Comptabilisation et suivi des ventes Book DG : Chapitre 6 Comptabilisation et suivi des ventes

Sommaire Les Points forts les Principes Comptables des ventes « Comptant » Les Principes Comptables des ventes sur les clients en Compte le Processus de comptabilisation des ventes Le Processus de gestion des acomptes Les Principes généraux « différé » versus « Attente » Le Suivi et Gestion du recouvrement en Point de Vente Les Bonnes pratiques Point de Vente pour une bonne intégration Comptable. Le mode de comptabilisation des différés est plus souple pour les ventes, mais avec une responsabilité de recouvrement transférée en PDV…. …….au prix d’un changement fort pour les comptables Le remplacement d’Iris facilitera à terme la vie des comptables

Les Points forts L’ensemble des écritures de caisses sont interfacées automatiquement vers la comptabilité (ventes, encaissements, dépenses…) Le suivi des retards comptant est facilité par l’utilisation d’un compte « différé » géré directement par les PDV dans Aquazur. Suivi simple des marchandises mises à disposition clients en PdV grâce à l’utilisation d’un compte « attente ». Meilleure délégation en PdV pour le développement commercial via la gestion des « différés » qui nécessite néanmoins une mise sous contrôle manuelle du risque financier.

Principes Comptables des ventes « Comptant » Tout est autorisé dans AQZ mais il y a de bonnes pratiques à respecter Les comptes 411 300 hors « attente » et « différés » sont toujours à 0 L’ageing des comptes 411 300 « attente » et « différés » ne doit pas dépasser 30 jours, sous contrôle du Responsable PdV. Sur les ventes comptants, la responsabilité du bon recouvrement est supporté par les RPV et ATC.

Principes Comptables des ventes sur les clients en Compte Les ventes comptants «différées» et «en attente» non pas de sens pour les clients en compte, sauf à vouloir tolérer le contournement des règles de crédit Les ventes hors compte des clients en compte peuvent être gérées via le parrainage, sans nécessité d’utiliser les règlements «différés».

Processus de comptabilisation des ventes OPERATION QUOTIDIENNE Suivi des comptes différé et attente est à faire régulièrement (après régularisation des encaissements compta) Autonomie des PDV sur les remises en banque (y.c. sur chèque) (fonctionnement Paris ?) Clôture de caisse tous les jours sinon désynchronisation des écritures caisse et ventes => lettrage manuel Traquer les erreurs de caisse et trouver l’origine de l’écart

Processus de gestion des acomptes Principe : rembourser systématiquement un acompte : En cash ou chèque Si reprise sur une nouvelle Commande, selon le mode de règlement de la nouvelle Cde.

Principes généraux « différé » versus « Attente » DIFFERE ATTENTE Le PDV a en stock la marchandise commandée par le client ? Oui Non Le client a payé un acompte ? Le client a pris de la marchandise ? La facture est générée ? Oui immédiatement. Non, générée sur réception marchandise. Le client à payé sa marchandise ? Transfert de propriété effectué ? Le client n’a pas payé et le transfert de propriété a été fait. Client à suivre et à relancer jusqu’au paiement. Le client n’a pas payé mais le transfert de propriété n’a pas été fait. Client à prévenir pour récupération de la marchandise et paiement à réception.

Suivi et Gestion du recouvrement en Point de Vente Aquarel Aquazur Toutes les comptes comptants se comptabilisent avec les clients en compte dans le compte comptable : #411 100 La comptabilisation se fait par client comptant. Il existe des soldes pour chaque client comptant. VAP1 : 20€ VAP2 : 50€ VAP3 : 50€ ATC1 : 225€ PDV1 : 200€ Seuls les comptes comptants se comptabilisent dans le compte comptable #411 300 La comptabilisation se fait par mode de paiement. Pour cela de nouveaux comptes ont été créés et les clients comptants qui ont payés sont donc soldés VAP1 : 0€ - PdV1 : 0€ VAP2 : 0€ - Différé : 445€ VAP3 : 0€ - Attente : 100€ ATC1 : 0€ Le suivi des retards et le recouvrement se fait à partir des balances âgées par compte comptable en provenance d’ IRIS La comptabilité se retrouve simplifiée. Le suivi des retards et le recouvrement se font par le biais des états BO des différés et attentes par ATC. Conditions importantes : Suivi quotidien des fichiers externes en rejet dans IRIS. Suivi quotidien des écarts manuels de caisse Aquazur. Respect des « bonnes pratiques » en points de vente.

Bonnes pratiques PdV pour une bonne intégration Comptable Ne jamais saisir une commande comptant sur un compte générique, sans créer une fiche client formalisée (=> plantage interface IRIS) Toujours valider les Bons de Préparation avant la « clôture de caisse » pour les commandes livrées et encaissées. Lorsqu’on annule une CDV avec un acompte, le remboursement de l’acompte doit être immédiat avec seulement 2 modes de règlement possibles : Espèces (si < XX €) Chèque à émettre Pour les clients à terme, n’utiliser la case à cocher « comptant » que si le règlement est réellement effectué pour garantir l’intégrité comptable du compte client (411100). Pour éditer immédiatement une facture pour un client à terme, utiliser le bouton « facture ponctuelle » pour garantir l’intégrité comptable du compte client (411100). Point 2 : Le principe AQZ : l’encaissement est validé dès la saisie de la commande de vente => toute vente entamée doit être finalisé et passée en livraison le jour même (quitte à utiliser un mode de règlement différé)

Bonnes pratiques Back office pour une bonne intégration Comptable Saisir régulièrement et avant l’opération de clôture de caisse les « encaissements compta », sur directives de la compta Ne pas utiliser les « encaissements compta » en dehors des directives de la compta Les mouvements manuels de caisse hors régularisation de cash et dépenses du PdV ne sont pas légitimes. Le support de la comptabilité est toujours nécessaire. La clôture de caisse doit être obligatoirement faite quotidiennement Expliquer quotidiennement les écarts manuels de caisse Aquazur. (#658000) Traiter quotidiennement les fichiers de rejet de l’interface vers IRIS