Atelier régional sur le Suivi et Evaluation des programmes VIH/sida Système d’information sanitaire et S&E pour les programmes nationaux VIH/sida Atelier régional sur le Suivi et Evaluation des programmes VIH/sida CESAG, Dakar, Sénégal Du 07-02 au 18-02-2011 Notes du facilitateur Le module antérieur a discuté les indicateurs qui sont employés pour définir l'information stratégique qui sera utilisée pour surveiller et évaluer un programme/projet de santé publique. Aujourd'hui nous discuterons les systèmes d'information qui rassemblent des données et transforment les données dans l'information stratégique. Le système d'information sanitaire est un ensemble de systèmes et de sous-systèmes d’information. Le suivi et l'évaluation de programme/projet peuvent tirer profit de ces systèmes d'informations existants pour obtenir des données pertinentes pour le calcul des indicateurs.

Introduction Les systèmes d’information sanitaires constituent une source de données non négligeable pour le S/E qui peut en tirer profit pour obtenir des données pertinentes pour le calcul des indicateurs; Les systèmes d’information sanitaires de routine constituent les principales sources de données pour le Suivi des programmes nationaux VIH.

Objectif général L’objectif général du module «Système d’information sanitaire et S&E pour les programmes nationaux VIH/sida» est de faire acquérir aux participants davantage de connaissances sur le lien entre le Système d’Information Sanitaire et le S&E dans le processus de prise de décisions.

Objectifs spécifiques A la fin de ce module, les participants doivent être capables de: Définir le SIS; Décrire les liens entre SIS et S&E ; Analyser les principales forces et faiblesses d’un système d’information sanitaire par rapport aux données VIH/sida.

Plan de la séance Définition du SIS ; Rôle du SIS; Rappel de S&E; Composantes du SIS; Facteurs de performance du SIS; Liens entre SIS et S&E ; Forces et faiblesses des SIS. Notes de présentation: Ce module peut couvrir un ou deux 2 jours. Il est subdivisé en trois parties: Les généralités dans le domaine des sources d’information devraient aborder les définitions et classifications du système d’information sanitaire (SIS): routine/non-routine ; continu/non-continu ; services de santé/population Système d'information sanitaire de routine: services de santé, idéalement intégré au niveau du district système d'information sanitaire de non-routine : enquêtes de ménages (population), recensement… Liens entre les systèmes de données L'instructeur doit décider si on enseignera le module en un ou 2 jours. Puis, décrire les sous-systèmes/outils, liens entre les systèmes de données et questions de qualité de données…

Définition du SIS

Est-ce que ceci est un SIS? When we say a session about HIS Do we mean this? Piles of forms … data are not in usable format.

Définitions (1) Données: des faits bruts (non traités) collectés formant les bases de notre connaissance; Information: produit de la transformation des données par addition d’ordre, contexte et but; Système: c’est un certain nombre de composants/éléments qui travaillent ensemble pour atteindre un but; Notes de présentation Avant d’aller loin dans cette session, des définitions vous serons proposées afin d’établir une langage commun. Système: c’est un certain nombre de composants/éléments qui travaillent ensemble to atteindre un objectif commun. L’objectif en ce qui concerne le système d’information sanitaire est d’améliorer l’état de santé des populations par un soutien informationnel adéquat. Données: faits bruts sous forme de chiffres, lettres, codes etc … Information: données transformées dans un contexte ou une orientation donné(e). L'information peut être également définie en termes de ses attributs ou caractéristiques afin de créer le cadre dans lequel l’on peut juger sa signification et son utilité. Exactitude- l'information est précise (vrai) ou imprécise (faux). La pertinence - l'information est nécessaire et utile dans une situation particulière et peut changer dans le temps ou selon son utilisation. Complétude - couvre l'ensemble des données ou une partie. Promptitude l'information est disponible à temps. Coût-efficacité est le rapport entre les avantages d'utilisation de l'information et les coûts de la produire. Fiabilité le degré de stabilité exhibé quand une mesure est répétée dans des conditions identiques.

Définitions (2) Qu’est ce qu’un système d’information? « … Un système qui fournit un support d’information au processus de prise de décision à tous les niveaux d’une organisation » (Hurtubise, 1984) Qu’est ce qu’un système d’information SANITAIRE … un système qui fournit un support d’information pour le processus de prise de décision à chaque niveau du système de santé Notes de présentation: SIS = le système national d’information sanitaire qui comprend toutes les sources et méthodes de collecte de données (routine et non-routine) un système de données complet présentera les caractéristiques suivantes : -un ensemble approprié d'indicateurs opérationnels clairement définis ; -une variété de sources et types de données appropriés ; -des valeurs de référence et cibles pour chaque indicateur ; et -un plan, calendrier et budget de collecte des données. La conception d'un système de données diversifié est très importante.

Rôle du SIS Le SIS est la collecte de données sur l'état de santé, les interventions et les ressources; Le rôle du SIS varie selon le niveau du système de santé : Établissement sanitaire de base : Intégration entre les soins individuels, les interventions à base communautaire et la coordination avec les autres secteurs; Niveau district de santé: production d'informations à l'appui à la planification et à la gestion des services de santé; Niveau national : suivi de la performance des programmes/projets et Objectifs mondiaux (OMD, PEPFAR, Accès Universel)

Rappel sur les Définitions et rôle du S&E Le suivi est la surveillance ordinaire des éléments clés des résultats d’un programme/projet (généralement des apports et des résultats) par la tenue de registres, le reporting régulier; Le suivi aide les gestionnaires de programmes ou de projets à déterminer les domaines qui exigent un effort plus soutenu et à identifier ceux qui pourraient contribuer à une meilleure action; L’évaluation est l’examen ponctuel du changement dans les résultats visés du programme ou du projet L’évaluation tente d’associer un effet ou un résultat particulier directement à une intervention au terme d’une période L’évaluation permet donc aux gestionnaires de programme ou de projet de déterminer la valeur d’un programme ou d’un projet spécifique

Composantes et types de données produites par le SIS

Composantes du système d’information sanitaire (SIS) PRODUCTION D’INFORMATION à partir des besoins en informations Collecte de données INFRASTRUCTURE DE GESTION (1) Ressources du SIS (2) Procédures Transmission des données Traitement des données Analyse des données Utilisation de l’information pour la prise de décision

Caractéristiques d’un SIS Un SIS n’est pas statique, c’est un processus continuel d’adaptation en fonction des pressions internes et externes; Fait partie intégrale du système de santé; ou de tout projet/programme; Génère les données pour mesurer les changements du système de santé; ou de tout projet/programme.

Sous systèmes du SIS Surveillance Épidémiologique Comportementale Système d’Information de routine des services de santé Systèmes d’information de programmes spéciaux Système d’information administrative État civil Enquêtes des services de santé Enquêtes de ménages Recensements Recherche et études spéciales

Types de données du SIS Données de routine Données non routine

Enquêtes de Population Système d’information sanitaire: données pour la planification, le suivi et l’évaluation dans le secteur de population, santé et nutrition Non-Routine Routine TYPE UTILISATION Niveau National Aggreg. Statist. de Service Aggreg. Données de gestion Aggreg. Données Surveill Données financières Etat civil Décision de politique Planification stratégique Suivi de programme Surveillance de maladie Soutien Technique & Logistique Enquêtes de Population EDS Enquêtes de services De santé Méthodes Évaluation Rapide Planification) Management (Qualité/Efficience) Supervision (Performance) Surveillance de maladie Aggreg. Stat. Services Aggreg. Données gestion Sites Sentinelles Liste Observation Auto-Évaluation Niveau District Études Spéciales FS Client Dossier Client Dossiers Financiers Logistiques FSy registres, dossiers Données Commun. Gestion et suivi client Gestion unité de santé Planning travail/ de fin. Priorités Recensement Naissances et décès Dossiers Scolaires Registres ASC Recouvrement des coûts Gestion et suivi client Gestion logistiques Sensibilisation Communauté Commun.i Special

Forces et faiblesses des SIS A partir de votre expérience lister les forces et faiblesses de vos SISR

Malheureusement ... Malheureusement, dans beaucoup de pays, les systèmes d’information de routine (SISR) fonctionnent mal... Et sont inadéquats pour fournir des informations fiables nécessaires à la prise de décision.

Principaux problèmes des SISR Données non pertinentes et de pauvre qualité, et donc très peu utilisées pour la gestion des services de santé; Les services de santé ne sont pas liés à une population de référence; Centralisation de la gestion du système d’information; Manque d’infrastructures du système de santé;

Le résultat est… Absence d’échanges d’information entre les niveaux de gestion et entre les services de santé individuelle et de santé publique; Fragmentation du SISR en systèmes d’information “programmatiques” et verticaux.

Forces Existence de SISR dans tous les pays; Disponibilité de gestionnaires de données dans beaucoup de pays; Volonté d’harmonisation des outils de collecte; Volonté de simplification et d’harmonisation des systèmes; L’avènement du renforcement des systèmes de santé etc.

Facteurs de performance d’un Système d’Information Sanitaire

Qu’est-ce qui caractérise un bon système d’information? Production de données de bonne qualité: Exactitude, complétude et promptitude Utilisation continue des données pour améliorer les interventions du système de santé et l’état de santé Discussions sur les données du SIS; Prise de décisions à partir des données; Applications des décisions ou preuves d’application; Moyens indirects: affichages , bulletin etc. Comment améliorer la performance des systemes d ’information sanitaire de routine dans les pays en voie de développement? D’abord il faut produire des données de qualité, ce qui veut dire pertinents, fiables, et à temps. Mais, l ’expérience montre que même si on dispose de données de qualité, elles ne sont pas toujours utilisées. Il y a donc d ’autres facteurs que juste les facteurs « techniques » … .

Qu’est-ce qui influence la qualité et l’utilisation des données ? The most obvious determinants of performance relate to technical aspects of the system. The nuts and bolts of the system are typically where information system developers focus their energy. It’s where many feel the most comfortable. Technical determinants might include establishing a standard set of indicators. Well-designed data collection forms that streamline the amount of data collected. Well trained staff - able to fill those forms. And appropriate technology for data analysis, transfer, presentation and the like. Systems that are driven by technical aims and considerations can produce good quality data - robust technically, but there is no guarantee that these data will be used. That is why we consider additional determinants, such as the health system/environment.

Qu’est-ce qui influence la qualité et l’utilisation des données ? (1) Indicateurs Standardises Supports de collecte harmonisés Outil gestion informatique approprié Personnel formé Déterminants Techniques The most obvious determinants of performance relate to technical aspects of the system. The nuts and bolts of the system are typically where information system developers focus their energy. It’s where many feel the most comfortable. Technical determinants might include establishing a standard set of indicators. Well-designed data collection forms that streamline the amount of data collected. Well trained staff - able to fill those forms. And appropriate technology for data analysis, transfer, presentation and the like. Systems that are driven by technical aims and considerations can produce good quality data - robust technically, but there is no guarantee that these data will be used. That is why we consider additional determinants, such as the health system/environment.

Qu’est-ce qui influence la qualité et l’utilisation des données ? (2) Ressources Structure du système de santé Rôles, et responsabilités Culture organisationnelle Déterminants du Système et de l’organisation Yet, RHIS exist in the context of a country, a health system etc. These environmental factors create opportunities and can be threatening to RHIS performance. At one level there are factors related to infrastructure - roads, communication affect the timeliness and completion rates of reporting. The health system structure is a good example: vertical versus integrated - normative versus strategic planning. Organizational culture also matters. A district health information officer in S Africa mentioned the need to synchronize the ways in which the decentralized districts were now making decision - trying to use data, working as a team - with the traditional and somewhat autocratic approaches to decision making that take place in the Provincial capital and at national level.. In Tanzania, there is work underway to clarify job descriptions and specifically information related functions and expectations for various staff. Consistent and clear roles and responsibilities within the health system help information systems perform adequately.

Qu’est-ce qui influence la qualité et l’utilisation des données ? (3) Motivation Attitudes et valeurs Confiance Sens des responsabilités Déterminants comportementaux Finally, we consider the individual behavior of people who are meant to collect, manage and use data. Making a routine health information system work - can I say always? - requires changes in the way people behave. We talk often of promoting behavior change among clients of the health services. How often do we talk about (and apply behavior change strategies to) altering the actions and patterns of data collectors and users? People must be motivated to use data. If they value data, they are more likely to be concerned about its quality. We have heard that health workers and managers must TRUST data enough to make information-based decisions, and not fall back on traditional patterns of decision making - political and experiential. Well-trained workers must have the confidence to use data to make decisions. We heard about how peer-review in Ghana served as an impetus to improved data use. It is these behavioral determinants that are often the most difficult to understand and to tackle, and thus they remain the stumbling block for RHIS performance in many systems.

Qu’est-ce qui influence la qualité et l’utilisation des données ? (3) Collecte Transmission Complétude Stockage Analyses Contrôle de la qualité Affichage Feedback Processus du SISR Finally, we consider the individual behavior of people who are meant to collect, manage and use data. Making a routine health information system work - can I say always? - requires changes in the way people behave. We talk often of promoting behavior change among clients of the health services. How often do we talk about (and apply behavior change strategies to) altering the actions and patterns of data collectors and users? People must be motivated to use data. If they value data, they are more likely to be concerned about its quality. We have heard that health workers and managers must TRUST data enough to make information-based decisions, and not fall back on traditional patterns of decision making - political and experiential. Well-trained workers must have the confidence to use data to make decisions. We heard about how peer-review in Ghana served as an impetus to improved data use. It is these behavioral determinants that are often the most difficult to understand and to tackle, and thus they remain the stumbling block for RHIS performance in many systems.

Dans la présentation qui suit, je vous parle de l ’intégration des SISR...

Liens entre SIS et S&E Le SIS est un élément de soutien important pour le S&E; Le SIS de routine constitue la principale source de données pour le suivi des activités des programmes VIH; Le SIS non routine (enquêtes de population) produit des informations pour les dénominateurs de certains indicateurs

Conclusion Comment pouvons nous améliorer la performance des systèmes de santé? Comment élaborer un SIS standardisé et intégré?

D’un ancien système vertical ….. Vers un système moderne et intégré ….

M E R C I