Outils et méthodes Guy Wormser 16 Octobre 2015

Principes généraux Pour un fonctionnement aussi efficace que possible, le Conseil Académique aura besoin de plusieurs outils informatiques performants Règle : Tous les outils fournis par l’un des membres de l’Université Paris Saclay sont des outils de l’Université Paris-Saclay Les outils nécessaires: Page web centrale Secteur « intranet » Préparateur de réunions (Réunions plénières, commissions, GTs) : déroulé, accrochage des documents Vote électronique du Conseil ou de ses commissions Forums de discussion et d’information Système audio et/ou vidéo pour les réunions à distance Adresses génériques, listes de diffusion

Page web centrale IL nous faudra développer un mini-site web contenant: Notre organisation (composition, bureau, commissions, GT,..) Le CR de nos réunions Nos avis et motions Les documents publics Les liens utiles Les contacts L’Université Paris Saclay nous fournira le cadre et une personne chargée de l’interface : à nous (mini GT au niveau du bureau?) de préciser notre architecture, de le remplir et de le tenir à jour

Secteur intranet Protégé soit par mot de passe soit par liste des membres Il contiendra nos documents de travail et tous les documents que nous recevons de l’Université Un tel espace vient d’être créée pour le Conseil d’Administration. Nous demanderons donc à bénéficier d’un clone

Préparateur de réunions INDICO ! Outil développé par le CERN, serveur hébergé par le LAL mais accessible à tous Simple et efficace!

Adresses génériques à utiliser uniquement pour les messages à caractère confidentiel pour s’adresser à l’équipe des Vice Présidents il s’agit d’une liste archivée accessible via Chaque GT/commission aura une telle liste Au cas où : pour joindre le président

Forums de discussion et d’information Il s’agit d’essayer de répondre du mieux possible à la question : comment communiquer avec la communauté! RENATER propose des forums pouvant gérer des dizaines de milliers d’inscrits. Proposition créer un forum à INSCRIPTION VOLONTAIRE pour toutes celles et tous ceux désireux de recevoir des nouvelles du CAC et de lui faire remonter des commentaires Ceci est déjà disponible : Reste à transmettre via les établissements l’existence de cet outil et à encourager l’inscription de ceux qui le souhaitent Diffusion CR, Newsletter, annonces diverses,etc… Possibilité de créer de tels forums pour chaque commission spécialisée

Vote électronique du Conseil ou de ses commissions Nous aurons souvent à approuver avis ou motions en dehors de nos séances. Deux cas à considérer : Le vote doit être secret, soit parce qu’à caractère individuel ou demandé comme tel : pas d’outils disponibles officiels, plusieurs solutions existent sur Internet (LimeSurvey,etc..) Fonctionne avec des tickets envoyés aux Conseillers Vote non secret : par exemple simple avec indication du vote OUI ou NON dans le titre et SUJET bien formaté pour faciliter le dépouillement

Systèmes audio ou vidéo AudioConférences/Vidéo RENATER : à conseiller Vidyo/Webex,… Numéros FranceTélécom

Les Suppléants des « Usagers » Sachant que les élections ont désigné un suppléant pour chaque titulaire usagers, il est proposé que : Un suppléant remplace son titulaire en cas d’absence sans formalité particulière. Le suppléant a dans ce cas tous les droits du titulaire, il peut recevoir un pouvoir Si par contre son titulaire est présent, le suppléant peut assister aux séances du Conseil mais de façon entièrement passive : il ne prend pas la parole, il ne vote pas, il ne reçoit pas de pouvoir Un suppléant ne peut remplacer que son titulaire.

La transmission des documents Dans toute la mesure du possible, il est proposé d’éviter de joindre des pièces attachées dans les messages à l’ensemble du Conseil (ou dans une commission). Les documents seront plutôt mis sur une page web (indico ou dans notre espace de travail) et référencé par un pointeur Cela permet de retrouver plus facilement les fichiers et évite les filtres existant dans certains établissements. Cela rend également plus commode la diffusion de gros documents