Présentation des travaux de l’équipe 20 octobre 2015

SOMMAIRE Contexte du projet Explication des principes LEAN utilisés Étapes et jalons du nouveau processus Plan d’action État d’avancement des travaux FAQ Période de questions

CONTEXTE DU PROJET L’équipe OpérationL a eu pour mandat de réfléchir sur un projet d'optimisation du processus de négociation avec l'approche Lean dont les objectifs étaient les suivants : Améliorer la capacité et réduire le temps de réponse du processus; Optimiser et identifier les mesures de performance du processus. Identifier les rôles et responsabilités

CONTEXTE DU PROJET Limites du Processus Inclusions Début : Transmission du dossier par les comités (CMAI, CDSA) Fin : Annexes 2 et/ou 4 déposées Inclusions Organisation et planification des activités des processus de suivi (reddition de compte, etc.) L’attribution Calendrier de production Rôles et responsabilités Différents comités Toutes les régions de la GACEQ

CONTEXTE DU PROJET Exclusions Contraintes Les systèmes informatiques Structure organisationnelle Activités dans les établissements Processus d’approbation de la direction Processus touchant les comités (CDAI, CMAI) Contraintes Respect de la règlementation, des exigences ministérielles, du contrat de travail Aucun compromis client Budget (2 000$) Implantation en 8 semaines Aucun ajout de personnel

CONTEXTE DU PROJET Objectifs du projet Diminuer le délai du processus de 20 % (rigueur d’implantation de 75 %) Délai du processus actuel de 395 jours (fiche de contrôle)

APPLICATION DES CONCEPTS LEAN Travail standard (Poka Yoke) Processus à Jalons (Principe régulateur) Cellule de travail (Loi de little) Flux tiré et unitaire (Gestion du goulot) Gestion visuelle (Kanban) Zéro défaut (5S des espaces virtuels)

ÉTAPES ET JALONS DU NOUVEAU PROCESSUS Mandat 7 semaines Jalon 2 Analyse Mandat 20 semaines Jalon 3 Élaboration Négo 14 semaines Jalon 4 Élaboration AO 3 semaines Jalon 5 AO en cours 6 semaines Jalon 6 Analyse/évaluation Soumission 9 semaines Jalon 7 Préparation du Contrat 1 semaine Jalon 8 Contrat émis 4 semaines

ÉTAPES ET JALONS DU NOUVEAU PROCESSUS Principaux changements Harmonisation/standardisation Prise en charge des dossier Répartition de la charge de travail Le travail en équipe Les mandats Résultante Amélioration de 66% de la valeur ajoutée au client Diminution du temps de passage de 40% Bénéfices organisationnels

PLAN D’ACTION 1 – Établir un mécanisme de priorisation et de planification des dossiers 2 – Harmoniser de l'arborescence et de la classification des dossiers 3 – Automatiser la consolidation d'Excel et la validation de canevas 4 – Définir le nouveau mémo pour les établissements et le canevas client 5 – Standardiser les courriels du LAC et de Lotus 6 – Mécanisme d'information des clients lors des modifications de stratégies 7 – Standardiser la reddition de comptes et les données contractuelles 8 – Standardiser l'analyse de données (moulinette) 9 – Standardiser le processus d'approbation des DAO

PLAN D’ACTION 10 – Modifier la base de données de la «moulinette » 11 – Identifier le nombre de dossiers par jalon et concevoir un aide-mémoire 12 – Modifier le calendrier de production 13 – Création des équipes de travail conformément au processus 14 – Préciser les rôles et responsabilités 15 – Standardiser l’adjudication, l'évaluation et les mécanismes d'exception 16 – Établir un mécanisme d'amélioration continue 17 – Trouver un mode de transmission de l'information des AO aux clients

D’AVANCEMENT DES TRAVAUX ÉTAT D’AVANCEMENT DES TRAVAUX Liste des travaux en cours.

PROCHAINES ÉTAPES

FAQ

QUESTIONS