ORGANISATION ET PROCESSUS : AUDIT DE WEDUS.ORG Bertrand Baudinet Mickael Metesreau Stéphane Kahn Adrien Perret

S OMMAIRE Présentation du Projet Wedus.org Le sujet de notre audit Notre organisation Nos suggestions d’améliorations Bilan Personnel

W EDUS. ORG C ’ EST QUOI ? Favoriser l'éducation dans les PED Système d'intranet Accéder et échanger Encyclopédies, cours, … Forums, boite mail, … Une solution adaptée à leurs besoins : Fonctionnement en interne Synchronisations en différées Coûts de connexions à internet réduits de 90% Objectif : créer une communauté Dynamiser le forum Proposer de nouveaux cours,...

S ES PRINCIPAUX ACTEURS Ses clients : Les Centres Wedus.org Le pôle solidar-IT Ses partenaires : solidar-IT Les centres Wedus.org Ses produits de sortie : Formations (solidar-IT et centres) Portail communautaire Système d’exploitation

SES PRINCIPAUX FLUX D’ÉCHANGES Ses flux d’échanges : Membres de Wedus.org Système d’exploitation Portail communautaire Communication sur le projet Formations Solidar-IT Retours formations reçues Retours installation du portail Retours administration du système d’exploitation dans les Centres Centres Wedus.org Retours sur le système Wedus Retours sur l’administration du système

U NE STRUCTURE ORIGINALE Wedus.org était organisé en 3 pôles : Pôle Développement : Développement de l'intranet : composé de développeurs et de designers Pôle Wedux : Créer et maintenir les OS clients et serveurs Administrer les serveurs Wedus.org. Pôle Communication : Contacter les centres où le projet est installé Rechercher et entretenir des partenariats Assurer la visibilité du projet Former et gérer la communauté

U NE NOUVELLE ORGANISATION Une nouvelle structure : « virtualisation » des pôles Chef de projet détermine, assigne et propose les tâches Utilisation d'outils informatiques tel que Trac et Milestone Avantages Motiver les acteurs Améliorer la polyvalence des membres Permettre à tous de comprendre les différents aspects du projet Multiplier les interactions entre les acteurs Inconvénients Communication interne difficile Gestion des membres complexes

LES INTERACTIONS ENTRE LES PÔLES Interactions entre les acteurs : Dans l'ancienne structure par pôles Interactions très faibles et concentrées entre le chef de projet et les différents chefs des pôles Dans la nouvelle structure Interactions beaucoup plus nombreuses entre tous les membres Trouver l’équilibre entre processus et liberté

L ES PROCESSUS DE WEDUS. ORG Répartis entre les différents pôles

N OTRE PROCESSUS Analyse de l’existant : accueillir la communauté Modification du site Web : orienté vers la participation des utilisateurs Code source sous licence GNU/GPL Ouverture de Trac (plate-forme de gestion de projet Analyse de l’existant : créer la communauté Contacts de sites de communauté libre, de cours en ligne,... Contacts de forums Processus de Création d'une Communauté Processus non établi De plus en plus important Objectifs de cet audit Faciliter la création d’une communauté Travail utile à l'association

U NE ÉQUIPE BIEN ORGANISÉE (1/3) Création d’un googlegroup (système d’échange) Une démarche précise Responsable du groupe contacte chef de projet du pôle Propose une réunion Réserve une salle auprès de l’administration Donne un ordre du jour Date validée par le responsable du pôle Préparation de la réunion Envoyée à tous les membres par le responsable du groupe Chaque membre prend des notes : ne rien oublier Responsable du groupe rappelle L'ordre du jour de la réunion précédente La durée de la réunion Les points à aborder

U NE ÉQUIPE BIEN ORGANISÉE (2/3) Il mène la réunion Faire participer tout le monde Respecter l'ordre du jour et les horaires proposées Ne pas surcharger la conversation : deux membres seulement posent les questions au responsable A la fin de la réunion Remerciement Futur entretien évoqué Après la réunion Collecte des notes par le responsable Rédaction du compte rendu avec tout le monde Envoie au googlegroup et au responsable de Wedus.org par le responsable Evocation de l'ordre du jour de la prochaine réunion par le responsable

U NE ÉQUIPE BIEN ORGANISÉE (3/3) Googlegroup regroupe Les comptes rendus Les diagrammes Les rapports Responsable du groupe Suit l’évolution du travail Définis les tâches qu’il reste à faire Les distribue entre les membres du groupe Respecter le planning : deadline précises Contact avec le chef de projet Wedus.org Le tenir au courant de l’avancement de notre travail Envoie les rapports

N OTRE OBJECTIF : SATISFAIRE LE CLIENT Le chef de Projet Wedus.org Envoie du rapport final Enquête de satisfaction Des critiques constructives Des critiques très encourageantes Mieux cibler le client de Wedus.org Enquête de satisfaction client Envoyée aux administrateurs de Wedus.org Une seule réponse : problème dans la communauté Globalement satisfait sauf du dynamisme de la communauté Soutien du bureau d’EAH Modifier les formations données par Wedus.org à solidar-IT Améliorer la communication sur le pôle Wedus.org

Q UELQUES IDÉES D ’ AMÉLIORATIONS (1/3) Communauté divisée en trois parties Développement du portail Professeurs Centres Wedus.org Développement et éducation Utiliser les communautés existantes EFREI : noyau de la communauté Moyens à mettre en œuvre La communication Développer communication interne et externe à l’école

Q UELQUES IDÉES D ’ AMÉLIORATIONS (2/3) Passionner les futurs membres Communiquer sur les résultats Adapter le portail pour que chacun puisse l’utiliser pour une utilisation personnalisée Créer un sentiment de groupe Interface plus attirante et plus claire Partie communication Partie développement Permettre l’enregistrement des membres ou de rester anonyme Faciliter la discussion entre les membres

Q UELQUES IDÉES D ’ AMÉLIORATIONS (3/3) Centres Wedus.org La communication Permettre aux centres de contacter l’équipe facilement Eviter la suppression du système Wedus.org Mieux former les convois Expliquer l’intérêt de Wedus.org aux centres Eviter la concurrence entre les professeurs et le portail Problèmes de communications entre les centres Suivi des centres par solidar-IT Meilleure synchronisation

P OUR FINIR … Découverte de l'organisation d'une association Plan technique Utilisation et création des différents diagrammes Analyses d’un processus Plan humain Organisation d'un travail collaboratif Organisation de réunions Mise en évidence de l’importance de la communication Meilleure connaissance de l’association Membres du projet impliqués dans l’association Suivi de la mise en place du processus après ce projet