LE CAHIER DE LABORATOIRE NATIONAL

Le cahier de labo, vous l’utilisez déjà Enregistrer les activités de recherche au fur et à mesure de leur réalisation Résultats Expérimentations, études : méthodes mises en œuvre, matériels et matières utilisés, modèles… Hypothèses et conclusions Le CdLabo n'est pas 1 invention de 2008, vous l'utilisez déjà, vous en avez sûrement un, sous une forme ou sous une autre, peut-être pas sous le format dont je vais vous parlez maintenant, vous avez peut-être un cahier classique, des feuilles, un classeur Il y a différents noms : cahier de labo, cahier de manip, cahier d'enregistrement, cahier d'expérience… Sous le nom générique Cdlabo, on entend le support sur lequel toute personne ayant une activité de recherche enregistre,…. = Outil de traçabilité

Objectifs du cahier de laboratoire Un outil multiple et complet, au service de toutes les facettes de la recherche : outil scientifique outil de « bonnes pratiques » de projets en partenariat C'est un outil qui, par sa fonction première de traçabilité, répond aux évolutions et aux exigences actuelles de la recherche : d'abord et avant tout outil scientifique, c'est aussi…. Nous allons développez tout ça Mais d'abord, une précision : je vais sûrement utiliser le mot chercheur souvent : il faut le prendre au sens générique de toute personne ayant une activité de recherche cad chercheur stricto sensu, enseignant-chercheur, ingénieur, technicien, master, thésard, post-doc… outil juridique outil d’une démarche qualité

Garantir la traçabilité des recherches Outil scientifique Garantir la traçabilité des recherches Transmettre les connaissances, savoir-faire, méthodes, … Éviter les déperditions / répétitions liées aux départs des chercheurs, post-docs, stagiaires, … aux feuilles volantes et autres éléments manuscrits Professionnaliser les jeunes chercheurs Outil scientifique d'abord : - Il permet une traçabilité des recherches donc il garantit la possibilité de reproduire les expérimentations par exemple - il garde une trace et donc la mémoire de ce qui a été fait, comment cela a été fait, pourquoi, dans quelles conditions, avec quels choix de paramètres, de modèles, quels résultats ont été obtenus, quelles CCL ont été tiré etc…: le cheminement intellectuel, de l'hypothèse à la CCl peut être conservé, surtout sur le pourquoi des choix - garder une mémoire permet de transmettre des informations, des savoir-faire, des méthodes, aux personnels en formation ds les labos et il y en a beaucoup, c'est le propre de la recherche ; mais aussi qd il y a des départs de chercheurs, et des transferts de sujets de recherche - il y a bcp de non permanents ds les labos, des stages courts aux thèses en passant par les master, post-doc, etc… bcp de travail fait, qu'il ne faut pas perdre ou pas recommencer, notamment pour les manips "négatives" ; auc oirs d'une thèse, vous avez bcp de manips faites qui ne vont pas être utilisées pour rédiger un article ou mis dans la thèses ; qui ont par ex, permis de supprimer de shypothèses : il ne faut pas perdre tout ce travail, ne pas le recommencer - des articles sont parfois rédigés plusieurs mois après le départ d'un thésard, avec parfois des revues qui demandent des compléments d'infos (notamment pour le M&M), il faut pvoir retrouver les infos sur un support - cela fait partie de la formation d'un jeune chercheur que de lui apprendre le raisonnement scienitifique mais aussi la rigueur,…

de toute information, connaissance, idée ou savoir-faire Outil scientifique Faciliter la vie pour rédiger publications, rapports d’activités, thèses, brevets… pour reprendre le travail de recherche d’un collègue pour ne pas répéter un travail déjà fait In fine, garder la trace des infos que l'on ne peut pas conserver toutes dans sa tête, cela facilité la vie lq il faut rédiger une thèse, un article, un CR… Garder une mémoire de toute information, connaissance, idée ou savoir-faire

Outil de bonne pratique de partenariat et gestion de projets Identifier les connaissances préexistantes à un contrat et développées durant ce contrat Estimer précisément les contributions scientifiques et techniques de chaque partenaire, les moyens engagés en terme de personnels, temps, financements Démontrer l’exécution des engagements de chaque partenaire Le Cdlbo est aussi un outil de bonne pratique du partenariat. Vous le savez, maintenant la recherche se finance aussi bcp sur ressources propres, via des financements publics de projet type ANR, europe, pôles de compétitivité, la région ou via des CCR avec des industriels ; qq soit la forme, la recherche se fait maintenant à plusieurs, en consortium + ou – important, en collaboration ; on ne travaille pas pareil lq on est plusieurs, le partenariat demande une certaine organisation, une certaine rigueur et des outils de gestions : on doit notamment maîtriser les échanges d'informations de façon plus rigoureuse, avant, pdt et après le projet. Le cdlabo permet cette gestion de l'information ; il permet aussi de faire du REX sur les collaborations et de s'en servir pour préparer de futurs projets ; il permet aussi de tracer qui a fait quoi, avec quel moyen, quelle est l'implication de chacun et vous verrez qu'en terme de Pi % aux industriels c'est important. % à une publi, justifie de qui est l'auteur de quel résultat Démontre aussi l'exécution de ses engagements ; par ex, pour les contrats européens, pendant 5 ans après la fin de projet les chercheurs peuvent avoir à rendre des comptes sur l’utilisation des financements versés (ex d'un labo, vérifier 3 ans plus tard : ils n'avaient pas de Cde labo mais leur autre partenaire Fr oui, et cela les a bcp aider !!) Identifier, capitaliser, conserver le patrimoine scientifique, technique… intellectuel du laboratoire

Outil juridique en propriété intellectuelle Servir d’élément de preuve de l’originalité, de la paternité, de l’antériorité des résultats voire de l’authenticité : pour une publication scientifique dans le cadre d’un contrat pour le dépôt d’un brevet, un contentieux En tt qu'outil de traçabilité, c'est aussi un outil de preuve de qui a fait quoi et quand : peut-être très important pour la valoisation via la prise d e brevet notamment mais aussi pour des contrats ou même des publications (je vous raconterais une petite anecdote ensuite). Sachant que la valorisation de ses résultats fait partie des missions du chercheur, est de + en + prise en compte dans l'évaluation : ds ctnes sections, un brevet a mm valeur qu'une publi J'en profite pour rappeler que au m titre que l'on fait de la biblio sur les publis, on peut en faire sur les brevets ; ds certains pays comme le japon par ex, c'est vraiment une pratique normale. Élément clé d’une politique de protection et de valorisation des résultats de la recherche

Outil d’une démarche qualité Outil de traçabilité Fiabilité et reproductibilité Maîtrise, transparence et confiance dans les résultats pour la communauté, les partenaires et les commanditaires À l'h où certains labos utilisent aussi les ppes de la Q pour améliorer leur organisation, leur fonctionnement, le Cdlabo est un outil classique de telles démarches. J'ai aussi l'ex en terme de H&S, où le Cdlabo a permis de prouver l'origine professionnelle de la maladie d'un chercheur, qui avait été intoxiqué par des vapeurs.

Le laboratoire de recherche est une « véritable usine de production » de connaissances, savoir-faire, inventions, logiciels, compétences ... Une richesse énorme !  Pour CCL, 1 labo crée de la valeur en continue, c'est dc un véritable patrimoine qui se développe, qu'il faut bien connaître pour le valoriser de différentes façons, par les partenariats, par l'expertise, par la publication, par les brevets, etc… Cette richesse étant svt, de la part de vos partenaires, d'être assise sur une image de professionnalisme qui passe par ex par le Cdlabo Nous allons faire un petit arrêt sur l'aspect valorisation de la recherche Le Cdlabo tel qu'on vous le propose dans le cadre de cette action nationale suit les stds internationaux pour notamment une utilisation dans le cadre de la valorisation des résultats. Pour être concrète, un cahier "clairefontaine", pour tracer les résultats dans un objectif de mémoire, cela suffit (par contre, les feuilles volantes, non…)? Mais un cahier "superconquérant" ne répond pas aux besoins en terme de valo de la Pi.

La valorisation de la recherche Savoir- faire «Un ensemble d’informations techniques secrètes, substantielles, identifiées et transmissibles» Le détenteur du savoir-faire doit garantir l’existence et la faisabilité du savoir-faire  Le cahier de laboratoire permet de caractériser le SF Un savoir-faire maintenu secret fait partie du patrimoine du laboratoire : une licence de savoir-faire peut être négociée au même titre qu’une licence de brevet ou en complément de celle-ci. Svt, en terme de valo, on parle de SF. Un SF peut intéresser d'autres personnes, peut donc se négocier mais uniquement si il apporte un avantage concurrentiel : si il est connu de tous, il ne sert à rien ; donc, un SF, c'est …. Le Cdlabo est le support de ce SF…

La valorisation de la recherche Certains résultats peuvent constituer une invention = « solution technique à un problème technique » : produit, équipement, procédé, application  dépôt de brevet = « titre de propriété »  monopole d’exploitation Sont brevetables les inventions qui : Sont nouvelles Impliquent une activité inventive et Sont susceptibles d’application industrielle Elle devra être suffisamment décrite Le cahier de laboratoire permet de disposer d’éléments de description, d’identifier les inventeurs et la date d’invention ; il retranscrit l’activité inventive. Autre voie classique de valorisation : brevet puis licence… Le cdLabo permet de montrer tout cela et notamment la part inventive attribuable à tel ou tel chercheur ou même thésard ; ce n'est pas pcq un inventeur est non-permanent qu'il ne pourrait pas bénéficier des résultats issus de sa participation.

La valorisation de la recherche En cas de dépôt d’une même invention par deux déposants différents : EN EUROPE, il appartient au premier déposant (first to file) AUX ETATS-UNIS, il appartient au premier inventeur (first to invent) Importance d’établir une date de conception (procédure d’interférence)  importance du cahier de laboratoire Difficulté = système de brevet différents en Europe et aux US Si contestation sur la date du "first to invent", on pet être amener à faire une procédure d'interférence => besoin de preuve = CdLabo Attention : importance de l'identification de tous les inventeurs mais que des inventeurs => si mauvaise liste, risque de nullité du brevet aux US

De l’intérêt d’avoir un cahier… Un chercheur quitte le laboratoire et un collègue doit poursuivre ses travaux Le service de valorisation souhaite déposer un brevet et donc identifier les inventeurs, décrire l’invention… Une entreprise souhaite acquérir une technologie et veut des garanties sur la manière dont les résultats ont été obtenus et souhaite que le laboratoire puisse apporter des éléments pour défendre un brevet qqs ex

De l’intérêt d’avoir un cahier… Un étudiant en post-doc à l’étranger publie sur les résultats de sa thèse au nom du laboratoire étranger sans citer le laboratoire originaire des travaux Une entreprise conteste que le laboratoire soit à l’origine d’un résultat qui selon elle, existait préalablement au contrat et avait été généré par son équipe …et pleins d’autres exemples : demandez autour de vous !

Pourquoi une édition nationale ? Depuis 1999, 14000 cahiers utilisés à l’Institut Pasteur, 14000 à l’INRA depuis 2000, 5000 à l’INSERM depuis 2000, 4700 au CEA depuis 1998, 5000 dans Valor’Ouest depuis 2003, tous spécifiques à l’organisme. Donner un outil d’appui au chercheur dans la compétition internationale et dans ses relations partenariales Harmoniser un même outil pour la recherche française Donner un outil répondant à un standard international reconnu Renforcer l’image d’excellence et de professionnalisme de la recherche française Fait partie des préconisations du ministère délégué à l’Enseignement Supérieur et à la Recherche dans le cadre de l’adoption d’une Charte de la Propriété Intellectuelle par les établissements publics d’enseignements supérieurs et de recherche Entre fin des années 90 et mi-2000, dvpt de cahiers de labo dans tous les sens…. Idée d'un CdLabo national, partagé par la communauté scientifique française

Comment une opération nationale ? Une 1ère phase (en 2006) : le lancement Délivrer gratuitement 100 000 cahiers de laboratoire Aux unités des établissements publics de recherche et universités, dans le cadre d’une démarche volontaire Financement par le Ministère de la Recherche, le CNRS, l’INRA, l’INSERM, l’INPI La 2nde phase : le renouvellement Des commandes régulières dans le temps Des cahiers toujours gratuits pour les laboratoires Aux unités des établissements publics de recherche et universités, dans le cadre d’une démarche volontaire Soutien financier par le Ministère de la Recherche et un financement au pro rata de la commande par les participants (CNRS, INRA, INSERM, universités, grandes écoles…) ; logistique prise en charge par le réseau CURIE Démarche volontaire En 2008, cahiers pour les PME dans les pôles de compét (tous les gds groupes ont des Cdlabo)

Les formats du Cahier de Laboratoire National 3 versions disponibles depuis 2008 : Cahier A4+, 200 pages, couverture rigide, reliure dos cousu-collé Cahier A4+, 200 pages avec spirale, sécurisé Cahier A4, 112 pages, couverture souple, reliure dos cousu-collé, avec 4 perforations pour pouvoir être inséré dans un classeur Format général : Numéro unique attribué à chaque cahier Nom(s) de(s) l’utilisateur(s) Mention du (des) Propriétaire(s) du cahier Pages numérotées En bas de chaque page, un espace destiné aux dates et signatures Tjs avec un formalisme lui permettant de répondre aux stds en vigueur au niveau international (identifier une falsification possible) pour une utilisation comme moyen de preuve

Chercheurs et enseignant-chercheurs Ingénieurs Techniciens Qui peut l’utiliser ? Toute personne réalisant des travaux de recherche, donc générant des informations dans une unité de recherche Chercheurs et enseignant-chercheurs Ingénieurs Techniciens Thésards, Post-doc Stagiaires, Mastères

Qui peut l’utiliser ? Le cahier est de préférence nominatif mais il peut être aussi utilisé : pour un projet, par « manip » pour un contrat (notamment pour les contrats avec des industriels, avec des clauses de confidentialité très fortes : confidentiel défense, santé,…ou encore les projets européens, ANR,…) pour un appareil (gros équipement et prototype) - ex d'une manip sur une longue période, avec des expérimentateurs qui se succèdent et qui ont besoin de relever des conditions, d'échanger des infos…bref, ont besoin d'un relai entre eux - pour la maintenance/entretien/étalonnage des équipements : important pour assurer la validité des résultats ; ex d'un labo qui écrivait avec un code couleur : noir = OK ; rouge = pb ; vert = résolution du pb.

Que faut-il y consigner ? C’est un journal de bord Écrire pour soi et pour les autres Titre de l’expérimentation en cours et date de réalisation (jj/mm/aa) Description précise des manipulations, des études, des expérimentations au fur et à mesure de leur réalisation ; des étalonnages, entretien, réparations d’équipements Références des méthodes utilisées Relevés de mesures, résultats même négatifs Faits et observations marquants Comment utilisez cahier = des propositions, des indications, vous devez vous approprier l'outil, à adapter en fonction de la situation On écrit pour soi et pour les autres Ce n'est pas un exercice de calligraphie Pas persuadée du fait de relever ses résultats en fin de journée mais si cela correspond à une organisation de son W, pq pas ?

Que faut-il y consigner ? Interprétations et commentaires sur les résultats obtenus Autres idées d’études pour améliorer et compléter les résultats Modifications des protocoles standards Nouvelles hypothèses de travail Références bibliographiques Liens entre les différentes phases d’une même expérimentation Référence des fichiers informatiques liés aux expériences, des documents ou supports associés aux études Référencer chaque expérience dans le sommaire - le pourquoi de telle décision, de tel choix de modèle, ou de paramètre, de critère, ou d'outil statistique… Ex : modélisateur en bioinformatique ; co-existence des 2 supports, papier et informatique, complémentaires car pas les mêmes infos.

Ne pas arracher de pages Comment l’utiliser ? Utiliser une encre indélébile, ne pas utiliser d’effaceur ou de correcteur Les corrections doivent être clairement barrées afin de rester lisibles Ne pas arracher de pages Signaler tout saut de page ou page blanche intentionnelle par un trait en travers de la page Définir clairement toute abréviation, sigle, code Contraintes maxi pour une utilisation juridique, comme moyen de preuve : la rigueur donnera la confiance et la solidité à la preuve ; tout "allègement" diminuera la force de la preuve mais tout est fonction d'un contexte. - il y a des règles de base ….. - pcq il faut être pragmatique, l'utilisation peut être + ou – souple en fonction des enjeux mais aussi des risques ; dans un m labo, utilisations plus ou moins rigoureuses en fonction du contexte (recherche amont, CCR avec un indel..) Soyez pragmatique, appropriez-vous le cahier pour l'intégrer dans votre vie quotidienne

Comment l’utiliser ? Conserver dans un support (ex : classeur) les documents pertinents ne pouvant être insérés dans le cahier de laboratoire : données générées par des appareils ou ordinateurs par ex. Les référencer et les signer Dater, coller les résultats sous forme photos, données graphiques, informatiques, … Signer à cheval sur les documents collés et la feuille du cahier de laboratoire

Dater et signer chaque page du cahier La signature du cahier Dater et signer chaque page du cahier Faire cosigner régulièrement (par ex. tous les 15 jours) les pages du cahier par un témoin Le témoin doit respecter la confidentialité des travaux Le témoin doit comprendre le contenu du cahier Le témoin ne doit pas être un co-inventeur potentiel Conseil : une liste de témoins peut être établie - signer permet de justifier de sa qualité d'auteur ou d'inventeur Pb rencontrés par le CNRS surtout liés soit à l'absence de cahiers, soit à leur disparition

Quelques pages de cahiers de laboratoire Nous remercions Catherine Juste (chargée de recherche, INRA) qui nous a autorisé à publier ces pages

Mise en place dans le labo Nécessité d’une véritable gestion des cahiers : Évaluations des besoins, commande des cahiers au niveau central (voir votre contact dans l’établissement), suivi des stocks Attribution, suivi et archivage  un fichier excel + plaquette pour vous y aider

Mise en place dans le labo Cahier n° modèle Nbre attribué À qui le fonction équipe Date prévue départ ? Rendu prévu le Rendu le 114 GM 1 Marc Page 24/04/06 chercheur Sans objet 115-116 PM 2 Agnès B. 25/04/06 master 31/10/06 Total PM utilisés : Total GM utilisés :

Mise en place dans le labo

Mise en place dans le labo

Mais pas le cahier de laboratoire ! Archivage des cahiers Le cahier de laboratoire appartient aux tutelles du laboratoire Dans tous les cas, le cahier de laboratoire reste dans l’établissement. Sous certaines conditions une copie du cahier peut être transmise, Mais pas le cahier de laboratoire ! Néanmoins, l’utilisateur est autorisé à faire une copie pour son usage personnel Le cahier appartient au labo

Contact pour vous aider Pour commander les cahiers ou pour tout renseignement, adressez-vous au service du Partenariat et de la Valorisation de votre délégation Deux plaquettes « Pourquoi ? » et « Comment ? » Un powerpoint Fichier de gestion accompagné d’une plaquette explicative