Les enquêtes de l’Observatoire Cegos Radioscopie des assistantes : l’évolution du métier, l’impact des nouvelles technologies et les relations avec la génération Y 21 avril 2011

Méthodologie de l’enquête L’Observatoire Cegos et l’association European Management Assistants (EUMA) ont réalisé une grande enquête auprès des assistant(e)s. La passation du questionnaire s’est déroulée en ligne du 11 au 30 mars 2011, auprès de 542 assistant(e)s en activité. Les hommes ne représentant que 1% de l’effectif interrogé, nous avons pris la liberté, par souci de commodité, d’utiliser le mot « assistant » au féminin. Les caractéristiques des assistantes interrogées Statut Fonction Niveau de formation initiale Ancienneté dans le métier

1- une ambiance de travail dégradée ?

Des assistantes satisfaites de leur situation mais qui souhaitent évoluer Les plus satisfaites sont les moins de 30 ans et les moins satisfaites les 40-49 ans. De même pour l’ancienneté, les plus récentes dans le métier se disent plus satisfaites. Celles qui aspirent le plus à la prise de responsabilités sont les plus jeunes, les plus récentes dans le métier, les statuts et niveau de diplôme les moins élevés.

L’ambiance de travail s’est dégradée, les relations avec les managers sont identiques Si l’ambiance de travail semble se dégrader ce n’est visiblement pas la faute du manager avec lesquelles elles s’entendent plutôt bien. Assistante et manager semblent avoir développé une solide relation de collaboration. Les difficultés vont-elles jusqu’à renforcer la solidité de ce tandem ?

2 – une montée en compétences favorisée par les nouvelles technologies

Le statut de spécialiste de la bureautique est renforcé par les évolutions technologiques C’est parmi les plus jeunes et dans les entreprises de moins de 50 salariés que l’on rencontre le plus d’assistantes ayant une vision optimiste (seulement 15% estiment que le statut de spécialiste est en perte de vitesse). A l’inverse, les assistantes ayant 11 à 20 ans d’ancienneté (45% statut renforcé) ont une vision plus pessimiste.

Les outils Web 2.0 font partie du quotidien des assistantes, quel que soit leur âge Les outils de travail collaboratif et à distance semblent bien répandus dans les entreprises. - On note une bonne amorce d’utilisation d’outils nécessitant une démarche personnelle : newsletters (54%), réseaux sociaux (16%), blogs et wikis (14%), flux RSS (10%). - Contrairement à ce qu’on pourrait penser, l’âge n’a que peu d’influence dans l’utilisation des outils du Web 2.0. Seul l’abonnement aux réseaux sociaux reste l’apanage des moins de 30 ans

Des assistantes plus efficaces qui en profitent pour monter en compétences 88% des assistantes affirment que les outils mis à leur disposition leurs permettent de gagner en temps et en efficacité Les évolutions apparaissent essentiellement comme un moyen de gagner du temps sur des tâches basiques et de se consacrer à des activités plus valorisantes déléguées par le manager.

3 - un rôle clé vis-à-vis de la Génération Y

L’arrivée de la génération Y dans les entreprises est plutôt une opportunité pour les assistantes Les réponses sont contrastés selon la typologie des répondantes. Cela est davantage vécu comme une opportunité : dans les entreprises de plus de 1000 salariés (54% contre 39% dans les entreprises de moins de 50 salariés), chez les moins de 30 ans (54% contre 41% pour les 50 ans et plus) chez les plus diplômés (57% pour les Bac+3à5 contre 35% pour les Bac et inférieur au Bac) chez les moins de 6 ans d’ancienneté (54% contre 36% pour les plus de 20 ans d’ancienneté) chez les secrétaires et assistantes spécialisées (52% contre 39% pour les secrétaires et assistantes de direction). Pour plus d’un tiers (37%), cela ne constitue pas un changement.

La génération Y fait évoluer le métier d’assistante Les assistantes ont pris conscience que l’arrivée dans l’entreprise de cette nouvelle génération bouleverse leur univers de travail.

L’assistante, un lien entre la génération Y et l’entreprise L’arrivée de la génération Y est vécue comme une opportunité. L’assistante se voit un rôle particulier à jouer auprès d’elle et notamment par l’apport de la connaissance de l’entreprise, de sa culture et de ses codes. Elle a aussi un rôle à jouer auprès de managers plus âgés pour les accompagner dans le management de ces nouveaux collaborateurs.

4– L’assistante garante de l’information et de la maîtrise du temps

L’assistante conserve son rôle de garante de l’information 6 assistantes sur 10 déclarent conserver leur rôle de garant de l’information, principalement en synthétisant l’information et en assurant le suivi des dossiers. Viennent ensuite des tâches de recherches et de veille, puis d’organisation et la mise à disposition de l’information. Plus les assistantes sont jeunes et récentes dans le métier (70% pour les moins de 30 ans et pour les moins de 6 ans d’ancienneté) et plus elles disent conserver leur rôle de garantes de l’information.

L’assistante maitresse du temps… Malgré les outils de gestion du temps électroniques, 2 assistantes sur 3 déclarent avoir encore un rôle majeur dans ce domaine.

Les assistantes se disent favorables au télétravail… même si elles le pratiquent peu

Le télétravail : un surcroit de travail, mais aussi un moyen de concilier vie professionnelle et vie privée Les moins de 30 ans (27%) et les moins de 5 ans d’ancienneté (27%) voient davantage le télétravail comme un fil à la patte. Paradoxalement, parmi les personnes qui n’ont pas la possibilité de télétravailler, ce sont les moins de 30 ans les plus demandeuses (73% contre 58% pour l’ensemble des répondants).

5 – Des assistantes optimistes pour l’avenir

Évolution du métier d’assistante : 1/3 le voit évoluer vers le développement du statut d’indépendant 30% imaginent l’avenir du métier vers le développement d’un statut d’indépendant. Celles qui l’envisagent travaillent actuellement dans des entreprises de moins de 50 salariés, elles ont entre 30 et 39 ans, ont un diplôme de niveau Bac+2 et ont moins de 6 ans d’ancienneté dans le métier

La dimension humaine restera incontournable dans le métier d’assistante Le rôle d’accueil, le contact humain et l’aide apportée à tous ne seront pas remis en cause quelles que soient les évolutions pour 87% des répondants. Viennent ensuite un rôle de coordination et de communication pour 64% et sa connaissance de l’entreprise pour 63%.

L’avenir du métier : une vision plutôt optimiste Cette conclusion plutôt optimiste quant à l’avenir du métier est bien en phase avec les réponses aux premières questions de ce questionnaire : Le statut d’assistante est renforcé par la diffusion des TIC ; L’arrivée de la génération Y est une opportunité pour l’assistante qui a un rôle particulier à jouer vis-à-vis d’elle ; L’assistante conserve son rôle majeur dans la gestion de l’information et du temps.

Quel avenir pour le métier d’assistante ? Les personnes ayant une vision plutôt optimiste de l’avenir du métier d’assistante le voient évoluer vers (par ordre décroissant des réponses) : Davantage de responsabilités, d’autonomie et de polyvalence. La spécialisation dans un domaine : juridique, ressources humaines, management de projets ou d’équipe, etc. Un véritable rôle de bras droit ou d’adjoint. Un rôle de relais accentué dans la communication entre services et avec les interlocuteurs extérieurs. L’évolution vers le métier d’Office Manager. Les personnes ayant une vision plutôt pessimistes de l’avenir du métier évoquent (par ordre décroissant des réponses) : La régression vers des tâches administratives ou de secrétariat basique : « un métier de petite main pour des travaux ennuyeux », « un métier qui touche à tout et qui n’avance à rien ». Un assistanat à deux vitesses avec des personnes titulaires de postes intéressants et valorisés et d’autres réalisant dans l’ombre des tâches peu variées et non valorisantes. Voire une mort lente du métier. Les conditions de l’évolution du métier Plus de 5% des personnes estiment que l’évolution dépend en grande partie du manager ou du contexte professionnel Près de 4% des personnes estiment que l’évolution du métier dépend d’elles-mêmes et de leur capacité à s’adapter aux nouvelles conditions d’exercice de leur métier.

ANNEXE

Taille des entreprises Implantation géographique Caractéristiques de l’échantillon Secteur d’activité Taille des entreprises Implantation géographique Sexe des répondants