eQUIP-CR : Electronic Quality Improvment Program for Clinical Research PROGRAMME d’AMELIORATION de la QUALITE de la RECHERCHE CLINIQUE

 Qu’est ce qu’eQUIP? ◦ Un constat ◦ Les principes du programme ◦ Des résultats ◦ Une phase pilote en Europe  eQUIP à Perharidy ◦ Notre équipe ◦ Etat de lieux  Notre objectif principal  Notre objectif secondaire  Quelques actions en parallèle  Premiers résultats et Perspectives  Questions, commentaires… eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/20142

 US CFF (Fondation américaine de la mucoviscidose) : beaucoup d’essais, beaucoup de centres  Des « résultats » très hétérogènes (recrutements ; délais)  Lesquels dépendent de chacun des partenaires et de leurs interactions  2009 : sur le modèle du PAQ Soins, lancement d’une démarche comparative des indicateurs et des facteurs de réussite puis d’un PAQ-RC eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/20144

Un programme basé sur :  des méthodes éprouvées d’amélioration de la qualité  la facilité d’accès : vocabulaire simple, site web, outils variés et adaptables  l’auto-évaluation : un questionnaire de point de départ, une checklist de suivi… et des outils à disposition  la possibilité d’un coaching entre un ARC plus expérimenté et un ARC « débutant »  la pérennisation : démarche continue  l’intégration au fonctionnement quotidien eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/20145

Un programme basé sur :  3 domaines « clés » ◦ mettre en place de bons processus (gestion, procédures, système d’information…) ◦ au sein d’une culture partagée (leadership, communication, motivation…) ◦ avec des ressources adaptées (locaux, expérience, stabilité, formation…)  5 étapes ◦ S’approprier le programme ◦ Faire un état des lieux ◦ Prioriser les objectifs ◦ Mettre en place les actions ◦ Faire le point eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/20146

Des résultats Avant (2008)Après (2012) eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/2014 Nombre de patients inclus dans des essais cliniques 1 barre = 1 centre 7

 Conduite par l’ECFS-CTN (Société européenne de la mucoviscidose)  5 centres Juillet : Belfast ; Berlin ; Cochin ; Nantes ; Roscoff  Accès au site web ; téléconférence  Voir si le programme (tout ou partie) mérite d’être étendu à l’Europe et selon quelles modalités  A Roscoff : ◦ 5 réunions depuis décembre 2012 ◦ actions diverses autour de 2 objectifs principaux ◦ traduction / adaptation des doc. pour mise à disposition (en cours) eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/20148

 Une cellule de recherche ◦ Investigateur principal : Gilles Rault ◦ Adjointe de coordination : Laëtitia Guéganton ◦ ARC : Jocelyne Pengam ◦ IRC : Marie-Laure Madec (oct.2014) ; recrutement en cours (janv.2015)  En place depuis 2009 ◦ Étoffée progressivement (2011 ; 2012) ◦ Elargie à d’autres pathologies (2014)  Implication des professionnels du CRCM ◦ Médecins co-investigateurs ◦ Technicienne EFR ◦ Pharmaciens ◦ Autres en fonction des besoins (kiné…) eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/201410

 Ce qui fonctionne bien : ◦ La cellule : bien constituée, bonne entente ◦ Les relations avec l’équipe soignante ◦ Les relations avec les promoteurs ◦ L’organisation générale ◦ La RC inscrite au projet d’établissement  Et moins bien ◦ Rédaction et utilisation de procédures ◦ Recrutement, surtout pédiatrique ◦ « Culture de la recherche » peu présente hors « noyau » eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/201411

Améliorer la communication entre la cellule et les patients, pour augmenter le recrutement

 dans l’information initiale délivrée aux patients après l’annonce ◦ Moment à adapter aux patients ◦ Par oral et par écrit ◦ D’abord par le médecin référent ◦ Puis par la cellule  dans la programmation des venues, sous forme d’un rdv avec l’IRC pour une présentation générale de la RC, avec chaque patient  dans l’organisation plus générale du CRCM : ◦ réunions annuelles ? ◦ newsletter, site web…? eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/201413

 Discussion et validation des propositions ◦ Au sein de la CRC (4 réunions  Juillet 2014) ◦ Avec toute l’équipe du CRCM (Décembre 2014)  Préparation des supports ◦ Individuels : Plaquette d’information (janv. 2014) ◦ Collectifs : en 2015  Entretiens individuels ◦ En cours (Eté 2013 à été 2014 ; reprise en 2015)  Actions collectives ◦ A partir de 2015  Evaluation ◦ À prévoir en 2016 : ◦ Evolution du nombre de patients inclus par âge ◦ Nombre de « réunions » individuelles et collectives ◦ Nombre, nature, diffusion des documents ◦ Retour des patients : enquête? eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/201414

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Améliorer la communication entre la cellule de recherche et l’équipe soignante : gagner en transparence et en reconnaissance

 Réunion avec toute l’équipe du CRCM  Points réguliers  Mur d’affichage  Diffusion de documents de suivi  Participation de Jocelyne à certaines réunions de synthèse HJ  Proposition aux médecins de participer aux réunions mensuelles CRC  Intégration d'un point « RC » (éligibilité, questions diverses) aux réunions de synthèse  Accès aux agendas Zimbra des médecins pour Jocelyne eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/201417

La présentation de la cellule La map des partenaires La présentation de l’ECFS-CTN L’affiche Equip Les map des études CRCM et Réseau Nos dates de réunions + un mur d’affichage à l’HJ (objectif principal) + un classeur à disposition avec les documents, procédures….

Aux médecins + pharmaciens + EFR Tous les mois Dans le parapheur eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/201419

 Rédaction de Procédures ◦ Gestion d’un essai « de A à Z » ◦ Déclaration des EI/EIG (en cours) ◦ Consentements (2015) ◦ Mutualisation ?  Base de données « PaRéO » ◦ Aide aux études de faisabilité et aux inclusions ◦ Suivi des délais ◦ « Détail » des études ◦ Toutes les info en un seul endroit  Visite de Jocelyne & Marie-Laure de MedBioMed à Montpellier (26/03/14)  4 e Journée Interrégionale GIRCI Grand Ouest (Tours, 05/06/14) : « Le patient au centre de la recherche clinique »  Envoi systématique d’un courrier sur les résultats des études aux participants : mutualisation? eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/201421

 Au lendemain de la réunion d’information avec le CRCM : volonté ++, intérêt… « effet boost »  Mise en place d’une étude en néphrologie (24/03/14)  Des efforts à maintenir tous les jours = challenge 2015  Contexte aidant : expérience du PHARE-M eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/201423

 Au niveau local : ◦ Poursuite du programme, avec de nouveaux cycles, à Perharidy (amélioration continue de la qualité) ◦ 0,20 ETP « administratif » (eQUIP + supervision + contrats)  Au niveau inter-régional : ◦ Déploiement « expérimental » d’eQUIP ◦ Déploiement expérimental de PaRéo ◦ Projets de recherche ◦ ETP « chargé de projet » + vacations informaticien eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/201424

 Vers un déploiement national d’eQUIP, porté par les référentes ?  Vers un rapport annuel de la Recherche Clinique?  Vers une mutualisation des outils? ◦ Les outils traduits d’eQUIP et de la Toolbox US ◦ Les « outils » des régions (procédures, grilles budgétaires….) ◦ Validation des doc. : PNRC ◦ Gestion du site : CRM Nantes-Roscoff eQUIP-CR : Présentation PNRC, 04/12/201425