés. Est-ce cette personnalité axée sur le moi (le je) qui serait le moteur des fraudes abus et gaspillages en Afrique ? Les pressions sociales, familiales, le besoin d’appartenance et de reconnaissance sociale qui l’emporteraient, pour plusieurs africains, sur l’individu, de telles pressions être sources de fraudes. La recherche (CF – Fraud Examination – CF Albretch) attire l’attention sur l’intérêt qu’il y a à prêter une attention soutenue aux signes et aux symptômes de fraudes, pour pouvoir détecter, de façon efficace, les fraudes, diligence aussi importante que les normes et les habiletés techniques. Quelques exemples de clignotants sont inventoriés ci-dessous.

Problèmes personnels de ressources et tendances à certains vices - Style de vie et à des achats extravagants, prisonnier de certaines contraintes (drogue, les alcools, le tabac, etc.) Horaires de travail bizarres, démesurés, notamment le refus de prendre congé

La maîtrise des clignotants liés aux aspects psychologiques et comportementaux Votre expérience ?

Un concept important, le triangle de la fraude

Indices comportementaux à surveiller Problèmes personnels familiaux, de style de vie, de ressources Tendances à certains vices, à des achats extravagants, contraintes (drogue, les alcools, ivrognerie, tabac, etc.) belle vie, fêtard Horaires de travail bizarres, démesurés, notamment le refus de prendre congé, d’être promu par crainte, d’être pris ou découvert, en son absence. Fréquentes plaidoiries d’achats de produits ou d’un nouveau produit

Analyser des présomptions d’anomalies dans les rapports produits Écarts entre les enregistrements et les réponses obtenues à la suite de demande de confirmation  Variations importantes ou faibles dans les comptes Remboursements injustifiés  Relations ou corrélations inhabituelles au niveau des états Revenus en hausse tandis que les stocks recevables et le cash-flow baissent Accroissements importants de stocks alors que les dettes à payer et les coûts d’entreposage baissent Accroissement des volumes accompagnés de coûts unitaires à la hausse  Achats excessifs et / ou dépenses déraisonnables

Anomalies au niveau des performances Transactions importantes ou génératrices de haut profit, inhabituelles ou à la fin de l’exercice Dépendance à un ou deux produits Litiges importants Très forte emphase su les rémunérations liées aux performances Pénurie inexpliquée des stocks

Irrégularités dans les rapports avec des partenaires extérieurs Changements fréquents au niveau des auditeurs Résistance ou le peu d’enthousiasme à transmettre à ces derniers l’information pertinente Utilisation de plusieurs banques.

En matière comptable, des recommandations Présentation de certaines normes de la profession comptable en matière de fraudes En matière comptable, des recommandations Un auditeur doit s’assurer que les états financiers, et les autres informations connexes ne comprennent pas d’inexactitudes causées par la collusion ou d’autres causes inhabituelles. En soi, la collusion peut engendrer la falsification des documents et/ou la suppression de traces, rendant la vérification presque impossible.

Présentation de certaines normes de la profession comptable en matière de fraudes Une attitude de scepticisme professionnel et d’être attentifs aux facteurs et aux risques d’inexactitudes importantes (erreurs, fraudes, irrégularités) et aux indices qui peuvent les amener à soupçonner que les états financiers contiennent des inexactitudes importantes.

La norme ISA 240 La norme ISA 240 = La fraude : « un acte volontaire commis par une ou plusieurs personnes faisant partie de la direction ou des employés, ou par des tiers, qui aboutit à des états financiers erronés. Sont considérés comme fraudes : « la manipulation, la falsification, l’altération de la comptabilité ou de documents, le détournement d’actifs ;

Norme ISA 240 la suppression ou l’omission de l’incidence de certaines opérations dans la comptabilité ou les documents ; l’enregistrement d’opérations sans fondement, l’application incorrecte de politique d’arrêté des comptes  » Par contre l’erreur est définie comme « une inexactitude involontaire contenue dans les états financiers, telles qu’une erreur mathématique dans les documents et les données comptables, l’omission et l’interprétation incorrecte des faits, l’application incorrecte des politiques d’arrêté des comptes »

Norme ISA Sous cette norme, sont considérées comme des fraudes : la manipulation, la falsification ou l’altération de la comptabilité ou de documents, le détournement d’actifs ; la suppression ou l’omission de l’incidence de certaines opérations dans la comptabilité ou les documents ; l’enregistrement d’opérations sans fondement, l’application incorrecte de politique d’arrête des comptes »

Questions liées à l’intégrité ou à la compétence de la direction « direction entre les mains d’une seule personne, sans comité ou conseil de surveillance ; société dont la structure complexe ne semble pas justifiée ; déficiences majeures de contrôle interne systématiquement négligées, alors qu’elles pourraient être corrigées ; taux de rotation élevée des responsables comptables et financiers ; sous-effectifs chroniques et importants au niveau du service comptable ; changements fréquents de conseils juridiques ou d’auditeurs. »

Pressions inhabituelles au sein de l’entité ou subies par l’entité «  secteur en récession et le nombre de faillites augmente ; fonds de roulement insuffisant du fait de la baisse des résultats ou d’une expansion trop rapide ; la qualité des revenus se détériore, l’entité a investi massivement dans un secteur ou une ligne de produits connus pour être volatiles ; l’entité est fortement dépendante d’un ou plusieurs produits ou clients ; les directeurs subissent des pressions financières ; le service comptable subit des pressions pour établir les états financiers dans des délais anormalement courts. »

Prévalence d’opérations inhabituelles « opérations inhabituelles, surtout en fin d’années, ayant un impact significatif sur les résultats ; opérations ou traitements comptables complexes ; transactions avec les parties liées ; paiement de services (avocats, consultants ou agents) qui semblent excessifs par rapport aux services fournis ; difficultés pour réunir suffisamment d’éléments probants ; risques liés à l’environnement informatique (documentation inadaptée, fonctionnement du programme informatique). »

Autres cas « Paiement de services non spécifiés ou prêts à des consultants, des parties liées, des employés ou fonctionnaires de l’Etat ; Commissions disproportionnées par rapport à celles habituellement payées par l’entité ou pratiquées dans la profession, ou par rapport aux services effectivement rendus ; Achats à des prix sensiblement supérieurs ou inférieurs à ceux du marché ; Paiements inhabituels en liquide ; Opérations inhabituelles avec des entités dont le siège se trouve dans les paradis fiscaux ; Paiements sans remise de la documentation correspondante ; Commentaires dans les médias. »

Typologie des fraudes i) en dehors des documents, livres et journaux, pas d’efforts énormes de dissimulation (cas de pots de vin, paiements illégaux, traitements préférentiels accordés à un fournisseur) ; ii) au niveau des documents, livres et journaux, dissimulations, déclarations frauduleuses, falsifications des écritures et des enregistrements, = en surestimant ou sous-estimant des recettes, créances, dépenses pour dissimuler la supercherie.

Fraudes et détournements Origine variée : détournements de fonds, délit d’initié, pots de vins, fraudes informatiques, ventes illégales d’armes, trafic, activités liées au crime organisé. Faveurs et influences - Paiements illégaux, préférences accordées à un vendeur un fournisseur – Déclarations frauduleuses ou fausses. Blanchiment d’argent (laundering): processus consistant à cacher et à ne pas déclarer l’origine de la source de fonds obtenus de manière illégale, pour profiter des gains, ce qui permet au bénéficiaire d’en changer les formes, de déplacer les fonds d’un endroit à un autre ou au niveau de localités où cela entraîne le moins l’attention

Conflits d’intérêt Transactions derrière lesquelles se trouvent des entités qui contrôlent ou influencent l’entité Inadéquate ou insuffisante divulgation des transactions Création de transactions fictives entre entités, souvent dans l’intention d’augmenter les revenus ou les actifs S’abstenir de diffuser des informations sur les transactions caractérisées par des conflits d’intérêt, la dégradation des actifs, des passifs non enregistrés, la violation de normes comptables applicables Véhiculer des informations frauduleuses ou s’abstenir de diffuser certaines informations

Procédés habituels Manipuler falsifier, modifier des enregistrements , des PJ, BC; factures, inventaires Surévaluation des actifs et des profits, des investissements Manipulations intentionnelles par une classification inappropriée et par la validation erronée… Cacher… pièces justificatives, faire disparaître… Étalement des coûts de dépenses en capital au-delà de la période comptable…

Procédés habituels Manipuler les amortissements… Utiliser un compte inapproprié Augmenter, Ajuster Saisies injustifiées ou fictives Création de transactions fictives S’abstenir de diffuser des informations sur les transactions Enregistre ou ne pas enregistrer en violation de normes comptables applicables Véhiculer des informations frauduleuses ou s’abstenir de diffuser certaines informations

Ponctions au cours du cycle de vente (skimming), achat ou paie Détournement au point de vente en n’enregistrant pas… Création de comptes fictifs Fausses facturations. Fausses approbations Octroi de libéralités, de préférences

Déclarations frauduleuses Contourner les contrôles ou en tout cas les rendre difficiles Éclatement des données au niveau de plusieurs registres pour faciliter les doubles paiements, rendre difficile le contrôle Ne pas déclarer Sous-estimation des obsolescences et valorisation incorrecte

Pots de vin et surfacturation

Fraudes sur les remboursements

Facturation fictive via une entité fictive ou non

La démarche méthodologique Contrôler ? La démarche méthodologique Techniques d’Inspection et d’élaboration de rapports

Le modèle en général Planification Principe: « Toutes les vérifications s supposent au début la détermination d’objectifs qui à leur tour déterminent le type d’audit qui sera mené et les normes qui lui seront applicables. ». Exigences de planification - identification des sources d’éléments probants et des critères d’évaluation requis par rapport aux objectifs d’audit ;évaluer s’il convient d’utiliser les travaux d’experts pour la prise en charge des objectifs d’audit ;évaluer les besoins en compétences, en spécialistes et en ressources nécessaires ;communiquer avec les tiers et intéressés au sujet de la planification ;finaliser le plan écrit de l’audit.

IIA: La planification, une norme dite de fonctionnement: « Le  responsable de l’audit interne doit gérer l’audit de telle sorte que cette activité apporte une valeur ajoutée + une planification fondée sur les risques …

Diligences obligatoires: Tenir compte les objectifs et des l’activités de l’entité auditée La manière dont les objectifs et activités sont maîtrisés Identifier la pertinence et l’efficacité des système significatifs de management et de contrôle des risques et de l’activité, les ressources mises en oeuvre, les tâches opérationnelles et les moyens par lesquels les risques sont maintenus à un niveau acceptable ;

identifier les opportunités permettant d’améliorer de manière significative le système de management des risques et de contrôle des activités  Établir une priorité cohérente avec les objectifs de l’audit et de l’entité Déterminer les ressources appropriées affectées à la mission, la composition des équipes de vérification, les contraintes, etc. Formaliser pour chaque mission un plan qui précise les objectifs, le champ d’intervention, les dates et les durées, ainsi que les ressources allouées 

Finaliser un programme de travail qui définit les procédures d’analyse, d’évaluation et de documentation des informations Ajuster au besoin en fonction de l’évolution. Faire approuver ledit plan avant sa mise en œuvre.

S’organiser

Planifier en interne les missions de l’année

Planification Modélisation

Planification

Ce qu’en disent certains sur la planification

Ce qu’en disent certains sur la planification

Identifier et couvrir toutes les activités et risques. S’applique au Plan annuel ou au plan pluriannuel et au Plan de la mission - Etapes possibles: Notification de la mission. Discussion préliminaire interne sur l’étendue et les objectifs probables de la mission. Collecte de l’information sur les processus les plus importants. Site Web du gouvernement, réseau, CDI, etc. Évaluation des contrôles existants. Planification des étapes ultérieures.

Identifier et couvrir toutes les activités et risques. Lettre / Ordre de mission --- > Notifier par écrit l’objet de la mission ou notifier par écrit l’étendue et l’objectif de la mission. Lettre / Ordre de mission Discussion préliminaire interne sur l’étendue et les objectifs probables de la mission. Collecte de l’information sur les processus les plus importants. Site Web du gouvernement, réseau, CDI, etc. explication de l’entité sur les structures, les systèmes, l’organisation, les ressources matérielles, humaines, financières, etc. Évaluation des contrôles existants. Rapport d’études préliminaires Planification des étapes ultérieures.

Les objectifs de contrôle, la méthodologie et les procédures d’audit précités permettent d’obtenir une compréhension préliminaire de l’entité: la nature des programmes, leurs caractéristiques, les besoins des utilisateurs de l’audit, les contrôles nécessaires, les exigences légales et réglementaires, contractuelles, les fraudes et les abus potentiels significatif

Phase d’études préliminaires . Etudes et recherches documentaires Identification de sources d’information - Collecte de l’information documentaire sur les processus les plus importants, benchmarking, évaluation préliminaires des contrôles existants. CF Lois et règlements disponibles, rapports des commissaires aux comptes, études documentaires de consultants, auditeurs ou autres disponibles. Planification des étapes ultérieures. Rapport préliminaire provisoire… Discussion en Comité d’audit

Phase d’études préliminaires II. Études et recherches documentaires avec enquêtes sur le terrain : Première réunion : entretiens et explications avec l’entité sur les structures, les systèmes, l’organisation, les ressources matérielles, humaines, financières, etc.

Phase d’études préliminaires Collecte de documents additionnels (états financiers, rapports annuels de gestion, études stratégiques et organisationnelles, etc.) Description des processus, du système de contrôle interne, des systèmes et outils de gestion – Longs à décrire parfois ; sur cette base, identification de zones de risques destinés à mettre en évidence les tests (contrôles) ultérieures qui seront effectués.

Sources de données utiles

Enquête et revue préliminaires: Collecte d’informations pertinentes, entretiens, revue des rapports disponibles, de dossiers. Contacts de sources d’informations identifiées, à identifier… Revue du contrôle interne: Description des processus – Longs à décrire parfois. Sur cette base, identification de zones de risques destinés à mettre en évidence les tests (contrôles) ultérieures qui seront effectués.

L’exécution des missions

Modélisation

Vérifier – Rapprocher une pratique à une norme, un critère, une bonne pratique – Conformité : Comment est appliqué ce qui est prévu par les lois, les règlements, les instructions, manuels, directives, ce qui est reconnu et généralement admis – Nécessité à l’occasion d’une mission, vérifier l’état d’exécution des directives antérieures issues des précédents rapports. Normes/Critères – Pratique = Constat

Avant d’en arriver là, il faut donc définir des objectifs, des critères, des procédés de contrôle Objectifs de contrôle = préparer la phase d’exécution approfondie de la mission

Exemple: s’assurer que (efficacité) les buts et les objectifs de nature législative, réglementaire, organisationnelle sont atteints ou sont-ils entrain de l’être… Y a-t-il une relative marge de manœuvre avec des alternatives qui permettant d’améliorer les performances du programme ou d’éliminer les facteurs qui altèrent l’efficacité du programme ? Coût/ Efficacité des programmes et des activités ? Dans quelle mesure le programme produit-il des résultats concordants avec les objectifs de programme retenus ? Le programme fournit-il un accès (distribution) équitable aux ressources publiques, compte-tenu de paramètres statutaires ou autres ? Les programmes dupliquent-ils, se chevauchent-ils ou entrent-ils en conflit avec d’autres programmes ?

Exemple 2 - Audit de l’efficience des programmes Dans quelle mesure l’entité auditée met-elle en œuvre de saines pratiques d’acquisition / d’achat ? Dans quelle mesure le système de mesure des performances est-il fiable, pertinent et valide pour évaluer l’efficacité et les résultats des programmes, leur caractère économique et leur efficience ? L’information financière fiable, valide et pertinente pour les aspects liés à la performance des programmes ? Le programme obtient-il en retour une valeur ajoutée appropriée compte-tenu des coûts supportés ou des montants mis en paiement ou pour ce qui concerne les revenus encaissés ?

Exemple 2 - Audit de l’efficience des programmes (Suite) Dans quelle mesure les services gouvernementaux et leurs prestations sont-ils accessibles à ceux qui en ont droit ? Les honoraires/tarifs recouvrent-ils les coûts ? Dans quelle mesure et comment est-il possible de diminuer les coûts unitaires d’un programme ou/et d’augmenter sa productivité (Optimisation) ? Les intrants en ressources sont-ils obtenus à un coût raisonnable tout en permettant la réalisation des objectifs en qualité appropriée et à temps ?

Identification :Risques + Dysfonctionnements et déficiences potentiels appréhendés Déterminer si les contrôles identifiés sont pertinents, si la manière dont l’entité l’a présenté est pertinente.

L’évaluation des risques Norme ISA 240, l'auditeur doit, lors de la planification de l'audit, évaluer le risque qu'une fraude ou qu'une erreur conduisent à des anomalies significatives dans les états financiers ; il doit interroger la direction sur toute fraude ou erreur significative qui aurait été détectée. Les risques généraux qui sont ceux de nature à influencer l'ensemble des opérations de l'entreprise, les risques liés à la nature des opérations traitées au niveau des comptes.

Risques liés à l'activité, aux secteur d'activités et perspectives de développement de l'entité Entité de services et/ou de production, l'évaluation des éléments d'actif et des valeurs d'exploitation ne seront pas les mêmes Perspectives sont mauvaises ou secteur en déclin, risque de cessation d'activité dont dirigeants peuvent être tentés de minimiser les effets sur les comptes. Vigilance sur les problèmes liés à la Vcontinuité de l'exploitation dans les états financiers.

Secteur en expansion, développement rapide, confrontée a besoin de financement de cet accroissement d'activité Vigilance sur les moyens mis en oeuvre pour faire face à l’expansion Entité soumise à une législation et à une réglementation particulière, le non-respect de ces textes pouvant conduire à des anomalies significatives

Élaboration d’un rapport préliminaire d’audit avec des constats qui vont requérir des approfondissements décrivant l’entité sous différents aspects sus évoqués, les risques, les dysfonctionnements et déficiences potentiels appréhendés..

Organisation et structure l'entité Entité exerçant ses activités dans de nombreuses localisations géographiques, pouvant induire des difficultés de contrôle Entité disposant d'un organigramme clair préjugeant un a priori plus favorable qu'une entreprise dans laquelle les responsabilités sont mal définies.

Politique financière, commerciale, sociale… Rotation rapide du catalogue des produits pouvant créer un risque d'obsolescence rapide des stocks. Politique sociale peut motivante ou une rotation fréquente des effectifs pouvant augmenter le risque de fraude ou d'erreur.

Existence d’une organisation administrative, comptable, budgétaire Recours à un expert-comptable Existence de procédures administratives et comptables formalisées Système de contrôle budgétaire. Existence d'un service d'audit interne Présomption de sécurité des comptes Possibilité de s’appuyer sur le contrôle interne, source d'information probante qui pourra être utilisée permettre une coopération intéressante

Risques liés à la conception et au fonctionnement des systèmes - Politique comptable Principes comptables suivis Bien-fondé pour les postes ou les points caractéristiques de l'activité Systèmes de saisie et de traitement des opérations conçus pour prévenir des erreurs ou détecter celles qui se produisent pour les corriger Fiabilité du système diminuant le risque d’erreur, d’oubli ou de fraude

Séquence du cycle de vérification préliminaire Ajustement du plan préliminaires et élaboration de programmes de contrôle: Déterminer si les contrôles identifiés sont pertinents, si la manière dont l’entité l’a présenté est pertinente. Approbation ? Élaboration d’un rapport préliminaire de contrôle avec des constats qui vont requérir des approfondissements. Approbation ? Préparation d’un programme de contrôle approfondi indiquant les domaines de travaux qui seront menés pour atteindre les objectifs de contrôle..

Comité interne d’audit – Discussion et approbation - Discussion du rapport préliminaire en Comité d’audit et ajustement du plan préliminaires et élaboration de programmes d’audit – Approbation, ajustement

Exemple de constats – Contrôle de conformité gouvernance au niveau d’un conseil d’administration=

Lors d’un contrôle d’une société d’Etat Brève illustrations Lors d’un contrôle d’une société d’Etat

Résultats du contrôle, après les constats précités Réunions des membres du Conseil d’Administration = non conformes aux textes, trois fois par an. Constat = se réunissent une ou deux fois dans l’année ; Procès verbaux des réunions sont rédigés et archivés par le Directeur général. Mais difficultés pour les auditeurs de les obtenir, mauvaise tenue des archives ; manquants, sur la période 2003-2006 ci-dessus analysée, les comptes financiers et les budgets ont été examinés avec un à deux ans de retards.

Effectivité et efficacité Selon le décret portant organisation de l’entité contrôlée, les pouvoirs dont dispose le Conseil d’Administration n’exerce pas ses attributions: autoriser la passation de marchés ou de travaux et la conclusion de tout contrat ou convention ainsi que toute transaction concernant une commande d’une valeur supérieure à cent mille francs. Bien que l’analyse et l’autorisation de chaque transaction dépassant cent mille francs soient fastidieuses, il n’en reste pas moins que cette question n’a jamais été examinée par les administrateurs

Variété des sources de normes, un exemple …Un Conseil informé, qui veille, vérifie: sur les risques liés à la continuité de l'exploitation, événements significatifs intervenus dans l’activité. que les dispositifs de pilotage et de contrôle assurent la fiabilité de l’information financière publiée…, une image fidèle des résultats et de la situation financière… les dispositifs de suivi des risques, de contrôle de gestion, du financement et de la trésorerie, des contrôles réalisés par l’audit interne ou toute autre fonction (situation de trésorerie, etc.) ; •sur les principaux processus d’alimentation et de communication de l’information comptable et financière Les changements de méthodes comptables et des options comptables … qui ont un impact significatif sur la présentation des états financiers ; la qualité du processus de sélection des commissaires aux comptes (critères de compétence et d’indépendance de ceux-ci ).

Exécution de la mission Application et mise en œuvre de tests de contrôle : Discussions et entretiens Feuilles de travail - Discussion (orales, par écrit avec des questionnaires, etc.), au fur et à mesure, des constats importants avec l’entité contrôlée sur la manière appropriée de résoudre les constats (risques) pour harmoniser la compréhension

Phase d’exécution approfondie de la mission Préparation d’un projet de vérification approfondie par type de risque, déficience ou dysfonctionnement potentiel appréhendé. Projet de vérification approfondie (PVA): Rappel de principaux constats, dysfonctionnements, déficiences potentiels appréhendés. Déclinaison pour chaque constat des aspects suivants : Les domaines de vérification (important) - Les objectifs de l’audit Les critères d’audit (Efficacité, Efficience, Économie, Équité, Éthique, Conformité, Risques de fraudes) - Les procédés d’audit (feuilles de travail, questionnaires, calcul, etc.) - Les ressources … Comité d’audit interne: Validation, ajustement

Administration du PVA et feuilles de travail sur le terrain: Discussion (orales, par écrit avec des questionnaires, etc.), au fur et à mesure, des constats importants avec l’entité contrôlée sur la manière appropriée de résoudre les constats (risques, dysfonctionnements, déficiences, etc.) Rapport préliminaire d’audit approfondi: Synthèse des résultats des analyses effectuées lors de la phase d’audit approfondi, à l’aide du projet de vérification et de ses feuilles de travail annexes. Comité d’audit interne: Validation, correction, etc. Rapport provisoire: transmission au client, à l’entité - Fait ses observations ? Principe général du rapport contradictoire – Droit constitutionnel de la défense. Rapport définitif:Le nombre d’exemplaires est codifié – Fiche de transmission – Fiche analytique. Corps du rapport. Annexes. Les réponses de l’entité ou des entités concernés.

Les procédés de vérification La collecte d’éléments probants Concevoir, voir, revoir, analyser, prévoir, projeter: Le sondage, prélever les échantillons et exploiter les résultats des contrôles effectués. Un ou des questionnaires de contrôle Des grilles de pré- diagnostic, d’analyse des suspects, de séparation des tâches incompatibles.s et analyses

Les procédés de vérification La collecte d’éléments probants Le SONDAGE Utiliser les lois statistiques de la probabilité, pour obtenir une assurance raisonnable, grâce à la sélection d’éléments limités sur une population, prélevés de façon aléatoire, selon certains critères. Les résultats obtenus peuvent ainsi être extrapolés à l’ensemble de la population, pour obtenir des conclusions sur le risque d’erreurs.  

Ces éléments dits individus statistiques: des comptes ou d’autres objets, des factures, des lignes d’écriture, des articles, etc. Sélection + contrôles arithmétiques, comparatifs, existence de visa, d’une autorisation.  

Les vérificateurs devront prendre en compte les éléments suivants :   objectifs visés en définissant ce qui constitue une erreur ou une anomalie, la population concernée constituée par l’ensemble des éléments sur lesquels l’équipe projette d’effectuer ses travaux et sa taille, le degré de confiance recherché, le taux d’erreur acceptable ; l’échantillon qui est un sous-ensemble de cette population, prélevé de façon aléatoire, de telle sorte à être représentatif de la population totale.

A titre d’exemple, l’équipe de vérification pourra partir:  de la balance clients qui contiendra la population, de vérifier la surévaluation ou la sous-évaluation du poste clients ; des bons de réception des marchandises ou/et des règlements effectués postérieurement à la date de clôture, de vérifier l’absence ou la sous-évaluation des fournisseurs

Tests de contrôle des comptes   Assurer le contrôle des comptes Etablir si les transactions et les décisions relatives aux opérations enregistrées dans les comptes l’ont été en conformité avec les décisions et intentions du Parlement du conseil d’administration ou les normes et standards de gestion financière dans le secteur public.

Le questionnaire, comme support de description et d’évaluation  Questionnaire ou un guide d’évaluation, pour s’assurer que les procédures garantissent suffisamment la réalisation d’une norme, d’un objectif, d’une bonne pratique, etc. Exemple : Les livraisons sont-ils comparés avec les biens et matières reçus par une commission de réception dûment nommée ?  sont-ils comparés avec le bon de commande et visés par le magasinier et par l’agent chargé de la comptabilité des matières ?  le service de la comptabilité vérifie-t-il les factures des fournisseurs ? Au plan arithmétique ? Avec le bon de livraison visé ? Avec les conditions des fournisseurs ? ET AINSI DE SUITE

 Il est présenté ci-après un questionnaire exhaustif d’évaluation générale du contrôle Objectif de vérification: vérifier qu’il existe au niveau de l’entité un plan d’organisation, des méthodes et des mesures destinées à :  protéger les valeurs et le patrimoine de l’entité vérifiée ; garantir le respect par les agents de lignes de conduite conformes aux instructions et directives de la haute direction et à la réglementation, ainsi que l’application des méthodes, procédures officielles de l’entité ; définir, préciser et permettre la description des pouvoirs, responsabilités et tâches, pour leur répartition adéquate ; mettre en place une séparation des tâches incompatibles, par des procédures de contrôle interne et d’auto – contrôle ; permettre la publication, à temps voulu, d’informations financières fiables. consolider l’exactitude et la fiabilité des renseignements comptables et à permettre la régularité, la sincérité et la probité des documents comptables. Détailler les objectifs en question.

 Outre, les sondages  Les calculs -  Les demandes de confirmation - L’écoute sous procès-verbal et/ou avec l’appui d’une autorité assermentée -  La saisie et mises sous scellés de documents et la « fermeture » de la main au comptable  La réquisition de fonctionnaires et/ou d’autorités administratives ou assermentées  

exhaustivité et matérialité des opérations et des informations retracées Doivent avoir existé à une date déterminée ;  validité des enregistrements du fait qu’ils peuvent être rattachés à l’entité auditée et à la période sous revue ;  propriété des transactions qui doivent relever de l’entité auditée ;  exactitude des évaluations monétaires en conformité avec les principes de valorisation généralement admis ;  

suite classification, présentation et description correctes et précises des opérations dans les comptes;  autorisations appropriées et conformes aux normes et lignes directrices prévues par le Parlement et les pouvoirs publics.  

Les demandes de confirmation et analyse des déclarations des dirigeants  Tout au long du processus de vérification, les équipes mandatées procéderont aux analyses des déclarations des dirigeants, au besoin sous forme de lettres de confirmation. Les éléments y afférents doivent être consignés dans les dossiers de vérification.  L’analyse peut être approfondie par les outils exposés ci-dessous.  

Autres Analyse des mouvements et variations d’une période à l’autre: chiffres d’affaires, cash-flow, des états et balances comptables  Analyse horizontale étude des relations et corrélations, par l’examen des changements Ratios pertinents et comparaison des données de l’entité avec celles du secteur , analyse du contrôle interne et des risques Processus à partir de la description narrative, de digrammes, du manuel de procédures Cartographie des risques

Rapport intermédiaire – Provisoire: version quasi définitive, peut être transmis en tenant compte des révisions, s’il y a lieu, suite à la réunion précitée. Le client , l’entité, fait ses observations, soumis à l’avis de tout tiers intéressé . Si cabinet privé, réunion du cabinet d’audit avec l’entité pour examen et discussion du pré rapport ? Résumé: - Rapport de contrôle approfondi - Intermédiaire - Compte-rendu - Premier rapport résumé des conclusions et constats, Recommandations/Propositions -

Qui approuve ? Transmission pour approbation - Selon les pays, l’auditeur public transmettent leurs rapports pour approbation au Président de la République, au Premier Ministre, à des Ministres, ou à deux d’entre eux (Yémen au Parlement et au Président). Si approbation, notification de directives: Pour qu’un tel système marche, il faut que le système légitime ou donne une force juridique aux directives. C’est conforme au principe de la hiérarchie et de la coordination au sein de l’Exécutif… Mise en œuvre directive et compte-rendu: L’entité concernée rend compte de la mise en œuvre Suivi des directives et rapport sur le degré d’exécution des directives. Le bureau d’audit vérifie sur le terrain la réalité de l’exécution et fait rapport. Un inventaire peut être fait dans le rapport annuel public.

SUIVi EVLAUATION

initier sur cette base, un programme de prévention. Pour conclure, contrôler, c’est bien, penser stratégiquement pour agir ensemble et de façon intégrée, c’est encore mieux - Modélisation Rôles actuels en appui des structures d’Inspections – Institutions supérieures de contrôle Renforcement de l’Excellence et de la méritocratie dans la gestion publique Cadre légal et réglementaire + Pratiques de management + Pratiques et procédures d’audit d’enquête, de prévention et de détection + Dispositif de sanctions positives et négatives + Plateforme de partenariat et de coopération Formalisation par l’écrit de la politique de prévention et de détection des fraudes (comportement répréhensible, normes d’éthique attendus des agents en termes de valeurs, d’éthique, de conflits d’intérêt, d’interdictions, par exemple en matière de libéralités et cadeaux, etc.) ; L’intégration de la dite politique dans le plan de gestion des entités , l’identification des domaines potentiels importants de vulnérabilité, de risques et de fraudes, et de responsabilité; Discussion sur la politique dont le contenu doit être notifié aux employés et à toute nouvelle recrue ; l’exigence d’attestation de la part des employés qu’ils ont bien reçu le document de politique qui doit attester l'avoir reçu et lu. initier sur cette base, un programme de prévention.

En outre, des outils contemporains d’appui à l’exercice des missions Les:hotlines Whistleblowing forensic audit versus forensic audit ou/et vérification judiciaire construction en amont de systèmes de contrôle interne et de gestion des risques et l’audit des dits systèmes.

Je vous remercie de votre patience