CQP Chef d’Agence Négoce Contrôle de Gestion 02 Septembre 2009

RAPPEL ORIGINE CONTRÔLE GESTION (1987) Schéma général organisation négoce VM AGENCES Contrôleur de Gestion Assistante Marketing DR DR DR DR DR DR DG Menuiserie DG Négoce DG Béton RAPPEL ORIGINE CONTRÔLE GESTION (1987) - Situations faites par le chef comptable - Méfiance de la part des agences COMMENCER PAR LES AGENCES ( NE PAS OUBLIER DE LES VALORISER) Le schéma s ’anime de bas en haut :  donner à chaque niveau le nom des interlocuteurs concernés  Illustrer succinctement les missions de chacun. Reporting+ Contrôleur de Gestion Négoce DIRECTOIRE

Les principales missions du contrôleur de gestion en région 1 - Relations avec les agences Méthodes :  Conseils dans l ’organisation  Contrôles des procédures  Relances clients Chiffres :  Budget, Plan à 3 ans  Tableaux de bord  Inventaires, etc… 2 - Relations avec la D.R.  Échanges quotidiens sur la vie des agences ( Problèmes à régler, suivi tableaux de bord etc..) 3 - Relations avec le Siège A chaque grande mission abordée, avant de révéler quels en sont les détails  faire participer les C.A. et adjoints. A dire et/ou écrire : L ’Assistant de Gestion = Aide et Conseil. Ce n ’est donc pas un CENSEUR. A dire aussi : L ’Assistant de Gestion n ’a pas à faire le travail qu ’une Agence ne fait pas. Exemple : Aide et contrôle des factures d ’achat, Administratif, etc…  Reporting mensuel ( pluris, situations,stocks )  Clôture bilan ( 31/03 30/06 30/09 et 31/12 )  Infos diverse etc... 9 h 15

Les principales missions du contrôleur de gestion Négoce Groupe 1- Relations avec les contrôleurs de gestion en Région  Formation et soutien si nécessaire  Coordination et planning  Contrôle de cohérence situations régions et globales 2- Relations avec les Directions Régionales  Participe à la réunion mensuelle du comité de direction négoce  Participe à l ’élaboration des budgets  Intervention ponctuelle en agence suivant les demandes  Formation des nouveaux chefs d ’agence et CQP chefs d’agences  Aide à la mise en place de nouvelles procédures 3- Relations avec le Siège A chaque grande mission abordée, avant de révéler quels en sont les détails  faire participer les C.A. et adjoints. A dire et/ou écrire : L ’Assistant de Gestion = Aide et Conseil. Ce n ’est donc pas un CENSEUR. A dire aussi : L ’Assistant de Gestion n ’a pas à faire le travail qu ’une Agence ne fait pas. Exemple : Aide et contrôle des factures d ’achat, Administratif, etc…  Centralisation des infos remontées par les régions (Serv.Reporting )  Analyse et synthèse des différents tableaux de bord  Suivi des procédures Movex en collaboration avec l ’informatique  Interlocuteur des CAC pour les clôtures des bilans (30/06 et 31/12 )  Études diverses 9 h 15

Auto-évaluation règles de gestion BILAN ET SUIVI Maîtrise et priorités des sujets à aborder Aide du contrôleur de gestion de Région pour le suivi LES REGLES DU JEU Objectifs Expliquer comment peut être organisé le suivi de la formation par un accompagnement de l ’adjoint à plusieurs niveaux. Règles du jeu : le triangle Si l ’une des composantes s’hypertrophie ce sera au détriment des deux autres donc : 1 - Participation = échanges 2 - Respect de la parole par rapport à l ’opinion des autres (savoir écouter) 3 - Droit de chacun à la critique à condition que celle-ci soit constructive 4 - Equité 5 - Pas de cas particuliers 6 - Pas de recette miracle 7 - Études de cas concrets voire simulés 8 - Horaires et pauses (donner les détails pratiques d ’organisation : Où pour les pauses et combien de temps, où pour les déjeuners et combien de temps. Horaires précis) 9 - Pas de cigarette (pause) 10 - Pas de tel portable (pause) Expression Temps

La gestion chez VM LES OBJECTIFS LES THEMES ABORDES 1  Prendre conscience de l ’importance des procédures VM pour une bonne maîtrise de son agence. 2  Lire, analyser et décider, grâce aux tableaux de bord, véritables outils de management (et d ’information pour l ’agence) LES THEMES ABORDES 1  Le chef d ’agence et l ’informatique. 2  Le compte d ’exploitation et les tableaux de bord  1  Dire que l ’on peut aussi CORRIGER LES DYSFONCTIONNEMENTS EXISTANTS  2  Donner quelques exemples : Lecture d ’un tableau de bord  Analyse spécifique (estimation ou évaluation des conséquences)  Détermination des causes  Solutions.  Présentation du contenu de la formation étayée de quelques illustrations succinctes. 3  Budget agence et Plan à 3 ans 4  Gestion des stocks 5  Les procédures Ventes Achats 6  Inventaire Physique 8h30

I . Le Chef d’Agence et l’Informatique 1 - Le rôle du chef d ’agence  Avoir un comportement moteur et exemplaire dans l ’utilisation de l ’outil informatique  Bien connaître les procédures : Clients Achats Ventes Inventaire afin d’être le garant de la bonne utilisation de l ’outil informatique Déceler les dysfonctionnements et anomalies 1 - Rôle du chef d ’agence Exemple : les bons de commandes informatiques et non plus manuels Illustrer ce que la « non-exemplarité » peut induire dans les comportements de l ’équipe. Étayer d ’exemples : anomalies, dysfonctionnements, suivi, etc... Mettre en œuvre les actions préventives, voire correctives si nécessaire et assurer un suivi efficace

Déroulé avec explications II – Le compte d’exploitation et les tableaux de bord  a) Les pluriannuelles Périodicité : mensuelle Contenu : Chiffre d ’affaires et marge commerciale TENDANCE CA ET MARGE CORRIGEE b) Le stock théorique en coût standard et Fifo  Ca et Marge commerciale corrigée  Suivi des écarts quantitatif et valeur Laisser les participants réfléchir 5 ’ aux outils de gestion pluriannuels  Déroulé avec explications Exemples  Détermination des écarts d’inventaire  Suivi évolution du Fifo par agence 15h20

Synthèse au paper board II – Le compte d’exploitation et les tableaux de bord  c) Les statistiques commerciales sur MOVEX Périodicité : mensuelle Contenu : Activité par famille de produits Atc (clients,famille produit,articles) clients (famille produits + articles ) Activité par mode de vente Stats porte-feuille cde client Analyse des ordres de distribution (écritures internes) Faire travailler les participants en sous-groupes afin qu ’ils mettent en évidence les différents outils statistiques venants du siège, leurs périodicités et leurs contenus  Synthèse au paper board Déroulé sous forme de validation ou correction avec démonstrations toujours agence de St Gilles * NOUVEAU EN AGENCE : MSSTAT Pause 15 ’ 15h45

II – Le compte d’exploitation et les tableaux de bord  d) Les statistiques commerciales à partir de l’outils Décisionnel Périodicité : hebdomadaire ou mensuel Contenu : Activité par famille de produits CA par atc clients mouvementés par atc Activité par mode de vente CA pro et part par groupe familles Faire travailler les participants en sous-groupes afin qu ’ils mettent en évidence les différents outils statistiques venants du siège, leurs périodicités et leurs contenus  Synthèse au paper board Déroulé sous forme de validation ou correction avec démonstrations toujours agence de St Gilles  CA par groupe et catégories clients CA libre service et indispensables CA hebdomadaire par établissements  Palmarès clients Pro  Comparatif Ca hebdo N et N-1 Pause 15 ’ 15h45

Distribuer St Gilles négoce (8 p) II – Le compte d’exploitation et les tableaux de bord e - La situation comptable 2 types Récap situation comptable avec ajustement et projection fin d ’année La situation comptable détaillée Pour l ’animation  La simplifiée Distribuer St Gilles négoce (1 p) Niort BPE (1)  La complète Distribuer St Gilles négoce (8 p)  Réflexion et analyse (5 ’)  Lecture, explications, commentaires (10 ’) 16h45

III – L’élaboration du budget d’une agence 1 - Pourquoi élaborer un budget par agence ?  C ’est un outil prévisionnel de réalisation qui permet une analyse commerciale et budgétaire des résultats  Il est élaboré en tenant compte de paramètres importants, tels que :  l ’environnement concurrentiel  les actions commerciales  les investissements prévisionnels, etc… Faire réfléchir les participants (5 ‘)  Dérouler avec le micro. Ex : environnement concurrentiel => POURQUOI actions commerciales =>DEFINIR investissements prévision=>ENGAGEMENT GROUPE A dire : LES BASES DU FUTUR INTERESSEMENT SONT CALCULES D ’APRES LES BUDGETS N+1 et LES RESUTLATS DE N. Rappeler comment une société fixe les objectifs (diapo suivante)  C ’est le principal outil de pilotage et de référence du chef d ’agence, du D.R., mais aussi de la D.G.

III – L’élaboration du budget d’une agence La saisonnalité du chiffre d’affaires et de la marge Périodicité : 1 fois/an  début d ’année Contenu : Référence sur la marge des 3 dernières années N - 3 : 25 % N - 2 : 25 % N - 1 : 50 %  Laisser les participants s ’exprimer sur le critère a) puis dérouler (5 ’)  La saisonnalité du chiffre d ’affaires et de la marge  Distribuer ou retroprojeter le doc VM St Gilles pour lecture et commentaires par les participants  Temps 15 ’ * Il faut que la saisonnalité du premier semestre soit > à 50 % du chiffre d ’affaires annuel (sauf exception) 15h00

III - Plan à 3 ans Pourquoi un plan à 3 ans ? 1 - Avoir une vision à moyen terme de l ’entreprise 2 - Recenser les investissements des agences et des futurs projets 3 - Permettre de voir notre capacité de financement pour étudier les développements en interne et les futures acquisitions 4 - Permettre d ’affiner la stratégie de l ’entreprise Avant de dérouler les points 1 à 4, faire réfléchir les participants pendant 5 ’ :  Les laisser s ’exprimer  Dérouler. TOUR DE TABLE - CONNAISSANCE INDIVIDUELLE - APPLICATION DANS VOTRE AGENCE

IV-GESTION DES STOCKS Les non mouvementés Les Sur-Stocks Les Dépréciations de stocks Les Solderies

Opération solderie Evitez cela…..

V . Les procédures VM Pourquoi des procédures ? 1 - Pour homogénéiser les méthodes de fonctionnement dans les agences VM 2 - Pour assurer à un client multi-agences un service, un professionnalisme identiques. 3 - Pour optimiser l ’efficacité dans le travail quotidien 4 - Pour faciliter les contrôles internes et externes (Commissariat aux Comptes…) Avant de dérouler les points 1 à 4, faire réfléchir les participants pendant 5 ’ :  Les laisser s ’exprimer  Dérouler. TOUR DE TABLE - CONNAISSANCE INDIVIDUELLE - APPLICATION DANS VOTRE AGENCE

1 – Les procédures de vente (hors groupe) DEVIS CONTRAT CLIENT A VENDRE CDE DE VENTE STATUT 22 OU 33 BON DE PREPARATION STATUT 44 BON DE LIVRAISON STATUT 66 CLIENTS COMPTANT CLIENTS EN COMPTE Faire réfléchir les CA et adjoints à cette procédure (5 ‘ )  Faire restituer au paper (5 ’) Illustrer chaque étape avec le document « Récapitulatif Procédures Ventes » Montrer les 3 types de documents : * Devis en 2 exemplaires * Commande en 3 exemplaires * Bon de livraison en 2 exemplaires Rétroprojeter le document « Contrôle de Procédures VENTE » (3 pages) et détailler ou faire détailler. FACTURATION FACTURATION AVOIRS FINANCIERS 9 h 45

Les procédures des ordres de distribution (Transaction inter dépôt-inter société) 1er cas : Inter agence pour appro de stock Fax de l ’agence qui commande OIS 100 OD TYPE DEP (agence où sort la marchandise) Validation de la sortie MMS 420 VUE 1 Edition d ’une liste de distribution Réception de la marchandise dans le dépôt destinataire (à partir de la liste de distribution) MMS 420 VUE 3 Facturation inter dépôt au siège (après clôture et facturation des agences)

Gestion des refus à la PLF Procédures des ordres de distribution 2eme cas : Commande au PLF (Cde PLF) (Retour PLF) (Complément PLF) OD Type RPF OD Type PLF Validation réception (MMS 420 vue 3) Préparation PLF OD statut 33 (réservé) OD statut 44 (préparation) OD statut 66 (livraison) Validation de la sortie (MMS 420 Vue 1) (palettes) Réception marchandises à partir d ’un BL (MMS 420 vue 3) Validation entrée PLF (MMS 420 vue 3) OD type CPF (OIS 100) Cas refus total ou partiel Edition d ’un bon de refus dans les 2 agences Gestion des refus à la PLF (RES 600) Facturation inter dépôt au siège (après clôture et facturation des agences) Facturation inter dépôt au siège (après clôture et facturation des agences) Facturation inter dépôt au siège (après clôture et facturation des agences)

2 – Les procédures d’achat Bon de commande informatique obligatoire Classement des OA fournisseurs +Document de rangement (…) Vérification + mise à jour des A.R Fournisseurs Rapprochement BL/BC à la livraison Bon de réception marchandise ( PPS 300 ) Classement des BL + OA + AR Rapprochement liasse + facture fournisseur Contrôle facture ( APS 100 ) Faire réfléchir les participants (5 ‘)  Faire restituer au paper (5 ’) Dérouler avec le micro. S ’appuyer sur le document « Récapitulatif Procédures Achats »  détailler chaque étape Faire lire ou rétroprojeter le document « Contrôle de Procédures Achats ». Conclusion : Compte-rendu contrôle procédure Création demande d avoir ou note de débit Classement factures fournisseurs Contrôle de la liste achats (Siège) + pointage obligatoire Édition en fin de mois :  factures à recevoir (PPFR65)  Avoir fournisseur non reçu (GLS 535 cpte 409150) Pause (15 ’)  10 h 15

VI – Procédures d’inventaire Il y a 2 inventaires par an  1 inventaire au 31/05 pour les agences à problèmes  Afin de pouvoir analyser,corriger d ’éventuels dysfonctionnements et modifier nos projections de résultat  1 inventaire fin décembre Faire réfléchir les participants (5 ‘)  Faire restituer au paper (5 ’) Dérouler avec le micro. S ’appuyer sur le document « Récapitulatif Procédures d ’Inventaire » et lire, si nécessaire, les passages importants. TRAVAIL EN 3 GROUPES 1- AVANT L ’INVENTAIRE 2- PENDANT L ’INVENTAIRE 3- APRES L ’INVENTAIRE pour répondre aux obligations de la COB, car VM est côté en bourse. * Mise en place inventaire tournant