Kit RACI méthodologie

Kit RACI - méthodologie - guide d’application Préparer une trame RACI vierge Commencer par remplir vous-même la fiche RACI Réunissez les intervenants du RACI Après explication (exemples), faites remplir la fiche en « live » Reprendre chaque activité et pointer les différences entre les intervenants entre eux , puis les écarts avec la cible en les écrivant par exemple sur un paperboard Présentation du RACI Cible Comprendre les raisons des écarts (interprétation, divergence sur les attentes, interfaces,….) – sur un paperboard Établir les actions permettant de coïncider avec la cible et de clarifier les rôles de chacun Valider sur le RACI l’engagement de chacun (signature) Remonter au niveau Centre les actions définies

Méthodologie - La logique Comprendre et s’approprier la liste des activités principales pour les Usines, et plus généralement sur le périmètre concerné Lister les intervenants En ciblant sur le Responsable de l’usine / du périmètre, indépendamment de son titre (RLM, RUO,…) Adapter le RACI en fonction de la taille de l’Usine En coïncidence avec le RACI Cible pour les Unités > 100 000 eqH ou pour les Unités de Production complète en EP > 25 000 m3/j En repositionnant les rôles opérationnels attendus avec les fonctions pour les unités plus petites Définir les actions d’ajustement de l’organisation et des responsabilités, et le calendrier de mise en œuvre

Quelques règles L’objectif est d’aller vers le RACI cible dès qu’il existe du personnel à demeure sur l’usine Pour harmoniser les organisations Quelques règles Eliminer “les contrôleurs qui contrôlent les contrôleurs” Promouvoir le travail d'équipe La précision à 100% n'est pas toujours de rigueur Autorité va de pair avec le «R »  Minimiser le nombre de "C" (Consulté) et de "I" (Informé) Tous les rôles et les responsabilités doivent être documentés et communiqués Affichage Écrits sur les interfaces (descriptif) Délégation formalisée avec modalités de suivi

Kit RACI - Les activités (EU/EP) # thème Activités principales Responsable USINE 1 Management Gérer les équipes attachées au contrat : animer les équipes, fixer les objectifs, évaluer les collaborateurs et proposer les évolutions salariales, développer les compétences des collaborateurs, mener les entretiens individuels, participer aux recrutements 2 Sécurité Valider et mettre en œuvre les plans d'actions sécurité du site. Contrôler leur exécution 3 Méthode / organisation Piloter la planification du travail des équipes locales dans l’Usine (EU/EP) 4 Proposer et mettre en œuvre les plans d'amélioration de la performance opérationnelle. Contrôler leur exécution 5 Opérations Garantir la conformité du fonctionnement du site avec nos obligations réglementaires et valider les réglages du process 6 Garantir la stricte application de nos obligations contractuelles 7 Mener les actions correctives sur les non-conformités 8 Gérer les crises (définir et mettre en œuvre les plans d'action, informer le client) 9 Valider les choix de maintenance 10 Proposer les plans de renouvellement 11 Valider le programme de travaux et les contrats de sous-traitance (Respect des accords cadres et de la politique d'achat) 12 Gérer les travaux avec les sous traitants 13 Commercial Piloter les relations avec le client 14 Identifier et proposer des motifs d'avenant, de prestations de service ou de travaux, participer aux négociations 15 Gérer au quotidien les relations avec les clients 16 Assurer les différents reportings 17 Présenter le Rapport Annuel à la collectivité 18 Finances Elaborer et présenter le budget de l’Usine (EU/EP) 19 Fixer les objectifs budgétaires et valider le plan de renouvellement 20 Piloter la gestion financière de l’Usine dans le cadre du budget objectif

Kit RACI – Les intervenants Qui a un rôle sur les activités de l’usine Les rôles peuvent inclure des personnes hors du service ou même hors de l'usine, le cas échéant Initiales des intervenants Responsable Usine point de départ indifférencié du niveau (MS, RUO, RLM)

Kit RACI – La cible pour les grandes Unités de production

Kit RACI – les zones d’ajustement pour les unités plus petites

Kit RACI - La méthode RACI pour palier des dysfonctionnements Exemples de situations rencontrées : Gestion et responsabilité non claires d'individus / Unités / Services Redondances ou activités non accomplies Activités retardées ou incomplètes Communication et/ou coordination inappropriée Rôles liés à la prise/approbation de décisions Questions comportant de nombreuses décisions Conflits internes et « pointage du doigt »  Réalisation de tâches/prise de décision au mauvais niveau Incapacité de gérer les interfaces

RACI - Analyse horizontale Si : Alors se demander : Pas de A L'activité est accomplie ? Certains rôles attendent peut être d'approuver, d'être consultés ou informés. Personne n'identifie leur rôle pour prendre l'initiative. Trop de A Est-ce un signe de nombreuses activités sans réel responsable ? Pas de R Pourquoi ? Il doit obligatoirement y avoir un “R.” L'approbation doit être ramenée au niveau le plus approprié Trop de R Y a-t-il des signes de confusion ? Du type "Je pensais que c'était toi qui l'avait !". La confusion peut être également attribuable au fait que chaque personne R a une optique différente sur l'activité ou comment elle devrait être réalisée. Trop peu de A Le processus doit ralentir pendant l'exécution de l'activité sur une base personnalisée ou la procédure n'est plus à jour et doit être simplifiée si nécessaire Beaucoup de C Tous les rôles fonctionnels doivent ils être réellement consultés ? Les bénéfices qui en découlent sont ils significatifs et justifient ils l'action ? Beaucoup de I Tous les rôles doivent ils être informés chaque jour ou seulement dans des cas exceptionnels ? Toutes les cases sont remplies Cela ne devrait pas se produire. Si elles le sont, trop de personnes sont concernées en général trop de C et de I.

Kit RACI - Méthodologie - Les grandes lignes Eviter les activités évidentes ou d'ordre général, ex: "participation à une réunion” Chaque activité ou décision doit commencer par un verbe d'action. Exemples : Evaluer Programmer Rédiger Enregistrer Déterminer Opérer Contrôler Préparer Mettre à jour Collecter Approuver Mener Développer Inspecter Former Publier Reporter Revoir Autoriser Décider Planifier Les verbes d'action impliquent un jugement

Responsabilité et donc décisions effective au niveau supérieur Exemple - RACI Responsabilités diluées (plusieurs R) Maintenance décidée en dehors de la STEP