Projet LE - BAP et validation des Paiements 15/01/2014

Schéma généraux de validation 15/01/2014 2

Schéma généraux de validation1/4  Participants : Benjamin, Pascal & Sébastien  Date : 20/12/2014  Eléments évoqués : Bon à payer (Paye, Factures) Validation des Paiements : –Récurrents (Paye Xotys Studio, Paye PeopleSoft, NDF, Factures) –Urgents (virements « TRD » ou émission de chèques)  Principe général à date : « opter pour la simplicité » 2 à 4 positions au maximum 2 positions maxi pour opérationnels  Eléments restant à évoquer : Bon à Payer Note de frais Projet réorganisation comptable LE 3

Schéma généraux de validation2/4  Bon à payer : 1.Dans certains cas, un « aiguilleur », salarié de la boite de production sera désigné pour orienter les factures vers le bon opérationnel. 2.Envisager le positionnement de seuils plancher de validation des producteurs (automatisables ?). 3.Sur certaines sociétés, les WF seront liés aux analytiques (Maximal, autres ?) 4.Pour Image & Compagnie & Aubes, voir si une délégation de validation serait possible pour éviter qu’un intermittent soit positionner comme valideur (faible en terme de contrôle interne dans le temps et peu pratique à gérer dans les systèmes). Projet réorganisation comptable LE 4 Chargé de Production « opérationnel » OU aiguilleur Chargé de Production « opérationnel » OU Chef Financier (RAF/DAF/DGA) Producteur Opérationnels Valideurs

Schéma généraux de validation2/4  Paiements (virements ou chèques) : 2 valideurs uniquement Lots habituels (paiements des échéances fournisseur, des payes intermittents,…) Chèques en urgence et virements « TRD » Spécifique Aubes & Images : étudier la mise en place d’une échéance complémentaire hebdomadaire avec valideurs RAF + Producteur Projet réorganisation comptable LE 5 Secrétaire Général Directeur Général Valideurs LE + Backup Valideurs LA RAF/DAF/DGAProducteur Valideurs LE + Backup Valideurs LE

Schéma généraux de validation4/4  Cas particulier de la Paye sur Xotys Studio: L’extrait de la Paye Studio sera effectué par la compta Trésorerie ; Une synthèse de la Paye sera validé manuellement par le RAF pour que le signataire du virement : –se désengage de la validation technique de la Paye intermittents –Valide simplement que le montant soit OK avec le justificatif validé par le RAF  A chiffrer et valider avec Bruno Capron : impact sur la quantité de lots gérés par le service Trésorerie et rôle et responsabilité Compta / Tréso si décentralisation des paiements à Boulogne. Projet réorganisation comptable LE 6